Tworzenie planu strategicznego to ważny element w kontekście ustalania celów organizacji i procesu ich realizacji. Dowiedz się, jak napisać profesjonalny plan strategiczny, by Twoja firma osiągnęła sukces.
Na funkcjonowanie organizacji wpływ ma praktycznie każdy pracownik. Niektórzy jednak mają stanowiska obarczone większą odpowiedzialnością. Na pracownikach, do których należy podejmowanie decyzji wpływających na funkcjonowanie całej firmy ciąży duża presja. Dlatego, zanim wdrożą zmiany, konstruują plan strategiczny. Czym jest plan strategiczny, w czym pomaga i jak go napisać?
Spis treści
Czym jest planowanie strategiczne?
Planowanie strategiczne to podstawa do opracowania scenariusza działań na rzecz realizacji konkretnego celu. Cele mogą mieć różne charakter i dotyczyć innych obszarów. Skonstruowanie odpowiedniego planu zwiększa szanse na pozytywną realizację wszystkich etapów procesu. Dzięki planowaniu strategicznemu możliwe jest prowadzenie efektywniejszych działań. Firma nie marnuje czasu na te, działania, które prawdopodobnie nie przyniosłyby skutków, lub ich wkład w cały proces dojścia do celu byłby nieopłacalny. Planowanie strategiczne samo w sobie jest procesem, w którym osoba odpowiedzialna za jego skonstruowanie ustala priorytety działań, rozdysponowanie budżetu i zasobów firmy, aby zrealizować dany cel. Jest to sposób na zaplanowanie najbliższej i nieco dalszej przyszłości firmy, nadanie kierunku jej działania i środków realizacji celów.
Na czym polega zarządzanie celami organizacji i planowanie?
Planowanie to proces wybierania najlepszych rozwiązań w drodze do osiągnięcia celu. To opracowywanie działań uwzględniających różne sytuacje, zarówno niepowodzenia, jak i szanse. Jest to proces formalny, w którym to jedna osoba lub grono specjalistów konkretyzuje cele, wyniki, do jakich dąży firma. Plan uwzględnia środki niezbędne do realizacji celów, m.in. budżet, czy zasoby ludzkie. Planowanie i zarządzanie celami w organizacji ułatwia określenie wizji przyszłości Twojej organizacji w oparciu o jej silne strony. Kadra zarządzająca dzięki planowaniu wie, jakie szanse ma firma, w jakim kierunku może się rozwinąć, co stanowi zagrożenia dla powodzenia biznesu. Łatwiej także określić, w jakim miejscu firma ma realne szanse znaleźć się za kilka lat. Dobry plan powinien być elastyczny i określać działania, jakie należy wdrożyć w razie zmiany sytuacji rynkowej. Zarządzanie celami organizacji i planowania wyznacza kierunki działań firmy i ułatwia podejmowanie decyzji w okresie, którego dotyczy plan.
Cele strategiczne
Cele firmy to rezultat działań, jakiego oczekują przedsiębiorcy. Określając cele, należy uwzględnić mocne i słabe strony firmy, z sytuacją gospodarczą i środowiskową oraz otoczenie przedsiębiorstwa, m.in. konkurencję. Cel powinien być możliwy do przewidzenia i określenia w czasie. Wyróżniamy cele strategiczne, czyli takie, które dotyczą ustaleń osób najwyżej w hierarchii firmy, kierownictwa, czy prezesów. Cele te obejmują szeroki zakres działania firmy, koncentrują się na ogólnych problemach. Cele taktyczne z kolei określają, w jaki sposób można realizować działania służące do osiągnięcia celów strategicznych. Wyróżniamy jeszcze cele operacyjne, które ustalają menadżerowie niższego szczebla w związku z realizacją celów taktycznych.
Plan może się składać z wielu celów, które wspólnie składają się na tzw. misję firmy. Cele należy określać hierarchicznie. Warto podzielić je na te najbardziej istotne i opcjonalne. Kluczowe jest ustalenie horyzontu czasu, w jakim chcemy zrealizować cel. Cele strategiczne odpowiadają na pytania: Co chcę zrealizować? Gdzie i kiedy? Ustalenie celów firmy to fundament opracowania planu. To właśnie w oparciu o cele ustala się kierunki działania. Celem w firmie są również zadania, które bezpośrednio realizują już pracownicy. To może być np. pewna norma efektów do osiągnięcia. Cele stanowią motywację zarówno dla pracowników niższego rzędu, jak i wszystkich osób odpowiedzialnych za sukces firmy.
Czym jest plan strategiczny?
Jest to dokument, który ułatwia zaplanowanie działań długoterminowych. Nie jesteśmy w stanie wszystkiego zapamiętać, a rozrysowanie, czy rozpisanie tego pomaga uporządkować wszystkie aspekty związane z celem. W takim dokumencie ujmuje się cele firmy oraz sposoby ich realizacji. Oprócz planów strategicznych wyróżniamy również plany taktyczne i plany operacyjne, które stanowią odnogi planu strategicznego. Plan strategiczny jest zatem najobszerniejszą opcją planowania działań firmowych. Plan strategiczny obejmuje szerszy horyzont czasu, dotyczy nawet dziesięcioleci. Z kolei plan operacyjny może obejmować kilka miesięcy. Przykład planu strategicznego to dokument dotyczący celów związanych z wprowadzeniem nowej usługi na rynek.
Z czego składa się plan strategiczny?
Plan strategiczny powinien składać się z opisu firmy, misji i celów, analizy jej mocnych i słabych stron, opisu strategii i sposobu jej realizacji. Szczególnie istotna jest kwestia wydatków związanych z planem strategicznym oraz sposoby oceny realizacji poszczególnych etapów, aby wiedzieć, czy plan rzeczywiście się sprawdza. Aspekty, jakie warto poruszyć w planie strategicznym to:
- kierunki rozszerzenia działalności,
- ocena konkurencyjności przedsiębiorstwa,
- środki realizacji celów,
- finansowanie,
- wielkość zasobów firmy,
- analiza pozycji firmy na rynku w danej branży,
- wybór prawidłowej strategii.
W przypadku małych firm plan nie musi być bardzo rozbudowany. Natomiast duże przedsiębiorstwa mają więcej czynników do przeanalizowania. Plan będzie także obszerniejszy, jeśli ujmuje wiele przedsięwzięć.
Jak wygląda proces planowania strategicznego
Planowanie rozpoczynamy od przygotowań. W pierwszej kolejności należy ustalić, kto zajmie się planowaniem. Można powołać do tego specjalny zespół. Każda z osób w zespole powinna otrzymać odpowiedni zakres zadań, na którym będzie się koncentrować, opracowując plan. Ustalamy również proces planowania, spotkania i czas poświęcony na zadania. Należy także wyznaczyć, jaką formę będzie miał dokument, czy będzie na papierze, czy np. w formie formularza. Podczas przygotowań ustalamy kryteria planowania, system, którego powinni się trzymać wszyscy członkowie zespołu.
Kolejnym krokiem jest określenie wizji i misji. Wizja to wyobrażenie kierownictwa o tym, jak firma powinna wyglądać i prosperować w odległej przyszłości. To realny i możliwy do osiągnięcia obraz przyszłości firmy. Z kolei misję firmy stanowią cele, jakie organizacja chce osiągnąć. Misja powinna się skupiać na tym, co dokładnie przedsiębiorstwo chce osiągnąć i w jakich obszarach. Nasuwa również spostrzeżenia na tematy, które trzeba mieć na uwadze podczas działań.
Na tym etapie warto stworzyć deklarację misji zawierającą cele działania, sposób działania, efekty, jakie firma chce osiągnąć oraz grupę docelową misji. Misja może mieć różny charakter, dążyć do zaspokojenia potrzeb kontrahentów, kierownictwa firmy, czy klientów. Punktem odniesienia misji firmy jest obecna pozycja przedsiębiorstwa w zestawieniu do tego, jak ma wyglądać w przyszłości.
Następny etap planowania strategicznego polega na przeanalizowaniu otoczenia zewnętrznego firmy. Pomocna w tym przypadku może się okazać analiza SWOT, która bierze pod uwagę to, co jest istotne w planowaniu, czyli mocne i słabe strony przedsiębiorstwa, jego szanse i zagrożenia. Analizie warto poddać czynniki kulturowe danego regionu, w którym prosperuje firma. Istotne są również czynniki prawne. Warto zaczerpnąć poradnictwa eksperta. Niektóre rozwiązania mogą się okazać nieopłacalne pod względem podatkowym, a inne stanowią zagrożenie np. naruszenia praw autorskich. Jeśli przedsiębiorstwo planuje sprowadzać surowce z innych krajów, warto przeanalizować czynniki logistyczne tego przedsięwzięcia, czy przewóz w ogóle jest możliwy do zrealizowania oraz opłacalny. Bardzo ważne są także czynniki ekonomiczne. Sytuacja gospodarcza krajów ulega ciągłym zmianom. Szczególną uwagę warto zwrócić na kursy walut, zwłaszcza jeśli firma planuje nawiązać współpracę z kontrahentami z zagranicy.
Teraz pora na przeanalizowanie słabych i mocnych stron organizacji. W zależności od misji i wizji firmy mocną stroną może być np. dobra lokalizacja, innowacyjne produkty, czy doświadczony personel. Słabą stronę może stanowić zbyt mała fabryka, czy wysoki czynsz za wynajem. Zarówno mocnych, jak i słabych stron można szukać w poszczególnych obszarach firmy. Warto zwrócić uwagę na ludzi zatrudnionych, ich motywacje do pracy, system wynagrodzeń czy rekrutacji. Bardzo ważne w kontekście planowania są również zasoby finansowe firmy. Warto poddać je analizie i oszacować, czy konieczne jest zwiększenie finansowania pewnych obszarach działalności, czy wskazane jest obcięcie kosztów.
Kluczowy dla powodzenia biznesu może się okazać również wizerunek firmy. Należy się zastanowić, w jaki sposób firma jest postrzegana na rynku zarówno przez klientów, jak i kontrahentów, czy prowadzona jest efektywna komunikacja z odbiorcami. Jeśli jest to duża firma, ważne jest także to, w jaki sposób wypowiadają się na jej temat media. Diagnozie należy poddać takie obszary jak marketing firmy, promocja, jakość obsługi klienta, metody i systemy zarządzania, sposób przeprowadzenia badań marketingowych.
Analiza przeprowadzona do tej pory pozwala na określenie celów strategicznych firmy. Cele powinny być zgodne z wcześniej ustaloną wizją i misją. Ważne, aby etapy realizacji celów można było kontrolować. Przykładowo łatwiej jest monitorować cel zwiększenia zatrudnienia pracowników niż poziom wzrostu pozytywnego odbioru firmy. Cele powinny być konkretne, dokładnie określać oczekiwany wynik oraz działania, jakie należy podjąć, by je osiągnąć. Jednocześnie cele nie mogą być rozbudowane, łatwiej realizuje się cele zwięzłe i konkretne. Cele warto podzielić na priorytetowe i szczegółowe. Cele priorytetowe dotyczą najważniejszych koncepcji organizacji. Cel priorytetowy wyznacza ogólny kierunek działań, a cel szczegółowy pomniejsze elementy, jakie w ramach tego celu firma chce zrealizować.
Skoro mamy już wyznaczone cele, to czas na opracowanie strategii ich osiągnięcia. Znając już mocne i słabe strony firmy na podstawie poprzednich analiz można opracować działania obarczone jak najmniejszą możliwością ryzyka. Pora na ocenę wykorzystania możliwości firmy w dążeniu do celów. Przykładowo, jeśli firma spełnia kryteria niezbędne do otrzymania dotacji, może to wykorzystać w drodze realizacji celu wymagającego dodatkowych środków finansowych. Podczas opracowania strategii warto rozważać różne opcje realizacji celu, tak by wybrać najkorzystniejszą. Jednak sytuacja gospodarcza krajów jest niepewna. Nawet najlepiej prosperująca firma w którymś momencie może napotkać pewne problemy. Zaleca się więc tworzenie różnych scenariuszy rozwoju sytuacji. Przykładowo firma zajmująca się produkcją mebli może w jednym scenariuszu założyć, że ceny drewna mocno pójdą w górę, a w drugim, że zostaną obniżone. Z kolei firma, która tworzy produkty w oparciu o komponenty z innych krajów, może przygotować scenariusz działania na wypadek np. zamknięcia granic.
Po przeanalizowaniu wielu opcji pora na podjęcie decyzji. Należy wybrać strategię, która jest możliwa do realizacji także w razie wystąpienia dodatkowych okoliczności. Ważne, by działania strategiczne były zgodne z początkowo założoną wizją i misją organizacji. Teraz trzeba skupić się na konkretnych założeniach, czyli budżecie, zasobach materialnych i ludzkich, jakie będą konieczne do zrealizowania strategii. Plan warto poddać ocenie innym pracownikom i ekspertom. Po wszystkim pora na realizację strategiczną, czyli podjęcie konkretnych działań związanych z planowaniem.
Rodzaje strategii
Możemy wyróżnić kilka rodzajów strategii. Pierwsza, czyli strategia agresywna obejmuje wykorzystanie atutów firmy, jej szans oraz mocnych stron. Często wymaga działań stanowczych, występujących poza schemat, np. wprowadzenie innowacyjnego produktu. Ta strategia bywa ryzykowna. Z kolei strategia konkurencyjna skupia się na budowaniu przewagi konkurencyjnej firmy. Może obejmować np. zwiększenie produktywności, ulepszenie produktów. Ważne jest to, by zawsze być o krok przed konkurencją. Strategia konserwatywna obejmuje schematyczne, stabilne działania oparte na mocnych stronach firmy. Jeśli firma ma trudności, warto przeanalizować strategię defensywną, która skupia się na minimalizowaniu słabych stron i zagrożeń firmy. Przykład stanowi redukcja kosztów, czy wycofywanie z rynku produktów, które nie przynoszą zysku.
Jakie korzyści daje stworzenie planu strategicznego?
Planowanie strategiczne to dobre posunięcie w momencie otwierania swojej działalności, lecz także zawsze wtedy, gdy firma chce coś zmienić. Plan działania strategicznego jest pomocny w przypadku wypuszczania na rynek nowego produktu, zmian prawnych, czy gospodarczych. Także, wtedy gdy zmienia się popyt na produkty lub większa liczba konkurencji. Dzięki planowaniu można wydajniej gospodarować zasobami, możliwe jest lepsze kontrolowanie działań firmy, rozdzielanie zadań. To świetny sposób na zobrazowanie przyszłości firmy. Opracowując plan, kierownictwo jest w stanie na przestrzeni lat sprawdzić, czy założenia rzeczywiście są możliwe do realizacji i jak sprawdzają się przewidywania ekspertów. Z planem łatwiej jest wyznaczyć priorytety firmy oraz potrzeby przekształcenia jej obszarów. Firma może czuć się bezpieczniej, ponieważ ma jasne zasady postępowania w określonych sytuacjach i wie, w jakim kierunku zmierza.
Kto zajmuje się tworzeniem planu strategicznego?
Niezależnie od tego, kto dokładnie odpowiedzialny jest za stworzenie planu, udział w procesie planowania strategicznego biorą pracownicy najwyższego szczebla, w szczególności kierownictwo, jak i sam właściciel firmy, czy zarząd. Tylko osoby znajdujące się najwyżej w hierarchii, które mają stanowiska decyzyjne, są w stanie zdefiniować cele firmy i zasoby możliwe do ich osiągnięcia.
Wybór osób odpowiedzialnych za tworzenie planu jest również uzależniony od wielkości firmy. W małej firmie to jej właściciel w porozumieniu z doradcą, menedżerem, czy kierownikiem działu opracowuje taki plan. W większych firmach często powołuje się specjalny zespół do planowania. Czasem taki zespół funkcjonuje cały czas w ramach wyodrębnionej komórki.
Zagrożenia związane z planowaniem strategicznym
Plan stanowi dużą pomoc dla osiągnięcia celów firmy, lecz nie determinuje powodzenia przedsięwzięcia. Zwykle przystępując do planowania mamy przed oczami wizję zmian firmy znajdującej się w aktualnej sytuacji rynkowej. Jednak przyszłość jest niepewna, zmianom ulegają zarówno czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne firmy. Plan może zakończyć się niepowodzeniem ze względu na błędy w trakcie jego opracowywania, ustalenie celów niemożliwych lub bardzo trudnych do realizacji. Aby plan się powiódł, w firmie nie powinna występować duża rotacja pracowników. Realizacja planu może trwać nawet kilka lat, ciągła zmiana pracowników sprawia, że nie tylko nie znają oni planu, ale i nie czują motywacji do jego realizacji. Powodzenie planu zwiększa jego elastyczność i wykorzystanie różnych scenariuszy działań. Warto pamiętać, że plan oznacza także koszty. Dobrze więc przeanalizować, czy stworzenie planu jest opłacalne w kontekście tego, co firma chce osiągnąć.
Jak planować strategicznie?
Przystępując do planowania strategicznego, należy w pełni zaangażować swoje siły i innych pracowników do tego, aby wybrać najlepszą drogę. Działanie w pojedynkę może ograniczać możliwości planowania. Więcej osób jest w stanie przewidzieć więcej czynników i zaproponować kreatywne sposoby realizacji celów. Planowanie to także duża odpowiedzialność. Pomysły powinny być przemyślane, ponieważ plan będzie realizowany, a skutki działań rzeczywiście będą wpływały na rozwój firmy. Każdy członek zespołu do spraw planowania ma swoje zadania i ponosi za nieodpowiedzialność. Podczas planowania należy zadbać o dobrą komunikację. Ważne jest odbywanie spotkań w tej sprawie, jak i stała komunikacja za pośrednictwem na przykład e-maila, czy wewnętrznych komunikatorów. Warto tworzyć specjalną grupę w sieci do omawiania konkretnie tematu planowania strategicznego.
Planowanie strategiczne powinno stanowić część zarządzania przedsiębiorstwem. Także w życiu codziennym przed podjęciem decyzji planujemy zwykłe czynności, takie jak zakupy, czy zadania związane z formalnościami urzędowymi. Tym bardziej plany strategiczne są niezbędne w prowadzeniu firmy. To sposób na trafne przewidywania etapów rozwoju przedsiębiorstwa i stopniowe zwiększenie jego pozycji na rynku pracy.
