Dobra organizacja pracy własnej to klucz do sukcesu i spokojniejszej pracy. Jak sprawić, aby każdy dzień w pracy był przyjemny, a efekty zadowalające? Należy popracować nad podziałem obowiązków! Zdradzamy 10 sposobów na to, jak dopracować swoją samoorganizację w pracy.
Organizacja pracy własnej: Czy to trudne?
Ciągle się z czymś nie wyrabiacie? Stres związany z pracą zaczyna wymykać się Wam spod kontroli? Spokojnie, jest na to rada! Wystarczy, że więcej wysiłku włożycie w dobrą organizację pracy własnej. Dobrze skrojony podział obowiązków nie tylko pomoże zapanować nad chaosem, ale poprawi Wasze wyniki w pracy.
Czy dobra organizacja pracy własnej musi być trudna? Nic bardziej mylnego! Nawet jeśli nie należycie do osób, które lubią planować czy tworzyć listy, kilka poniższych, prostych sposobów z pewnością uda Wam się włączyć do swojego dnia pracy. Skutecznie rozwiążą one problem nadgodzin i oszczędzą nerwów.
Samoorganizacja pracy: 10 metod
Zarządzanie czasem i organizacja pracy własnej to podstawa w zawodzie większości specjalistów biurowych i nie tylko: planowanie działań przydaje się także w pracy terenowej, a nawet fizycznej. Jak się za to zabrać? Poniżej przedstawiamy 10 sposobów, które pomogą zapanować nad natłokiem obowiązków i osiągać dobre wyniki.
1. Bądź świadoma/y celów własnych działań
Gdy zgubimy z oczu cel tego, co robimy, łatwo popaść w stan, w którym chaotycznie wykonujemy różne, przypadkowe obowiązki, nie mogąc się zdecydować, które powinniśmy ukończyć najpierw. Aby uporządkować ten bałagan, wystarczy kartka, na której spiszemy główne cele organizacji własnej pracy i przyporządkujemy im ciągi konkretnych działań i zadań.
2. Zainwestuj w aplikację do samoorganizacji pracy
Jeśli lubicie technologiczne nowinki i praktycznie nigdy nie rozstajecie się ze smartfonem, wykorzystajcie to w pracy. Aplikacje do planowania pracy własnej, takie jak np. Nozbe, Todoist czy Trello nie kosztują wiele (a ich ograniczone wersje są często nawet darmowe!), a z pewnością pomogą Wam przypilnować zaległych maili i drobniejszych zadań. Odciążą pamięć w cenie jednej kawy na mieście.
3. Ćwicz asertywność, aby poprawić samoorganizację
Dobra organizacja pracy własnej wymaga od nas również tego, aby nauczyć się odmawiać. Koleżanka z biurka obok znowu prosi Was o pomoc, mimo, że sami toniecie w zaległościach? Zamiast się denerwować, uprzejmie wyjaśnijcie, że niestety tym razem musicie skupić się na własnych zadaniach. Asertywność w pracy naprawdę czasem popłaca.
4. Chcesz lepiej organizować własną pracę? Zrezygnuj z powiadomień
Wreszcie udało Wam się skupić, a tymczasem ciągle rozpraszają Was kolejne powiadomienia? Koniecznie je wyłączcie! Nerwowe sprawdzanie skrzynki mailowej, kiedy tego nie potrzebujecie, to prawdziwy złodziej czasu. Sprawdzajcie ją wtedy, kiedy rzeczywiście macie na to moment, czyli np. co godzinę. O notyfikacjach z prywatnych social mediów chyba nie trzeba wspominać…
5. Rzadziej czytaj maile
Nawet jeśli nie korzystacie już z irytujących powiadomień, to wciąż tak samo maniakalnie czytacie wszystkie maile, nawet te, niekierowane bezpośrednio do Was? To błąd, który może poważnie odbić się na waszej organizacji pracy własnej.
Wystarczy, że w swoim planie dnia uwzględnicie osobny czas na nadrobienie zaległych wiadomości – może to być np. ostatnie pół godziny Waszej pracy. W większości firm ustala się 24 godzinny czas na odpowiedź na wiadomości właśnie po to, aby nie tracić koncentracji w ciągu dnia.
6. Ćwicz umiejętność organizacji pracy własnej: twórz listy kontrolne
Z tzw. list kontrolnych w pracy korzystają np. piloci. W przeciwieństwie do listy celów, są to listy uwzględniające drobne, powtarzalne zadania, które musimy wykonywać codziennie.
Rutyna bywa zgubna, a wtedy łatwo zapomnieć o pozornie nieważnym drobiazgu, który potem boleśnie daje o sobie znać pod koniec dnia pracy. Aby temu zapobiec, stwórzcie własną listę kontrolną do samoorganizacji pracy, wykorzystując metodę priorytetyzacji zadań ABCD i odhaczajcie ją po kolei każdego ranka.
7. Szablony wiadomości dla dobrej organizacji pracy
W ciągu dnia co najmniej kilkakrotnie piszecie podobne w stylu wiadomości? W takim przypadku warto zacząć korzystać z gotowych szablonów, które zaoszczędzą Wam czasu i pozytywnie wpłyną na Waszą organizację pracy własnej. To pozwoli zyskać nawet kilka godzin w skali tygodnia.
8. Przegląd tygodniowy = lepsza samoorganizacja
Tylko Wy wiecie, ile macie naprawdę na głowie. Dlatego do planu swojego tygodnia warto włączyć jego 15 minutowy przegląd. Usiądźcie wygodnie i spokojnie zastanówcie się, co udało Wam się zrealizować w danym tygodniu i co macie w planach na kolejny. Jeśli gdzieś widzicie opóźnienie, możecie reagować na bieżąco. To ułatwi także planowanie terminarza spotkań.
9. W organizacji własnego czasu pracy pomoże kalendarz
W kalendarzu wpisujcie nie tylko spotkania, ale również czas przeznaczony na wykonanie zaplanowanej pracy własnej. Musicie przygotować pilny raport, a może uzupełnić kosztorys projektu o nowe pozycje? Czas, jaki zamierzacie na to przeznaczyć, potraktujcie tak samo, jak biurowe zebranie zespołu. Dzięki temu unikniecie sytuacji, kiedy Wasz terminarz zapełni się spotkaniami, a Wam zabraknie czasu na pozostałe obowiązki.
Psst! W Waszym kalendarzu jasno widać, że czas na własną pracę musicie poświęcać kosztem życia prywatnego? Być może to czas na zmianę! Zacznijcie przeglądać oferty pracy.
10. Listy “czekam na” pomogą Ci zorganizować pracę
Ostatnim sprawdzonym sposobem na dobrą organizację pracy własnej oraz ukojenie nerwów w biurze, jest tworzenie list “czekam na”. Tu spisujecie następnie wszystkie zadania, które ktoś musi wykonać dla Was. Przykładowo, jeśli do wykonania raportu potrzebne są Wam dane od innego działu – zapiszcie to sobie, koniecznie z datą.
W ten sposób podczas cotygodniowego przeglądu będziecie mogli od razu zauważyć, czego Wam brakuje i przypomnieć o tym osobie odpowiedzialnej za wykonanie zadania. Koniec ze stresem i panicznym przypominaniem o sobie w ostatniej chwil.
Powyższe sposoby zapewnią Wam nie tylko bardziej efektywną organizację pracy własnej, ale i spokojniejszą pracę. Stres to cichy zabójca produktywności, a więc rozprawcie się z nim, ułatwiając sobie wykonywanie codziennych obowiązków. Dodatkowy bonus? Szybko zabłyśniecie profesjonalizmem i będziecie mieć więcej czasu dla siebie i na swoje pasje po pracy.
Jak ustalić priorytety w pracy i uniknąć chaosu?
Jednym z kluczowych elementów efektywnej samoorganizacji pracy jest umiejętność ustalania priorytetów. Zastosowanie metod takich jak macierz Eisenhowera czy zasada Pareto (80/20) pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach i zminimalizować czas spędzony na mniej istotnych czynnościach. Ustalanie priorytetów pomaga uniknąć chaosu i poprawia efektywność, dzięki czemu łatwiej jest realizować cele zawodowe w krótszym czasie.
Dlaczego planowanie tygodniowe jest skuteczniejsze niż dzienne?
Planowanie zadań na tygodniowej podstawie, a nie tylko z dnia na dzień, może znacząco zwiększyć produktywność. Tygodniowy plan daje szerszą perspektywę i pozwala na bardziej elastyczne zarządzanie czasem. Możesz w ten sposób lepiej przygotować się na ewentualne zmiany i nieprzewidziane sytuacje. Metoda tygodniowego planowania pomaga zrównoważyć zadania o różnym stopniu ważności i priorytetach, co redukuje poczucie przytłoczenia.
Techniki pracy w skupieniu: Jak unikać rozpraszaczy?
Rozpraszacze to jeden z głównych wrogów efektywnej pracy. Skupienie na zadaniach można poprawić, korzystając z technik takich jak pomodoro (praca w blokach czasowych z krótkimi przerwami) lub metoda jednego zadania (single-tasking), która zakłada, że pełne skupienie na jednym zadaniu przynosi lepsze efekty niż wielozadaniowość. Aby zredukować rozpraszacze, warto wyznaczyć sobie stałe godziny pracy, zminimalizować kontakt z social mediami, a także stworzyć przyjazne środowisko pracy.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_54020594_zbli%C5%BCenie-osobistego-programu-wyznaczaj%C4%85cego-wa%C5%BCn%C4%85-dat%C4%99-reprezentuj%C4%85c%C4%85-harmonogram-s%C5%82owa-zapisane.html
