Planowanie pracy jest kluczowe zarówno w dużych korporacjach, jak i małych firmach. Dzięki współczesnym rozwiązaniom technologicznym jesteśmy w stanie przydzielić zadania każdemu członkowi naszego zespołu oraz na bieżąco monitorować ich stan. Sprawdź nasze sposoby na planowanie pracy własnej i zespołu.

Planowanie pracy – jak zrobić to dobrze?

Samoorganizacja pracy jest ważna na każdym stanowisku. Niestety, świadomość, że mamy wiele zadań do wykonania w krótkim czasie sprawia, czujemy się przytłoczeni ciężkim poczuciem obowiązku, tracimy swoją moc i skuteczność. Dużym problemem wśród pracowników jest również prokrastynacja, czyli ociąganie się i odkładanie obowiązków na później. Aby przeciwdziałać tym problemom, warto wypracować sobie nawyk planowania i organizacji pracy. Najprostszym sposobem będzie codzienne robienie listy zadań rzeczy do zrobienia. Oto nasze porady, jak ją sporządzić.

Planowanie pracy z metodą ABCDE

Na początku musisz określić, co danego dnia musisz zrealizować w pierwszej kolejności. W tym celu możesz wykorzystać metodę ABCDE, która służy do priorytetyzacji zadań. Zadania oznaczone literą A są najważniejsze, a ich niewykonanie będzie wiązało się z największymi konsekwencjami. Drugie w kolejności są zadania  – nieco mniej istotne, ale wymagające zrealizowania ich na czas. Obowiązki, które warto wykonać, ale jeśli tego nie zrobimy, nie spotkają nas konsekwencje, oznaczamy literą C. Pod D umieszczamy z kolei takie, które możemy z powodzeniem przekazać innej osobie z naszego działu. Zadania oznaczone jako E od razu eliminujemy – nie przyniosą one żadnych korzyści, a jedynie zajmą cenny czas. Planowanie pracy z metodą ABCDE przynosi bardzo dobre efekty, dlatego warto ją wypróbować.

Planowanie zadań – bądź realistą

Podczas planowania obowiązków na dany dzień w pracy, staraj się być realistą. Jeżeli konkretne zadanie zajmuje Ci zazwyczaj dwie godziny, nie łudź się, że wykonasz je w godzinę. Pospiech nie tylko nie będzie dla Ciebie motywujący, ale może również stać się przyczyną błędów i niedociągnięć. Jeśli masz coś do zrobienia, zrób to najlepiej, jak potrafisz. Przy planowaniu dnia pracy, do każdego zadania dodaj bezpieczny zapas czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na przerwę nieprzewidziane problemy.

Szukasz zatrudnienia? Sprawdź nasze oferty pracy w Warszawie!

Jak zaplanować pracę zespołu? Wskazówki

Powyższe metody mogą być skuteczne również podczas planowania zadań pracowników. Poza tym, dobrym pomysłem będzie wykorzystanie możliwości, jakie daje nam współczesna technologia. Mowa oczywiście o programach do organizacji pracy takich jak Asana, kalendarz Google czy Trello. Umożliwiają one przydzielenie zadań każdemu członkowi zespołu, a także szybki podgląd tego, co jeszcze trzeba wykonać. Korzystanie z programów ułatwiających planowanie pracy zespołu sprawdzi się nie tylko w dużych korporacjach, ale również w mniejszych firmach.

Niektóre zadania wymagają spotkania się z zespołem na żywo lub online, aby omówić ich szczegóły. Jeśli w naszym zespole mamy pracowników zdalnych, warto zorganizować wideokonferencję. Będzie ona najlepszym wyborem jeśli chcemy mieć pewność, że wszystkie kluczowe informacje dotrą do każdej osoby. Co więcej, pracownicy mogą również podzielić się swoją opinią lub pomysłem na temat projektu.

Do sprawnej komunikacji między pracownikami warto również wykorzystać programy takie jak Slack. Jest on o wiele lepszym narzędziem niż przestarzała poczta, ponieważ umożliwia przekazywanie sobie informacji na bieżąco, a także uzyskanie szybkiej pomocy, jeśli mamy z czymś problem.

A czy Ty wiesz już jak zaplanować pracę zespołu? Jeśli masz inne pomysły, daj nam znać w komentarzu!