Struktura organizacyjna jest podstawą dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa. Inteligentne projektowanie struktury organizacyjnej może poprawić wydajność pracy i pozytywnie wpłynąć na przepływ informacji w każdym sektorze firmy. Czym jest struktura organizacyjna i jakie rodzaje struktur możemy wymienić?
Wprowadzenie mającej ręce i nogi struktury organizacyjnej w firmie, nie należy do prostych zadań. Jeżeli jednak przedsiębiorcy uda się to zrobić, taki zabieg może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie całej załogi. Zaprojektowanie struktury organizacyjnej opiera się na wyznaczeniu pewnych zależności między konkretnymi stanowiskami i działami firmy. Polega na dokładnym określeniu, komu raportować wyniki swojej pracy i kto ma prawo do ich oceny. Taka struktura pozwala poukładać pracę biurową i rozbić odpowiedzialność na konkretne osoby w firmie. Dopiero po zbudowaniu takich podstaw, powinno się zajmować tożsamością i kulturą organizacyjną. Jak brzmi definicja struktury organizacyjnej firmy? Jak ją wprowadzić?
Spis treści
Struktura organizacyjna firmy – definicja
Zanim przejdziemy do zasad tworzenia struktury organizacyjnej firmy, warto zająć się jej definicją. Opis tego pojęcia został przedstawiony w kilku branżowych książkach. Jedną z nich, jest “Zarządzanie – teoria i praktyka od podstaw” autorstwa Dariusza Jemielniaka i Dominiki Latusek. Cytując fragment ze strony 89. publikacji:
Przez strukturę organizacyjną rozumieć należy sposób formalnej organizacji firmy – zestaw elementów (komórek organizacyjnych: stanowisk, działów, części wyodrębnianych przez samą firmę) i powiązań między nimi (przepływów informacji, formalnych podziałów obowiązków, przynależności, itp.).
Skoro wiemy już, czym jest struktura organizacyjna, czas na zastanowienie się, komu najbardziej się przyda.
Struktura organizacyjna – kiedy jest potrzebna?
Można przyjąć, że struktura organizacyjna przyda się w każdej firmie. Istnieją co prawda nowoczesne twory, wykorzystujące strategię braku struktury, jednak w wielu przypadkach najlepiej sprawdzi się tradycyjny model zarządzania ludźmi.
Mówiąc o tradycyjnym modelu, mamy na myśli podział na CEO, zarząd, kierowników wyższego szczebla, liderów i pracowników przydzielonych do konkretnych zespołów. W odpowiednio zaprojektowanej strukturze organizacji każdy wie, kto jest jego bezpośrednim przełożonym i kto komu ma prawo wydawać polecenia służbowe. Taki podział wydaje się potrzebny zwłaszcza w dużych organizacjach. Trudno wymagać od prezesa firmy, że będzie mógł doradzać i wydawać polecenia kilkudziesięciu, a nawet kilkuset osobom.
Struktura organizacyjna pozwala prezesowi dysponować najważniejsze zadania swoim kierownikom, którzy odpowiadają za pracę zatrudnionych niższego szczebla. Dzięki temu komunikacja w firmie działa sprawniej, a szef przedsiębiorstwa może wydawać polecenia zaledwie kilku osobom.
Projektowanie struktury organizacyjnej w małej firmie – czy to ma sens?
Wspomnieliśmy o wprowadzaniu elementów struktury organizacyjnej w dużej firmie. Czy taki zabieg ma sens w przypadku najmniejszych przedsiębiorstw? Jak najbardziej. Wprowadzenie spójnej struktury może odbić się pozytywnie na pracownikach i funkcjonowaniu nawet małych firm. Dlaczego?
- Szef małego przedsiębiorstwa nie musi być ekspertem w każdej dziedzinie. Jeżeli właściciel zatrudni kierownika, który zna się na rzeczy, może ze spokojem oddać konkretny zespół w dobre ręce i mieć pewność, że pracownicy będą poprawiali swoje umiejętności przy kimś kompetentnym.
- Lekko uwypuklona struktura organizacyjna może pokazać pracownikom, że w tym przedsiębiorstwie jest szansa na awans zawodowy. Jeżeli w danej firmie istnieją liderzy i kierownicy, to znaczy, że zwykli pracownicy także mają szansę zdobyć nowe stanowisko.
- Odpowiednie zaprojektowanie struktury organizacyjnej dobrze wpływa na przepływ informacji. Pracownik wie, do kogo zgłaszać się z problemami i czyje bezpośrednie polecenia powinien wykonywać.
- Jednym z elementów takiej struktury jest także regulamin pracy, do którego wgląd mają wszyscy pracownicy. Dzięki temu mogą sprawdzić co im wolno, a czego nie powinni robić.
- Odpowiednia struktura pomaga też w płynności podejmowania decyzji w firmie. Pracownicy wiedzą, kto jest liderem i kto ma ostatnie słowo w danej kwestii. Dzięki temu pracodawca może uniknąć walki o wpływy i ścierania się ze sobą silnych osobowości.
Struktura organizacyjna – elementy podstawowe
Każdy może wprowadzić własne zasady tworzenia struktury organizacyjnej firmy. Aby ułatwić zadanie, możemy przedstawić trzy podstawowe elementy, z których owa struktura powinna się składać. O jakich elementach struktury organizacyjnej mowa?
- Schemat organizacyjny – przedstawienie struktury organizacji w formie graficznej. To może być graf lub inny rysunek, który pozwoli wszystkim zainteresowanym odnaleźć swoją rolę i pozycję w przedsiębiorstwie.
- Regulamin organizacyjny – kompleksowy dokument, stanowiący rozpiskę wszystkich przepisów wewnątrz firmy. To może być regulamin wynagrodzeń, opis kompetencji na stanowiskach, system kar, nagród itd.
- Struktura i opis stanowisk pracy – ten element pozwala przypisać zakres obowiązków do konkretnego stanowiska. Z takiego opisu wynikają też uprawnienia pracowników i rodzaj ponoszonej odpowiedzialności.
Najpowszechniejsze typy schematów struktury organizacyjnej
Pora przedstawić najbardziej powszechne typy struktur organizacyjnych. Literatura wyróżnia trzy podstawowe rodzaje, które różnią się od siebie przede wszystkim stopniem złożoności. Wybór najbardziej odpowiedniego sposobu należy do właściciela firmy, który powinien ocenić, jaka struktura organizacji najbardziej odpowiada potrzebom jego przedsiębiorstwa. Jakie podstawowe rodzaje struktur organizacyjnych warto wymienić?
Struktura organizacyjna płaska
Struktura płaska cechuje się podleganiem wszystkich członków zespołu tylko jednemu kierownikowi. Tak skonstruowana struktura organizacyjna firmy oznacza niskie koszty utrzymania działu i sprawny przepływ informacji między pracownikami a przełożonym. Struktura organizacji tego typu sprawdzi się świetnie w przypadku mniejszych przedsiębiorstw. Stanowi punkt wyjściowy do najnowocześniejszych systemów zarządzania, takich jak holokracja.
Niewątpliwą wadą struktury płaskiej jest zbytnia centralizacja zarządzania. Jeden kierownik musi znać się na wszystkich aspektach pracy zespołu, a w razie jego nieobecności – nie ma komu przejąć jego obowiązków. Niedobór kadry kierowniczej może mieć negatywny wpływ na morale zatrudnionych. Jeden kierownik od wszystkiego to jasny sygnał dla pracowników, że nie mają wielkich szans na zdobycie nowego stanowiska.
Struktura smukła
Struktura smukła jest pewnego rodzaju przeciwieństwem struktury płaskiej. W tym przypadku komórki organizacyjne są bardziej złożone. To znaczy, że w firmie istnieje wiele stanowisk kierowniczych, kierowniczych wyższego szczebla i menadżerskich. W tej strukturze organizacji manager podejmuje najważniejsze decyzje, zlecając zadania kierownikom wyższego szczebla. Ci zaś komunikują się z pozostałymi kierownikami, którzy rozdzielają obowiązki w swoich małych zespołach.
Zalety struktury smukłej to przede wszystkim: jasna ścieżka rozwoju dla pracowników, mniejsza liczba decyzji podejmowanych przez jednego kierownika i bardziej precyzyjny nadzór nad działaniami podwładnych. Dużą wadą natomiast, jest koszt utrzymania tylu kierowników. To rozwiązanie idealne dla dużych przedsiębiorstw. Z racji podobieństw, modelem smukłym możemy nazwać strukturę liniową.
Struktura funkcjonalna
W strukturze funkcjonalnej najważniejsza jest specjalizacja kierowników. W przedsiębiorstwie pracuje kilku przełożonych wyspecjalizowanych w danej dziedzinie biznesu. Pracownik ma zatem kilku kierowników, którzy decydują wyłącznie o sprawach związanych z ich specjalizacją. W tym modelu najbardziej liczy się fachowość podejmowanych decyzji, jednak może ona rodzić pewne problemy komunikacyjne. Podleganie kilku przełożonym jednocześnie, utrudni pracownikowi ustalanie priorytetów wykonywania zadań.
Ważne funkcje struktury organizacyjnej
Na funkcje struktury organizacyjnej możemy patrzeć wielowymiarowo. Przede wszystkim potrafi ona uporządkować hierarchię w firmie. Dzięki niej pracownicy wiedzą, komu podlegają i kto ma prawo wyciągać w stosunku do nich konsekwencje. Ważną funkcją struktury organizacyjnej jest szybki kontakt z kierownictwem wyższego lub niższego szczebla, a także regulacja zadań pracowników i zespołów.
Poukładana struktura firmy daje też pracownikom poczucie bezpieczeństwa i dobrze wpływa na postrzeganie przedsiębiorstwa. Szczególne przepisy zawarte w regulaminach, schematach organizacji i opisach stanowisk, pomogą zarysować w głowie kształt i kulturę działania całej organizacji.
Projektowanie odpowiedniej struktury organizacyjnej – o czym warto pamiętać?
Poznane typy struktur organizacyjnych pomogą nie tylko tym, którzy zastanawiają się, jak założyć firmę. Nawet istniejące już przedsiębiorstwa mogą potrzebować wprowadzenia nowych schematów. Powodów do zmian w strukturze jest mnóstwo. To może być uruchomienie nowych działów w firmie, znaczny wzrost liczby zatrudnionych osób, albo wejście przedsiębiorstwa w zupełnie inny biznes.
Właściciel umiejętnie zarządzający firmą, nie może kurczowo trzymać się jednego schematu działania. Strukturę organizacyjną należy dopasowywać do potrzeb działalności gospodarczej, a zmiany powinny być przemyślane i konsultowane z kadrą kierowniczą firmy.
