Koszty rekrutacji to czynnik, z którym musi się liczyć każdy przedsiębiorca, planujący zatrudnianie ludzi. Wbrew pozorom pracodawca nie ponosi wyłącznie kosztów zatrudnienia, ale i samego przygotowania do wyłonienia kandydata. Dlatego tak istotne jest przeprowadzenie efektywnej rekrutacji, której nie trzeba będzie wielokrotnie powtarzać.
Do działania każdej firmy potrzebni są ludzie. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw tzw. mikrofirm mówimy o zatrudnieniu od 1 do 9 pracowników. Jednak są firmy, które zatrudniają ponad 250 osób, a nawet więcej. W każdej z tych firm proces rekrutacji może wyglądać nieco inaczej i generować inne koszty. Rekrutacja to etap wyłaniania pracownika spośród najlepszych kandydatów chętnych do podjęcia współpracy z firmą. W związku z procesem rekrutacji badane są kompetencje zawodowe kandydata, jego kwalifikacje oraz ogólne dopasowanie do firmy. Sama rekrutacja jest kosztowna, lecz ostateczna kwota, jaką pochłonie, jest uzależniona od decyzji podjętych przez przedsiębiorcę.
Spis treści
Z czego wynikają koszty procesu rekrutacji?
Koszty rekrutacji pracownika lub większej liczby pracowników jednocześnie są uzależnione od wizji pracodawcy. Jedni starają się je ograniczyć do minimum, inni wolą więcej zainwestować i nie musieć w przyszłości jej powtarzać. Dlatego też pracodawcy często decydują się na inwestycje w specjalistów od rekrutacji oraz zakup narzędzi, które zwiększają powodzenie rekrutacji. Jeśli postaramy się o to, by rekrutacja była jak najbardziej efektywna, minimalizujemy ryzyko jej niepowodzenia i konieczności ponowienia rekrutacji wraz z podniesieniem kolejnych kosztów.
Jakie koszty rekrutacji trzeba ponieść?
Jednak koszt rekrutacji to nie tylko praca specjalisty, czy koszt ogłoszenia o pracę w serwisie o wysokich zasięgach. To także takie szczegóły, jak koszt przestoju nieobsadzonego miejsca pracy, koszty ewentualnych błędów, które pracownik ma prawo popełniać na początku swojej pracy, czy koszty wizerunkowe, które ponosimy w związku z działaniami marketingowymi w zakresie employer brandingu.
Firmy mogą zwiększyć swoje koszty, jeśli np. sprowadzając na rozmowy kwalifikacyjne kandydatów z innych miast, zagwarantują także transport, czy zakwaterowanie. Oczywiście nie muszą tego robić, lecz jest to element znacząco wpływający na wizerunek firmy. Przedsiębiorstwa starają się raczej dostosować koszty rekrutacji do swoich możliwości. Dlatego te mogą się tak różnić między przedsiębiorstwami. Jakie koszty jednak trzeba ponieść niezależnie od sytuacji firmy?
Zatrudnienie specjalistów HR
Pierwszym i jednym z najwyższych kosztów rekrutacji jest zatrudnienie pracownika lub kilku specjalistów, którzy ją przeprowadzą. To może być koszt wynagrodzenia, czy koszt usługi – w zależności od tego, czy pracodawca zdecyduje się kogoś zatrudnić do firmy na stałe, czy skorzystać z usług agencji, czy tzw. headhunterów. Ktoś musi planować i przeprowadzać procesy rekrutacyjne.
Zarobki w branży HR oznaczają dla pracodawcy koszt rzędu ok. 7 tys. zł brutto za pracownika. Oczywiście stawka ta różni się między miastami. Jest uzależniona od doświadczenia pracownika, jak i wielkości firmy. W przypadku headhunterów współpraca zwykle rozliczana jest w oparciu o procent wynagrodzenia kandydata. Możemy się także z góry umówić na konkretną stawkę za wykonanie zlecenia. Pracodawca oczywiście sam może przeprowadzić rekrutację. W większych firmach zatrudnia się do tego odpowiednie osoby. Przede wszystkim płacimy za ich czas poświęcony na analizy, spotkania, kontakt z kandydatami. Na to wszystko czasu może nie mieć przedsiębiorca pochłonięty sprawami biznesowymi.
Dlaczego warto zatrudnić specjalistę?
W jednej firmie może być prowadzonych kilka rekrutacji na różne stanowiska w tym samym czasie. Rolą specjalisty działu HR jest zdefiniowanie potrzeb rekrutacyjnych, przeprowadzenie rozmów z przełożonym przyszłego pracownika i członkami zespołu. W ten sposób wie, jakiego kandydata ma szukać i tworzy ofertę pracy, w której zawiera punkty dotyczące wymagań wobec kandydata i opis stanowiska. Wie także, na jakie cechy osobowości zwracać uwagę podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Pracownik zbiera oferty i wybiera te najbardziej dopasowane. Często jest to żmudny proces. Czasem wsparcie stanowi automatyzacja procesu rekrutacyjnego, lecz nie każdy chce z tego korzystać. Specjaliści wolą czasem przejrzeć wszystkie aplikacje dokładnie, by samodzielnie i całościowo ocenić kandydaturę.
Do pracownika należy także kontakt z kandydatem. Może to być kontakt e-mailowy, wysyłanie komunikatów za pośrednictwem serwisu aplikacyjnego, czy też rozmowa telefoniczna. Przeprowadza także spotkanie rekrutacyjne. Ustala jego termin i koordynuje je.
Koszt dotarcia do kandydata
Kolejnym ważnym kosztem jest sposób dotarcia do kandydata i zebrania aplikacji. Jak wynika z raportu Szukanie pracy 2021 PRO Guest Recruitment, najpopularniejszym miejscem do szukania pracy są serwisy z ofertami pracy. Często pracę znajdujemy także poprzez polecenia. Innym sposobem jest bezpośrednie poszukiwanie pracy w konkretnej firmie. Jeszcze innym, lecz także stosowanym pomysłem jest poszukiwanie pracy w mediach społecznościowych, czy na stronach agencji rekrutacyjnej.
Serwisy pracy to miejsca o dużych zasięgach. Pracodawcy mają tam więc dostęp do szerokiej bazy kandydatów. Działa to w obie strony. Pracownicy także mogą w jednym miejscu przeglądać liczne oferty pracy. Serwisy umożliwiają także bezpośrednie przekazanie dokumentów aplikacyjnych do pracodawcy. Nie musi więc zbierać ich samodzielnie. Jeśli skorzysta z odpowiednich systemów, może także zautomatyzować proces analizy aplikacji. To może być korzystne w przypadku ofert cieszących się bardzo dużym zainteresowaniem, gdzie na konto pracodawcy spływa nawet tysiące ofert pracy. Jednak tego typu serwisy są płatne. Ceny pakietów zwykle oscylują w granicach od kilkuset złotych do ponad 1000 zł. Wiele zależy od zakresu usług, na który chcemy się zdecydować. Serwisy oferują różne udogodnienia jak np. matchmaking, własna strona pracodawcy w serwisie, czy ogłoszenia graficzne. W ramach pakietu możemy zwykle zamieścić kilka ogłoszeń. Mamy dostęp do statystyk i pozycjonowania.
Czasem koszty obejmują także stworzenie samej oferty pracy, Jeśli nie chcemy tego zrobić sami, a w firmie nie ma osoby odpowiedzialnej za ten obszar. Koszty mogą objąć także dodatkowe narzędzia, wspomagające proces pozyskiwania kandydatów. Bezpłatne jest natomiast przekazanie oferty do urzędu pracy. Firma może także prowadzić własną zakładkę „Kariera” na swojej stronie internetowej. W takim miejscu jednak zwykle spływa znacznie mniej ofert pracy, ale za to trafiają tam głównie kandydaci, którym rzeczywiście zależy na współpracy z konkretną firmą.
Koszty narzędzi wspomagających rekrutację
Każda branża ewoluuje, także obszar rekrutacji. Postęp technologiczny sprawia, że zyskujemy dostęp do coraz to bardziej funkcjonalnych narzędzi rekrutacyjnych. To mogą być takie oczywistości, jak narzędzie do przeprowadzania rekrutacji online, czyli do rozmów kwalifikacyjnych wideo, ale i narzędzia do oceny umiejętności, pomagające opracować testy rekrutacyjne. Jednak to przede wszystkim narzędzia pomagające przesiać aplikacje kandydatów, umożliwiające filtrowanie, automatyzację komunikacji z kandydatami i integrację z serwisami pracy. Bardzo cenne są także wszelkie statystyki, których dostarczają nam narzędzia. To są tzw. systemy ATS.
Można wyszczególnić również narzędzia CRM, które pomagają w tworzeniu bazy kandydatów i ich segmentacji. Do rekrutacji możemy także wykorzystać chatbot zintegrowany z innymi systemami. W przypadku narzędzi ATS trzeba zwrócić szczególną uwagę na ich intuicyjność, automatyzację procesu zarządzania RODO i możliwość masowej komunikacji z kandydatami. Przykładowe systemy ATS to HRLink, Traffit, czy Workable.
Koszt rekrutacji pracownika – onboarding
Koszt rekrutacji nie kończy się na zatwierdzeniu kandydata i przyjęciu go do pracy. Budżet poświęcamy także na onboarding pracownika. To także jest element rekrutacji. Dopiero po pełnym wdrożeniu pracownika, możemy uznać, że proces rekrutacji się zakończył. Na koszt onboardingu składają się materiały szkoleniowe oraz czas współpracowników, którzy pomagają nowemu pracownikowi we wdrożeniu.
To także koszt narzędzi pracy i oprogramowania. Pracodawca płaci także za błędy i niską efektywność nowo przyjętego pracownika. Koszty onboardingu mogą sięgać nawet kilku tysięcy złotych. Jednak im lepiej onboarding zostanie przeprowadzony, tym mniejsze ryzyko, że pracownik uzna, że nie radzi sobie na stanowisku i odejdzie z firmy. To by oznaczało ponowienie kosztów rekrutacji kolejnego onboardingu nowego pracownika.
Długość procesu rekrutacyjnego
Na koszty rekrutacji wpływa także jej długość. Im dłuższa rekrutacja, tym więcej środków pochłania. Zwykle długa rekrutacja obejmuje także kilka etapów. Każdy taki etap generuje kolejne koszty, szczególnie jeśli obejmuje np. testy rekrutacyjne. Długa rekrutacja oznacza poświęcenie większej liczby godzin na jej przeprowadzenie, dłuższe nieobsadzenie miejsca pracy. To w konsekwencji doprowadza do przeciążenia obecnych pracowników, spadku efektywności ich pracy oraz niemożności realizacji celów firmy.
To wszystko może się także odznaczyć na wizerunku przedsiębiorstwa, które przez brak pracowników i długie rekrutacje popadnie w problemy z realizacją zadań. Warto pamiętać, że kandydaci nie lubią długich rekrutacji. Często szukają pracy z wizją jej zmiany w stosunkowo szybkim czasie. Zbyt długi proces rekrutacyjny może odwieść ich od pomysłu aplikowania na ofertę. Często otrzymują informacje o przyjęciu, kiedy już dawno mają inną nową pracę.
Obliczanie kosztów rekrutacji
Żeby obliczyć wszystkie koszty rekrutacji, trzeba wziąć pod uwagę masę elementów. Niektóre kwoty mamy podane na tacy. To koszt publikacji ogłoszenia, koszty działań marketingowych, czy prowizja dla agencji (jeśli korzystamy z ich usług). Możemy do tego doliczyć także koszty wykorzystywanych programów ATS. Ciężej natomiast jest wyliczyć koszt czasu poświęconego przez specjalistów działu HR na zatrudnienie tego konkretnego kandydata.
Problematyczne mogą być także koszty onboardingu, czy nieudanej rekrutacji. Jeśli się nie uda, oprócz wszystkich kosztów poniesionych do momentu rozwiązania współpracy z kandydatem, musimy doliczyć także koszty kolejnej rekrutacji, która jest konsekwencją niepowodzenia poprzedniej. Przyjmuje się, że uśrednione koszty rekrutacji mogą wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Wszystko zależy jednak od konkretnej firmy i od przebiegu jej procesów rekrutacyjnych.
Czy możliwe jest obniżenie kosztów rekrutacji?
Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego nie możemy mieć pewności, że kandydat pozostanie w strukturach firmy. Pierwsze trzy miesiące to zwykle okres próby. W tym czasie pracodawca decyduje, czy kandydat rzeczywiście dobrze sprawdza się w swojej roli i jest osobą odpowiednią na to stanowisko. To także czas dla samego kandydata, który wcale nie musi chcieć pozostać w firmie na dużej. Możemy jednak zminimalizować ryzyko niepowodzenia rekrutacji oraz dążyć do optymalizacji kosztów. Przede wszystkim należy unikać błędów rekrutacyjnych.
Te możemy popełnić już na etapie tworzenia oferty pracy. Jeśli będzie zbyt ogólna, otrzymamy wiele niedopasowanych aplikacji. Trzeba dokładnie wskazać oczekiwania i wymagania. Warto także dodać adnotację o wymaganiach obowiązkowych i mile widzianych. W trakcie rekrutacji nie warto także kierować się stereotypami. Osobiste uprzedzenia mogą sprawić, że rekruter straci bardzo cennego specjalistę. Decyzji nie należy także podejmować zbyt szybko, po przeanalizowaniu kilku CV. Nie należy także przedłużać rekrutacji w nieskończoność. Po zakończonej rekrutacji warto śledzić pracę nowo zatrudnionego pracownika, kontrolować to, jak wykonuje swoje zadania na danym stanowisku i dokonać oceny efektywności jego pracy.
Po każdej rekrutacji dobrze także prowadzić własne statystyki, które w przyszłości posłużą nam do optymalizacji proces rekrutacji. Obniżyć koszty rekrutacji pracowników możemy, wykorzystując do tego odpowiednie narzędzia, testy online badające umiejętności kandydatów i ich wiedzę branżową, czy też wybierając kompleksowe usługi agencji zatrudnienia.
