Programy do organizacji pracy – Trello, Asana, Kalendarze Google

Notorycznie zapominacie o drobiazgach i zaczynacie gubić się w zadaniach do zrobienia? Pomóc może dobry program lub aplikacja do planowania pracy! W tym tekście przedstawimy Wam 3 najlepsze aplikacje do organizacji pracy, dzięki którym rozplanowanie zadań i pilnowanie terminów będzie dużo prostsze.

Programy do planowania pracy – do czego mogą się przydać?

Znowu zapomnieliście o czymś w pracy, albo nie możecie już zorientować się, co jest już zrobione, a co jeszcze nie? To brzmi jak zadanie dla programu do organizacji pracy! Nie musicie radzić sobie z zarządzaniem swoim czasem w pracy sami. Programy do planowania zadań nie tylko pomogą uporządkować nasze codzienne obowiązki, ale i pozwolą na szybkie notowanie pomysłów oraz ułożenie harmonogramu działań.

Jakie programy do planowania pracy są sprawdzone i najbardziej praktyczne do pracy zespołowej? Przedstawimy Wam trzy aplikacje, które ułatwią organizację pracy własnej.

3 najlepsze systemy do zarządzania zadaniami

Jak zarządzać czasem w pracy bardziej efektywnie i przestać gubić się w gąszczu zadań? W tym celu najlepiej zainstalować któryś z poniższych programów do zarządzania zadaniami i nie tylko! Warto pamiętać, że mają one swoje odpowiedniki jakimi są wersje mobilne, czyli aplikacje do planowania. Sprawdźcie, która z naszych propozycji ma największe szanse spełnić Wasze oczekiwania.

1. Trello – program do organizacji pracy, z którym nic się nie zgubi!

Pracujecie w kilkuosobowym zespole i zdarza się, że komunikacja zawodzi? Aby uporządkować zadania i status ich wykonania, warto przemyśleć zainstalowanie aplikacji Trello. Zarządzanie zadaniami z programem stanie się prostsze dzięki oparciu jego działania o system Kanban. Polega on na przedstawieniu poszczególnych zadań i obowiązków na tablicach w postaci zdefiniowanych kolumn.

Trello: jak używać?

Każda taka tablica w aplikacji Trello składa się z kilku kolumn, z czego pierwsza przyporządkowana jest zadaniom do wykonania, które można przypisać do poszczególnych członków zespołu, wraz z terminem ich wykonania. To znacząco ułatwia też pracę zdalną!

Kolejne kolumny wskażą zadania, które zostały już wykonane, jak i te, które są jeszcze w trakcie realizacji, oraz te, które są już na etapie weryfikacji i zamknięcia. To pozwoli też na szybkie sprawdzenie, czy nie robi się nam „kolejka” zadań, mogąca opóźnić zakończenie całego projektu.

W darmowej wersji Trello możemy ułożyć maksymalnie 10 takich tablic, co umożliwia pracę nad kilkoma projektami naraz. Choć aplikacja najlepiej sprawdza się w przypadku pracy zespołowej, program do organizacji pracy pomoże lepiej zaplanować także jednostkowe działania.

SPRAWDŹ TEŻ: Lean management – co to jest? Tak powinno się zarządzać firmą!

2. Asana – program do organizacji zadań w firmie

Kolejnym systemem do zarządzania zadaniami, który idealnie sprawdzi się w pracy zespołu, jest Asana. To nieco bardziej rozbudowane narzędzie, niż Trello, pozwalające zaplanować pracę kilku osób. System posiada takie funkcje jak tablice kanban i listy, oraz widok kalendarza i widok linii czasu. Dzięki nim nic Wam nie umknie!

Asana – jak korzystać?

Aplikacja Asana ma już ugruntowaną pozycję na rynku programów do planowania pracy. Choć nauka jej obsługi może zająć odrobinę dłużej, niż mniej skomplikowanych systemów, będzie warto. Apka nie tylko umożliwia łatwy i przejrzysty podgląd etapów realizacji poszczególnych zadań, ale i tworzenie zespołowych projektów, składających się z wielu działań.

Coś w sam raz dla tych, którzy potrzebują szczegółowego i precyzyjnego planu dnia i spotkań!

3. Kalendarze Google: darmowy program do organizacji pracy

Kolejnym programem do zarządzania zadaniami w firmie są dobrze znane Kalendarze Google. Jeśli tylko założycie konto na Gmailu, uzyskacie dostęp do tego narzędzia. Z kalendarzem, uzupełnionym w wygodne przypomnienia, ciężko się zgubić w dniu pracy. Można tworzyć je w zależności od potrzeb i okazji, dlatego bez problemu stworzycie tu wspólny kalendarz dla całego zespołu, jak i Wasz prywatny. Program nie pozwoli zapomnieć o żadnym drobiazgu czy terminie!

Szukasz pracy w Katowicach? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!

Jak używać kalendarza Google?

Aplikacja Kalendarzy Google to także dobra metoda na przyzwyczajenie się do organizacji pracy w mniej chaotyczny sposób. Nigdy dotąd nie korzystaliście z list i innych tego typu rozwiązań? Kilka tygodni planowania zadań z kalendarzami może uzmysłowić Wam, o ile łatwiej zapanować nad swoim czasem, mając je pod ręką.

Kalendarze Google można nie tylko integrować z innymi programami do organizacji pracy, jakich używacie w firmie, ale i ustawić je tak, żeby same w naszym imieniu dodawały nowe wydarzenia. Odrobina automatyzacji odciąży Was z obowiązku pamiętania o każdym szczególe!

Programy do organizacji pracy w firmie: wady i zalety

Czemu korzystanie z programów do planowania pracy jest tak popularne? To nie przypadek! Choć wiele początkujących na rynku pracy osób uważa, że lepiej obędą się bez tworzenia kolejnych list obowiązków, z czasem przekonują się do tego typu narzędzi.

Programy do organizacji zadań – zalety

Kiedy pracy przybywa, a do tego musimy wykonywać obowiązki w synchronizacji z pozostałymi członkami zespołu, takie systemy mogą znacząco usprawnić komunikację pomiędzy nami i skuteczną realizację zadań.

Kolejną zaletą korzystania z systemów do zarządzania zadaniami jest to, jak zmieniają też nasz sposób myślenia. Łatwiejsze porządkowanie zadań „w głowie” i lepsze rozeznanie co do tego, ile czasu będziemy potrzebować na ich wykonanie, to tylko jedne z nich! Zanim się obejrzycie, harmonogram pracy na dany dzień będziecie układać coraz szybciej.

Programy do organizacji pracy pomogą także w sytuacjach, w których coś się „zgubi” lub ktoś o czymś zwyczajnie zapomni. Możliwość szybkiego podglądu tego, co mogło zostać zaniedbane, a co trzeba nadrobić, zmniejsza ryzyko paniki czy potencjalnego konfliktu w pracy. W nerwowych sytuacjach warto mieć pod ręką plan działania!

Wady korzystania z programów do planowania pracy

Wadą korzystania z programów do organizacji pracy w firmie bywa za to konieczność przyswojenia sposobu ich działania i funkcjonalności. Nie dla każdego jest to proste, dlatego wdrażając nowe narzędzie do pracy zespołowej, dobrze rozważyć także organizację krótkiego szkolenia z ich obsługi.

Niektórzy użytkownicy narzekają także, że samo przygotowywanie list i dodawanie zadań do kalendarza zajmuje im więcej czasu, niżby chcieli. W większości przypadków to kwestia czasu i przyzwyczajenia się do nowego systemu. Po kilku tygodniach użytkowania tego typu problemy powinny zniknąć.