Obiegówka - co to? Pobierz wzór dokumentu

Obiegówka pracownika to dokument, z którym zwykle mamy do czynienia w momencie rozwiązania umowy o pracę. Stanowi formalność, której celem jest ogólne rozliczenie pracownika z firmą. Czego dokładnie dotyczy? Sprawdź co to obiegówka i pobierz wzór dokumentu.

Odchodząc z pracy, nie można tak po prostu wyjść. Zakończenie współpracy wiąże się z szeregiem formalności. Ich charakter uzależniony jest od sposobu, w jaki ustaje stosunek pracy. Jeśli to pracownik wychodzi z inicjatywą odejścia, musi złożyć wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Możliwe jest rozwiązanie umowy o prace za porozumieniem stron. Czasem współpraca kończy się wraz z wygaśnięciem umowy o pracę na czas określony. W najgorszym wypadku pracownik może zostać zwolniony dyscyplinarnie. Gdy dojdzie do zwolnienia ze świadczenia pracy, kadry muszą wystawić świadectwo pracy, a pracownik zdać sprzęt firmowy.

Spis treści

Obiegówka w pracy

Odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie to ważny aspekt zatrudnienia, o którym pracownicy często zapominają. Obiegówka to dokument rozliczeniowy, który pomaga domknąć formalności związane ze współpracą dwóch stron. Gdzie wymagana jest obiegówka? Studia, technikum, gimnazjum często oczekują od ucznia złożenia dokumentu w ostatnim roku szkolnym. Obiegówka szkolna dotyczy innych elementów, lecz jej sens jest taki sam jak cel obiegówki pracownika. Podczas gdy uczeń rozlicza się z biblioteką, stołówką, czy wychowawcą, pracownik reguluje formalności u poszczególnych działów firmy.

Co to jest obiegówka w pracy?

Przy przyjęciu do pracy zatrudniony otrzymuje sprzęt i nawiązuje współprace z pracownikami innych działów. W trakcie podejmuje zobowiązania względem innych zatrudnionych, otrzymuje kartę wejściową i inne przedmioty materialne. Dla celów dowodowych wszystko w firmie powinno mieć formę pisemną. Tak jak na początku zatrudnienia pracownik otrzymuje protokół odbioru sprzętu, tak na końcu wypełnia kartę obiegową. Po co to robi?

Obiegówka stanowi pewną formę poświadczenia, że pracownik oddał całe wcześniej powierzone mu w firmie mienie. Dokument to po prostu rozliczenie pracownika z firmą. Tak jak pracodawca zobowiązany jest wypłacić ekwiwalent za urlop i wydać świadectwo pracy, tak pracownik musi zdać cały, nawet małowartościowy sprzęt. Karta obiegowa w szczególności wymagana jest w dużych przedsiębiorstwach zatrudniających wiele osób. Ciężej jest wówczas samodzielnie rozliczać każdego pracownika ze sprzętu. Na podstawie karty obiegowej można nawet po czasie stwierdzić, czy doszło do ewentualnych braków.

Do czego służy obiegówka dla pracownika?

Pracownik zatrudniony w dużej firmie korzysta z zasobów wielu działów. Dlatego karta obiegowa zwykle stosowana jest w większych przedsiębiorstwach. Pracownik musi rozliczyć się osobno z każdym działem. Przykładowo w celu poświadczenia zwrotu laptopa, powinien udać się po podpis do działu IT. Aby udowodnić zwrot karty wstępu do budynku, np. musi uzyskać podpis od przedstawiciela recepcji. To, dokąd powinien się udać po poświadczenie, jest uzależnione od organizacji firmy.

Celem obiegówki jest rozliczenie osoby zatrudnionej z powierzonego przez pracodawcę mienia. O jakim mieniu mowa? W praktyce o każdej rzeczy, jaka została mu czasowo przekazana na wykorzystanie w ramach współpracy z firmą. To np.:

telefon służbowy,
komputer,
klucze,
karta wstępu,
przybory firmowe,
samochód służbowy,
środki finansowe.

Jak działa obiegówka? Pracownik, odchodząc z firmy, otrzymuje kartę obiegową. Znajduje się na niej wykaz komórek w firmie, do których pracownik powinien udać się po podpis. Podpis przedstawicieli działu poświadcza, że pracownik oddał wykorzystywane przedmioty. Gdy pracownik zbierze wszystkie podpisy, wówczas oddaje pismo wyżej – swojemu przełożonemu, do działu kadr lub konkretnie wyznaczonej osobie. Wówczas zatrudniony zostaje oczyszczony ze wszystkich zobowiązań i może opuścić firmę z „czystym kontem”.

Czy obiegówka jest obowiązkowa?

Kodeks pracy nie narzuca na pracodawcę konieczności przygotowania obiegówki. Tak naprawdę zastosowania karty obiegowej w żaden sposób nie zostało ujęte w przepisach prawa pracy. Wykorzystanie tej formy rozliczenia z pracownikiem jest zatem wyborem samego pracodawcy, który może określić wykorzystanie dokumentu w wewnątrzzakładowych przepisach pracy. Regulamin pracy może narzucać na pracownika obowiązek przekazania wypełnionej karty obiegowej. Regulamin powinien zawierać zasady zastosowania rozwiązania, jak i sam wzór karty obiegówki.

Jeśli pracownik nie odda obiegówki, decydując się zatrzymać mienie, pracodawca może dochodzić roszczeń, kierując się art.124 Kodeksu pracy.

Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone

§ 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
§ 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Co powinna zawierać obiegówka?

Karta obiegowa przede wszystkim powinna zawierać działy, z jakimi pracownik musi się rozliczyć. Określenie działu firmy powinno być precyzyjne, np. „Dział IT”, „Dział handlowy”. Ponadto karta musi zawierać:

imię, nazwisko pracownika;
zajmowane stanowisko;
dział pracy;
datę obowiązywania umowy;
nazwy działów do rozliczenia;
daty rozliczenia;
miejsce na podpis przedstawiciela działu;
podpis pracodawcy.

Oczywiście ostateczny wygląd karty obiegowej zależy od potrzeb pracodawcy. Wystarczy określić wymagania względem obiegówki w przepisach wewnątrzzakładowych.

Obiegówka a świadectwo pracy

Wydanie pracownikowi świadectwa pracy to jeden z obowiązków pracodawcy, zatem nie można uzależniać czynności od dostarczenia przez pracownika obiegówki. Choć zdarza się, że pracodawcy próbują zaprowadzić takie regulacje, jednak są one wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracownik może żądać wydania świadectwa niezależnie od rozliczenia z działami. Wydanie świadectwa należy do obowiązków pracodawcy zgodnie z art. 97 K.p.

§ 1. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
§ 1(3). Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

W razie, gdy pracodawca stara się ominąć prawo, pracownik może złożyć przeciw niemu pozew do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy. Pracownikowi przysługuje również prawo do żądania sprostowania dokumentu. Brak obiegówki nie stanowi prawnego argumentu do odmowy wydania świadectwa. Niewydanie świadectwa pracy i konsekwencje z tego tytułu mogą zakończyć się dla pracodawcy przegraną w sądzie i otrzymaniem kary w wysokości nawet do 30 tys. zł, a w niektórych przypadkach również z koniecznością wypłaty odszkodowania.

Obiegówka przy podjęciu pracy

Kartę obiegową stosuje się również przy przyjęciu do pracy, gdy pracownik musi dopełnić formalności związanych z zatrudnieniem. Najczęściej dotyczy to: odebrania odzieży służbowej, hasła do komputera, przejścia szkolenia BHP. Podczas tworzenia wzoru obiegówki należy określić, kto w przedsiębiorstwie powinien ją podpisać oraz ustalić termin, w który ma zostać podpisana.

Obiegówka ma niekiedy zastosowanie już na początku zatrudnienia. Wówczas jej działanie jest przeciwne do omówionego powyżej i zamiast zdania sprzętu dotyczy jego odbioru. Pracownik posiadający kartę obiegową ma możliwość lepszej organizacji. Dostaje dokładną rozpiskę działów, które musi odwiedzić w celu pozyskania określonych przedmiotów. Jest to praktyczne rozwiązanie, które daje nowozatrudnionej osobie możliwość szybkiego odnalezienie się w firmie, poznania pracowników i funkcjonalności działów. Karta obiegowa na początku zatrudnienia może dotyczyć odbioru takich rzeczy i przedmiotów realizacji jak:

odzież służbowa,
loginy do kont,
szkolenia.

Obiegówkę podpisują osoby oddelegowane do wydania rzeczy lub przeprowadzenia szkolenia pracownika.

Jak widać obiegówka może mieć różne zastosowanie. Dokument można nazwać listą do spełnienia w określonych okolicznościach, także np. w razie zmiany stanowiska w strukturach tej samej firmy.

Obiegówka w pracy: wzór do pobrania

Pobierz druk obiegówki w formacie PDF lub skopiuj treść umieszczoną poniżej.

…………………………………………………….

(miejscowość, data)

…………………………………………………….

(pieczęć zakładowa)

KARTA OBIEGOWA

Imię i nazwisko pracownika……………………………………………………………………

Okres współpracy…………………………………………………………………………………..

Stanowisko pracownika………………………………………………………………………….

Wydział/Dział/Zespół ……………………………………………………………………………

Nazwa działu: ………………………………………………………………Data: …………………….

Podpis: …………………………………

Nazwa działu: ………………………………………………………………Data: …………………….

Podpis: …………………………………