Agencje pracy w szczególności znane są z tego, że pomagają pracownikom znaleźć zatrudnienie. Jednak w tym procesie obecna jest także druga strona medalu, czyli firma poszukująca pracownika. Agencje pracy nie tylko pomagają znaleźć kandydatów, lecz zajmują się także formalnościami. Czy taka współpraca się opłaca? Jakie korzyści zyskuje przedsiębiorca?
Odkąd dostęp do Internetu stał się powszechny, w sieci pojawiło się także wiele źródeł z ofertami pracy. Według raportu Hays Poland z 2019 roku, ponad połowa uczestników badania w pierwszej kolejności poszukuje pracy na portalach ogłoszeniowych. Na drugim miejscu także są źródła internetowe, czyli media społecznościowe. Dopiero na trzecim miejscu znalazły się firmy rekrutacyjne. Jednak mimo tak dużego zainteresowania portalami pracy, pracodawca nie zawsze jest w stanie znaleźć za ich pośrednictwem idealnego kandydata. Tym, co wyróżnia agencję pracy, jest przede wszystkim doświadczenie i specjalistyczna wiedza w zakresie Human Resource. Współpraca z agencją pracy może budzić wątpliwości. Pracodawcy obawiają się kosztów współpracy oraz nie do końca ufają, że specjaliści wybiorą takiego kandydata, który rzeczywiście spełni jego oczekiwania. Jak ta współpraca wygląda w praktyce? I najważniejsze – czy się opłaca?
Spis treści
Szukanie pracownika przez agencję zatrudnienia
Rekrutacja może się wydawać prostym procesem, lecz pierwsze komplikacje pracodawcy napotykają już w momencie konstruowania ogłoszenia. Pozostaje także kwestia tego, w jaki sposób dotrzeć do pracowników, gdzie szukać kandydatów, którzy wpasują się w profil stanowiska. Pracodawcy, którzy nie chcą dokładać sobie pracy i formalności w związku z zatrudnieniem, mogą skorzystać z usług agencji pracy. Agencje pracy nie są czymś nowym na rynku. Dużą popularnością cieszyły się w szczególności w drugiej w połowie pierwszej dekady XXI wieku. Tuż po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej pojawiły się nowe możliwości rozwoju dla pracodawców i pracowników. Agencje pracy stały się więc dobrym źródłem poszukiwania pracy i kandydatów. Także z innych krajów. Choć obecnie agencje pracy tymczasowej są nieco mniej popularne, to wciąż ich znaczenie na rynku pracy jest duże. Agencje pracy to prywatne podmioty, które działają podobnie, jak powiatowy urząd pracy.
Jakie usługi oferuje agencja zatrudnienia?
Pracodawca, który nawiązuje współpracę z agencją, może liczyć na szeroki zakres usług w zakresie pośrednictwa pracy. Agencje prowadzą rekrutacje, przeprowadzają selekcje nadesłanych aplikacji. Przeprowadzają kompleksowe usługi zatrudnienia pracownika, przedstawiają mu ofertę, zapoznają z obowiązkami. Agencje mogą zatrudniać pracowników do pracy tymczasowej, np. na zastępstwo osoby, która przebywa na urlopie macierzyńskim. Poszukują także pracowników zdolnych do dłuższej współpracy z firmą. Jednak warto pamiętać, że to pracodawca podejmuje decyzję o tym, czy chce zatrudnić konkretnego pracownika. Agencja pracy zajmuje się przygotowaniem oferty. Oprócz kwestii związanych z samym zatrudnieniem, agencje w swojej ofercie mogą mieć także doradztwo personalne i zawodowe. Według danych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej każdego roku ok. 250 000 osób zostaje zatrudnionych za pośrednictwem agencji.
Agencja pośrednictwa pracy a umowa
Agencje zatrudnienia działające w Polsce pośredniczą w szukaniu pracowników. Sytuacja nieco inaczej wygląda w przypadku agencji pracy tymczasowej. Gdy firma nawiązuje współpracę z agencją pracy tymczasowej, to agencja pracy staje się pracodawcą i ona zawiera z nim umowę o pracę. Agencja kieruje pracownika do świadczenia pracy w danej firmie. To znaczy, że agencja pracy rekrutuje pracowników, którzy z założenia mają zostać zatrudnieni na stałe u konkretnego pracodawcy. Agencja pracy tymczasowej w pewnym sensie ma własnych pracowników, których następnie wypożycza do innych firm na określony czas. Taka agencja pracy może zawrzeć z pracownikiem umową o pracę na czas określony, czy umowę cywilnoprawną.
Agencje pośrednictwa pracy. Jakie mają obowiązki?
Agencja pracy dba o dostarczenie dokumentów. Informuję kandydata o uzgodnieniach między agencją i pracodawcą, a także o obowiązkach stron. Stanowi również źródło informacji dla samego pracodawcy na temat obowiązków w zakresie BHP. Zajmuje się także zawarciem umowy z pracownikiem, dba o przestrzeganie limitów wykonywania pracy tymczasowej. Jeśli pracownik wyrządzi pracodawcy szkodę, wówczas agencja zajmuje się jej naprawą. Stanowi to więc pewne zabezpieczenie dla pracodawcy. Agencja pracy prowadzi także dokumentację pracowniczą i zajmuje się wydawaniem dokumentów związanych z zakończeniem współpracy.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca, który korzysta z usług agencji pracy tymczasowej, także ma pewne obowiązki. Musi w szczególności zapoznać pracownika z zadaniami, jakie będzie wykonywał w pracy, zapoznać go także ze sposobem, w jaki tę pracę należy wykonywać. Zajmuje się także stworzeniem środowiska pracy w oparciu o zasady BHP. Dostarcza także odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej, jeśli praca tego wymaga. Prowadzi także ewidencję czasu pracy pracownika, udziela urlopu w porozumieniu z agencją pracy. Pracownik udostępniony mu przez agencję pracy tymczasowej musi mieć dostęp do pomieszczeń socjalnych, a pracodawca musi dbać o to, aby w środowisku pracy nie było dyskryminacji.
Kiedy agencja jest pomocna?
Firmy poszukujące pracowników wciąż funkcjonują na rynku, ponieważ oferują wiele korzyści ze współpracy. Przede wszystkim polegamy na specjalistach z dziedziny zatrudnienia, którzy wiedzą, gdzie szukać pracowników spełniających kryteria idealnego kandydata. Ale takie rozwiązanie niesie także znacznie więcej zalet. Jakie?
- Korzystając z usług agencji pracy tymczasowej, to agencja jest pracodawcą, w związku z czym przedsiębiorca korzystający z jej usług nie musi poświęcać czasu na szukanie pracownika, a otrzymuje go szybko. To świetne rozwiązanie dla osób poszukujących pracowników do pracy sezonowej. Świetnie sprawdzi się także w sytuacjach, gdy przedsiębiorca nie ma wystarczająco dużo obowiązków dla pracownika przez cały rok, w związku z czym potrzebuje zatrudnić kogoś tylko przy obszerniejszych zleceniach.
- Agencja pracy ściąga z pracodawcy przykry obowiązek dopełnienia wielu formalności, m.in. w zakresie udzielania pozwolenia na pracę, wystawiania świadectwa pracy, czy przygotowania umów. To nie tylko sposób na ominięcie papierologii, lecz także ograniczenie swojej odpowiedzialności za niedopełnienie skomplikowanych procedur.
- Działalność agencji pracy tymczasowej pozwala skrócić proces rekrutacji pracowników oraz jej koszty. Oczywiście za usługi agencji także trzeba zapłacić, lecz w wielu przypadkach może się to okazać znacznie tańszym rozwiązaniem niż prowadzenie rekrutacji przez firmę.
- W przypadku współpracy z agencją pracy tymczasowej firma ma dostęp do sprawdzonych pracowników, którzy prawdopodobnie już wcześniej pracowali na rzecz innego przedsiębiorcy. Agencja zna umiejętności takiego kandydata i wie, że sprawdzi się na nowym stanowisku.
Czy współpraca z agencją ma jakieś wady?
Współpraca z agencją pracy ma wiele zalet. Nie zawsze jednak jest to rozwiązanie właściwe. Pomijając koszty rekrutacji, to pracodawca może chcieć mieć np. większą kontrolę nad rekrutacją. Być może sam woli sprawdzać kandydatów i ich kwalifikacje. Inną kwestię stanowi lojalność pracowników. Pracodawca może się obawiać, że współpracując z agencją i niejako wypożyczając od niej pracownika, nie otrzyma kandydata, który jest w stanie zbudować poczucie tożsamości z firmą.
Jak wygląda współpraca z agencją zatrudnienia?
Konkurencja na rynku agencji pracy jest dosyć duża. Pracodawca ma więc możliwość zapoznania się z wieloma ofertami i wybór tej, która najbardziej spełnia jego oczekiwania. W pierwszej kolejności pracodawca, który jest jednocześnie klientem agencji, powinien się z nią skontaktować, spytać o ofertę. Sam wstępnie określa swoje zapotrzebowanie, podkreśla, na czym zależy mu we współpracy. Może np. podkreślić, czy potrzebuje pracowników z kraju, czy chciałby pozyskać kandydatów z zagranicy. W zależności od agencji podmiot może oferować już konkretnie opracowane oferty, dopasować ofertę do indywidualnych potrzeb pracodawcy i stworzyć szczegółową wycenę współpracy. Jeśli obie strony są zgodne co do warunków współpracy, następuje podpisanie umowy.
Następnie agencja rozpoczyna działania obejmujące zakres usług, na które strony umownie się zgodziły. Agencja poszukuje pracowników, lecz często bywa tak, że przed ich zatrudnieniem pracodawca ma możliwość zaakceptować ich kandydaturę. Agencja dba o to, by pracownik został zatrudniony legalnie. Jednocześnie klient agencji, czyli niejako pracodawca, ma prawo przydzielać pracownikowi określone zadania, kontroluje jego pracę. W razie wątpliwości zwykle może się konsultować z agencją, która służy pomocą. Za współpracę oczywiście trzeba płacić.
Rozliczenie współpracy z agencją
Pracodawcy mogą mieć pewne opory, co do współpracy z agencją. Jednym z argumentów mogą być względy finansowe. Warto więc przeprowadzić kalkulację, czy rekrutacja firmowa opłaca się bardziej, czy jednak lepiej skorzystać z usług agencji. Jest to uzależnione w szczególności od tego, jakie jest zapotrzebowanie pracowników w danej firmie, jaka jest rotacja oraz jakich konkretnie specjalistów szuka przedsiębiorca. W przypadku rekrutacji firmowej przedsiębiorca poświęca zarówno pieniądze i jak i czas. Konstruuje ofertę pracy, opłaca jej umieszczenie na jednym z popularnych serwisów w pracy, następnie weryfikuje otrzymane aplikacje, umawia się na rozmowy kwalifikacyjne, przeprowadza je.
Następnie, jeśli zdecyduje się na zatrudnienie któregoś z kandydatów, czeka go dopełnianie wielu formalności. Począwszy od umowy, po organizację szkolenia BHP. Jeśli pracodawca zdecyduje się na współpracę z agencją, wówczas płaci ustaloną stawkę za godzinę pracy delegowanego pracownika. Może to być ok. kilkunastu procent. Agencja może także poprosić pracodawcę o wcześniejsze opłacenie zaliczki. Agencja dolicza swoją marżę do wynagrodzenia pracownika. Możemy spotkać różne modele wynagrodzenia agencji. Często możemy spotkać się z opłatą za usługi w związku z rekrutacją w wysokości do 20% rocznej pensji kandydata.
Agencję zatrudnienia warto sprawdzić
Planując współpracę z agencją, warto ją najpierw sprawdzić. Pomóc może Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia. Warto przeanalizować opinie dostępne w sieci na temat działania takich agencji. Jeśli w Internecie nie można znaleźć żadnych informacji na temat agencji lub jest ich naprawdę bardzo niewiele, to powinno wzbudzić naszą czujność.
