Zadaniowy czas pracy nie zwalnia z prowadzenia ewidencji. Zwalnia wyłącznie z ewidencjonowania godzin pracy, a to zasadnicza różnica. Od tego rozróżnienia zależy wynik sporu o nadgodziny i ocena dokumentacji podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Sprawdź, co dokładnie musisz dokumentować, gdy część zespołu pracuje zadaniowo.
Spis treści
Czym jest zadaniowy system czasu pracy
Podstawą jest art. 140 Kodeksu pracy. W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracodawca może zastosować system zadaniowy. Kluczowe zastrzeżenie: zadania ustala się po porozumieniu z pracownikiem i w taki sposób, aby mógł je wykonać w ramach norm z art. 129 Kodeksu pracy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. System zadaniowy określa więc sposób organizacji pracy, a nie nieograniczony wymiar zadań.
Uproszczona ewidencja to nie brak ewidencji
Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Ta sama zasada obejmuje trzy dodatkowe grupy:
- pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe,
- pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej.
Dla wszystkich tych osób nadal prowadzisz kartę ewidencji czasu pracy, tylko bez rubryki godzinowej. W karcie ewidencjonujesz dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności, zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Całkowity brak dokumentacji dla pracownika zadaniowego to wykroczenie, za które od 8 lipca 2026 r. grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy).
Nadgodziny w systemie zadaniowym
Najczęstszy spór wokół systemu zadaniowego dotyczy nadgodzin. Jeżeli zadania są wyznaczone tak, że obiektywnie nie da się ich wykonać w ramach norm czasu pracy, pracownik może dochodzić wynagrodzenia za pracę nadliczbową, a sama nazwa systemu go tego prawa nie pozbawia. W sporze to pracodawca musi wykazać, że zadania były możliwe do wykonania w normach.
Brak jakiejkolwiek dokumentacji działa na jego niekorzyść: zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99) konsekwencje nieprowadzenia ewidencji obciążają pracodawcę, który musi wtedy liczyć się z przeniesieniem na niego ciężaru dowodu. W praktyce firmy przegrywają takie sprawy nie dlatego, że stosowały system zadaniowy, tylko dlatego, że nie potrafiły niczego udokumentować.
Kiedy system zadaniowy się nie broni
Sądy i inspektorzy oceniają, jak system funkcjonuje w praktyce, a nie jak został nazwany w umowie. Zadaniowy czas pracy jest kwestionowany najczęściej w czterech sytuacjach:
- pracodawca na bieżąco rozlicza pracownika z godzin, wyznacza sztywne godziny dostępności i traktuje je jak grafik,
- zadania są w praktyce pracą ciągłą, na przykład obsługą stanowiska, której nie da się opisać jako mierzalnych zadań,
- nie ma śladu porozumienia z pracownikiem co do czasu niezbędnego na wykonanie zadań,
- obciążenie systematycznie wykracza poza 8 godzin dziennie, a pracodawca nie reaguje na sygnały o przeciążeniu.
Jeżeli którakolwiek z tych sytuacji dotyczy Twojej firmy, bezpieczniej jest wrócić do pełnej ewidencji godzinowej, niż utrzymywać system zadaniowy tylko z nazwy.
Jak to prowadzić w praktyce
Bezpieczne wdrożenie systemu zadaniowego opiera się na czterech elementach:
- pisemne ustalenie zadań i potwierdzenie porozumienia z pracownikiem, z realną kalkulacją czasochłonności,
- karta ewidencji dla każdego pracownika zadaniowego, obejmująca nieobecności, urlopy i dni wolne z tytułem udzielenia,
- wnioski urlopowe i zwolnienia powiązane z ewidencją, żeby dane były spójne bez ręcznego przepisywania,
- okresowy przegląd obciążenia zadaniami, zanim zrobi to sąd albo inspektor.
Trudność pojawia się wtedy, gdy w jednej firmie funkcjonują różne systemy: część zespołu pracuje zadaniowo, część w podstawowym systemie z pełną ewidencją godzinową. Prowadzenie tego w arkuszach oznacza dwa równoległe procesy i podwójne ryzyko błędu.
Jedno narzędzie dla obu grup
Oba modele możesz prowadzić w jednym systemie HR, z jedną bazą nieobecności i wspólnymi wnioskami urlopowymi. Zamiast utrzymywać dwa równoległe procesy, sprawdź aplikację do ewidencji czasu pracy w tomHRM: moduł obsługuje różne systemy czasu pracy, prowadzi uproszczone karty dla pracowników zadaniowych i pełne godzinowe dla pozostałych, a nadgodziny nalicza automatycznie tam, gdzie są ewidencjonowane. Korzysta z niego ponad 650 firm i 100 000 pracowników.
Załóż darmowe konto testowe na 30 dni i skonfiguruj oba typy kart dla kilku pracowników. Zobaczysz na własnych danych, ile ręcznej pracy znika z zamknięcia miesiąca, bez żadnych zobowiązań.
Artykuł sponsorowany
