Jak wzmocnić kulturę organizacyjną? Poznaj wskazówki

Jak wzmocnić kulturę organizacyjną? To proces, na który składa się wiele elementów. Kultura organizacyjna firmy wymaga wzmocnienia, jeśli dotychczasowa się nie sprawdza, lub gdy w ogóle jej nie opracowano. Wzmacniając kulturę organizacyjną, warto przyjąć strategię, która obejmuje m.in. zdefiniowanie wartości firmy, zaangażowanie pracowników i wzmocnienie komunikacji. 

Kultura organizacyjna firmy przejawia się w szczególności w misji i wizji firmy. Jest to spoiwo łączące wszystkich pracowników, które sprawia, że firma stanowi jednej, spójny organizm. Kultura organizacyjna wpływa na strategię firmy, dotyczy wartości i norm respektowanych w firmie. Każdy członek organizacji bierze udział w tworzeniu i utrzymywaniu kultury firmy swoim zachowaniem. Kultura organizacyjna działa prawidłowo, jeśli członkowie firmy utożsamiają się z jej wartościami. Silna kultura organizacyjna stanowi w pewnym sensie charakter firmy, który wpływa finalnie na jej postrzeganie przez klientów, kontrahentów i kandydatów do pracy. Wiedząc, czym jest kultura organizacyjna, możemy zacząć działać, gdy nie spełnia swojej funkcji. Jeśli nie działa w sposób korzystny dla organizacji, to należy ją zmienić lub wzmocnić.

Co oznacza wzmocnienie kultury organizacyjnej? 

Wzmocnienie kultury organizacyjnej to proces, który ma na celu uczynienie kultury organizacyjnej firmy bardziej wyrazistą. W wyniku działań firma zaczyna być kojarzona z konkretną misją i wizją, a jej pracownicy czują przynależność do organizacji, utożsamiają się z nią. Zaczynają propagować wartości firmy nie tylko w pracy, ale także i poza nią w życiu prywatnym i w social mediach. Wzmocnienie oznacza działania, które mają poprawić charakterystyczne cechy firmy, co pozytywnie wpływa na jej postrzeganie i rozpoznawalność. Wzmocnienie kultury organizacyjnej oznacza stworzenie:

• miejsca pracy, w którym pracownicy będą się czuli komfortowo;
• spójnych wartości firmy, z którymi utożsamiać będą się jej pracownicy;
• wspólnoty złożonej ze wszystkich członków organizacji;
• strategii uwzględniającej działania użyteczne społecznie;
• okazji do wspólnej integracji pracowników;
• przyjaznego miejsca pracy.

Jeśli dotychczasowa kultura organizacyjna firmy się nie sprawdza, warto zdefiniować jej słabe strony i zmienić te aspekty, które wymagają poprawy. Jeśli natomiast przynosi pozytywne skutki, warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób ją utrwalić i sprawić, by stała się wizytówką firmy.

Jaka powinna być kultura organizacyjna?

Kultura organizacyjna firmy powinna być klarowna dla wszystkich, zarówno dla wieloletnich, jak i nowych pracowników. Oczywiście pewne elementy kultury organizacyjnej mogą zostać zawarte choćby w regulaminie miejsca pracy, lecz u podstaw kultury organizacyjnej znajdują się zasady niepisane, które dotyczą zagadnień etycznych i postaw pracowników w różnych okolicznościach. Dlatego ważne, aby były to takie elementy wizji i misji firmy, które nie wymagają dogłębnego wytłumaczenia. Powinny trafiać do pracowników, emanować pozytywnym nastawieniem, dobrocią, poprawnością, czy innowacją, z którą pracownicy chcieliby się sami utożsamiać. 

Zasady kultury organizacyjnej

Kultura organizacyjna musi przejawiać się w zasadach, które są akceptowane przez wszystkich pracowników. Tylko w ten sposób możemy stworzyć spójną organizację. W przeciwnym razie może dojść do poważnych konfliktów, które wpłyną negatywnie na funkcjonowanie firmy. Nie wystarczy sama akceptacja zasad. Członkowie organizacji powinni się także do nich stosować. Przykładowo, jeśli firma legitymuje się jako dbająca o środowisko, także pracownicy powinni podejmować działania na rzecz środowiska, np. segregując odpady.

Znaczenie historii w tworzeniu kultury organizacyjnej firmy

Dobra kultura organizacyjna powinna nawiązywać do historii firmy. To właśnie na gruncie początków działalności organizacji rodzi się jej tożsamość. Budując narrację dotyczącą historii firmy, warto sięgnąć do wartości, jakie przyświecały twórcy. Być może jest to firma rodzinna? Może innowacyjna, powstała z myślą o ułatwianiu ludziom życia? Ważne, by przedsiębiorstwo na tle innych wyróżniała pewna wizja. Jednak ważne są nie tylko początki firmy, ale cały proces jej przemian. Warto przekazywać informacje zarówno o jej sukcesach, jak i słabszych momentach. To wszystko wpływa na jej wyrazistą tożsamość.

Kultura organizacyjna powinna opierać się na konkretnym celu firmy. Cel ten przyświeca wszystkim jej pracownikom. Wiedzą oni, do czego dążą. Aby podtrzymać poczucie celu firmy, trzeba stale utrzymywać komunikację z pracownikami.

Kiedy warto wzmocnić kulturę organizacyjną? 

Kulturę organizacyjną warto stale pielęgnować, nawet jeśli działa dobrze. Jednak istnieją pewne okoliczności, w których szczególnie warto zadbać o jej wzmocnienie. Są to głównie momenty przemian. Kulturę organizacyjną firmy warto wzmacniać, gdy:

• Pojawiają się momenty kryzysowe, ponieważ, aby sobie z nimi poradzić, firma musi stanowić jedność. Kryzys to czas, w którym nietrudno o przykłady konfliktów. W razie kryzysu całą energię należy skoncentrować na ich rozwiązaniu, a nie kłótniach.  
• Nadchodzą zmiany na kluczowych stanowiskach. Zmiana zarządu, czy kluczowych przedstawicieli kadry wyższego szczebla może zaburzyć tożsamość firmy. Gdy wiemy, że zmienią się władze, koniecznie należy wzmocnić kulturę firmy, tak by pracownicy nie doświadczyli rewolucji. Utożsamiając się z firmą, utożsamiają się także z jej zarządem. Takie zmiany mogą zaburzyć ich poczucie spójności z firmą. 
• Miejsce mają fuzje, przedsiębiorstwa dzielą się i łączą. To sprawia, że mieszają się misje i wizje firm. Takie działanie może doprowadzić do chaosu, Dlatego wszelkie przejęcia firmy powinny być zaplanowane z wyprzedzeniem i monitorowane na bieżąco. Przed dokonaniem zmian, należy ustalić spójną kulturę dla wszystkich jednostek. 
• Gdy w firmie jest wysoka rotacja. Niektóre przedsiębiorstwa charakteryzują się tym, że wielu pracowników przychodzi i często odchodzi. Trudno w takiej sytuacji o zbudowanie silnej kultury organizacyjnej, którą tworzą ludzie. Oczywiście w  pierwszej kolejności warto wówczas zastanowić się, dlaczego ludzie nie chcą zostawać w firmie na dłużej i postarać się zmienić te obszary, które wpływają na wysoką rotację. Aby stworzyć wspólnotę, muszą się w niej znaleźć stabilni pracownicy, którzy będą ją utrzymywać niczym filar. Pomóc w zdefiniowaniu aspektów skłaniających ludzie do odejścia z firmy mogą ankiety satysfakcji pracowników. 
• Niskie zaangażowanie pracowników. Jeśli pracownicy nie przykładają się do swoich obowiązków, notorycznie się spóźniają i już od pierwszych chwil wejścia do pracy odliczają czas do końca, to prawdopodobnie nie czują się w firmie dobrze. Budowanie kultury organizacyjnej firmy wzmacnia także poziom zaangażowania pracowników. Chętniej przychodzą do pracy, dobrze spędzają w niej czas i chcą stać się częścią wspólnego sukcesu całej organizacji. Pracodawca musi sprawić, by zatrudniony nie czuł się jako “szary”, statystyczny pracownik, lecz ważne ogniwo firmy.

Obszary wzmacniania kultury organizacyjnej

Jeśli firma ma wypracowaną kulturę organizacyjną, lecz ta zaczęła zawodzić, być może nie jest potrzebna gruntowna zmiana, a jedynie odświeżenie pewnych jej elementów. Dlatego warto wiedzieć, co składa się na kulturę organizacyjną. Zastanów się, który obszar może wymagać wzmocnienia w Twojej firmie. Składniki kultury organizacyjnej obejmują:

• Misję, czyli cel istnienia przedsiębiorstwa
• Wizję firmy, czyli kierunek, w którym firma zmierza
• Strategię określającą sposób realizacji celu
• Pomniejsze cele firmy 
• System wartości

Rodzaj kultury organizacyjnej a jej wzmocnienie

Istnieje wiele podziałów kultury organizacyjnej. Jeden z najpopularniejszych podziałów rozróżnia:

• Kulturę klanu – opiera się na roli lidera jako mentora. W firmie panuje rodzinna atmosfera. W organizacji ceniona jest w szczególności współpraca. Członkowie organizacji są wobec siebie lojalni, kultywują firmowe tradycje. Wszyscy angażują się w życie firmy. 
• Kulturę adhokracji – to kultura o innowacyjnym charakterze. Tworzą ją ludzie kreatywni, którzy nie boją się wyjść z inicjatywą. W firmie cenione są pomysły pracowników. Mają nieco większą wolność niż w przypadku firm o innych kulturach. Wszystkie zmiany zachodzą w sposób dynamiczny. Elastyczny charakter organizacji pozwala na testowanie różnych rozwiązań, eksperymentowanie. Firmy o kulturze adhokracji są stale gotowe na zmiany. Same przyczyniają się do kreowania rynku.
• Kulturę rynku – firma o stylu rynku skupia się przede wszystkim na realizacji celu. Każdy pracownik, wykonując swoje obowiązki, dąży do osiągnięcia jak najlepszych wyników. Firma stara się budować swoją pozycję na rynku, dąży do zwiększania wydajności i zysków. 
• Kulturę hierarchii – ten rodzaj kultury jest mocno sformalizowany. Kluczowe znaczenie mają procedury, które muszą być respektowane przez wszystkich członków organizacji. Każdy ma jasno określony zakres obowiązków, a praca wszystkich komórek jest przewidywalna. Najważniejsze jest dobre skoordynowanie działań i osiągniecie stabilności rynkowej.

Zdecyduj, jaki rodzaj kultury chcesz zaprowadzić w swojej firmie i wdrożyć działania, które pomogą wzmocnić jej charakter.

Jak wzmocnić kulturę organizacyjną firmy?

Wzmacnianie kultury organizacyjnej to działanie wielowymiarowe. Przejawia się we wszystkich mechanizmach, które wpływają na więzi pracowników z firmą. To zarówno polityka personalna firmy, jak i na pozór nieznaczące elementy, np. wystrój wnętrza. Jeśli firma ma już określoną kulturę organizacyjną, należy postarać się wzmocnić ją poprzez wdrożenie wartości firmy w życie. Być może kultura nie spełnia swojego zadania, ponieważ wartości mają charakter deklaracyjny. Aby pracownicy chcieli utożsamiać się z organizacją i stanowić jej część, firma musi rzetelnie działać na rzecz realizacji swojej misji i wartości. 

Jeśli natomiast firma nie ma spójnych wartości, koniecznie trzeba je opracować. Przykładowe wartości cenione przez organizacje w ramach kultury organizacyjnej obejmują np. współpracę, zrównoważony rozwój, czy innowację. Wzmacnianie kultury musi opierać się na jasnej wizji, którą zrozumie każdy członek organizacji. Należy stworzyć odpowiednie środowisko pracy, oparte na zaufaniu i współpracy. Poniżej wymieniono te aspekty, na które należy zwrócić uwagę podczas wzmacniania kultury organizacyjnej firmy.

Zdefiniuj wartości firmy

Zdefiniowane wartości powinny odpowiadać wszystkim członkom organizacji do tego stopnia, by również po pracy, w życiu prywatnym chcieli się nimi kierować. To wzmacnia ich poczucie utożsamiania się z firmą. Oczywiście muszą to być wartości pozytywne. Wartości firmy są jak fundamenty. Powinny przejawiać się we wszystkich działaniach firmy, decyzjach podejmowanych przez kadrę zarządzającą. Wartości firmy stanowią istotne narzędzie komunikacji, a także pomoc w walce z kryzysami. W dużych firmach wartości pomagają zachować pewną spójność. Gdy w organizacji jest jednocześnie wiele osób decyzyjnych, każdy, zamiast kierować się własnymi preferencjami, stara się podejmować decyzje zgodne z wartościami firmy. Stanowią więc wskazówkę dla wszystkich pracowników w ich działaniach. 

Są takie firmy, których kulturę organizacyjną zdefiniować mogą nawet klienci. Warto przyjrzeć się bliżej ich działaniom i spróbować zdefiniować, co kryje się za ich sukcesem. Takie firmy, jak Google, Microsoft, czy Netflix mogą stanowić inspirację dla innych.  

Zadbaj o komunikację

Komunikacja jest często zaniedbywanym obszarem w firmie, choć jest niezwykle istotna w kształtowaniu kultury organizacyjnej. Trudno jest propagować wartości, jeśli się o nich nie rozmawia. Ponadto prawidłowa komunikacja stanowi podwaliny dla wielu wartości. Jest niezbędna dla współpracy, wzajemnego okazywania sobie szacunku, jak i działań CSR. 

• Pracowników należy informować o najważniejszych wydarzeniach w firmie. 
• Wszystkie zasady należy jasno komunikować, np. w regulaminach wewnętrznych, prezentacjach onboardingowych. 
• Warto korzystać z komunikatorów, w których zespoły mogą na bieżąco wymieniać się informacjami. Oprócz kanałów grupowych dobrze jest wdrożyć kanał ogólny dla całej organizacji. 
• Istotne informacje należy powtarzać, tak, by każdy miał szansę zapoznać się z nimi niezależnie od tego, czy przebywa w firmie, na urlopie wypoczynkowym, czy może jest nowym pracownikiem. 
• Komunikację usprawniają dodatkowe aktywności, takie jak np. spotkania integracyjne, czy szkolenia. 
• Ważnym elementem komunikacji jest udzielanie informacji zwrotnej w sprawie wykonanej pracy, czy rekrutacji. 
• Element komunikacji stanowi również obecność firmy w mediach społecznościowych, posiadanie własnej strony internetowej, jak i stworzenie spójnej komunikacji wizualnej. 
• Członków organizacji należy informować o każdej zmianie w kulturze organizacyjnej. Taką informacją jest np. zaangażowanie firmy w działania ekologiczne, czy zmiana personalna w strukturze organizacyjnej. 
• Pracowników należy informować i przypominać im o celach firmy. To motywuje do działania i dążenia do ich realizacji.  
• Każdy pracownik powinien mieć możliwość zostania wysłuchanym przez przełożonego za każdym razem, gdy tego potrzebuje. 
• Firma powinna przyjąć pewien styl komunikacji. W jednej firmie propagowany może być formalny charakter komunikowania się, w innej bardziej rodzinny (np. używanie imion zamiast nazw stanowisk). 

Kultura organizacji a zaangażowanie pracowników

Troska o wellbeing i prawidłowe wdrożenie pracowników wpływa na to, jak czują się w firmie oraz na poczucie tożsamości z organizacją. Zła atmosfera w pracy jest jednym z najczęstszych powodów zmiany pracy. Dlatego chcąc podnieść zaangażowanie pracowników, koniecznie trzeba zadbać o dobrą atmosferę. Jej budowanie zaczyna się już na etapie rekrutacji. Rekruter musi zadbać o komfort kandydata, sprawić, by nie czuł się wyłącznie jak na przesłuchaniu. Należy mu dać przestrzeń do zadawania własnych pytań. W trakcie rekrutacji warto także sprawdzić kandydata pod kątem dopasowania do kultury organizacyjnej firmy. Można zastosować pytania behawioralne dotyczące zachowania pracowników w określonych sytuacjach. Kandydat, który ma wysokie kwalifikacje, lecz nie respektuje wartości firmy, może działać wbrew kulturze organizacyjnej.

Istotny jest również proces onboardingu. To właśnie wtedy nowa osoba w firmie poznaje kulturę organizacyjną firmy i ocenia, czy jest tożsama z jej wartościami, a jeśli nie – decyduje, czy jest zdolna się do nich przekonać. 

Promuj wspólne inicjatywy

Spraw, by pracownicy czuli się częściowo odpowiedzialni za kulturę organizacyjną firmy. Wówczas, będą ją pielęgnować. Pracownicy mogą się przyczynić do budowania kultury organizacyjnej, np. proponując wspólne aktywności, oferując pomysły na konkursy wewnętrzne, czy działania marketingowe. Warto także przeprowadzać badania satysfakcji pracowników.

Należy zadbać o integrację pracowników. Powinni mieć przestrzeń, w której mogą każdego dnia zacieśniać swoje relacje. Zwykle jest to stołówka, czy pokój do odpoczynku, w którym mają do dyspozycji różnego rodzaju aktywności, jak piłkarzyki, czy bilard. 

Pracodawca musi liczyć się z potrzebami wszystkich członków organizacji. Na kreowanie kultury organizacyjnej wpływa także polityka personalna firmy, w tym system płac, awansów, czy dostęp do benefitów pozapłacowych.

Niezwykle istotne jest także zapewnienie pracownikom odpowiedniego rozwoju. Dobre warunki pracy, rozwoju, dobrostan psychiczny i doceniania zatrudnionych sprawiają, że nie chcą oni zmieniać pracy. W konsekwencji rotacja w firmie spada, a kultura organizacyjna ulega wzmocnieniu.

Promuj organizację opartą na zaufaniu

W każdej firmie występują konflikty. Nie da się ich uniknąć. Jednak promując w firmie zasadę zaufania, możemy ograniczyć ryzyko ich wystąpienia. Nie wszyscy pracownicy muszą się zaprzyjaźnić, lecz ważne, by darzyli się szacunkiem i zaufaniem. Tylko w ten sposób mogą współdziałać w realizacji wspólnego celu. To wymaga w szczególności odpowiedniego podejścia od kadry zarządzającej. Menedżerowie i liderzy zespołów muszą działać sprawiedliwie, odpowiednio doceniać pracowników za ich pracę, dbać o zrównoważony podział zadań między nimi. Promowanie kultury równości znosi bariery i uprzedzenia, dzięki czemu pracownicy ufają sobie i współdziałają w realizacji zadań. Pracowników nie należy dzielić, lecz jednoczyć.

Rola lidera we wzmacnianiu kultury organizacyjnej 

Lider nie tylko wydaje pracownikom polecenia, lecz stanowi dla nich wsparcie. Udziela informacji, wyjaśnia kwestie kadrowe, dba o zapewnienie im komfortowego miejsca pracy. To, jaką energię stara się przekazać swoim pracownikom, wpływa na ich nastawienie do pracy i wartości firmy. Dlatego ważne jest to, by osoby zarządzające zespołami utożsamiały się z kulturą organizacyjną firmy i dobrze ją rozumiały, były w stanie przekazać wartości nowym pracownikom. 

Lider przeprowadza spotkania zespołowe i indywidualne, które są szansą do wzmacniania kultury organizacyjnej. Lider powinien sam wyznawać wartości firmy i być dla swoich pracowników wzorem do naśladowania. Osoba, która zarządza zespołem, jednocześnie nie wierząc w kulturę firmy, nie jest w stanie zmotywować swoich podopiecznych do jej przestrzegania. To w dużej mierze także lider jest odpowiedzialny za kreowanie atmosfery wzajemnego szacunku i zaufania.

Zmiana istniejącej kultury organizacyjnej

Jeśli samo wzmocnienie kultury organizacyjnej nie wystarcza, ponieważ przyjęta koncepcja się nie sprawdza, należy zmienić istniejącą kulturę organizacyjną. Wiąże się to z koniecznością zdefiniowania nowej wizji i misji firmy. Należy ustalić, dlaczego poprzednia kultura organizacyjna się nie przyjęła, spróbować zdefiniować jej słabe strony, by nie ponowić błędów w nowej koncepcji. Pracownicy muszą zostać poinformowani o zmianach, potrzebują wyjaśnienia, dlaczego firma wkracza na nowe tory. Wskazane w takich sytuacjach są szkolenia i mentoring. Wprowadzone zmiany należy monitorować, by sprawdzić, czy przynoszą oczekiwane efekty i czy nowa koncepcja spełnia funkcje kultury organizacyjnej.

Dlaczego warto wzmocnić kulturę organizacyjną? 

Obserwując znane firmy i ich działalność w sieci, łatwo można zauważyć, że pielęgnują swoją kulturę organizacyjną. Nie bez przyczyny właśnie te firmy zyskały popularność. Zbudowały własną tożsamość i przez jej pryzmat są kojarzone. Klienci także mogą utożsamiać się z wartościami propagowanymi przez daną firmę. W konsekwencji chętniej korzystają z jej usług. To sprawia, że firma wzmacnia swoją markę, zwiększa zyski, buduje stabilną i konkurencyjną pozycję na rynku. 

Ponadto kultura firmy ma duży wpływ na employer branding. Więcej osób chce pracować w firmie o jasno zdefiniowanej kulturze organizacyjnej przez co, więcej kandydatów bierze udział w rekrutacji. Firma ma większy wybór talentów i może wybrać najlepiej wykwalifikowanych pracowników. Kultura organizacyjna firmy sprawia również, że pracownicy lepiej pracują, chętniej dążą do realizacji celów, gdyż im również zależy na tym, by firma się rozwijała. 

Jakich błędów nie popełniać?

Wzmocnienie kultury organizacyjnej może utrudnić kilka popularnych błędów. Jednym z nich jest niedopasowanie wizji i wartości firmy do jej specyfikacji. Przykładowo, firma o innowacyjnym charakterze, działająca w dynamicznej branży nie powinna wdrażać mocno sformalizowanych procedur, ponieważ te mogą wymagać częstych zmian. Kulturę organizacyjną należy dopasować do branży, wielkości firmy, jak i celów. Te ostatnie wraz z wartościami firmy powinny być przejrzyste i zrozumiałe dla wszystkich, ponieważ w przeciwnym razie pracownicy mogą czuć się zdezorientowani i podejmować sprzeczne decyzje. Zmian nie należy wprowadzać także zbyt szybko. Pracownicy potrzebują czasu na wdrożenie się w nowe realia. Wszystkie podejmowane działania muszą być spójne. Działania nie powinny być owocem myśli jednej osoby. Każde, nawet na pozór najlepsze pomysły warto konsultować ze specjalistami ds. zarządzania zasobami ludzkimi i marketingu.

Należy jednak pamiętać, że kultura organizacyjna wymaga ciągłej pracy i udoskonalania. Należy więc monitorować kulturę firmy, oceniać ją pod względem efektywności i zgodności z aktualnymi trendami i potrzebami pracowników.