Członkowie zespołu to jednostki, które nagle znalazły się w sytuacji, w której muszą zbudować z obcymi ludźmi relację na poziomie pracowniczym, zawodowym, aby móc osiągać cele. To może nie być łatwe, jednak funkcjonowania w zespole można się szybko nauczyć. Dla pracodawcy zgrany zespół jest jednym z najważniejszych filarów budowania przedsiębiorstwa. Zatem jakie cechy powinien mieć zgrany zespół i jak go zbudować?
Zdarza się, że rekrutując i wybierając członków zespołu, pracodawcy nie przywiązują uwagi do tego, czy kandydat sprawdzi się w relacjach międzyludzkich oraz, czy zyska sympatię innych członków zespołu. Jak się okazuje, może być to dużym błędem. Zgrany zespół pracowniczy to bowiem podstawa dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa. Trudno bowiem wyobrazić sobie efektywną współpracę między członkami zespołu jeśli każdy z pracowników gra do swojej bramki i troszczy się tylko o swoje sukcesy w ujęciu indywidualnym. Taka sytuacja może także eskalować i przy złym zarządzaniu może pojawić się atmosfera wyścigu szczurów, która przeradza się także we wzajemne utrudnianie sobie pracy lub celowe „podkładanie sobie kłód pod nogi”. Trudno w takich warunkach oczekiwać, że projekty będą wychodziły na czas. Pojawia się także duże ryzyko błędów i niedomówień, które ostatecznie mogą być dla firmy tragiczne w skutkach. Szczególnie jeśli w grę wchodzi kontakt z klientami lub projekty na zamówienie. W nowoczesnych metodach zarządzania skuteczny zespół to zgrany zespół. Dlatego warto zdefiniować sobie cechy takiej grupy i już na etapach rekrutacji dążyć do tego, aby ważne było dla pracowników budowanie pozytywnych relacji ze współpracownikami na rzecz wydajności i komfortu pracy.
Spis treści
Zgrany zespół – dlaczego jest tak ważny?
Członkowie zespołu, którzy pracują w przyjaznym środowisku, są lepiej zmotywowani i tworzą mocniejszą więź emocjonalną z firmą, co przekłada się na wyższy stopień lojalności. Praca w zgranym zespole wpływa także lepiej na nasze samopoczucie i zdrowie psychiczne, ponieważ jak się okazuje ciągły, wysoki poziom stresu oraz nerwowość komunikacyjna w pracy może zwiększać ryzyko depresji, czy stanów lękowych. Co więcej, taka nieprzyjemna i wroga aura może wpływać niezwykle negatywnie na prace poszczególnych członków grupy, którzy nie komunikują się ze sobą nawet jeśli przyspieszyłoby to pewne procesy. Wolą oni poświęcić więcej czasu na przygotowanie do pracy i samodzielne zdobycie informacji innymi sposobami, niż konfrontować się ze współpracownikami, co do których nie mają pozytywnych uczuć.
W takiej sytuacji trudne jest też zarządzanie zespołem, ponieważ tak naprawdę nie stanowi on zespołu, a jest jedynie grupą indywidualności, które nie łącz nic innego poza zajmowaniem jednego pokoju lub praca w tym samym dziale. Aby uniknąć takich sytuacji, konieczne jest motywowanie pracowników do budowania zgranego zespołu opartego na współpracy i zawodowym zaufaniu. W takich warunkach powierzone zadania będą wykonywane szybciej i nie będą obciążały jednej osoby, ponieważ będzie można duże projekty rozbić na współpracowników. To nie tylko pomoże efektywniej zarządzać zadaniami, ale także zmniejszy ryzyko błędów. W końcu często okazuje się, że coś nie zostało dokończone w najmniej spodziewanym momencie – np. podczas luźnej rozmowie o pracy przy porannej kawie. Brak takiej możliwości sprawia, że zespół i jego członkowie traca ogromną część wsparcia zawodowego i muszą podejmować decyzje samodzielnie, często nie znając całego kontekstu sprawy, co przekłada się na brak profesjonalizmu, który jest efektem nieodpowiedniego podejścia pracodawcy do zespołowej współpracy.
Zgrany zespół przekłada się także na skuteczniejszą wymianę kompetencji i umiejętności, dzięki czemu powstaje „wielofunkcyjność”. Termin ten świetnie został wytłumaczony w serwisie Infor.pl:
Zespół jest grupą wielu różnych osób, z których każda posiada stosowne umiejętności potrzebne do wykonania określonego fragmentu projektu realizowanego przez cały zespół. Członkowie zespołu mogą pochodzić z różnych działów Twojej organizacji lub nawet pracować w wielu różnych firmach. Z tego powodu takie zróżnicowane grupy pracownicze nazywa się często zespołami wielofunkcyjnymi.
Co zrobić, aby członkowie zespołu współpracowali?
Budowanie współpracy między członkami zespołu to trudny temat, ponieważ powodzenie tego procesu zależy w dużej części od pracodawcy czy lidera, ale pozostaje również część, która jest zależna od samych pracowników. Tworzenie zespołów wielofunkcyjnych to rzeczywiście nie jest prosta sprawa i wymaga pewnej praktyki i czasu. Niestety najczęściej jest to metoda prób i błędów, co jest częste jeśli mówimy o pracy z ludźmi. W końcu nigdy nie wiadomo jak zachowa się druga strona i jak odczyta nasze intencje. Dobry lider wie jednak, że kluczem, który umożliwia skuteczne zarządzanie zespołem i budowanie współpracy jest odpowiednia komunikacja. Nie ma tu bowiem miejsca na korporacyjne slogany o jednej wielkiej rodzinie, czy motywowanie tytułem „pracownika miesiąca”. To tylko buduje niepotrzebne podziały i wzbudza niezdrową rywalizację, która w grupach pracowniczych i tak już występuje.
Jeśli zależy Ci, aby członkowie zespołu ze sobą pracowali, musisz pokusić się o szczerość i otwartą rozmowę. Prezes postawił sprawę jasno i albo będą wyniki, albo będzie trzeba pomyśleć o rozwiązaniu działu? Cóż sytuacja nieprzyjemna, ale szczera rozmowa z zespołem będzie bardziej motywująca niż nakładanie kar lub obcinanie premii. Takie działania budzą bowiem irytację i wzbudzają odwrotne skutki od zamierzonego celu. Wzajemne wsparcie i praca grupowa mogą okazać się w takich sytuacjach zbawienne. Szczególnie jeśli zespół zna cel i wie, po co pracuje.
W zarządzaniu zasobami ludzkimi też bardzo ważne w procesie budowania współpracy jest integrowanie członków zespołu. Jako lider lub pracodawca zadbaj o to, aby mieli oni przestrzeń do rozmów. Niezależnie czy jest to biuro, czy praca zdalna. Daj pracownikom możliwość prowadzenia otwartych niepokrępowanych konwersacji, nawet jeśli miałby one dotyczyć Ciebie jako przełożonego. Wspólne narzekanie na niektóre obowiązki, czy nawet zwykłe żarty z pomyłki, jaką pracodawca zrobił podczas zebrania to niezwykle mocny klej, który wpływa na wzmocnienie relacji między współpracownikami. Jeśli masz możliwość, zrezygnuj więc z umieszczania swojego biurka w pokoju pracowników, nawet jeśli jest to Open Space. W przypadku pracowników zdalnych zadbaj o skuteczne komunikatory i narzędzia, które pozwolą im prowadzić luźne pogawędki i wysyłać sobie memy. Wspólne wyjście na kręgle bez przełożonego i z budżetu firmy też jest dobrym pomysłem. Daj im przestrzeń, aby mogli się lepiej poznać i zacieśnić więzy.
Rekrutacja zgranego zespołu
Dobry zespół buduje się już podczas rekrutacji. Jeśli dopiero tworzysz nowy dział, postaraj się opracować archetyp pracownika, którego widziałbyś w tym zespole. Następnie kieruj się tymi cechami podczas rekrutacji. Mówimy tu oczywiście o kompetencjach miękkich, ponieważ w przypadku kompetencji twardych musisz postawić na dane, statystyki i realne potrzeby firmy. Na tej płaszczyźnie nie ma za bardzo nad czym się zastanawiać. W końcu nie zatrudnisz do ważnego projektu programisty, który obsługuje tylko jeden język programowania i to na podstawowym poziomie, ale za to jest miłym gościem i ma poczucie humoru. Mówimy tu bardziej o sytuacjach, w których masz do wyboru kilku równych kandydatów, z czego jeden charakteryzuje się trochę chamskim żartem, a drugi jest cichym introwertykiem. Który z nich będzie bardziej pasował do zespołu, który tworzysz lub który już masz? Kto szybciej zyska sympatię grupy i kto lepiej się zaaklimatyzuje? Nie są to oczywiście kwestie jednoznaczne i często dojdzie na tym polu do pomyłek, jednak warto brać te cechy pod uwagę podczas rekrutacji nowego członka zespołu.
Jakie cechy powinien mieć dobry zespół?
Skuteczny zespół składa się więc z osób, które mimo różnicy w kompetencjach i umiejętnościach potrafią odnaleźć swoje miejsce w grupie – które de facto powinno być wskazane przez lidera – i wspólnie podejść do powierzonych zadań na rzecz rozwoju firmy. Jednak czy da się wyodrębnić pewne cechu i zachowania, które sprzyjają zacieśnianiu więzi oraz współpracy między pracownikami? Oczywiście, że tak! Są bowiem aspekty, które przekładają się na budowanie przyjaznej atmosfery i często leżą one po stronie lidera grupy. Na czym należy się skupić jeśli chcesz, żeby Twój zespół działał wspólnie?
Komunikacja
Wspomniana już wcześniej komunikacja to tak naprawdę filar współpracy. Niedomówienia, niedopowiedzenia i brak aktualnych i potrzebnych informacji to szybki sposób na powstawanie konfliktów, utrudnianie pracy i spowalnianie procesów. Na dobrą sprawę zbyt dużo informacji jest lepsze niż zbyt mało informacji. Każdy członek zespołu powinien więc wiedzieć, czym w danej chwili zajmują się jego współpracownicy i jak mniej więcej wygląda rozkład pracy. Może okaże się, że ta nielubiana koleżanka, która nigdy nie pokazuje się na wspólnej przerwie i jest małomówna, prowadzi właśnie niezwykle wymagający projekt i jest po prostu zbyt skupiona i zestresowana, aby poświęcać energię na budowanie znajomości w pracy. Postawienie takich spraw jasno daje członkom zespołu poczucie bezpieczeństwa i sprawiedliwego rozdzielenia zadań. Jest jednak jeden haczyk – te obowiązki naprawdę muszą być podzielone sprawiedliwie. Inaczej cała koncepcja runie.
Elastyczność
Ważne jest także, aby kształtować w zespole elastyczność działania. W końcu najlepiej ułożony plan kiedyś będzie wymagał poprawy, a kurczowe trzymanie się przestarzałych modeli jest zgubne. Dlatego warto nastawić członków na elastyczność działania jednak w rozsądnych ramach. Jest to szczególnie ważne jeśli pracujesz w dynamicznym środowisku np. handlowym. Tu trzeba zmieniać taktykę według zmian rynkowych, a jak wiemy – zachodza one bardzo szybko. Chodzi tu także o elastyczne podejście do współpracowników i branie poprawki na to, że ktoś się pomylił lub nieco spóźnił. Wzajemne zrozumienie znacznie wpływa na pozytywne relacje. Nalezy jednak pamiętać, że sa sprawy, których elastyczność nie dotyczy. Jeśli wykonanie obowiązków jednej osoby zalezy od tego, czy inny pracownik wyrobi się na czas to nie widać tu przestrzeni do naciągania takich granic.
Wspólny cel
Ważny jest wspólny cel za który odpowiada lider lub pracodawca. Pracownicy, którzy skupiają się wokół wyznaczonego zadania ponieważ wiedzą, że na końcu czeka na nich premi lub jakaś nagroda, nagle znajdują wspólny język i łatwiej jest im się dogadać. W końcu tylko tak mogą osiagnąć to co chce każdy członek grupy. Przydzielanie takich zadań, ustawianie wymagań i jasne precyzowanie celu oraz profitów płynących z jego osiągnięcia mogą zdziałać prawdziwe cuda.
