Członkowie rodziny mogą zawrzeć współprace z przedsiębiorcą na trzy sposoby. Mają do dyspozycji umowę o pracę, umowę zlecenie, czy całkowity brak umowy. Jeśli są zatrudnieni na umowie o pracę, wówczas przysługuje im status osób współpracujących. Umowa zlecenie z kolei nie przewiduje przywilejów dla członków rodziny. Kiedy dopuszczalna jest praca członka rodziny bez umowy?
Pracownicy są niezbędni dla prowadzenia biznesów. Jednak w szczególności mali przedsiębiorcy nie mogą sobie często pozwolić na zatrudnienie wielu osób. Wówczas w gorących okresach mogą poprosić o pomoc członka rodziny przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Pomoc ta może być doraźna, czy stała. Jednak również w przypadku zatrudnienia żony, dziecka, czy innego członka rodziny przedsiębiorcę wciąż obowiązuje obowiązek odprowadzenia składek ZUS. Także, jeśli jest to bezumowne wykonywanie pracy.
Spis treści
Kiedy członek rodziny jest osobą współpracującą?
W zależności od tego, jakiego członka rodziny konkretnie zdecyduje się zatrudnić pracodawca, dokonuje się rozróżnienia członka rodziny na pracownika i osobę współpracującą. Zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
W przypadku osoby współpracującej mamy do czynienia z pracownikiem, który spełnia kryteria art. 8 ust 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. Są to przede wszystkim kryteria dotyczące stopnia spokrewnienia lub spowinowacenia. Zgodnie z prawem osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą jest:
- małżonek;
- dzieci własne;
- dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione;
- rodzice;
- macocha, ojczym;
- osoby przysposabiające.
Osoba współpracująca a prowadzenie wspólnego gospodarstwa
Jednak nie wystarczy sam fakt powiązania z pracodawcą, lecz konieczne jest także spełnienie kryterium pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracy przy prowadzeniu działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej, lub zlecenia. Jednocześnie za osobę współpracującą nie uznaje się osoby, z którą została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.
Jak widać nie każdy członek rodziny pracujący u przedsiębiorcy może zostać potraktowany jako osoba współpracująca. Za taką osobę nie zostanie uznana siostra, brat, dorosłe dziecko, ani żaden inny członek rodziny, jeśli prowadzi własne gospodarstwo domowe. Co dokładnie oznacza prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego? W celu wyjaśnienia warto odwołać się do wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 21 grudnia 2010 r. (II SA/Lu 664/10), w którym to sąd stwierdził, że poprzez wspólne prowadzenie gospodarstwa domowego rozumie się nie tylko wspólne zamieszkiwanie określonych osób, ale związane z tym wspólne zaspokajanie potrzeb życiowych, w tym wzajemną ścisłą współpracę w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, niezarobkowanie i pozostawanie w związku z tym na całkowitym lub częściowym utrzymaniu osoby, z którą się gospodarstwo domowe prowadzi, a wszystko to dodatkowo uzupełnione powinno być cechami stałości, które tego typu sytuacje charakteryzują.
Osobą współpracującą, nawet jeśli zachodzi prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego, nie jest partner, czy partnerka pozostająca z pracodawcą w nieformalnym związku.
Kwestia ustalenia, czy członek rodziny jest osobą współpracującą, czy pracownikiem jest istotna w kontekście kwestii wysokości składek ZUS.
Czy członka rodziny można zatrudnić bez umowy?
Współpracę z członkiem rodziny można zawrzeć na różne sposoby. Pierwszym podstawowym sposobem współpracy jest zawarcie umowy o pracę. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i w czasie wyznaczonym przez tegoż pracodawcę, pracodawca zaś – do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem.
Kolejny sposób to zatrudnienie członka rodziny na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jednak zasady dla osoby współpracującej na umowie zleceniu nie gwarantują pracownikowi ani pracodawcy szczególnych przywilejów.
Ostatnia możliwość to zatrudnianie członków rodziny bez umowy. Jednak tego typu współpraca wiąże się z brakiem wynagrodzenia. Może mieć na przykład charakter doraźny. Członek rodziny, który decyduje się na współpracę, nie traci swojego statusu np. osoby bezrobotnej, czy rencisty. Jednak nie mogą się współpracy podjąć osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim.
Przykład współpracy, która nie wymaga zawarcia umowy stanowi sytuacja, w której np. mąż prowadzi piekarnię, lecz w Tłusty Czwartek ruch w lokalu zwiększa się, w związku z czym potrzebuje pomocy i angażuje do tego incydentalnie żonę. Oczywiście to tylko przykład, a scenariuszy, w których praca członka rodziny bez umowy jest dopuszczalna, można wyróżnić więcej.
Brak umowy a wynagrodzenie członka rodziny
Członek rodziny zatrudniony na podstawie umowy zlecenia jest objęty tymi samymi prawami, co inni zleceniobiorcy. Zarówno w zakresie wynagrodzenia, jak i oskładkowania.
W przypadku zatrudnienia członka rodziny na umowie o pracę konieczne jest sporządzenie listy płac, co może być problematyczne ze względu na niestandardowy sposób obliczania składek.
Zatrudnienie członka rodziny bez umowy jest możliwe, tylko jeśli osoba bliska nie otrzymuje wynagrodzenia. Zatem, jeśli pracodawca zamierza płacić osobie współpracującej wynagrodzenie, musi z nią zawrzeć umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną.
Zatrudnienie członka rodziny bez umowy a ZUS
Osoba, która zatrudnia członków rodziny, także musi opłacać składki ZUS. Opłacanie składek jest konieczne nawet w przypadku korzystania z ulgi na start.
Także członek rodziny, który pracuje nieodpłatnie, bez umowy, podlega ubezpieczeniom. Konieczne jest zatem zgłoszenie go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Podstawa składek jest taka jak w przypadku przedsiębiorców. Osoba współpracująca, która posiada inny tytuł do ubezpieczeń społecznych, nie musi jednak opłacać składek. Pod warunkiem, że podstawa składek obejmuje przynajmniej kwotę minimalnego wynagrodzenia.
Zgłoszenie do ZUS członka rodziny
W przypadku zatrudnienia członka rodziny na umowie o pracę przedsiębiorca musi zgłosić go do ZUS jako osobę współpracującą. Nawiązanie stosunku pracy zobowiązuje do dokonania formalności w ciągu 7 dni. Kod zgłoszenia osoby współpracującej to 05 11 XX. Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, ubezpieczeniu zdrowotnemu, rentowemu i wypadkowemu. Osobę współpracują, dobrowolnie można zgłosić także do ubezpieczenia chorobowego.
Gdy członek rodziny jest zatrudniony na umowie zlecenie, to przedsiębiorca także musi zgłosić pracownika do ZUS-u. Kod tytułu, jaki należy wówczas zastosować to 04 11 (zleceniobiorca). Za podstawę składek uznaje się wynagrodzenie brutto. Człowiek rodziny zatrudniony na umowie zlecenie nie jest traktowany jako osoba współpracująca. Obowiązują go takie same zasady jak innych zleceniobiorców.
Pomoc członka rodziny a przychód
Jeśli członek rodziny pracuje bez umowy i nie otrzymuje wynagrodzenia, to przedsiębiorca nie odprowadza za niego zaliczek na podatek dochodowy. Przedsiębiorca otrzymuje nieodpłatne świadczenie członków rodziny, które zwolnione jest z opodatkowania. Jednak jeśli to wynagrodzenie otrzymuje, opłacanie zaliczek jest konieczne.
Zgodnie z art. 23. 10) Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki; kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki, należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, 8 i 9 lub z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, z zastrzeżeniem pkt 55 i art. 22 ust. 6ba;
Jednocześnie wynagrodzenie członków rodziny jest traktowane jako przychód.
Kiedy trzeba zawrzeć umowę z członkiem rodziny?
Gdy osoba bliska pomaga w firmie doraźnie, np. decyduje się na zastępstwo lub pomoc w inwentaryzacji, czy pracach porządkowych, zawarcie umowy nie jest konieczne (jeśli nie otrzymuje wynagrodzenia). Sytuacja zmienia się, gdy współpraca ma charakter powtarzalny, wręcz stały. Wówczas wskazane jest zawarcie z pracownikiem umowy cywilnoprawnej lub gdy spełnia znamiona stosunku pracy, zawarcie umowy o pracę.
