Notorycznie zapominacie o drobiazgach i zaczynacie gubić się w zadaniach do zrobienia? Pomóc może dobry program lub aplikacja do planowania pracy i zarządzania projektami. W tym tekście przedstawimy najlepsze aplikacje do organizacji pracy, dzięki którym rozplanowanie zadań i pilnowanie terminów będzie dużo prostsze.

Programy do organizacji pracy

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_105359445_top-view-image-of-laptop-covered-with-note-stickers-studio-photo.html

Programy do planowania pracy – do czego mogą się przydać?

Znowu zapomnieliście o czymś w pracy albo nie możecie już zorientować się, co jest już zrobione, a co jeszcze nie? Papierowe listy zadań zawsze się gdzieś gubią? To brzmi jak zadanie dla programu do organizacji pracy! Nie musicie radzić sobie z zarządzaniem swoim czasem w pracy sami. Programy do planowania zadań nie tylko pomogą uporządkować nasze codzienne obowiązki, ale i pozwolą na szybkie notowanie pomysłów, ułożenie harmonogramu działań, a nawet delegowanie zadań.

Jakie programy do planowania pracy są sprawdzone i najbardziej praktyczne do pracy zespołowej? Przedstawimy Wam popularne aplikacje, które mają wiele przydatnych funkcji i tym samym ułatwią organizację pracy własnej.

Może Ci się przydać: Zarządzanie czasem – jak planować zadania? Poznaj techniki

3 najlepsze programy do zarządzania zadaniami

Jak zarządzać czasem w pracy bardziej efektywnie i przestać gubić się w gąszczu zadań? W tym celu najlepiej zainstalować któryś z poniższych programów do zarządzania zadaniami i nie tylko! Warto pamiętać, że mają one swoje odpowiedniki, jakimi są wersje mobilne, czyli aplikacje do planowania. Sprawdźcie, która z naszych propozycji i praktycznych narzędzi ma największe szanse spełnić Wasze oczekiwania.

1. Trello – program do organizacji pracy, z którym nic się nie zgubi!

Pracujecie w kilkuosobowym zespole i zdarza się, że komunikacja zawodzi? Aby uporządkować zadania i status ich wykonania, warto przemyśleć zainstalowanie aplikacji Trello. Zarządzanie zadaniami z programem stanie się prostsze dzięki oparciu jego działania o system Kanban. Polega on na przedstawieniu poszczególnych zadań i obowiązków na tablicach w postaci zdefiniowanych kolumn.

Trello: jak używać?

Każda taka tablica w aplikacji Trello składa się z kilku kolumn, z czego pierwsza przyporządkowana jest zadaniom do wykonania, które można przypisać do poszczególnych członków zespołu, wraz z terminem ich wykonania. To znacząco ułatwia też pracę zdalną!

Kolejne kolumny wskażą zadania, które zostały już wykonane, jak i te, które są jeszcze w trakcie realizacji, oraz te, które są już na etapie weryfikacji i zamknięcia. To pozwoli też na szybkie sprawdzenie, czy nie robi się nam „kolejka” zadań, mogąca opóźnić zakończenie całego projektu.

W darmowej wersji Trello możemy ułożyć maksymalnie 10 takich tablic, co umożliwia pracę nad kilkoma projektami naraz. Choć aplikacja najlepiej sprawdza się w przypadku pracy zespołowej, program do organizacji pracy pomoże lepiej zaplanować także jednostkowe działania.

SPRAWDŹ TEŻ: Lean management – co to jest? Tak powinno się zarządzać firmą!

2. Asana – program do organizacji zadań w firmie

Kolejnym systemem do zarządzania zadaniami, który idealnie sprawdzi się w pracy zespołu, jest Asana. To aplikacja dostępna online. Jest nieco bardziej rozbudowana niż Trello, pozwalające zaplanować pracę kilku osób.

Do podstawowych funkcjonalności systemu można zaliczyć opcje takie jak listy zadań, możliwość rozdzielenia ich na członków zespołów czy termin realizacji i widok kalendarza. Używając tego programu, można załączyć dodatkowe pliki, a tym samym podzielić się ważnymi materiałami z grupą, bez konieczności używania innego, zewnętrznego serwisu.

Asana – jak korzystać?

Aplikacja Asana ma już ugruntowaną pozycję na rynku programów do planowania pracy. Choć nauka jej obsługi może zająć odrobinę dłużej, niż mniej skomplikowanych systemów, będzie warto. Apka nie tylko umożliwia łatwy i przejrzysty podgląd etapów realizacji poszczególnych zadań, ale i tworzenie zespołowych projektów, składających się z wielu działań.

Coś w sam raz dla tych, którzy potrzebują szczegółowego i precyzyjnego planu dnia i spotkań!

3. Kalendarze Google: darmowy program do organizacji pracy

Kolejnym programem do zarządzania zadaniami w firmie jest dobrze znany Kalendarz Google. Jeśli tylko założycie konto na Gmailu, uzyskacie dostęp do tego narzędzia. Z kalendarzem, uzupełnionym w wygodne przypomnienia, ciężko się zgubić w dniu pracy. Można tworzyć je w zależności od potrzeb i okazji, dlatego bez problemu przygotujecie tu wspólny kalendarz dla całego zespołu, jak i Wasz prywatny.

Program nie pozwoli zapomnieć o żadnym drobiazgu czy terminie. Warto podkreślić, że program do zarządzania zadaniami w formie Kalendarza Google jest dostępny w języku polskim, jednocześnie użytkownik może z niego korzystać zarówno na komputerze, jak i mobilnie.

Szukasz pracy w Katowicach? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!

Jak używać kalendarza Google?

Aplikacja Kalendarzy Google to także dobra metoda na przyzwyczajenie się do organizacji pracy w mniej chaotyczny sposób. Nigdy dotąd nie korzystaliście z list i innych tego typu rozwiązań? Kilka tygodni planowania zadań z kalendarzami może uzmysłowić Wam, o ile łatwiej zapanować nad swoim czasem, mając je pod ręką.

Kalendarze Google można nie tylko integrować z innymi programami do organizacji pracy, jakich używacie w firmie, ale i ustawić je tak, żeby same w naszym imieniu dodawały nowe wydarzenia. Odrobina automatyzacji odciąży Was z obowiązku pamiętania o każdym szczególe!

Przeczytaj również: Organizacja pracy zdalnej: co zrobić, żeby była wygodna i wydajna?

Inne programy do organizacji pracy

Wymienione wyżej programy to tylko niektóre z tych najpopularniejszych propozycji. Jest znacznie więcej programów pomocnych w zarządzaniu projektami czy przypisywaniu zadań do konkretnych członków zespołu. Warto wziąć pod uwagę również:

Tiny Calendar

To bezpłatna aplikacja mobilna, która działa w trybie online i offline. Dzięki niej można wygodnie synchronizować dane z różnych urządzeń. Dodatkowe funkcje takie jak tworzenie wiadomości głosowych, wysyłanie e-maili usprawniają pracę, a rozbudowany system umożliwia również dodawanie lokalizacji GPS do utworzonego wydarzenia, co w wielu przypadkach również jest przydatne.

Aplikacja pozwala też ustawiać przypomnienia, dzięki czemu użytkownik nie zapomni o najważniejszych punktach w swojej organizacji czasu pracy.

Any.do

To aplikacja na przeglądarki i urządzenia mobilne. Ma prosty w obsłudze interfejs, dlatego nadaje się dla osób, które nie lubią dużych, rozbudowanych systemów. Umożliwia tworzenie wydarzeń z opcją ich priorytetowego ustawienia, a także notatek i przypomnień. Wygląd można również personalizować. Ten model aplikacji świetnie sprawdzi się na co dzień, jednak nie w przypadku organizacji pracy całego zespołu.

Zobacz też: Jak skutecznie zarządzać zespołem? Sposoby na kierowanie zespołem pracowników

Google Keep

Kolejną, prostą aplikacją jest Google Keep. Idealnie nadaje się do szybkiego zapisywania istotnych rzeczy i informacji. Działa na zasadzie tworzenia notatek składających się z tytułu i opisu. Tworzone na tablicy mogą być miejscem na listę zakupową, czy ważne numery konta.

Ta aplikacja mobilna nie sprawdzi się w przypadku zarządzania zadaniami przy większej grupie, dlatego lepszym rozwiązaniem jest jej używanie w przypadku sporadycznej potrzeby zapisu ważnych danych.

Microsoft To Do

Jest to aplikacja do zarządzania zadaniami w wersji darmowej, działająca zarówno na pulpicie komputera, jak i na urządzeniach mobilnych. Dzięki niej tworzy się dowolną listę zadań, którą można udostępnić znajomym, rodzinie lub współpracownikom. Standardowo dostępna jest tu możliwość dodawania terminów i powiadomień.

Aplikacja To Do jest zintegrowana z zadaniami programu Outlook, a także synchronizuje informacje pomiędzy telefonem iPhone, systemem Android, systemem Windows i Internetem.

ClickUp

Należy do tych bardziej nowoczesnych i rozbudowanych systemów organizacji pracy, choć interfejs programu jest bardzo intuicyjny. Najważniejsze funkcjonalności to listy zadań z możliwością grupowania w foldery, statusy zadania, opcja komentarzy, widok listy czy tablicy, przypomnienia i szybkie notatki. Możemy dodać opis zadania oraz wyszczególnić podzadania, określając jednocześnie termin wykonania poszczególnych działań.

Cały ten system doskonale sprawdza się w przypadku dużej grupy pracowników i organizacji pracy zespołowej. Z drugiej strony skorzysta z niego osoba, która ma wiele zadań i musi sobie jakoś je uporządkować.

Może Cię zainteresować: 7 kroków od managera do lidera

Bitrix24

Bitrix24 to wszechstronne oprogramowanie, które tworzy kompleksową przestrzeń roboczą dla firm, umożliwiając zarządzanie zadaniami, projektami, pracownikami oraz kluczowymi procesami biznesowymi. Dzięki rozbudowanemu zestawowi funkcji, platforma wspiera sześć podstawowych obszarów działalności przedsiębiorstwa: współpracę, CRM, zarządzanie projektami, zarządzanie dokumentami, zarządzanie czasem oraz zarządzanie zasobami ludzkimi.

Bitrix24 oferuje narzędzia dostosowane do potrzeb nowoczesnych organizacji, zapewniając efektywność i porządek w pracy. Wśród dostępnych funkcji można wyróżnić:

  • Planowanie zadań i projektów – w tym szablony, powtarzające się zadania oraz tablice Kanban i wykresy Gantta.
  • Kalendarze i harmonogramy – do organizacji spotkań i zarządzania projektami.
  • Wideokonferencje i współpraca – możliwość prowadzenia spotkań jednym kliknięciem bezpośrednio z zadań, czatów czy kalendarzy.
  • Zaawansowany CRM – obejmujący automatyzację procesów, tworzenie ofert bezpośrednio z wiadomości e-mail oraz śledzenie wskaźników KPI.
  • Inteligentna automatyzacja – automatyzowanie przepływów pracy i procesów biznesowych dla zwiększenia efektywności.
  • Zarządzanie dokumentami – współpraca nad plikami, integracje z Google Docs, Office365 czy Microsoft Office oraz edycja dokumentów w czasie rzeczywistym.
  • Śledzenie czasu pracy – monitorowanie postępu zadań i realizacji projektów.
  • Raportowanie i analityka – wykresy, raporty i wskaźniki umożliwiające lepsze zrozumienie wyników pracy.
  • Integracje – takie jak PBX przez Rest API czy inne popularne narzędzia.

Bitrix24 to rozwiązanie, które łączy elastyczność z intuicyjnością, oferując zarówno podstawowe funkcje, jak i zaawansowane narzędzia dopasowane do wymagań każdej firmy. Z jego pomocą możliwe jest uproszczenie komunikacji, zwiększenie produktywności i uporządkowanie codziennych działań, niezależnie od skali działalności czy branży.

Co więcej, dostęp do aplikacji mobilnej pozwala zarządzać zadaniami i projektami z dowolnego miejsca, co czyni Bitrix24 niezastąpionym narzędziem w świecie dynamicznego biznesu.

Programy do organizacji pracy w firmie: wady i zalety

Czemu korzystanie z programów do planowania pracy jest tak popularne? To nie przypadek! Choć wiele początkujących na rynku pracy osób uważa, że lepiej obędą się bez tworzenia kolejnych list obowiązków, z czasem przekonują się do tego typu narzędzi.

Programy do organizacji zadań – zalety

Kiedy pracy przybywa, a do tego musimy wykonywać obowiązki w synchronizacji z pozostałymi członkami zespołu, takie systemy mogą znacząco usprawnić komunikację pomiędzy nami i skuteczną realizację obowiązków z gotową listą zadań.

Kolejną zaletą korzystania z systemów do zarządzania zadaniami jest to, jak zmieniają też nasz sposób myślenia. Łatwiejsze porządkowanie zadań „w głowie” i lepsze rozeznanie co do tego, ile czasu będziemy potrzebować na ich wykonanie, to tylko jedne z nich! Zanim się obejrzycie, harmonogram pracy na dany dzień będziecie układać coraz szybciej.

Programy do organizacji pracy pomogą także w sytuacjach, w których coś się „zgubi” lub ktoś o czymś zwyczajnie zapomni. Możliwość szybkiego podglądu tego, co mogło zostać zaniedbane, a co trzeba nadrobić, zmniejsza ryzyko paniki czy potencjalnego konfliktu w pracy. W nerwowych sytuacjach warto mieć pod ręką plan działania!

Widok zadań to ułatwienie dla całego zespołu, ale również dla określonych osób. W końcu od własnej produktywności zależy, czy osiągniemy indywidualne, określone cele. Możliwość tworzenia zadań i dobre rozplanowanie swoich obowiązków sprawia, że w łatwy sposób, a jednocześnie zaoszczędzając swój czas, można zrealizować wszystko, co tylko przyjdzie nam do głowy. Doskonałe zdolności organizacyjne to cecha, którą docenia praktycznie każdy pracodawca.

Wady korzystania z programów do planowania pracy

Wadą korzystania z programów do organizacji pracy w firmie bywa za to konieczność przyswojenia sposobu ich działania i funkcjonalności. Nie dla każdego jest to proste, dlatego wdrażając nowe narzędzie do pracy zespołu, dobrze rozważyć także organizację krótkiego szkolenia z ich obsługi.

Planowanie pracy zespołowej za pomocą konkretnych programów do zarządzania czasami jest czasami komplikowane przez problemy natury technicznej. Gdy ktoś ma kłopoty z zainstalowaniem aplikacji czy błędami, które pojawiają się w trakcie jej używania, będzie to nieco naruszać płynność komunikacji i wykonywania zadań grupy.

Niektórzy użytkownicy narzekają także, że samo przygotowywanie list i dodawanie zadań do kalendarza zajmuje im więcej czasu, niżby chcieli. W większości przypadków to kwestia czasu i przyzwyczajenia się do nowego systemu. Po kilku tygodniach użytkowania tego typu problemy powinny zniknąć.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_7946958_w-ramach-pracy-biurowej-usuni%C4%99to-etykiety-chronione-prawem-autorskim.html

Oceń artykuł
5/5 (1)