Whistleblowing – co to jest? Na czym polega?

Whistleblowing to temat, który coraz częściej przewija się na polskim rynku pracy. Sygnaliści, bo taki jest polski odpowiednik whistleblowerów, to osoby, które są bardzo ważną częścią przedsiębiorstwa. Czym dokładnie jest whistleblowing i na czym polega?

Firmy, które zaangażowały swoje otoczenie do wspólnego tworzenia bezpiecznego i wydajnego miejsca pracy, znacznie szybciej wykrywają nieprawidłowości, a w rezultacie – znacznie szybciej na nie reagują. Takie działanie nie dopuszcza do eskalacji, dlatego też coraz głośniej mówi się o ważnej roli whistleblowingu w biznesie. Temat ten  powrócił, choć tak naprawdę w przestrzeni europejskiej whistleblowing znany jest już od 2019 roku. Wtedy to właśnie wprowadzono Dyrektywę w Sprawie Ochrony Osób Zgłaszających Naruszenia Prawa Unii Europejskiej. Jak możemy zdefiniować whistleblowing i jak wyglądają główne założenia nowych przepisów, które właśnie dostosowaliśmy do polskiego systemu prawnego?

Whistleblowing – co to jest? Definicja whistleblowing

Whistleblowing – po polsku sygnalizowanie nieprawidłowości – to proces, w którym pracownik lub osoba związana z daną organizacją ujawnia nieprawidłowości, nadużycia, korupcję lub inne nieetyczne praktyki w miejscu pracy. Termin ten odnosi się do sytuacji, w której pracownik zgłasza naruszenia prawa, zasad etycznych lub polityki firmy, zazwyczaj przełożonym, kierownictwu firmy, organom nadzorczym lub organom ścigania. Według definicji zaproponowanej przez Dariusza Landsberga na portalu fundequate.com:

Whistleblowing to proces raportowania o nieprawidłowościach oraz sytuacjach nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych i nieetycznych, występujących w organizacjach. (…) Celem whistleblowingu ma być ochrona interesów publicznych, a więc ogółu społeczeństwa. W szczególności natomiast ma być przy tym chroniony sygnalista, a także instytucja, w której wystąpiła nieprawidłowość. Sam whistleblowing prowadzić ma natomiast do likwidacji zachowań nieuprawnionych i unikanie ich w przyszłości.

Whistleblowing może dotyczyć różnych obszarów działalności firmy, takich jak naruszenia praw pracowniczych, oszustwa finansowe, korupcja, naruszenia środowiskowe, bezpieczeństwo publiczne czy inne nieprawidłowości. Osoba dokonująca whistleblowingu może być świadkiem takich zdarzeń bezpośrednio lub mieć dostęp do informacji sugerujących nieprawidłowości.

Głównym celem whistleblowing jest ujawnienie nieprawidłowości i zapewnienie, że zostaną podjęte odpowiednie działania naprawcze lub zapobiegawcze. Jest to istotne dla zapewnienia przejrzystości, uczciwości i odpowiedzialności w miejscu pracy, a także dla ochrony interesów pracowników i interesu publicznego.

Whistleblowing wewnętrzny

Whistleblowing wewnętrzny polega na zgłaszaniu nieprawidłowości bezpośrednio do władz, kierownictwa lub odpowiednich działów wewnątrz organizacji, w której pracuje sygnalista. Pracownik, który zauważy nieprawidłowości w miejscu pracy, może zdecydować się zgłosić je przełożonemu, działowi compliance (whistleblowing a compliance), inspektorowi pracy lub innej wewnętrznej instytucji odpowiedzialnej za rozpatrywanie takich spraw. Whistleblowing wewnętrzny może być bardziej dyskretny i może umożliwić szybsze działanie w celu naprawienia nieprawidłowości. Ponadto może zminimalizować ryzyko reputacyjne dla organizacji, gdy problem jest rozwiązany wewnętrznie. W wielu przypadkach to także bardziej komfortowy sposób dla osoby zgłaszającej – nie jest ona bowiem wystawiona na uwagę całej społeczności. Ostatecznie wiele zależy jednak od wagi naruszenia oraz od nastawienia samego whistleblowera.

Whistleblowing zewnętrzny

Whistleblowing zewnętrzny polega na zgłaszaniu nieprawidłowości do osób lub instytucji spoza organizacji, takich jak organy nadzoru, organy ścigania, media lub organizacje pozarządowe. Pracownik, który nie czuje się bezpiecznie, zgłaszając nieprawidłowości wewnętrznie, może podjąć decyzję, aby skontaktować się z odpowiednimi organami państwowymi, mediami lub organizacjami społecznymi w celu ujawnienia problemu. Whistleblowing zewnętrzny może być skutecznym sposobem ujawnienia nieprawidłowości w sytuacjach, gdy wewnętrzne procedury są niewystarczające lub gdy istnieje ryzyko represji bądź zastraszania dla sygnalisty. Ponadto może przyczynić się do szerokiego ujawnienia problemu i zwrócenia uwagi opinii publicznej na nieprawidłowości.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady – whistleblowing

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, przyjęta w 2019 roku, ma na celu zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów (whistleblowerów) w całej Unii Europejskiej.

• Zakres stosowania – dyrektywa ma zastosowanie do sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa UE w różnych obszarach, takich jak podatkowe, finansowe, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, bezpieczeństwa żywności, ochrony konsumentów, ochrony danych osobowych itp.
• Definicja sygnalisty – dyrektywa definiuje sygnalistę jako osobę, która dokonuje ujawnienia informacji o nieprawidłowościach, które miały miejsce w kontekście działalności danej organizacji, a której była świadkiem w związku ze swoją pracą lub łącznością z tą organizacją.
• Ochrona sygnalistów – dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek ustanowienia skutecznych procedur ochrony whistleblowerów, które zapewnią poufność, anonimowość i ochronę przed represjami lub odwetem wobec osób dokonujących whistleblowingu.
• Obowiązek reakcji – organizacje i władze publiczne są zobowiązane do przyjmowania i skutecznie reagowania na zgłoszenia dokonane przez whistleblowerów, w tym do przeprowadzania dochodzeń i podejmowania odpowiednich działań w zależności od wyników dochodzenia. Przyjęto maksymalnie 3 miesiące na przekazanie informacji zwrotnych o podjętych działaniach następczych. Dyrektywa whistleblowing nakłada także konieczność wdrożenia postępowań wyjaśniających dotyczących naruszeń prawa lub innych problemów organizacji.
• Ochrona przed represjami – whistelblowerzy są chronieni przed wszelkimi formami represji, dyskryminacji, zwolnienia z pracy czy innymi negatywnymi konsekwencjami związanymi z dokonaniem zgłoszenia. Ochronie podczas zgłaszania nieprawidłowości podlegają nie tylko obecni zatrudnieni, ale dotyczy ona także byłych pracowników, klientów, stażystów oraz wszystkie osoby, które nie są bezpośrednio związane z firmą, ale mogą zgłaszać naruszenia prawa.
• Skutki prawne za działania odwetowe – dyrektywa wymaga, aby państwa członkowskie wprowadziły skuteczne środki prawne i sankcje dla osób lub organizacji, które stosują działania odwetowe wobec whistleblowerów. W ochronie sygnalistów obowiązuje bowiem zakaz podejmowania działań następczych.
• Procedury zgłaszania – dyrektywa określa, że państwa członkowskie powinny ustanowić skuteczne i dostępne procedury umożliwiające zgłaszanie naruszeń, które umożliwią whistleblowerom dokonywanie zgłoszeń w sposób prosty i bezpieczny (utworzenie kanałów zgłaszania w ramach danej organizacji). Ważne jest także zachowanie anonimowości – whistleblower może zgłosić naruszenie bez podawania swoich danych.
• Zakres ochrony – ochrona whistleblowerów obejmuje zarówno zgłaszanie nieprawidłowości dokonane wewnętrznie (w ramach organizacji), jak i zewnętrznie (do organów ścigania lub nadzoru). Pracodawca musi dbać o interesy sygnalistów i zapewnić im odpowiednie warunki do zgłaszania nieprawidłowości.

Whistleblowing w Polsce

W Polsce długo nie istniała szczegółowa ustawa regulująca kwestie whistleblowingu ani procedury ochrony sygnalistów. Choć 18 października 2021 r. rząd opublikował pierwszy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa w sektorze prywatnym lub publicznym, czyli tzw. sygnalistów, to do 2024 roku nie udało się wprowadzić tych postanowień (niektóry zapisy wiązały się z ryzykiem nadużyć i nadinterpretacji). Jednak na początku 2024 roku Ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk przedstawiła projekt ustawy o ochronie sygnalistów, który został zaakceptowany przez Radę Ministrów. Jest to dostosowanie zapisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego do polskiego porządku prawnego. Wraz z wejściem w życie ustawy pracodawców będą więc obowiązywać nowe przepisy. Natomiast w maju bieżącego roku Sejm przyjął ustawę po drobnych poprawkach.

Polska ustawa o ochronie sygnalistów to nie tylko wprowadzenie ustaleń dotyczących procesu zgłaszania, ale przede wszystkim objęcie ochroną whistleblowerów i uchronienie ich przed odwetem pracodawcy.

Projekt zakłada, że sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Tożsamość sygnalisty będzie zachowana w tajemnicy. Ustawa nie wprowadza obowiązku dokonywania zgłoszeń. Każdy sygnalista będzie sam decydował, czy chce dokonać zgłoszenia czy nie – ale jeśli się na to zdecyduje, będzie chroniony. (…) Pracodawca będzie musiał opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określi zasady przyjmowania takich zgłoszeń i stworzyć kanały do ich przyjmowania. Wewnętrzne systemy sygnalizowania ułatwią diagnozowanie nieprawidłowości w zakładzie pracy i pomogą eliminować niepokojące zdarzenia – gov.pl

W czerwcu 2024 roku ustawa została podpisana przez prezydenta oraz opublikowana w Dzienniku Ustaw. W życie wejdzie 25 września 2024 r. Firmy zatrudniające co najmniej 50 osób muszą zatem wdrożyć odpowiednie procedury dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów. Sygnaliści muszą mieć kanał dedykowany zgłoszeniom. To może być zarówno skrzynka na listy, specjalny numer telefonu, czy system do zgłoszeń jak GoWhistle. Kanały te powinny być dostosowane do wszystkich osób, które mogą zostać sygnalistami oraz zapewniać poufność.

Dlaczego whistleblowing jest potrzebny?

• Wykrywanie nadużyć i nieprawidłowości – whistleblowing umożliwia pracownikom ujawnianie nieprawidłowości, nadużyć, korupcji i innych nieetycznych praktyk, których mogliby być świadkami w miejscu pracy. Dzięki temu można szybko zidentyfikować i reagować na potencjalne zagrożenia dla firmy i jej interesów.
• Zapobieganie stratom finansowym i reputacyjnym – dzięki możliwości zgłaszania nieprawidłowości pracownicy pomagają w zapobieganiu stratom finansowym i reputacyjnym dla firmy, wynikającym z nadużyć, oszustw, korupcji czy innych form nieuczciwego postępowania.
• Podnoszenie standardów etycznych – whistleblowing promuje etyczne postawy i zachowania w miejscu pracy poprzez skłanianie pracowników do działania zgodnie z zasadami uczciwości, rzetelności i moralności. Może to przyczynić się do podniesienia ogólnych standardów etycznych w firmie.
• Ochrona pracowników – mechanizmy whistleblowingowe zapewniają ochronę pracownikom, którzy decydują się na ujawnianie nieprawidłowości, przed represjami, dyskryminacją czy innymi formami odwetu. To pozwala pracownikom czuć się bezpieczniej w dokonywaniu zgłoszeń.
• Poprawa relacji w miejscu pracy – whistleblowing może przyczynić się do poprawy relacji między pracownikami a zarządzaniem poprzez promowanie otwartej komunikacji, zaufania i współpracy. Może to stworzyć atmosferę, w której pracownicy czują się bardziej zaangażowani i zmotywowani.
• Zgodność z przepisami prawa – zgodnie z unijną dyrektywą whistleblowing jest wymagany przez przepisy prawa, co oznacza, że ​​firmy muszą mieć odpowiednie mechanizmy zgłaszania i reagowania na nieprawidłowości, aby zachować zgodność z prawem.