Umowa na zastępstwo – zasady, wzór, okres wypowiedzenia

Umowa na zastępstwo to rodzaj umowy zawierany, w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, gdy pracodawca potrzebuje pomocy ze względu na długą usprawiedliwioną nieobecność pracownika, np. urlop macierzyński lub zwolnienie chorobowe. Sprawdź w naszym artykule, co o umowie na zastępstwo mówi Kodeks pracy oraz czy zastępcę obowiązuje urlop wypoczynkowy i L4.

W 2016 roku w Kodeksie pracy zaszły zmiany, które sprawiły, że umowa na czas zastępstwa przestała być wyodrębnionym typem stosunku pracy. Od tamtej pory stanowi rodzaj umowy o pracę na czas określony. W założeniu ma być zawierana w celu wykonywania pracy na zasadach zastępstwa nieobecnego pracownika. Może z niej skorzystać pracodawca, który musi wypełnić lukę po pracowniku przebywającym na urlopie macierzyńskim lub długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Dlatego czas trwania umowy na zastępstwo to najczęściej okres urlopu, choroby, czy innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika zastępowanego. Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitu umów?

Umowa na zastępstwo – zasady

W umowie na zastępstwo należy zawrzeć okoliczności zawarcia umowy – informacje o tym, co stanowi podstawę do jej zawarcia. Jednak bez podawania informacji o pracowniku zastępowanym i powodów jego nieobecności. Od zmian, jakie weszły w życie w 2016 rok umowa na zastępstwo stanowi tak naprawdę typ umowy na czas określony, nie jest już odrębnym rodzajem umowy, jednak odróżnia ją np. brak limitów w okresie zawarcia lub fakt, że pracownica zatrudniona na podstawie umów na zastępstwo nie jest objęta ochroną zatrudnienia w przypadku ciąży.

Umowa na zastępstwo a limit umów

Od czasu do czasu zdarza się, że zastępowany pracownik jest zmuszony przedłużyć absencję – co wtedy? Umowa na czas określony zawarta w celu zastępstwa pracownika stanowi wyjątek od ogólnych zasad limitu 33 miesięcy i 3 umów. Podstawowa umowa o pracę na czas określony może zostać podpisana maksymalnie trzy razy, na łączny okres trwania nie dłuższy niż 33 miesiące – po przekroczeniu tych limitów powinna przysługiwać umowa na czas nieokreślony.

Jednak umowy na czas określony zawarte w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności nie są ograniczone ani ilościowo, ani czasowo, co oznacza, że pracodawca może zawierać je z tym samym pracownikiem bez konieczności przechodzenia na umowę na czas nieokreślony po przekroczeniu limitu 3/33.Co powinna zawierać umowa na zastępstwo? Elementy

Jak wynika z Kodeksu pracy, podstawowe elementy dokumentu są takie same jak w umowie o pracę. Pismo musi zatem zawierać:

• oznaczenie stron umowy,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia świadczenia pracy,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
• miejsce wykonywania pracy.

Warto pamiętać, że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na zastępstwo jest zobowiązana do wykonywania takiej samej lub mniejszej ilości obowiązków co osoba zastępowana. To oznacza zatrudnienie na dokładnie tym samym stanowisku co pracownik zastępowany.

Strony umowy o zastępstwo

Stronami umowy o zastępstwo jest pracodawca, którego pracownik jest nieobecny, oraz pracownik, który ma go zastąpić. Jednocześnie osoba, która jest nieobecna, nie jest zwolniona z pracy. Wciąż pozostaje w stosunku pracy. W umowie należy także wskazać, kogo będzie zastępował tymczasowy pracownik. W przeciwnym razie umowa będzie traktowana jak umowa na czas określony. Chyba że, w dokumencie zostanie zawarta inna sugestia udowadniająca, że umowa dotyczy zastępstwa.

Umowa na zastępstwo bez daty zakończenia

Nie zawsze istnieje możliwość określania konkretnej daty powrotu do pracy zastępowanego pracownika. Sytuacja jest klarowna, jeśli nieobecność jest spowodowana urlopem. Wówczas można z góry ustalić termin powrotu i jednocześnie czas obowiązywania umowy na zastępstwo. Sytuacja utrudnia się w momencie, gdy nieobecność jest spowodowana chorobą. Niestety stan zdrowia jest nieprzewidywalny i nigdy nie wiadomo, czy z góry zakładana nieobecność się nie przedłuży. Jednak obowiązkiem pracodawcy przy zatrudnianiu pracownika na zastępstwo jest wskazanie czasu trwania stosunku pracy.

Z tego powodu najlepszym wyjściem jest wskazanie zdarzenia przyszłego (powrót zastępowanego pracownika). Wystarczy wpisać, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas nieobecności zastępowanego pracownika do jego powrotu bez podania konkretnej daty. Według Kodeksu pracy umowa na czas określony/na czas zastępstwa wygasa automatycznie z dniem powrotu zastępowanego pracownika.

Umowa na czas zastępstwa pracownika – rozwiązanie

Istnieje możliwość rozwiązania umowy na zastępstwo jeszcze przed dniem powrotu do pracy zastępowanego pracownika. Można tego dokonać poprzez:

• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w dowolnym czasie trwania umowy,
• rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia,
• złożenia wypowiedzenia umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Umowa na zastępstwo: okres wypowiedzenia

Umowę na zastępstwo podpisuje się najczęściej na czas nieobecności osoby zastępowanej. Jednak warto pamiętać, że zapisy Kodeksu pracy przewidują kilka rodzajów umów. W świetle ustawy z 2016 roku zastępstwo jest rodzajem umowy o pracę na czas określony, a zatem wypowiedzenie umowy o zastępstwo następuje ostatniego dnia usprawiedliwionej nieobecności pracownika, który jest zastępowany. Zdarza się jednak, że zastępujący decyduje się na wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę na zastępstwo za porozumieniem stron. W takim wypadku przysługuje mu okres wypowiedzenia:

• przy zatrudnieniu krócej niż 6 miesięcy – 2 tygodnie,
• zatrudnienie przez co najmniej 6 miesięcy to miesiąc wypowiedzenia,
• praca przez okres 3 lat i więcej to 3 miesiące wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo jest więc traktowany analogicznie do okresu wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony.

Umowa na zastępstwo a zwolnienie lekarskie. Czy można iść na L4?

Czy pójście na L4 jest możliwe podczas umowy na zastępstwo? Zwolnienie lekarskie z powodu choroby zdarza się również zastępującym. W tym przypadku obowiązują zasady określone w zapisach Kodeksu pracy. Umowa na okres zastępstwa stanowi tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. To oznacza, że każdemu zatrudnionemu na umowę na zastępstwo, bez względu na stanowisko, przysługuje wynagrodzenie chorobowe zgodnie z przepisami ustawy o świadczeniach z ubezpieczenia chorobowego.

Jednak warto pamiętać, że w przypadku przedłużającej się absencji zastępowanego pracownika pracodawca może zatrudnić na zastępstwo kogoś innego. To pewnego rodzaju zabezpieczenie dla strony pracodawców, pozwalające na utrzymanie ciągłości pracy w firmie.

Umowa na zastępstwo a staż pracy. Czy umowa na zastępstwo wlicza się do emerytury? 

Umowa na zastępstwo jest traktowana na równi z innymi umowami o pracę, co oznacza, że okres jej trwania wlicza się do łącznego stażu pracy pracownika oraz wpływa na przyszłe świadczenia emerytalne. ZUS uznaje czas pracy na umowie na zastępstwo za okres składkowy, co oznacza, że składki emerytalne i rentowe są odprowadzane w trakcie jej obowiązywania. Tym samym okres zatrudnienia na umowie na zastępstwo zwiększa prawo do emerytury, co jest istotne z punktu widzenia pracownika planującego swoją przyszłość finansową po zakończeniu kariery zawodowej. Ponadto pracodawca po zakończeniu umowy ma obowiązek wystawić świadectwo pracy, co formalnie potwierdza ten czas zatrudnienia.

Ile może trwać umowa na zastępstwo? 

W przeciwieństwie do klasycznej umowy na czas określony, przy umowie na zastępstwo nie obowiązuje 33-miesięczny limit umów. Nie ma także innych regulacji, które określałyby ograniczenia czasowe trwania umowy na zastępstwo. Czas trwania umowy jest ściśle związany z absencją pracownika zastępowanego. Umowę można zawrzeć na kilka miesięcy, a następnie w razie potrzeby przedłużyć, jeśli pracownik zastępowany wciąż nie będzie mógł wrócić.

Urlop wypoczynkowy na umowie na zastępstwo

Umowa ta jest regularną umową o pracę zapewniającą wszystkie prawa pracownika, dlatego pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w długości uzależnionej od jego stażu pracy. Jeżeli jest zatrudniony krócej niż 10 lat, otrzymuje 20 dni urlopowych rocznie. W przypadku stażu wynoszącego co najmniej 10 lat przysługuje mu 26 dni urlopu.

Urlop macierzyński na umowie na zastępstwo

W normalnym stosunku pracy kobiety przebywające na urlopie macierzyńskim są chronione przed zwolnieniem, a umowa na czas określony ulega przedłużeniu do dnia porodu. W przypadku umowy na zastępstwo i ciąży sytuacja wygląda inaczej. Umowa na zastępstwo, choć nadaje pracowniczce typowe prawa z Kodeksu pracy, nie jest automatycznie przedłużana do dnia porodu – z chwilą powrotu zastępowanego pracownika lub z upływem terminu umowy kontrakt z reguły wygasa.

Jeśli ciąża trwa przez cały okres zatrudnienia, a umowa wygasa po porodzie lub z chwilą złożenia wniosku o zasiłek macierzyński z prawidłowo nabytym ubezpieczeniem chorobowym, pracownica może liczyć na zasiłek macierzyński zgodnie z aktualnymi zasadami (wysokość i sposoby wypłaty zależą m.in. od terminu złożenia wniosku). Gdy jednak umowa na zastępstwo kończy się przed porodem, a zatrudnienie nie jest kontynuowane, nie powstaje prawo do zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego, a ochrona z art. 177 Kodeksu pracy (przedłużenie umowy do dnia porodu) nie obejmuje umowy na czas zastępstwa.

W takiej sytuacji prawa zatrudnionej mogą być ograniczone, jednak nadal może przysługiwać jej świadczenie rodzicielskie (tzw. „kosiniakowe”) w stałej kwocie 1000 zł netto miesięcznie, o ile spełnia warunki ustawy – co jest rozwiązaniem zabezpieczającym matkę, ale nie jest równoważne pełnemu zasiłkowi macierzyńskiemu z tradycyjnej umowy o pracę. Co ważne, okres zatrudnienia na umowie na zastępstwo wlicza się do okresów składkowych, co oznacza, że pracownica ma prawo do świadczeń emerytalnych z tego okresu tak jak w przypadku standardowej umowy o pracę.

Umowa na zastępstwo – wynagrodzenie

Jak wygląda kwestia pensji osoby, która zastępuje pracownika w jego miejscu zatrudnienia? W przypadku umowy o pracę na zastępstwo, wynagrodzenie nie musi być identyczne jak to, które otrzymywał nieobecny pracownik. Chociaż zastępca wykonuje te same obowiązki, nie wchodzi automatycznie w jego warunki płacowe. Wysokość wynagrodzenia będzie zatem zależała od np. stażu pracy lub kwalifikacji zawodowych zastępcy.

Umowa na zastępstwo – wzór

Wspomnieliśmy już o tym, jakie dane i informacje powinna zawierać każda umowa na czas zastępstwa nieobecnego pracownika. Jak może wyglądać taki dokument? Poniżej prezentujemy wzór.

WZÓR UMOWY O PRACĘ NA ZASTĘPSTWO DO POBRANIA – PDF

 ……………………………

Miejscowość i data

………………………………….

Pieczęć nagłówkowa pracodawcy

REGON:

NIP:

UMOWA O PRACĘ NA ZASTĘPSTWO

Zawarta w dniu………………………..….., w miejscowości………………………., pomiędzy:……………………………………………………(dane pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę) zwanym dalej Pracodawcą, a Panem/Panią (imię i nazwisko osoby zatrudnionej/ pracownika zastępcy, miejsce zamieszkania)……………………………………………………..…………zwanym/ą dalej Pracownikiem.

§1

Pracodawca zatrudnia pracownika na zastępstwo…………………………(imię i nazwisko/ nazwiska pracownika zastępowanego), zatrudnionego na stanowisku……………..(nazwa stanowiska) z uwagi na jego usprawiedliwioną nieobecność trwającą od dnia…………………(data rozpoczęcia nieobecności).

§2

Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:

1. Stanowisko:………………………………………………………………………………
2. Miejsce wykonywania pracy:………………………………………………………
3. Wymiar czasu   pracy:……………………………………………………………….
4. Wynagrodzenie:…………………………………………………………………………
5. Inne warunki zatrudnienia:…………………………………………………………

§3

Termin rozpoczęcia pracy:……………………………………………………………………..

…………………………………

Data i podpis pracownika

…………………………………

Data i podpis pracodawcy

Wady i zalety umowy na zastępstwo

Zawarcie umowy na zastępstwo pozwala zachować ciągłość prawidłowej pracy w firmie. Jednocześnie nie zobowiązuje danego pracodawcy do wiązania się z zastępcą zatrudnionego na dłużej. Taką umowę można rozwiązać automatycznie w chwili powrotu pracownika pracownika zatrudnionego na stałe. Inną zaletą umowy jest możliwość jej przedłużenia, ponieważ od lutego 2016 roku zniesiono limit 33 miesięcy lub 3 umów terminowych.

Do wad umowy należy konieczność przeprowadzenia badań do pracy i szkolenia BHP pracownika zastępcy. Oczywiście każdego pracownika przed podjęciem pracy należy przeszkolić i zbadać, jednak w przypadku zastępstwa pracodawca nie inwestuje w pracownika na dłużej, a jedynie na kilka miesięcy. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania wobec pracownika wszelkich przepisów Kodeksu pracy.

Umowa na zastępstwo. Czy warto się na nią zdecydować?

Umowa na zastępstwo jest popularną formą zatrudnienia, szczególnie w sytuacjach, gdy konieczne jest tymczasowe uzupełnienie brakującego pracownika. Czy warto się na nią zdecydować? To zależy od indywidualnych potrzeb. Umowa na zastępstwo gwarantuje te same prawa i przywileje, co tradycyjna umowa o pracę, w tym ubezpieczenie społeczne i składki emerytalne, co czyni ją korzystną z perspektywy przyszłych świadczeń.

Dla wielu pracowników to doskonała okazja do zdobycia doświadczenia i rozwinięcia kariery. Jednak warto pamiętać, że jej największą wadą jest brak pewności co do kontynuacji zatrudnienia po powrocie zastępowanego pracownika.