Wielu pracodawców zastanawia się, jak wyszkolić pracowników, w sposób, który rzeczywiście przyniesie efekty. Jest to bolączka w szczególności małych firm, które nie mogą pozwolić sobie na zmarnowanie budżetu. Na szczęście do procesu szkolenia można się odpowiednio przygotować, co minimalizuje ryzyko niepowodzenia. Jak szkolić pracowników?
Poszukując kandydata, sprawdzamy w CV jego kwalifikacje i umiejętności. Następnie podczas rozmowy rekrutacyjnej i kolejnych etapów procesu rekrutacji sprawdzamy jego rzeczywistą wiedzę i umiejętności np. poprzez testy rekrutacyjne. Jednak nie jesteśmy w stanie sprawdzić wszystkiego i po zatrudnieniu może się okazać, że pracownik wymaga przeszkolenia, choćby z kompetencji miękkich. Nie oznacza to, że podjęliśmy złą decyzję. Każdy człowiek jest inny, a tworzenie zespołów złożonych z różnych ludzi pomaga im się wspólnie uzupełniać. Zawsze jednak warto rozważyć wyszkolenie pracowników. To sprawia, że firma jest rozwojowa, buduje swój employer branding oraz po prostu zyskuje jeszcze bardziej kompetentnych pracowników. Jak zadbać o rozwój pracowników, w sposób, który przyniesie efekty?
Spis treści
Sposoby na wyszkolenie pracownika
Szkolenie pracowników zawsze niesie za sobą koszty. Dlatego więc tak istotne jest odpowiednie przygotowanie się do tego procesu. Duże firmy mogą sobie pozwolić na finansowanie stałych, wewnętrznych szkoleniowców, którzy przeszkolą każdego nowego pracownika, przeprowadzą onboarding, ale zrealizują także szkolenia dla stałych, wieloletnich pracowników Dbając o ich rozwój. Wewnętrzny szkoleniowiec dba o zachowanie standardów firmy, może realizować szkolenia cykliczne, powtarzalne (zobacz: Ile szkoleń dla pracownika w roku?). Dobrze zna branżę i specyfikę firmy. Wie, czego konkretnie potrzeba jej pracownikom. Z kolei trener zewnętrzny może uchodzić za osobę nieco bardziej doświadczoną ze względu na kontakt z różnego rodzaju pracownikami. Szkoli w różnych firmach, więc ma szansę zrewidować swoje metody nauczania. Sam musi rozwijać ciągle swoje kompetencje, aby podnosić jakość swoich usług i zyskać więcej klientów.
Szkolenia zewnętrzne, wewnętrzne i online
Zatem przede wszystkim szkolenia możemy podzielić na:
- Wewnętrzne – wewnątrz organizacji, prowadzone przez zatrudnionych szkoleniowców lub po prostu specjalistów.
- Szkolenia zewnętrzne – mogą mieć zarówno miejsce w firmie, jak i w budynkach szkoleniowych firmy.
- E-szkolenia – wykorzystuje się do nich platformy e-learningowe, w których udostępniane są materiały szkoleniowe, filmy, treści do zapoznania, jak i kursy internetowe. Zaletą tego typu szkoleń jest wygodny dostęp do wiedzy, z której pracownik może skorzystać w wolnej chwili oraz korzystne ceny.
- Gry edukacyjne – to połączenie przyjemnego z pożytecznym. Szkolenie można zrealizować na przykład podczas integracji pracowników.
Poznaj pracownika, którego chcesz przeszkolić
Przed rozpoczęciem szkolenia trzeba określić jego cel. Pracodawca, czy bezpośredni przełożony musi więc najpierw dobrze poznać pracownika, obszary jego wiedzy i umiejętności, które warte są udoskonalenia. Jeśli jest to nowy pracownik, to poznamy jego predyspozycje w trakcie onboardingu. W przypadku pracowników dłużej zatrudnionych, mamy już pewien obraz ich pracy, lecz nic nie stoi na przeszkodzie, by po prostu zapytać ich o to, czy czują, że potrzebują przeszkolenia z pewnych obszarów.
Jedni pracownicy potrzebują szkoleń z kompetencji twardych, czyli wiedzy stricte branżowej, a inni miękkich. Jeśli ktoś nie radzi sobie np. z obsługą programu specjalistycznego, to z pewnością zauważysz to w efektach jego pracy. Gdy pracownik nie radzi sobie z realizacją wszystkich zadań na czas, wówczas może się okazać pomocne szkolenie z zarządzania czasem.
Dobrze także zrealizować szkolenia zespołowe, które uczą np. komunikacji. To pomaga zbudować zgrany zespół i zwiększyć jego efektywność. Postaraj się także zdiagnozować potrzeby samej firmy, a nie tylko pracowników. Być może to czas na zmiany, wprowadzenie nowych rozwiązań i standardów. W takiej sytuacji także trzeba przeszkolić pracowników, aby dostosowali się do nowych realiów.
Jakie są etapy szkolenia pracowników?
Pracownika można przeszkolić na trzech poziomach.
- Tuż po zatrudnieniu – czyli na etapie wdrażania. Wówczas staramy się poprzez szkolenia doprowadzić pracownika do pełnej samodzielności i wydajności. Chcemy, by nadgonił pozostałych pracowników. Uzupełniamy jego wiedzę i umiejętności. W szkoleniach onboardingowych często udział biorą pracownicy będący specjalistami, którzy każdego dnia wykonują swoje obowiązki w firmie. Szkolenia zwykłe mają formę prezentacji, demonstracji i wykładów.
- W trakcie stałej pracy – gdy chcemy udoskonalić umiejętności pracownika. To dobry sposób na usprawnienie działania firmy, podniesienie efektywności pracy, udoskonalenie dotychczasowych sposobów działania.
- Na etapie zmian w organizacji – gdy firma wprowadza pewną rewolucję i pracowników trzeba przeszkolić do wdrożenia innowacji i nowej strategii.
Assessment center – jak pomaga w szkoleniu?
Jeśli chcemy skupić się na indywidualnych potrzebach konkretnego pracownika, warto rozważyć sesję assessment center. Pozwala ona ocenić, jak pracownik radzi sobie na stanowisku. Jednak jest to metoda stosowana jeszcze przed zatrudnieniem. Może być następnym etapem rekrutacji, w którym to kilka osób zaprasza się na kilkugodzinną sesja, w trakcie, której specjaliści od human resource oceniają kompetencje kandydatów do pracy na danym stanowisku. Wiąże się to z realizacją kilku zadań. Metodę tą można także przeprowadzić na zatrudnionych pracownikach, aby zbadać obszary wymagające udoskonalenia. Jest to jednak dodatkowy koszt dla pracodawcy.
Ustal plan szkolenia
Szkolenie warto najpierw zaplanować. Trzeba ustalić priorytety szkolenia, czyli umiejętności lub wiedzę, którą chcemy przekazać pracownikom. Następnie należy wybrać, czy przeprowadzimy szkolenie wewnętrzne, czy zewnętrzne. Jeśli nie mamy zatrudnionego pracownika, który zdolny byłby do przeprowadzania takiego szkolenia, warto rozważyć oferty firm szkoleniowych dostępnych w sieci. Najtańsze szkolenia zaczynają się już od ok. 2000 zł za dzień zajęć. Do ustalenia celu szkolenia można się posłużyć metodą SMART. Składa się ona z takich czynników jak:
- Simple (prosty) – chodzi o to, aby cel był prosty, np.: nauczenie pracowników obsługi Photoshopa.
- Measurable (mierzalne) – cel szkolenia musi dać się zmierzyć. Trzeba ustalić pewne kryteria, dzięki którym będziemy w stanie ocenić, czy pracownicy rzeczywiście nauczyli się obsługi Photoshopa.
- Achievable (osiągalne) – cel musi być realny do osiągnięcia na podstawie analizy obecnej sytuacji przedsiębiorstwa, jego mocnych i słabych stron, zagrożeń. Przykładem nierealnego celu jest założenie, że pracownicy nauczą się obsługi programu w sposób zaawansowany w ciągu pół godziny, by jeszcze tego samego tygodnia zrealizować skomplikowany projekt.
- Rational (racjonalny) – cel szkolenia powinien dotyczyć priorytetów, kompetencji, które rzeczywiście będą przydatne w przedsiębiorstwie i dla konkretnego pracownika. Nie ma sensu uczyć obsługi Photoshopa osób, które nie zajmują się grafiką.
- Timely defined – realizacja celu powinna być określona w czasie. Chodzi nie tylko o ustalenie samego czasu szkolenia, ale także czasu na sprawdzenie jego efektów.
Połącz przyjemne z pożytecznym
Świetnym sposobem na przeprowadzenie szkolenia pracowników jest łączenie nauki z zabawą. Jeśli naukę połączymy z aktywnością, to pracownicy lepiej będą kojarzyć treści. Zatrudnieni nie traktują wówczas szkolenia jako obowiązku, którego woleliby uniknąć. W trakcie szkolenia świetnie się bawią. Można to osiągnąć przykładowo poprzez gry multimedialne. Takie rozwiązanie nazywa się gamifikacją. Łączenie edukacji z rozrywką jest polecane przez psychologów i coachów. To także dobre rozwiązanie na rozwinięcie kreatywności i spostrzegawczości. Taki sposób szkolenia zachwyci nie tylko przedstawicieli pokolenia Z, ale i dłuższych stażem pracowników.
Wybierz odpowiedni czas szkolenia
Szkolenie zawsze zabiera jakąś część czasu pracy. To może niepokoić samego pracodawcę, ale i pracowników, którzy boją się o powstanie zaległości. Trzeba więc wybrać odpowiedni czas szkolenia. Lepiej unikać burzliwych etapów, czyli np. sytuacji, gdy firma pracuje nad poważnym projektem angażującym wielu pracowników. Nie najlepszym czasem na szkolenie jest także miesiąc prowadzenia intensywnych rekrutacji. Lepiej poczekać i przeprowadzić szkolenie wraz z nowymi pracownikami.
Najlepiej wybrać do tego moment nieco spokojniejszy, np. przerwy między projektami, czy okres urlopowy, gdy zadania i tak są realizowane w mniej efektywny sposób. Dobrym rozwiązaniem na oszczędzenie czasu jest e-learning. Szkolenia online nie wymagają dojazdu do firmy szkoleniowej ani nie zabierają czasu na przygotowanie się do zmiany (np. sali, zabrania rzeczy do notowania). Serwisy e-learningowe umożliwiają pracownikom dostęp do edukacji w każdej chwili, gdy będą tego potrzebować. Nie trzeba więc mobilizować wszystkich pracowników w tym samym czasie.
Jak wyszkolić nowego pracownika?
Nieco innego podejścia wymaga dopiero zatrudniony pracownik. O ile stałych pracowników próbujemy nauczyć nowych umiejętności, tak nowo zatrudnionemu pracownikowi chcemy przybliżyć firmę oraz zaprezentować gotowe rozwiązania. Jeszcze przed jego przyjściem do pracy warto sporządzić plan onboardingu, zawierający punkty związane z realizacją formalności, przywitaniem ze współpracownikami, oprowadzeniem po firmie, przygotowaniem stanowiska pracy i właśnie szkoleniami.
Nowego pracownika można przeszkolić przy pomocy stałych pracowników. To oni wiedzą najlepiej, jakiego członka w zespole brakuje, jakie zadania musi przejąć. Sami także znają się na części obowiązków i mogą zaprezentować mu sposób działania na ich przykładzie. To jego czas do zadawania pytań, zdobywania podstawowej wiedzy i pierwszego doświadczenia w firmie. Nowy pracownik powinien mieć wsparcie mentora, do którego będzie mógł zgłosić się w każdej chwili.
Co daje dobrze przeprowadzone szkolenie?
Po zrealizowanych szkoleniach warto zmierzyć ich efekty. W pierwszej kolejności dobrze spytać pracowników, jak oceniają szkolenie, czym im się podobało, czy czują, że zdobyli nową wiedzę. Następnie efekty szkolenia można ocenić poprzez ich pracę. Co dają szkolenia dla pracowników? Dobrze przeprowadzone szkolenie powinno wpłynąć na efektywność pracy, przyczynić się do rozwoju firmy, spadku skali błędów, wzrostu tempa pracy oraz do zwiększenia motywacji zatrudnionych. To także dobre przygotowanie do awansu zawodowego pracownika.
Niezależnie od tego, czy szkolimy nowych, czy stałych pracowników, warto pamiętać, by do każdego z pracowników mieć indywidualne podejście. Nawet jeśli szkolenie przebiega grupowo. W trakcie szkolenia warto stosować zasady konstruktywnej krytyki. Nie obarczać pracownika winą, lecz zaoferować mu sugestie w celu uniknięcia błędu w następnej próbie. Jeśli pracownik dobrze wykonuje zadania szkoleniowe, to należy mu się pozytywna informacja zwrotna. Pochwały za postępy korzystnie wpływają na motywację do pracy.
Monitorowanie postępów i ewaluacja efektywności szkoleń
Aby szkolenia pracowników przyniosły oczekiwane rezultaty, warto wdrożyć systematyczne monitorowanie postępów. Regularna analiza efektów nauki ułatwia wykrycie obszarów wymagających dalszego wsparcia lub zmiany metod szkoleniowych. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie krótkich testów, ankiet satysfakcji czy rozmów feedbackowych po każdych zajęciach. Pozwala to nie tylko ocenić poziom przyswojenia wiedzy, ale też sprawdzić, które elementy programu są najbardziej wartościowe dla pracowników. Takie podejście zwiększa skuteczność szkoleń i pozwala na ciągłe doskonalenie procesów rozwoju w organizacji.
Wspieranie samodzielnej nauki i rozwoju poprzez inicjatywy oddolne
Warto zachęcać pracowników do samodzielnego rozwijania kompetencji poza formalnymi szkoleniami. Pracodawca może udostępniać biblioteki cyfrowe, polecać webinary branżowe lub organizować firmowe kluby czy grupy wymiany wiedzy. Pozwala to na swobodne dzielenie się doświadczeniem i motywuje do nieustannego zdobywania nowych umiejętności. Wspieranie oddolnych inicjatyw edukacyjnych wzmacnia kulturę rozwoju i autonomii w firmie. Długofalowo buduje to zaangażowanie oraz zwiększa lojalność pracowników wobec organizacji.
