Zarządzanie czasem – jak planować zadania? Poznaj techniki

Zarządzanie czasem to klucz do sukcesu. Pełni istotną funkcję w kontekście organizacji pracy, planowania zadań i realizacji wielu projektów jednocześnie. Dowiedz się jak planować czas, poznaj metody zarządzania czasem i sprawdź, co wpływa na dezorganizację.

Zarządzanie czasem oznacza planowanie wykonywania zadań i systematyczną realizacją tych planów. Zarządzanie czasem służy osiągnięciu konkretnego celu. Efektywne zarządzanie czasem wymaga wykorzystania znanych bądź samodzielnie wypracowanych technik. Osoba, która potrafi zarządzać czasem, wykorzystuje go w optymalny sposób, jednocześnie minimalizując trud związany z realizacją zadań. Odczuwa silną motywację, cieszy się z efektów swojej pracy i osiąga dobre wyniki. Niewłaściwe zarządzanie czasem jest źródłem nieefektywnego wykonywania zadań i przyczyną wypalenia zawodowego. Co zrobić, by efektywnie zarządzać swoim czasem?

Zarządzanie czasem – jak zaplanować?

Samoorganizacja pracy u każdego może przebiegać inaczej. Ostatecznie wypracowany schemat jest efektem własnych testów i doświadczenia. Znane techniki zarządzania czasem skupiają się na takich etapach, jak:

• Wyznaczanie celów – jest to etap, w którym należy określić, co chcemy osiągnąć poprzez swoje działania. Analizujmy, co należy dokładnie wykonać, aby osiągnąć cel.
• Planowanie – określone w pierwszym etapie zadania należy umieścić w czasie. Jest to właśnie etap planowania. Ustalamy priorytety i skutki czasowe. Określamy co i kiedy należy wykonać, aby dalsza realizacja zadania miała sens.
• Podejmowanie decyzji – na tym etapie ostatecznie decydujemy, czy nasz plan ma sens. Decydujemy, jakie najważniejsze zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, które wymagają natychmiastowego działania, a jakie mogą poczekać.
• Realizacja – to czas na wykorzystanie poprzednich planów w praktyce. Jest to etap realizacji poszczególnych etapów działań dążących do konkretnego celu.
• Monitorowanie – to etap oceny całego przedsięwzięcia. Sprawdzamy, czy nasz proces zarządzania czasem spełnił swoją funkcję i czy osiągnięto zakładany cel.

Co rujnuje zarządzanie czasem pracy?

Wszystkie czynniki, które mają wpływ na nieefektywne zarządzanie czasem, nazywamy pożeraczami czasu. Możemy je podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne.

1. Zewnętrzne pożeracze czasu to te czynniki, które są niezależne od nas. To efekt przebywania w środowiskach odciągających uwagę i zabierających cenny czas na rzeczy nieistotne w kontekście dążenia do celu, choć niekiedy konieczne. To mogą być spotkania, rozmowy telefoniczne z innymi ludźmi, droga do pracy, stanie w kolejce, czy spóźnienia kontrahentów, za które nie jesteśmy odpowiedzialni, a które mają wpływ na nasze działania.
2. Wewnętrzne pożeracze czasu są efektem naszych działań i myśli. Dobrym przykładem wewnętrznego pożeracza jest prokrastynacja (odkładanie realizacji zadań na później). Wewnętrzne czynniki są efektem własnej niegospodarności czasem. Na te składa się np. brak poczucia przemijania czasu, czy określone cechy charakteru, takie jak niepunktualność, demotywacja, brak asertywności, dyscypliny, czy ambicji. Pożeraczem wewnętrznym jest również skłonności do rozmów z innymi ludźmi w momencie, gdy nie mamy na to czasu. Jeśli brak umiejętności zarządzania czasem ma swoje źródło w psychologicznych aspektach, warto udać się na szkolenie lub samodzielnie próbować zmienić swoje nastawienie.

Przykłady pożeraczy czasu

W praktyce do częstych pożeraczy czasu należy:

• zachwiana komunikacja – jeśli dwoje ludzi nie dojdzie do porozumienia lub wyciągnie z rozmowy sprzeczne wnioski, wówczas wykonanie zadań się przeciąga,
• hałas, gwar w pracy (np. wytrącająca ze skupienia praca w open space),
• nieokreślenie priorytetów,
• bezcelowe korzystanie z telefonu np. w wyniku FOMO,
• zaburzony przepływ informacji w firmie.

Jak zarządzać czasem? Wyznacz cele

W efektywnym zarządzaniu czasem pomaga wyznaczenie celów. Przede wszystkim musimy wiedzieć, po co to robimy. Najpierw należy określić cel, następnie wyznaczyć priorytety (zadania i ich znaczenie). Następnie wdrażamy programy do organizacji pracy. Kolejno dążymy do eliminacji pożeraczy czasu i świadomego zarządzania własnym czasem i zadaniami. Przy wyznaczaniu celów można posłużyć się koncepcją SMART. Zgodnie z koncepcją należy tak sformułować cel, by był:

• konkretny, czyli jasny, niestanowiący problemu w zrozumieniu,
• mierzalny, więc taki, którego wykonanie da się zmierzyć, np. wyrazić w liczbach,
• osiągalny, czyli możliwy do zrealizowania (cele zbyt ambitne, nieosiągalne mogą demotywować),
• istotny, czyli taki, którego realizacja rzeczywiście daje efekty, które są potrzebne,
• określony w czasie, czyli jego realizacja powinna zostać umieszczona w ramy czasowe. Musimy wiedzieć, ile czasu dajemy sobie na dokończenie zadania.

W wyznaczeniu celów ważne jest także określenie priorytetów. Zadania dążące do realizacji celów najlepiej skategoryzować, na te o wyższej wadze realizacji i na mniej istotne, które mogą poczekać dłużej. W przypadku priorytetyzacji zadań można posiłkować się tzw. macierzem Eisenhowera. Zadania należy podzielić na takie kategorie, jak:

• pilne i ważne – najistotniejsze w kontekście realizacji celu zadania, które muszą zostać wykonane natychmiast,
• ważne, ale niepilne – zadania równie ważne, które jednak mogą poczekać,
• pilne, ale nieważne – zadania szybkie do zrealizowania, lecz nie najistotniejsze,
• niepilne ani nieważne – zadania nieistotne, bez których cel i tak może zostać zrealizowany.

Podział celów ze względu na zasięg czasowy obejmuje:

• cele długoterminowe, torujące główny sens działań – do wykonania w ciągu 3-5 lat,
• cele krótkoterminowe, które stanowią rozwiązania celu – należy je zrealizować w ciągu 2-3 miesięcy,
• cele bieżące – są to konkretne zadania, jakie należy wykonać w najbliższym czasie.

Szacowanie czasu zadań

Szacowanie czasem to jeden z głównych punktów większości technik do zarządzania. Możemy wyróżnić dwa czasy w systemie pracy:

• Czas zarezerwowany, którego nie możemy spożytkować na wykonanie zadań, ponieważ jest już zajęty, np. przez czynności regularne, takie jak spotkania.
• Czas dostępny, który możemy wykorzystać na zadanie. Składa się z czerwonych godzin (wytężonej pracy, gdy jesteś najbardziej produktywny), w czasie których pracownik maksymalnie koncentruje się na zadaniu i godzin zielonych – dotyczących niższej efektywności i dokonywania rutynowych zadań.

Jakie są metody zarządzania czasem?

• Zasada TRZOS

Zasada TRZOS to system zarządzania pracy przydatny w celach krótkoterminowych. Składa się z pięciu modułów.

• T – spisanie spraw i zadań do wykonania.
• R – określenie ram czasowych dla zakładanych zadań. Przy czym w ustaleniach warto przede wszystkim skupić się na rozpoczęciu pracy, w momencie, który da możliwość na jej ukończenie w pełni przed zakładanym deadlinem.
• Z -ustalenie rezerwy czasu. Zwykle planowanie “na sztywno” nie daje zakładanych efektów. Warto zatem ustalić 60% czasu na zaplanowane działania, a 40% na ewentualne zakłócenia lub spontaniczne działania.
• O – ograniczenie działań wyłącznie do tych, które mają znaczenie. Należy skupić się na priorytetach.
• S – kontrolowanie postępów prac. Należy sprawdzać, czy wywiązujemy się z planowanych zadań terminowo i czy osiągamy tym cele.

• Metoda ALPEN – planowanie dnia

Metoda ma zastosowanie zwykle w planowaniu jednodniowym. Składa się na nią:

• Tworzenie listy zadań na dany dzień. Zalecane jest grupowanie zadań.
• Oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie danych zadań. Terminy zadań należy podać w minutach, czas musi być realny. Najlepiej sugerować się doświadczeniem i pamięcią o tym, ile zwykle zajmuje nam wykonanie danego typu czynności.
• Planowanie – na podstawie szacunków i listy zadań należy zaplanować cały dzień. Dokonujemy tego poprzez zapełnienie 60% wolnego czasu. Podobnie jak w poprzedniej metodzie 40% pozostawiamy w “rezerwie”.
• Priorytetyzacja. Mając za sobą opracowanie planu i czasu działań, należy określić priorytety i oddelegować działania.
• Kontrola realizacji zadań (odhaczanie zrealizowanych punktów).

• Zasada 80/20 (Zasada Pareta)

To złota zasada przyjmująca, że 20% zwykle odgrywa główną rolę w większości aspektów życia. Przykładowo 20% produktów przekłada się na 80% zysków firmy. W kontekście zarządzania czasem oznacza, że wystarczy 20% czasu, by osiągnąć 80% wyników. Natomiast pozostałe 80% generuje już tylko 20% efektów. Warto pamiętać o tej zasadzie będąc na etapie umieszczania zadań w czasie.

Efektywne zarządzanie czasem zespołu

Nie zawsze sami jesteśmy odpowiedzialni za swoją organizację. W przypadku zadań zespołowych to na przełożonym ciąży odpowiedzialność za wykonywane zadania. Co jest istotne w przypadku zarządzania czasem zespołu?

• Wprowadzenie podziału zadań

Projekty wielozadaniowe należy rozdrobnić i podzielić na mniejsze zadania między wielu pracowników. Wówczas każdy z nich może zmaksymalizować swoje wysiłki na rzecz jednego zadania, przez co każde z mniejszych zadań zostanie wykonane z należytą starannością. Takie działanie pozwala również zaoszczędzić czas innych pracowników. Poświęcenie zadania określonemu pracownikowi umożliwia zbadanie jego potencjału i zbudowanie kompetencji zawodowych. Przydzielanie zadań ponadto motywuje członków zespołu do wspólnego działania.

W delegowaniu zadań należy pamiętać, o prawidłowym przepływie informacji. Zaburzona komunikacja prowadzi do nieścisłości i jest zbędnym pożeraczem czasu. Pracownik musi wiedzieć, co dokładnie musi zrobić, jak ma to zrobić i na kiedy. Przełożony powinien również określić, dlaczego wybrał konkretnego pracownika, np. bo ma doświadczenie w określonej czynności. Pracowników należy również motywować. Lider zespołu powinien chwalić za dobre efekty. Ważne jest także to, by dać pracownikom swobodę działań, kontrolować postępy ich prac, lecz nienachalnie, ograniczając spotkania do minimum.

• Prowadzenie zebrań

Gdy do spotkania musi już dojść, należy przeprowadzić je w należyty sposób. Spotkania muszą być owocne, ponieważ w przeciwnym razie stanowią marnowanie czasu.

• Należy więc dokładnie ustalić termin, tak by nie kolidował z zobowiązaniami pracowników.
• Spotkanie powinno mieć z góry określony temat, który pozwoli efektywnie przygotować się do niego pracownikom.
• Należy określić członków spotkania i zaprosić ich informując o ich udziale w spotkaniu (np. zwrócenie uwagi na konieczność przygotowania statystyk przez konkretnego pracownika).
• Przed spotkaniem warto opracować jego plan – dokładnie, co będzie omawiane w której minucie, lecz mając na względzie rezerwy czasowe.
• W przypadku spotkań tego wymagających warto ustanowić protokolanta. Dzięki jego pracy w późniejszym terminie można wrócić do dogłębniejszej analizy efektów spotkania.
• Pracownicy powinni mówić tylko wartościowe rzeczy. Jeśli wygłaszane referaty są zbyt długie lub odchodzą od tematu, należy je ucinać.
• Jeśli zebrania są długie, należy zaplanować również czas na przerwy. Koncentracja prawników w czasie długich posiedzeń spada.

Ćwiczenia na zarządzanie czasem

Dla lepszego przetestowania swoich możliwości zarządzania czasem warto przećwiczyć dwie metody zarządzania czasem.

• Zasada Parkinsona

Zasada Parkinsona tłumaczy, że im więcej czasu jest przeznaczone na wykonanie konkretnego zadania, tym więcej czasu to zadanie zabiera. Wiąże się to z racjonalnym umiejscowieniem zadań w czasie. Jeśli pracownik wie, że zadanie może zająć 2 godziny, warto na nie poświęcić właśnie tyle. Jeśli poświęcimy więcej, wówczas, wykorzystamy ten czas, choć moglibyśmy go zaoszczędzić. Nadmiarowa ilość czasu sprzyja wykonaniu zadania na ostatnią chwilę. Jak wykonać ćwiczenie? Spróbuj przetestować zasadę w codziennych czynnościach. Jeśli zwykle wykonujesz jakieś zadanie przez 4 godziny, w międzyczasie często odchodząc od biurka, rozmawiając ze współpracownikami, spróbuj poświęcić się zadaniu w pełni przez 2-3 godziny.

• Metoda ABC

Jest to metoda priorytetyzacji zadań, która wiąże się z wcześniej omawianą zasadą Pareto.

W metodzie ABC zadaniom poświęcamy czas proporcjonalnie do ich ważności. Po wypisaniu zadań przydzielamy je do odpowiadającej kategorii czasowej:

• kategoria A – zadania najważniejsze, stanowiące 15% wszystkich zadań i dające 65% wydajności;
• kategoria B – ważne zadania, stanowiące 20% wszystkich zadań, dające 20% realizacji całego celu,
• kategoria C – zadania nieistotne, stanowiące 65% wszystkich zadań, dające 15% wydajności.

Ćwiczenie polega na zaplanowaniu zadań zgodnie z kolejnością. Jako pierwsze należy wykonać zadania z kategorii A, następnie B i na końcu C.

Temat zarządzania czasem pozwala realizować ważne zadania z mniejszym nakładem sił. To przekłada się na lepszą organizację pracy własnej i wyższe wyniki pracy. Organizacja eliminuje chaos i stres związany z upływającym czasem. Pracownicy zorganizowani są zadowoleni z efektów swojej pracy i silnie zmotywowani do dalszych działań. Eliminują ryzyko błędów. To także sposób na szybszą realizację celów zawodowych i prywatnych.