Zarządzanie pracą w okresie świątecznym. Jak połączyć pracę z atmosferą świąt?

Zarządzanie pracą w okresie świąt to prawdziwe wyzwanie. Niektórzy pracodawcy nieco odpuszczają w tym czasie, sami pochłonięci atmosferą świąt. Inni nie ulegają nastrojom i oczekują wysokiej produktywność od swoich pracowników do samego końca. Która technika jest właściwa? Jak zarządzać pracą w okolicach dni wolnych? 

Nawet osoby, które uwielbiają swoją pracę, potrzebują odpoczynku. Ten dla większości zawodów następuje w weekendy. Jednak są takie dni w roku, na które wszyscy czekamy, nie tylko ze względu na sam moment odpoczynku od pracy, a na wyjątkową atmosferę, jaką kreują. W Polsce są to w szczególności Święta Bożego Narodzenia wraz z okresem aż do Nowego Roku. W tym czasie wszyscy pielęgnujemy tradycje w gronie najbliższych. To także czas wzmożonych obowiązków wobec rodziny. Trzeba kupić prezenty, zrobić świąteczne zakupy, porządki. Niektórych czekają także dalsze podróże do rodziny. Umysły pracowników są więc częściowo skupione na innych sprawach niż praca. Dodatkowo wielu zatrudnionych wybiera w tym czasie na urlopy, więc brakuje rąk do pracy. Obowiązki stoją w miejscu, czekając na bardziej produktywny czas. Co zrobić, by zwiększyć efektywność w tym okresie? Czy w ogóle warto się starać? 

Jak planować pracę w okresie świąt, urlopów i długich weekendów?

Oczywiście Święta Bożonarodzeniowe to dla wielu najbardziej klimatyczny i “leniwy” czas w pracy. Jednak w roku mamy znacznie więcej okazji do celebracji. Pracownicy chętnie korzystają z wolnego, nieco wydłużając sobie święta. Wystarczy dobrać dzień lub kilka, by cieszyć się długim weekendem. Choć zatrudnionym może się to wydawać niesprawiedliwe, to nie mogą wszyscy pójść w tym samym czasie na urlop, ponieważ doprowadziłoby to do całkowitego paraliżu firmy. Zadaniem pracodawcy jest więc odpowiednie zarządzanie pracą w  okresie świąt, tak, aby zadbać o work-life balance zatrudnionych, dobrą atmosferę w firmie i jednocześnie realizację celów organizacji. Jak się za to zabrać? Przede wszystkim ten czas należy planować z wyprzedzeniem. 

Ustal najważniejsze cele firmy w okresie świątecznym

Nie wszystkie projekty można zaplanować z wyprzedzeniem. Nigdy nie mamy też pewności, że nie pojawią się pewne komplikacje, które sprawią, że praca nad konkretnymi zadaniami mocno się wydłuży. Jednak warto przynajmniej spróbować stworzyć harmonogram prac. Jeśli sytuacja tego nie wymaga, cele na okres świąt nie powinny być zbyt wygórowane. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. W agencjach reklamowych czas świąt jest najbardziej burzliwy. To właśnie wtedy klienci prowadzą najbardziej rozbudowane kampanie. Natomiast już np. sklepy e-commerce mogą zaplanować wdrażanie nowych produktów do oferty, czy nawiązywanie współpracy z nowymi producentami na bardziej odpowiedni czas. 

• Zastanów się, jakie cele finansowe firma musi w tym czasie osiągnąć. Weź także pod uwagę zachowanie odpowiedniej obsługi klientów i partnerów w tym okresie. 
• Zaplanuj działania marketingowe i kwestie kadrowe. Czy konieczne będzie w przeprowadzenie w tym czasie rekrutacji? 
• Jeśli działanie twojej firmy jest uzależnione od łańcucha dostaw, weź pod uwagę trudności logistyczne, z jakimi mierzą się w czasie świąt wszystkie przedsiębiorstwa. 
• Jeśli już wiesz, jakich projektów będą musieli podjąć się twoi pracownicy, ustal harmonogram strategicznych prac, który nie będzie się pokrywać z okresem świąt. Ten czas można poświęcić na zamykanie pewnych spraw, dopracowywanie szczegółów, ale nie fundamentalne prace. 
• Gdy podsumujesz wszystkie kluczowe elementy, postaraj się oszacować wraz z menadżerami zespołów, ilu pracowników powinno pozostać w firmie, by móc zrealizować zadania. 

Ustal plan urlopowy

Pracownicy nie lubią z góry ustalać dni wolnych. Wiadomo, że plany potrafią być bardzo zmienne. Jednak w tych najbardziej strategicznych momentach, zadeklarowanie swoich dni wolnych jest konieczne. Jeśli tuż przed świętami nagle wszyscy pracownicy działu oznajmią, że chcą pójść na urlop w tym samym czasie, może dojść do poważnych konfliktów w zespole. Plan urlopowy pomaga, choć częściowo ich uniknąć. Pamiętaj jednak, by wziąć pod uwagę potrzeby pracowników. 

Są pracownicy, którzy już na początku roku wiedzą, że w święta będą musieli pojechać daleko do rodziny i urlop jest jedyną szansą na zrealizowanie tego planu. Inni z kolei chcieliby wziąć wolne, lecz nie jest to dla nich obligatoryjne. Dzięki planowaniu urlopów będziesz wiedział, ile rąk gotowych do pracy pozostanie na pokładzie, w tym niepewnym czasie. Ustal kto, kogo będzie zastępował. Dzięki temu, choć ogólna produktywność w pracy będzie mniejsza, to żadne zadania nie zostaną zignorowane. 

Zaplanuj harmonogram pracy

Dobrą praktyką jest realizacja strategicznych zadań jeszcze na kilka dni przed okresem świątecznym, zanim pracownicy wczują się w klimat świąt. Zamiast fundować sobie i im potężną dawkę stresu o brak czasu na realizację zadań, lepiej wyznaczyć terminy na ich zakończenie znacznie wcześniej – nie na ostatnią chwilę. Oczywiście projekty często uzależnione są od czynników zewnętrznych, takich jak np. wypełnienie zadań przez firmy outsourcingowe, czy opinie niezdecydowanych klientów. Jednak niezależną część projektu, można zrealizować wcześniej, by tuż przed świętami każdy miał tzw. “spokojną głowę”. Rozważ także alternatywne formy pracy. Być może niektórzy pracownicy mogą wykonać część obowiązków zdalnie. Z pewnością docenią taką inicjatywę. 

Jak połączyć obowiązki z atmosferą świąt?

Pamiętaj, że pracownicy spędzają w firmie połowę dnia. Dla wielu to praktycznie drugi dom. Zatem twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest stworzenie komfortowej atmosfery. Dbając o wellbeing pracowników, sprawiasz, że są oni lepiej zmotywowani do pracy i bardziej angażują się w swoje obowiązki. Postaraj się, by w okresie świątecznym nie traktowali pobytu w pracy jak kary, ale by wspólnie cieszyli się tym czasem. Jak to zrobić? 

• Tworzenie motywującej atmosfery – przed świętami motywuj pracowników do pracy, aby zdążyli z realizacją zadań. Możesz zaplanować np. wręczanie nagród świątecznych, czy premii za wysokie zaangażowanie. Możesz także skorzystać z usług profesjonalisty i zatrudnić lub wynająć w tym czasie coacha. 
• Świąteczne inicjatywy – w zależności od rodzaju święta, możesz umilić pracownikom czas, np. organizując wspólne ubieranie choinki, świąteczne loterie, udział w akcjach charytatywnych, czy inicjatywę nagrania wspólnego filmu z życzeniami. 
• Wspólne świętowanie – warto zaprowadzić w pracy świąteczną atmosferę. Możesz zaangażować pracowników w tworzenie świątecznej dekoracji. Dobrze także zorganizować wspólne spotkanie świąteczne. Przed Świętami Bożego Narodzenia wspólną Wigilię. W przypadku innych świąt to może być np. wyjście do muzeum. 
• Nagradzanie osiągnięć zespołu – listopad i grudzień to czas, w którym mamy najwięcej dni wolnych od pracy. Tak się składa, że to także koniec roku, a więc czas podsumowań. To świetna okazja do nagrodzenia pracowników, nie tylko za ich pracę w okresie okołoświątecznym, ale za zaangażowanie przez cały rok. 

Zarządzanie pracą w okresie świątecznym – podsumowanie

Pamiętaj, że praca nie stanowi najważniejszego elementu życia wszystkich pracowników. Z pewnością wiele dla nich znaczy, lecz po godzinach pracy w domu czekają na nich bliscy, spotkania ze znajomymi, czy hobby. Dlatego nie można od nich oczekiwać, że całkowicie poświęcają się pracy także w okresie świąt i nie będą korzystali z tzw. “długich weekendów”. 

Jako pracodawca możesz jednak ograniczyć ryzyko związane ze spadkiem produktywności, jeśli odpowiednio zaplanujesz ten czas. Jednak nie da się na siłę zmusić pracowników do utrzymania takiej samej efektywności pracy również w tym okresie. Urlopy części pracowników sprawiają, że inni zostają obarczeni ich zadaniami. To wszystko sprawia, że tak czy inaczej, tempo i jakość pracy spada. Lepiej więc wcześniej zaplanować priorytety firmy i zastępstwa. Stwórz harmonogram prac, zautomatyzuj część procesów w firmie. Po świętach przeanalizuj efektywność podjętych działań i podziękuj pracownikom za zaangażowanie.

Organizacja grafiku świątecznego w zgodzie z przepisami i rozsądkiem

Pracodawca, planując harmonogram na grudzień i początek stycznia, staje przed wyzwaniem pogodzenia potrzeb firmy z oczekiwaniami zespołu. Ustawowo wolne dni to tylko część układanki – dochodzą do nich preferencje pracowników, urlopy na żądanie i zamówienia klientów. Przejrzysty system komunikacji i wcześniejsze ustalenia mogą znacznie zredukować ryzyko chaosu.

Dobrą praktyką jest opracowanie elastycznego grafiku już na początku grudnia – z uwzględnieniem potencjalnych zastępstw i gotowości zespołu do pracy w niektóre dni. W niektórych branżach wprowadza się także system rotacyjny lub skrócone godziny pracy, które pozwalają zachować produktywność bez nadmiernego obciążenia.

Motywowanie pracowników w okresie świątecznym – jakie praktyki działają?

Okres świąteczny to czas wzmożonej presji emocjonalnej i zawodowej – warto więc zadbać nie tylko o plan, ale też o atmosferę. Drobne gesty – jak wspólna kawa, symboliczny prezent czy uznanie za trud – potrafią zdziałać więcej niż premia wypłacona po cichu. Pracownik, który czuje się zauważony, rzadziej traktuje święta jako okres przymusowego wysiłku.

W praktyce skuteczne są rozwiązania łączące symboliczność z funkcjonalnością – np. wcześniejsze zakończenie pracy w Wigilię, wspólna inicjatywa charytatywna lub indywidualne podziękowanie za zaangażowanie. Tego rodzaju działania wzmacniają spójność zespołu i nadają pracy w grudniu sens wykraczający poza realizację celów operacyjnych.