Kiedy zespół jest efektywny, firma się rozwija, lepiej prosperuje na rynku, odnosi sukcesy, a jej zyski wzrastają. Jakie warunki należy stworzyć, by zespół był efektywny? Jak ocenić efektywność grupy? Sprawdź.
Każda firma ma inne kryteria oceny swojej efektywności, ponieważ ma odmienne cele. W przedsiębiorstwie handlowym jest to sprzedaż, w przypadku firm zajmujących się reklamą i marketingiem stosuje się wskaźniki, np. CTR. Z kolei firmy produkcyjne dążą do zwiększenia liczby produkowanych wyrobów. Na realizacje planu strategicznego firmy i jej celów finansowych wpływ ma działanie zespołów. Kiedy zespół jest efektywny?
Spis treści
Wybór członków zespołu
Efektywny zespół skutecznie przyczynia się do rozwoju firmy. W końcu to ludzie tworzą firmę, wykonują na jej rzecz zadania, dzięki czemu przedsiębiorstwo ugruntowuje swoją pozycję na rynku, a jego konkurencyjność wzrasta. Nie wszystkie firmy opierają swoją działalność na tworzeniu zespołów. Jednak powiedzenie “co dwie głowy, to nie jedna” ma swoje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Ludzie pracujący w zespole są kreatywni, dzielą się pomysłami, wiedzą i doświadczeniem, co przekłada się na terminowe i efektywne wykonywanie obowiązków. Jednak nie każdy zespół spełnia oczekiwania szefa. Aby zespół był efektywny, najpierw trzeba zagwarantować mu odpowiednie warunki, począwszy już od samego momentu jego tworzenia.
Bardzo ważne jest to, aby do zespołu wybrać odpowiednie osoby. To nie znaczy, że każdy ma być taki sam. Dopasowanie również można uzyskać poprzez różnorodność. Wybierając osoby o różnych cechach i zainteresowaniach mamy pewność, że zespół będzie kreatywny. W pierwszej kolejności jednak tworząc zespół, należy określić jego cele oraz kwalifikacje niezbędne do realizacji zadań. Należy przeprowadzić rekrutację i dopasować profil kandydata na podstawie jego kompetencji. Warto szukać kandydatów, którzy potrafią pracować w zespole, a więc konieczne jest zbadanie umiejętności interpersonalnych i współpracy.
Tym, co może stanowić problem kandydata do pracy zespołowej, jest silna ambicja. Oczywiście zachowanie zdrowego rozsądku jest wskazane i osoba ambitna działa na korzyść zespołu. Jednak kłopotliwe sytuacje mogą wyniknąć w przypadku zatrudnienia kogoś, dla kogo ważniejsze jest własne uznanie niż wspólna praca zespołu. Warto szukać więc ludzi zdeterminowanych, lecz jednocześnie koleżeńskich. Dobrze w kandydatach do zespołu szukać cech adekwatnych do kultury organizacyjnej firmy, które powielają wartości przedsiębiorstwa, np. takie jak równość, czy ekologia. Stworzenie zgranego zespołu niesie same korzyści. Gdy jedna osoba napotka problem, może liczyć na pomoc innych. Praca w grupie motywuje członków do działania, zapobiega prokrastynacji oraz zwiększa zaangażowanie w wykonywanie obowiązków ze względu na miłą atmosferę, czy chęć sprostania oczekiwaniom współpracowników.
Jak sprawdzić, czy pracownik potrafi pracować w zespole?
Przeprowadzając rekrutację, należy zwrócić uwagę na kilka cech pracownika, aby dowiedzieć się, czy potrafi pracować w zespole. Warto zapytać o doświadczenia związane z pracą w zespole oraz, czy taka forma pracy daje pracownikowi satysfakcję i czy czuje się w niej komfortowo. Warto pytać o osiągnięcia pracownika i sprawdzać, czy bardziej koncentruje się na własnych sukcesach, czy potrafi cieszyć się z efektów pracy zespołu.
W ramach rekrutacji można także poprosić kandydatów o przygotowanie referencji z poprzednich prac od współpracowników. Taki dokument pomaga dowiedzieć się więcej na temat stylu pracy kandydata. W trakcie rekrutacji można ocenić umiejętności komunikacyjne, sposób wyrażania swoich myśli i słuchania innych. Firmy, które mają na to czas i fundusze, mogą przeprowadzić rekrutację wieloetapową i poświęcić czas na przeprowadzenie testów związanych z pracą w grupie.
Czym jest efektywność zespołów?
Efektywny zespół to taki, który realizuje zadania, które przyczyniają się do uzyskania zakładanego rezultatu. Jednocześnie wykorzystuje do tego jak najmniejsze zasoby związane przykładowo z funduszami, czasem, czy materiałami. Efektywność zespołu można mierzyć, czasem jednak „gołym okiem” widać, że działania zespołu nie są efektywne. Tak się dzieje, gdy jakość pracy jest niezadowalająca, jeśli koszty przewyższają efekty pracy zespołu, a praca jest nacechowana błędami. Czasem jednak trudno jest ocenić efektywność zespołu, jeśli rozumienie tego pojęcia w firmie jest nieco zakrzywione.
Mamy z tym do czynienia w sytuacji, gdy osoba zarządzająca zespołem, czy samo szefostwo firmy skupia się bardziej na ilości wykonanej pracy niż na jej jakości. Przykład może stanowić zespół, do którego zadań należy dodawanie produktów na stronie internetowej. W sytuacji, gdy zespół jest oceniany na podstawie tego, jak dużo produktów potrafi dodać, jego członkowie mniej skupiają się na jakości swojej pracy, co skutkuje rozwiązaniami, które niekoniecznie przyczyniają się do realizacji celów firmy. Działania zespołu powinny więc być także skuteczne, przyczyniać się do realizacji celów firmy, wypracowywania wartościowych rozwiązań, które pozwalają zwiększyć pozycję firmy na rynku, jej konkurencyjności i zyski.
Co wpływa na efektywność zespołu?
Wiedząc, co wpływa na efektywność zespołu i jego członków, skuteczność działań i produktywność można budować. Przede wszystkim ważna jest współpraca, bo to ona buduje jakość zespołu. Członkowie grupy powinni skutecznie się ze sobą komunikować, wymieniać się pomysłami, opiniami, informacjami. Aby zespół działał efektywnie, konieczna jest także koordynacja zadań. Nie tylko cały zespół, ale i jego poszczególni członkowie powinni mieć jasno określoną rolę oraz cele. W ten sposób można uniknąć konfliktów między członkami, którzy chcieliby zająć się tym samym zadaniem i wejść sobie w drogę. Jak już wyżej wspomniano, ważne są także kompetencje i umiejętności członków grupy. Te można zbadać na etapie rekrutacji.
Wpływ na kształtowanie efektywnego zespołu ma także Kultura organizacyjna firmy i to, jakie wartości promuje przedsiębiorstwo. Efektywność zespołu jest wyższa, jeśli jego członkowie mają do dyspozycji niezbędne zasoby w postaci narzędzi pracy, technologii, czy czasu. Na efektywność pracy wpływa jej atmosfera. Warto czasem odstawić na bok myślenie o biznesie, skupić się na relacjach międzyludzkich. W tym celu firmy organizują spotkania integracyjne, czy oferują różne aktywności sportowe i charytatywne.
Znaczenie odpowiedniej komunikacji między członkami zespołu
Aby ludzie mogli ze sobą pracować w sposób efektywny, należy zapewnić otwartą komunikację. Działania trzeba koordynować, wszystkie zadania przypisywać konkretnym osobom lub wybrać kilka osób z zespołu do realizacji jakiegoś zadania w ramach współpracy. Takie działania pozwalają ograniczyć ryzyko wystąpienia chaosu. Zespół pracuje dla osiągnięcia wspólnego celu, lecz każdy członek ma inne kompetencje i może skupiać się na innych elementach zadania. Członkowie powinni mieć wspólne kanały komunikacji takie jak e-mail, czy Skype. Ważne jest także posiadanie telefonów służbowych. W razie wystąpienia problemów członkowie zespołu są w stanie szybko działać i wspólnie je rozwiązać.
O problemach należy dyskutować, a wspólne rozmowy pozwalają na odkrycie różnych sposobów na wyjście z sytuacji. Sprawna komunikacja przyczynia się również do budowania relacji między członkami zespołu. Atmosfera w pracy jest lepsza, jeśli oprócz omawiania samych kwestii biznesowych współpracownicy chętnie dzielą się informacjami na temat swojego życia, planów na weekend, czy żartami. Otwarte przeprowadzanie rozmów, tworzenie spotkań cyklicznych, wykorzystanie narzędzi do zlecania pracy pomagają uniknąć konfliktów i redukować napięcie w zespole.
Odpowiedzialność członków zespołu za wspólną pracę
Cechą pracy zespołowej jest rozłożenie odpowiedzialności. W przypadku stanowisk jednoosobowych to osoba wykonująca zadania jest odpowiedzialna za ich efektywność. W przypadku pracy grupowej odpowiedzialność przychodzi również na innych członków zespołu, co sprawia, że wszyscy wspólnie są również zmotywowani do osiągnięcia dobrych rezultatów. Jeśli jedna osoba nie radzi sobie z jakimś zadaniem, druga jej w tym czasie pomaga. Członkowie posiadają wzajemnie uzupełniające się cechy i kompetencje zawodowe, co pomaga ograniczyć stres związany z ryzykiem niepowodzenia zadania. Jednak trzeba także mieć na uwadze, że w grupie może się trafić osoba, która wykonuje mniej pracy, nie jest zaangażowana w pracę zespołu tak jak inni, ponieważ dobrze wie, że i tak nie poniesie pełnej odpowiedzialności. Dlatego każdy członek grupy powinien mieć także swoje cele indywidualne. Wówczas zespół wspólnie odpowiada za całokształt pracy, lecz każdy członek zespołu jest rozliczany z postępów swoich prac.
Jakie są cechy skutecznego zespołu?
Efektywne zespoły wyróżnia w szczególności dobra komunikacja, współpraca, wspólne osiągnięcia i zaangażowanie. Na cechy całego zespołu wpływają także cechy poszczególnych pracowników. Jeśli koncentrują się oni na wspólnych celach, nie poddają się w razie wystąpienia problemów i nie dopuszczają do konfliktów, to są w stanie stworzyć efektywny zespół. Skuteczny zespół cechuje zdefiniowanie roli i celów. Praca w grupie jest skoordynowana, a każdy z członków zespołu ma przydzielone zadania.
Zgrany zespół bazuje na zaufaniu, panuje w nim pozytywna atmosfera, a członkowie grupy akceptują różnorodność swoich współpracowników. Często w skutecznym zespole panuje rodzinna atmosfera, członkowie nie zwracają uwagi na hierarchię, są dla siebie życzliwi i pomocni. Szanują swoje emocje i potrzeby, często oferują wsparcie nie tylko w sprawach pracowniczych.
Jak zmierzyć efektywność zespołu?
Sposób mierzenia efektywności zespołu jest uzależniony od tego, jakie cele firma określa w swoim planie strategicznym. Duże znaczenie ma także rodzaj obowiązków i styl pracy. W inny sposób mierzy się skuteczność zespołu programistów, a w inny brygady zajmującej się produkcją tkanin. Czynniki, które mają uniwersalne znaczenie w mierzeniu efektywności zespołu to:
- Jakość pracy – można ją mierzyć poprzez ilość błędów popełnianych przez zespół. Jeśli liczba błędów rośnie, to niekorzystnie świadczy o kierunku pracy, w jakim zmierza zespół. W firmach zajmujących się handlem o jakości może także świadczyć np. ilość reklamacji, a w przypadku firmy produkcyjnej metryki jakości wykonanych produktów.
- Terminowość – dużo o efektywności zespołu mówi czas wykonywania zadań. Na korzyść zespołu świadczy skracanie czasu przy jednoczesnym zachowaniu jakości pracy.
- Wykorzystane zasoby – jak już wyżej wspomniano, efektywność polega na realizacji celów, przy wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów. O spadku efektywności może świadczyć konieczność wykorzystania większej ilości czasu, zasobów ludzkich, czy materiałów do realizacji zadania. Oczywiście wpływ na to ma wiele czynników, także sytuacja firmy, okres świąteczny, urlopy pracowników, czy ilość dodatkowej pracy.
- Satysfakcja pracowników – badanie stosunku pracowników do wykonywanej przez nich pracy pozwala oszacować, czy oczekiwali od siebie więcej, czy uważają, że zrealizowali plan. Warto także przeprowadzać z pracownikami wywiady. Jeśli są zadowoleni ze swojej pracy, to znaczy, że osiągnęli wysoki poziom efektywności.
Ostatecznie jednak to wyniki w osiąganiu określonego wcześniej celu (lub nie) firmy świadczą o efektywności zespołu. Do mierzenia efektów można wykorzystać wskaźniki bazujące na przychodach, zyskach, liczbie produkcji. Jeśli zespół jest w stanie realizować cele przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu jak najniższej ilości zasobów, to znaczy, że działa w sposób efektywny.
Jak zbudować efektywny zespół?
Aby stworzyć efektywny zespół, należy zapewnić jego uczestnikom odpowiednie warunki. Tworząc skład zespołu, trzeba do niego dobrać odpowiednie osoby, wdrożyć dobre praktyki i standardy działania oraz zapewnić zespołowi niezbędne narzędzia do pracy. Przykładowo zespół handlowców powinien mieć zapewnione służbowe telefony i komputery, w niektórych sytuacjach także samochody. Zespół konserwatorów budynku nie może działać bez skrzynek narzędziowych, a osoby odpowiedzialne za czystość budynku bez detergentów. Jedną z najistotniejszych kwestii jest styl zarządzania zespołem. W zależności od firmy to manager, czy team leader zajmuje się przydzielaniem zadań, zapewnieniem sprawnej komunikacji, czy motywacją zespołu. Przy tworzeniu efektywnych zespołów, trzeba pamiętać o kilku poniższych aspektach.
Ustalanie celów i roli zespołu
Każdy zespół jest powoływany do pełnienia określonych celów. W zależności od działalności firmy powołuje się różne zespoły. W wielu firmach praca przebiega np. w zespołach projektowych, zespołach ds. marketingu, IT, zespołach handlowych, czy ds. praw e-commerce. Członkowie zespołu muszą wiedzieć, do jakiego celu dążą swoimi działaniami. Warto organizować cykliczne spotkania i informować zespół o dotychczasowych postępach oraz planach na przyszłość. Przykładowo zespół do spraw marketingu może dążyć do dotarcia do większej ilości klientów i uzyskania ich lojalności, a zespół handlowy do zwiększenia sprzedaży.
Inwestycja w rozwój pracowników
Warto rozwijać zespół i inwestować w kompetencje zawodowe jego członków. Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne, kursy, materiały online pozwalają poszerzyć wiedzę pracowników zarówno w zakresie kompetencji miękkich, jak i twardych. Jeśli firma chce wykorzystać nową technologię to dobry moment do przeszkolenia w jej zakresie pracowników. Inwestycja w rozwój pracownika buduje także jego lojalność, poszerza wiedzę i sprawia, że nie odczuwa w pracy rutyny.
Odpowiedni podział zadań
Każdy pracownik powinien mieć przydzielone określone zadania. Osoby z większym doświadczeniem mogą zająć się zadaniami o wyższym priorytecie, wymagającymi odpowiedzialności. Warto także zadbać o różnorodność zadań. Jeśli ktoś lubi rozmawiać z ludźmi, może np. być osobą odpowiedzialną w zespole za bezpośredni kontakt z klientem.
Zarządzanie zespołem
Nawet najbardziej wykwalifikowani członkowie zespołu mogą mieć problemy z organizacją, jeśli nie zostanie wyznaczona osoba, która zarządza zespołem. Do lidera, czy menedżera należy największa odpowiedzialność, to on komunikuje się w sprawach związanych z zespołem z wyższą kadrą zarządzającą, ustala sposób komunikacji zespołowej, interweniuje w razie wystąpienia i rozwiązywania problemów w zespole, nagradza za dobre efekty pracy, służy pomocą, ale i krytyką. Stara się motywować zespół, monitoruje jego wyniki, a także okazuje swoją ludzką stronę w sytuacji, gdy pracownik zachoruje, czy potrzebuje urlopu.
Trzy podstawowe style zarządzania zespołem obejmują styl autokratyczny, czyli opierający się na ścisłej kontroli, przekazywaniu instrukcji, wydawaniu poleceń. Członkowie zespołu muszą się w tym stylu podporządkować liderowi. Lider jest surowy i wymagający. Liberalny styl jest bardziej swobodny, pracownicy nie są kontrolowani, lecz mogą liczyć na wsparcie w zapewnieniu narzędzi do pracy czy wskazówki. Demokratyczny styl polega na aktywizacji pracowników, ważna jest inicjatywa, potrzeba wymiany pomysłów i komunikacja. Pracownicy współuczestniczą w podejmowaniu decyzji.
Sposoby na usprawnienie pracy zespołu
Jeśli zespół jest nieefektywny, warto zastanowić się nad usprawnieniem jego pracy. Należy zwrócić uwagę na to, czy zespół ma zdefiniowany cel, czy jego uczestnicy wiedzą, co firma stara się osiągnąć ich pracą. Kwestią, która wymaga zastanowienia, jest także podział zadań, Należy się zastanowić, czy zadania zostały przydzielone w sposób prawidłowy, czy każdy radzi sobie ze swoimi obowiązkami. Trzeba także zadbać o odpowiednią atmosferę, każdy członek zespołu musi się czuć szanowany, a współpracownicy powinni sobie ufać. Dobre relacje między współpracownikami można uzyskać poprzez wdrożenie spotkań integracyjnych. Warto także pochylić się nad kwestią komunikacji, sprawdzić, czy członkowie zespołu potrafią ze sobą rozmawiać, czy mają odpowiednie kanały do rozważania nad tematem.
Ważną kwestią jest także informacja zwrotna. Pracownicy lubią wiedzieć, czy dobrze wykonują swoją pracę, czy konieczne jest wprowadzenie poprawek. Dobrze jest zarówno chwalić, jak i używać konstruktywnej krytyki. Jeśli zespół nie jest wystarczająco efektywny, można zastanowić się nad wdrożeniem nowoczesnej technologii. Być może członkowie zespołu nie posiadają wystarczających narzędzi do tego, aby móc realizować swoje zadania w pełni. Zarządzając pracą zespołu, trzeba także wymyślić odpowiedni system przydzielania zadań i monitorowania pracy. Można do tego wykorzystywać tabele w Excelu, czy specjalne narzędzia dedykowane do organizacji pracy, takie jak np. Trello. Jeśli pracownikom brakuje motywacji, korzystne może się okazać zatrudnienie coacha. Usprawnienie pracy zespołu jest możliwe. Jeśli zespół nie realizuje zadań w oczekiwany sposób, to nie znaczy, że trzeba zwalniać pracowników. Być może problem z efektywnością wynika z innych aspektów zarządzania zespołem.
