Ocena pracownika – kryteria, przykłady, wzór. Jak dokonać oceny pracownika?

Ocena pracownika pomaga pracodawcy stwierdzić, czy pracownik wykonuje swoje zadania w należyty sposób. To stanowi z kolei argument do dalszego inwestowania w pracownika, czy też doszkolenia go w tych obszarach, w których wymaga poprawy. Jak ocenić kompetencje pracownika? Służą do tego odpowiednie kryteria. Poznaj przykłady oceny pracownika oraz pobierz wzór oceny rocznej pracownika.

Wystawianie ocen, czy to opisowych, czy cyfrowych kojarzy się głównie ze szkołą. Jednak zakończenie edukacji wcale nie oznacza końca systemu oceniania. Nasze działania stale poddawane są ocenie, także te związane z życiem codziennym. Jest to również ważny element życia zawodowego. Firmy wdrażają własne systemy oceniania pracowników, które pomagają im ustalić, jak sprawdzają się na swoich stanowiskach, czy dobrze realizują zadania, czy jednak potrzebują szkoleń w pewnych obszarach. Jak przebiega ocenianie pracowników?

Czym jest ocena pracownika?

Podczas rekrutacji kandydat do pracy poddawany jest ocenie po raz pierwszy. Jeśli ta wypadnie pomyślnie, to zostanie zatrudniony. Jednak to nie oznacza, że może spocząć na laurach. Nawet jeśli ma wyjątkowo stabilne miejsce pracy, musi starać się wykonywać swoje zadania najlepiej, jak potrafi. Jego działania są oceniane przez przełożonego, współpracowników i raportowane najważniejszym osobom w firmie. Rzadkością jest całkowity brak zainteresowania poczynaniami zatrudnionych. Jednak sama obserwacja pracownika nie daje nam pełnego obrazu jego zaangażowania i korzyści, jakie współpraca z nim stwarza dla firmy. Dlatego firmy dokonują oceny pracowników. 

Ocena roczna pracownika pomaga zbadać jego mocne strony, kompetencje i braki. To test spełniania przez niego oczekiwań pracodawcy. Oceniając, weryfikujemy, czy pracownik rzeczywiście jest odpowiednią osobą na dane stanowisko i czy decyzja o jego zatrudnieniu była słuszna. Przykładowa ocena okresowa pracownika zwykle ma formę dokumentu, sporządzanego cyklicznie. Przełożony lub pracodawca wyznacza w nim kluczowe kryteria oceny dla danego stanowiska pracy i określa poziom ich oceny. Dokument stanowi podsumowanie wyników pracy zatrudnionego. Wbrew pozorom nie jest to narzędzie kontroli, a narzędzi pełniące funkcję informacyjną i szansa na wspólne rozpoznanie problemów i ich naprawę.

Czy ocena pracownika jest obowiązkowa?

Ocena pracy pracownika nie jest narzucona przez Kodeks pracy. W dokumencie jednak znajdziemy wskazówki, do tego, jak taką ocenę należy przeprowadzić. Zgodnie z art. 94 pkt 9 pracodawca jest obowiązany stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy. Zatem kluczowy jest dobór kryteriów, który będzie zapewniał równość wszystkim pracownikom w ocenie. 

Warto pamiętać, że jeśli taka ocena będzie niesprawiedliwa, to pracownik może złożyć wobec niej odwołanie. 

Obowiązkowa jest natomiast okresowa ocena pracowników samorządowych w budżetówce, która odbywa się co 2 lata.

Jak przeprowadza się ocenę pracowników? 

Każda organizacja ma własny system oceny pracowników. Przykład mogą stanowić karty oceny pracownika dołączone do regulaminów uniwersytetów, czy instytucji publicznych. Prywatne przedsiębiorstwa mogą się na nich wzorować, jak i sporządzić własne dokumenty oparte na kluczowych kryteriach dla danego miejsca pracy. Oceną pracowników zajmuje się osoba, która monitoruje ich pracę, np. przełożony. Niekiedy opiniować mogą też np. klienci, czy specjalnie wyznaczeni do tego pracownicy. System oceniania powinien być dostosowany do stanowiska pracy i branży. 

Tylko rzetelne przeprowadzenie oceny pracowników pozwala skutecznie zrealizować jej cele. Ważne jest także podejście osoby, która dokonuje oceny. Musi to być ktoś bezstronny, kto nie będzie kierował się swoimi uprzedzeniami, prywatnymi pobudkami ani emocjami w dokonywaniu oceny pracownika. Okresowe oceny pracowników powinny być dokładnie planowane, ich data powinna być znana wcześniej. Warto przeprowadzać je w sposób systematyczny. Sama ocena pracownicza nie może polegać wyłącznie na krytykowaniu i wytykaniu braków. Bardzo ważne jest, by wspomnieć także o pozytywnych aspektach pracy. To sprawi, że sam system oceny pracowników będzie stanowił również element motywacji zatrudnionych. 

Ocena kompetencji pracownika – wskazówki

W ocenie należy koncentrować się wyłącznie na faktach, a nie na opiniach, skupić się na wielu aspektach, a nie tylko na jednym. Negatywna informacja nie powinna stanowić głównej myśli przewodniej oceny. Dobrze przeprowadzona okresowa ocena pracowników daje wiele korzyści. Pomaga:

• zweryfikować ich pracę;
• zdefiniować ich największe sukcesy;
• stanowi pomoc przy podejmowaniu decyzji o awansie zawodowym pracownika, podwyżkach, jak i zwolnieniach;
• stanowi dobrą wskazówkę do inwestycji w pracowników (wybór szkoleń);
• pomaga w zarządzaniu, uzupełnianiu luk rozwojowych między pracownikami;
• jest także pomocna w ocenie kompetencji miękkich pracownika, w tym umiejętności radzenia sobie z konstruktywną krytyką.

Metody oceny pracowników

Oceny pracowników przeprowadzane są w sposób opisowy lub punktowy. W pierwszym przypadku osoba skupia się na opisaniu cech pracownika, jego efektów pracy i zaangażowania. W przypadku skali punktowej wskazuje w jakim stopniu, spełnia zakładane kryteria. Popularnym sposobem jest formularz oceny pracownika. W zależności od tego, w jaki sposób firma go przygotuje, mogą się w nim znaleźć dane pracownika, skala punktowa, jak i uzasadnienie opisujące. Sposoby przeprowadzania oceny pracownika możemy także podzielić na: 

• 90 stopni – metoda, w której pracownik oceniany jest tylko przez jedną osobę, najczęściej przełożonego. 
• 180 stopni – w tej metodzie występują dwa źródła oceny. Pracownik oceniany jest przez przełożonego oraz sam wydaje ocenę na swój temat. Dzięki temu uzyskujemy dwie perspektywy. 
• 270 stopni – tutaj wciąż liczy się ocena przełożonego, samoocena pracownika. Dochodzi także ocena jego współpracowników. 
• 360 stopni – jest to wieloźródłowa metoda oceny pracy pracownika. Udział w ocenie bierze przełożony, współpracownicy. Pracownik dokonuje samooceny, a dodatkowo o ocenę można poprosić np. klientów lub innych ludzi.

Ocena okresowa pracownika – co ile lat? 

Oceny pracowników możemy dokonywać tak często, jak jest to potrzebne. Wyróżniamy okresowe oceny pracowników, jak i jednorazowe. Często możemy spotkać się z oceną pracownika po jego okresie próbnym. Taki okres zwykle wynosi 3 miesiące i po tym czasie pracownik otrzymuje feedback od przełożonego w sprawie postępów swojej pracy i decyzję co do przedłużenia umowy. Potrzebna częstotliwość oceny pracowników jest uzależniona od branży danej organizacji i celów firmy.

Nie należy jednak zbyt często przeprowadzać ocen pracowników, ponieważ zajmują one czas, a w krótkich odstępach czasu trudno jest zaobserwować faktyczne zmiany. Najczęściej okresowe oceny pracowników przeprowadzane są co 3, 6 miesięcy lub co rok. Dokonywanie rocznych ocen okresowych pomaga ustalić cele dla pracownika na nowy rok, zdecydować o ewentualnej podwyżce dla niego. Dlatego też oceny można zaplanować na koniec roku, gdy ustalane są budżety na nowy rok.

Okresowa ocena pracownika – opis 

Niektórzy wolą dokonywać oceny pracownika w sposób opisowy. Rzeczywiście liczby nie w każdej sytuacji są w stanie oddać to, co chcemy przekazać na temat pracy pracownika. Taka ocena jednak bardziej angażuje przełożonego, wymaga od niego poświęcenia więcej czasu. Wadą oceny opisowej jest potencjał do stronniczości, mniejszego obiektywizmu i precyzji. W ocenie opisowej przełożony odpowiada na szereg pytań. Co napisać w takiej ocenie? Trudno jest podsumować cały rok w kilku zdaniach. Warto zatem wcześniej przygotować sobie pytania, na które następnie udzielimy rozległych odpowiedzi. 

W ten sposób jest to ustrukturyzowana forma oceny, którą możemy zastosować w równym stopniu do każdego pracownika. W ocenie opisowej powinny się znajdować w szczególności dane pracownika oraz pytania dotyczące efektywności jego pracy, kompetencji i wypełnienia obowiązków. Przykładowe pytania, na które warto udzielić odpowiedzi w ocenie pracownika to:

• Jakie cele pracownik zrealizował w ocenianym okresie?
• Jak pracownik radzi sobie z wyzwaniami?
• Czy pracownik wykazuje się inicjatywą?
• Jakie umiejętności miękkie pracownik wykazuje w pracy zespołowej?

Arkusz oceny pracownika

Jeśli chcemy ocenić konkretne obszary pracy, taki arkusz to odpowiednia ocena roczna pracownika. Co wpisać? Przykłady takich kompetencji można podzielić na:

• Umiejętności podstawowe obejmujące wiedzę i umiejętności twarde potrzebne na danym stanowisku pracy; 
• umiejętności interpersonalne dotyczące m.in. pracy w zespole, samodzielności, odpowiedzialności, komunikatywności i kreatywności; 
• umiejętności organizacyjne obejmujące terminowość wykonywania zadań, efektywne wykorzystywanie czasu pracy, wykonywanie poleceń.

Arkusz oceny pracownika można wykonać w edytorze tekstu, korzystając z funkcji wstawiania tabel. Dobrym programem jest także Microsoft Excel, czy Arkusze Google. Jeśli chcemy wykonać kreatywny szablon, możemy skorzystać z programu graficznego.

Kryteria oceny pracowników

Oceny pracownicze opracowywane są w oparciu o kryteria. Pracodawca może dowolnie wybrać kryteria, które będzie oceniał. Muszą jednak być zgodne z prawem, nie powodować dyskryminacji w pracy. Cechy poddane ocenie powinny mieć związek z charakterystyką stanowiska pracy. Przykładowa ocena pracownika samorządowego powinna uwzględniać podstawowe i szczegółowe obowiązki pracownika samorządowego, określone w art. 24 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku a pracownikach samorządowych. Czyli:

• wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie,
• udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, jeżeli prawo tego nie zabrania,
• dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej,
• dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli,
• zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim,
• stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych.

Jakie kryteria oceny pracownika powinny się znaleźć w arkuszu?

Jednak kwestii oceny pracowników w prywatnych firmach nie reguluje ustawa. Karta oceny pracownika zwykle składa się z danych opisowych oraz arkusza w formie tabeli. Jakie kryteria oceny pracownika zatem zastosować w organizacji? Poniżej kilka podpowiedzi.

• Wiedza specjalistyczna – jest niezbędna do wykonywania zadań. Pracownik, który nie dysponuje odpowiednią wiedzą, lub nie potrafi samodzielnie do niej dotrzeć, musi korzystać z pomocy innych osób, co wpływa na wydłużenie pracy wszystkich zatrudnionych.
• Terminowość – wykonywanie zadań w zakładanym terminie to część realizacji celów firmy. Brak terminowości może narazić firmę na straty finansowe i nadszarpnąć jej reputację na rynku produktów i usług.
• Stosowanie się do przepisów – regulamin i kultura organizacyjna firmy są kluczowe dla budowania spójnej firmy. Pracownicy powinni więc przestrzegać przepisów i uznawać wartości firmy. Są w końcu jej reprezentantami.
• Organizacja pracy własnej i zarządzanie czasem – chaos nie sprzyja realizacji zadań. Pracownik powinien być osobą jak najlepiej zorganizowaną, która potrafi ocenić priorytety swojej pracy.
• Komunikatywność – nawet jeśli stanowisko jest samodzielne i pracownik nie ma kontaktu z klientem, dobrze, by był osobą w jakimś stopniu komunikatywną. Komunikacja stanowi ważną kwestię w firmie, pomaga m.in. uniknąć konfliktów w pracy.
• Samodzielność – nie ma nic złego w poszukiwaniu pomocy u swoich współpracowników. To przejaw zdolności do pracy zespołowej. Problem pojawia się, gdy pracownik nie radzi sobie samodzielnie z większością zadań.
• Umiejętność pracy w zespole – jeśli zespół nie jest zgrany, nie jest w stanie realizować swoich celów. Dlatego pracownicy powinni umieć ze sobą współpracować. Zamiast rywalizacji, postawić na wspólne działania na rzecz sukcesów firmy.
• Kreatywność i innowacyjność – nawet w pracy, która nie ma charakteru twórczej działalności, kreatywność bywa pomocną kompetencją. Wraz z innowacyjnością pomaga odkryć nowe rozwiązania, które wyprzedzają konkurencję.
• Dyspozycyjność – pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego, jak i zwolnienia lekarskiego w razie choroby. Czasem mogą także zdarzyć się sytuacje niespodziewane, które sprawią, że pracownik nie będzie mógł zjawić się w pracy, lub się do niej spóźni. Jeśli jednak absencja jest zbyt częsta, a pracownik jawnie unika pracy, wówczas nie wykonuje swoich zadań, co może przynieść szkodę pracodawcy.
• Znajomość przepisów bezpieczeństwa pracy – pracownicy często nie przywiązują większej uwagi do przepisów BHP. Tymczasem jest to niezwykle ważne, jeśli chcą zachować zdrowe środowisko pracy. Nawet gdy jedna osoba nie będzie ich respektować, może mieć to skutki dla całej organizacji.
• Wykonywanie poleceń – zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Dlatego wykonywanie poleceń pracowniczych jest tak istotne. Bez tego nie jest możliwe realizowanie celów firmy.
• Jakość wykonywanych zadań – wykonywanie pracy w sposób pozbawiony zaangażowania nie ma sensu. Pracodawcy zależy na tym, by pracownik wykonywał swoje obowiązki w należyty sposób, a nie tylko przyszedł do pracy i odliczał godziny do końca.
• Rozwiązywanie konfliktów – umiejętność rozwiązywania konfliktów to klucz do stworzenia harmonijnego miejsca pracy. Konflikty występują w każdej organizacji. Ważne, by radzić sobie z ich rozwiązywaniem i nie zaburzać pracy firmy.
• Praca pod presją – w firmie zdarzają się sytuacje stresujące. Ważne, by umieć zachować wówczas zimną krew.
• Odpowiedzialność – pracownik powinien przyjmować konsekwencje swoich czynów, zamiast zrzucać je na innych. Takie działanie prowadzi do konfliktów.

Ocena pracowników: przykłady

Poniżej znajduje się kilka zdań ocen opisowych pracowników. Niezależnie od tego, czy ocena jest negatywna, czy pozytywna, powinna być rzetelna i obiektywna. Ocena okresowa pracownika powinna poruszać także czynniki dotyczące konkretnego stanowiska. Nieco inaczej może wyglądać ocena opisowa magazyniera, a inaczej pracownika biurowego. Może mieć oczywiście cechy wspólne, lecz np. wydajność pracy w obu przypadkach rozumiana jest w inny sposób.

Opisowa ocena pracownika – przykład 1 (pozytywna)

Pracownika cechuje dobra organizacja pracy i dokładność. Wykazuje się inicjatywą w identyfikowaniu i zgłaszaniu problemów. Wysoki poziom umiejętności obsługi narzędzi magazynowych pozytywnie wpływa na zminimalizowanie strat towarów magazynowych. Potrafi współpracować w zespole, nie bierze udziału w konfliktach. Do pracy przychodzi punktualnie. 

Okresowa ocena pracownika biurowego – przykład 2

Pracownik wykonuje swoje zadania w sposób poprawny i terminowy. Zdarzają mu się jednak drobne pomyłki, niewpływające na całokształt pracy. Dba o organizację pracy własnej i porządek w dokumentacji. Wykazuje się komunikatywnością. Swoim współpracownikom oferuje pomoc. Dobrze radzi sobie w sytuacjach pracy pod presją. Chętnie bierze zastępstwa za innych pracowników i wykonuje ich zadania poprawnie. 

Negatywna ocena pracownika – przykład

Efektywność zadań wykonywanych przez pracownika nie spełnia oczekiwań. Nie osiąga zakładanych celów. Pracownik nie wykazuje inicjatywy w poszukiwaniu nowych trendów i rozwiązań, co jest istotne w branży marketingu. Pracownik wykazuje problemy komunikacyjne, nie chce pracować w zespole. Cechują go braki w zakresie wiedzy branżowej. Jednocześnie odmawia udziału w szkoleniach.  

Arkusz oceny pracownika – wzór

Każda firma powinna dopasować ocenę pracowników do własnych preferencji. Nie można wyróżnić jednego, stałego wzoru oceny okresowej pracownika, który sprawdziłby się w każdej organizacji. Jeśli jednak wcześniej nie miałeś do czynienia z kwestionariuszem, możesz zasugerować się w tworzeniu własnego tym, który przedstawiono poniżej. Znajdują się w nim uniwersalne kryteria, które są cenne u każdego pracownika, niezależnie od piastowanego stanowiska.

…………………………….

(miejscowość, data)

Karta oceny pracownika

Okres podlegający ocenie od ………… do ……………

Typ oceny:                

• okresowa 
• po okresie próbnym
• po negatywnej ocenie
• doraźna

Dane pracownika

Dane oceniającego

Umiejętności podstawowe

Średnia ocen pracownika i oceniającego: ……

Umiejętności interpersonalne

Średnia ocen pracownika i oceniającego: ……

Umiejętności organizacyjne

Średnia ocen pracownika i oceniającego: ……

Ocena łączna okresowa (średnia ocen modułów): ……..

Uwagi

…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….…………………………………………………………………

………………………………………………………………………………..…………………………………………………………..

……………………………

(podpis oceniającego) 

……………………………

(podpis pracownika)

Powyższa ankieta oceny pracownika obejmuje metodę 180 stopni.

Ocena pracownika (wzór pdf)

Poniżej znajduje się link do pobrania arkusza oceny pracownika w formacie PDF. Możesz go pobrać lub sugerując się jego treścią stworzyć własny arkusz. Uzupełnij go o te kryteria, które są istotne według ciebie, w branży, w której działasz.

Pobierz: ocena pracownika wzór

Co, gdy ocena pracownika jest niesprawiedliwa? 

Może się zdarzyć tak, że zatrudniony nie zgodzi się na wystawioną mu okresową ocenę pracownika. Może ją uznać za niesprawiedliwą. Jak wyżej wspomniano, Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do zachowania sprawiedliwej oceny pracowniczej. W takiej sytuacji warto porozmawiać z przełożonym, uzasadnić, dlaczego uważamy, że ocena jest niesprawiedliwa. W tym celu warto np. przytoczyć wyniki porównawcze swojej pracy sprzed roku w porównaniu do stanu z okresu oceny pracowniczej. 

Pracownik ma prawo odwołać się od oceny, kierując odpowiednie pismo do komisji do spraw oceny pracowników. Samo zaprzeczenie ocenie pracowniczej nie wystarcza. Musi także wskazać swoje uzasadnienie – dlaczego uważa, że ocena jest nieprawdziwa. W przypadku urzędników czas na odwołanie się od oceny pracowniczej wynosi 7 dni od momentu jej doręczenia. Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór odwołania od oceny okresowej pracownika.

………………………………

(miejscowość, data)

………………………………

(imię i nazwisko pracownika)

……………………………..

(nazwa stanowiska)

……………………………..

(adres pracownika)

…………………………….

…………………………….

(dane pracodawcy)

ODWOŁANIE OD OCENY OKRESOWEJ

Odwołuję się od oceny okresowej wystawionej w dniu …………………….………, z którą zapoznałam/em się w dniu ……………… 

Wnoszę o zmianę oceny na  …………………., ponieważ …………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..……………….

……………………………………………………………….……………………………………………..…………………

………………………………………………………………….…………………………………………..…………………

………………………………………………………………….…………………………………………..…………………

………………………………..

(podpis)

Pobierz: wzór odwołania od oceny pracowniczej

Ocena roczna pracownika. Jak się przygotować?

Ciężko jest przygotować się do okresowej oceny pracownika. Pod uwagę brana jest jego praca prawdopodobnie z całego roku, Dlatego też na ocenę końcową pracuje przez cały ten okres. Najlepszą receptą jest po prostu pełne zaangażowanie się w powierzone obowiązki w całym roku. Warto być pracownikiem lojalnym, angażować się w życie firmy, dobrze wykonywać swoje obowiązki i starać się utrzymywać dobre kontakty z przełożonym i współpracownikami. Zwykle po dokonaniu oceny dochodzi do spotkania oceniającego między przełożonym a pracownikiem. Do tego spotkania już jak najbardziej można się przygotować. Warto, aby pracownik tuż przed nim przeanalizował cały rok swojej pracy, swoje sukcesy i porażki. 

Dobrze jest mieć przygotowane argumenty na wyjaśnienie swoich braków i wyrazić gotowość do dalszego rozwoju. Sukcesy to z kolei dobry argument na podkreślenie swojej wartości jako pracownika. Każdy miewa cięższe momenty. Ważne, aby mieć również te lepsze, które pokazują naszą wartość. Podczas rozmowy należy uważnie słuchać przełożonego. Nie warto unosić się emocjami, ponieważ to nie prowadzi do niczego dobrego. Trzeba zachować spokój, mieć przygotowane argumenty i wyczuć, w którym momencie warto ich użyć. Na spotkaniu dobrze jest skupić się na swojej przyszłości, chęci współpracy z firmą, pomysłach na dalszy rozwój i realizację celów.