Osoba na stanowisku kierowniczym ma przed sobą trudne zadanie. Odpowiedzialność szefa jest bardzo dużą, dlatego też nie każdy potrafi odnaleźć się w roli kierownika. Zdarza się także, że osoby, które nie potrafią odnaleźć się na takim stanowisku, z jakiś powodów zostają jednak do niego przydzielone. Możemy wtedy spotkać się z szefem-tyranem lub szefem-zbyt miękkim. Czy da się znaleźć sposób, aby zostać dobrym szefem? Jakie są cechy dobrego kierownika?
Stanowisko kierownicze wiąże się z szeregiem obowiązków. Nie jest to zwykła profesja, gdzie przychodzisz do pracy na 8 godzin, wykonujesz przydzielone zadania i wracasz do swojego życia prywatnego. W wielu przypadkach – choć taka praca jest także stresująca – to jednak pracownik szeregowy nie musi martwić się nie tylko o swoje wynagrodzenie, ale także o rentowność firmy, zapłaty dla kontrahentów czy wynagrodzenie dla pracowników. I to przynajmniej na kilka miesięcy do przodu. To właśnie jest odpowiedzialność szefa. Tak – często można spotkać się ze stwierdzeniem, że pracodawca lub kierownik nic nie robi, tylko rozkazuje i idzie do domu. Rzeczywiście takie przypadki też się zdarzają, jednak wtedy firma raczej nie ma perspektyw, aby się rozwijać i utrzymać na rynku. Przedsiębiorstwo może dobrze prosperować tylko wtedy, gdy kierownikiem zostaje osoba, która jest zaangażowana, oddana sprawie, a przede wszystkim pracowita. Musi być po prostu dobrym szefem. Jednak czy to takie proste? Czy da się wyćwiczyć umiejętności dobrego szefowania?
Spis treści
Dobry szef = efektywny zespół?
Przede wszystkim trzeba sobie odpowiedzieć, czy dobry szef to tak naprawdę ważny czynnik wpływający na efektywność zespołu. Jak wspomnieliśmy na wstępie – to prawie najważniejszy aspekt, który wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jak bowiem wynika z badań ARC Rynek i Opinia na zlecenie Sodexo Benefits and Rewards aż 48% Polaków deklaruje, że byłaby w stanie zrezygnować z pracy przez toksycznego kierownika nawet jeśli zadowalałby ich otrzymywane wynagrodzenie i warunki współpracy. To prawie połowa zatrudnionych osób! Ten wynik doskonale pokazuje jaką rolę odgrywa dobry kierownik. Ma on wpływ nie tylko na motywację zespołu, ale także na poczucie przynależności, lojalność i efektywność pracy.
Jak możemy przeczytać w opracowaniu badawczym przygotowanym przez Danutę Mikułę „Wpływ cech osobowych kierownika na efektywność zarządzania zespołem pracowniczym„:
Z przeprowadzonych badań wynika, że cechy przywódcze kierownika mają wpływ na efektywność pracy pracowników. Umiejętne kierowanie zespołem pracowniczym przez kierownika ma pozytywny wpływ na efektywność i zaangażowanie pracowników w pracę. Badania własne wykazały, że cechy kierownika takie jak: inteligencja, aktywność, umiejętność współpracy, szybkość podejmowania decyzji zwiększają skuteczność jego przewodzenia.
Wpływ osób na stanowiskach kierowniczych na członków zespołu (swoich podwładnych) jest ogromny. Szef bowiem nadaje ton pracy i jednocześnie stanowi pewnego rodzaju łącznik pomiędzy pracownikami a pracodawcą – szczególnie jeśli mówimy o dużych firmach, w których bardzo trudno byłoby pracodawcy samodzielne zarządzać pracownikami.
W artykule „Wpływ motywowania pracowników na jakość i efektywność pracy w przedsiębiorstwie” napisanym przez Stanisława Zająca możemy przeczytać, jak istotna jest poza finansowa motywacja, która przejawia się także w sposobie zarządzania i przyjaznej atmosferze, za którą de facto odpowiedzialny jest szef:
Motywacja poza finansowa to nagradzanie pracowników za dobrą pracę poprzez zapewnienie im poczucia pewności, że są częścią całej firmy i nie można się bez nich obejść, oraz zagwarantowanie stabilności zatrudnienia i dobrej atmosfery pracy. Narzędzie motywacji poza finansowej to przede wszystkim elementy mające silnie motywujący charakter, ale bezpośrednio nieprzeliczalne na pieniądze. Odwołują się one do bardziej złożonych potrzeb człowieka, takich jak potrzeba osiągnięć przynależności. (…) Motywacja poza finansowa zależy w dużej mierze od doświadczenia w zarządzaniu ludźmi kadry menedżerskiej oraz od systemów zarządzania zasobami ludzkimi, które posiada frma (np. ścieżki kariery, model kompetencji).
Lider a szef – jakie są różnice?
Szef i lider zespołu to pojęcia często używane zamiennie. Nie jest to jednak błędne, ponieważ tak naprawdę szef może być liderem – a nawet powinien – a lider może być szefem – w tym wypadku również jest to wskazane. Warto jednak pamiętać, że nie każdy lider jest szefem i nie każdy szef albo kierownik jest liderem. Co to oznacza? Jakie są zatem różnice? Tak naprawdę znaczenie tych dwóch terminów jest bardzo podobne, jednak istnieje jedna subtelna różnica. Lider jest bowiem osobą, która ma naturalne zdolności przywódcze i charyzmę. Jest to ktoś, kogo zawsze widzimy w pierwszym szeregu i niezależnie od okoliczności pracuje on razem z całym zespołem. Co więcej, często pracuje najciężej z całej grupy. Lider niekoniecznie jednak dobrze odnajduje się w sprawach budżetowych lub w planowaniu działań firmy i zespołu w oparciu o roczne plany rozliczeń. Co nie znaczy jednak, że nie jest w stanie tego robić. W powszechnej świadomości jednak lider funkcjonuje jako osoba nastawiona bardziej na pracę i stojąca ramię w ramię z pracownikami.
W Encyklopedii Zarządzania znajdziemy taką definicję lidera:
Lider zespołu ma za zadanie wspierać, pomagać i inspirować zespół, a także przewodzić mu i dbać o rozwój umiejętności pracowników. Dobry lider powinien mieć cechy takie jak asertywność, budowanie relacji, dobra organizacja, empatia czy komunikacja. Lider a manager mają różne zadania, ale oba są niezbędne w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Współczesne przedsiębiorstwo musi mieć lidera, który będzie motywował i inspirujący do zmian.
Natomiast szef, kierownik lub manager kojarzy się zazwyczaj z obowiązkami związanymi z planowaniem, rozdzielaniem i liczeniem. Jest to można powiedzieć bardziej techniczna strona zarządzania. Stanowisko managera lub kierownika najczęściej kojarzy się z „kimś bliżej szefa, pracodawcy lub zarządu”. Konotacje z tym terminem nie wiążą się zazwyczaj z pojęciami takimi jak „ciężka praca” czy „praca ramię w ramię”. Warto jednak pamiętać, że dobry szef powinien mieć cechy lidera. Bez tego nie zbuduje szacunku i pozycji w zespole. Tak samo jak skuteczny lider powinien mieć w sobie cząstkę odpowiedzialną za rozważne planowanie oraz działania związane z finansowymi sprawami przedsiębiorstwa.
Jak połączyć rolę szefa z rolą lidera?
Stanowisko kierownicze wymaga połączenia roli szefa z rolą lidera. Oznacza to, że do pełnego skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi konieczne jest jednoczesne efektywne delegowanie zadań oraz przewodzenie pracownikom w pełnym tego słowa znaczeniu. Niedopuszczalne są bowiem sytuacje, w których szef zleca wykonanie pracownikom zadań po godzinach, ponieważ firma jest w trakcie trudnego projektu, ale jednocześnie sam znika z biura, aby uniknąć trudniejszej pracy. Takie zachowanie skutecznie zabija w pracownikach chęć do efektywnej pracy, negatywnie wpływa na ich motywację oraz obniża przywiązanie i lojalność do firmy. W końcu, po co szeregowy pracownik ma martwić się o wykonanie zadań na czas, skoro sam manager nie wykazuje zaangażowania w tę sprawę?
W przywołanym powyżej przykładzie połączenie roli lidera z rolą szefa będzie przejawiało się w tym, że kierownik nie tylko rozdzieli zadania, ale także zostanie ze swoim zespołem i będzie razem z nim wykonywał wszystkie obowiązki. Szczególnie gdy dochodzi np. do dużych zamówień – na hali produkcyjnej w takich przypadkach ważna jest każda para dodatkowych rąk. Takie wsparcie swoich podwładnych powoduje, że zespół również odczuwa większą motywację i czuje się częścią całej firmy.
Jak być dobrym szefem w pracy?
Odpowiedź na to pytanie jest bardzo trudna. Przede wszystkim dlatego, że nie da się opracować jednego scenariusza, który sprawdzi się w każdej branży i dla każdego zespołu. W jednej firmie skuteczne okaże się podejście nastawione na ustalenie sztywnych reguł współpracy i dokładnego zaplanowania działań poszczególnych pracowników, natomiast w innym przedsiębiorstwie sprawdzi się reguła pełnego zaufania i swoistej dobrowolności pracowników nastawionej na samodzielne rozplanowanie swojego czasu pracy.
Jednak istnieją pewne uniwersalne wzorce zachowań i kluczowe cechy dobrego kierownika, które znajdą zastosowanie zarówno w branży kreatywnej, jak i budowlanej czy produkcyjnej. Rola kierownika nie jest łatwa i wiąże się z dużą odpowiedzialnością, jednak jest wiele osób, które świetnie odnajdują się w tego rodzaju zadaniach w codziennej pracy. Niektórzy nawet nie potrafią pracować pod kimś i zawsze szukają okazji do tego, aby delegować zadania w grupie i objąć prowadzenie. Można więc zaryzykować stwierdzenie, że bycie dobrym szefem jest poniekąd wpisane w nasze DNA. Wiele bowiem zależy od Twojego nastawienia do innych ludzi oraz od tego, jak postrzegasz samą ideę zarządzania. Jeśli oznacza to dla Ciebie władzę i przez ten pryzmat postrzegasz stanowiska kierownicze, to raczej nie zjednasz sobie sympatii zespołu. Jednak jeśli jesteś osobą, dla której bycie kierownikiem i szefem wiąże się z odpowiedzialnością za swoich podwładnych i postrzegasz to przez pryzmat dużych możliwości rozwoju swojego zespołu i siebie, to może okazać się, że szybko zapracujesz na miano dobrego szefa.
Cechy dobrego kierownika
Większość osób, które obejmuje dowodzenie, chciałoby poznać cechy dobrego kierownika. Przygotowaliśmy zestaw kilku uniwersalnych cech, które mogą sprawić, że lepiej dogadasz się z zespołem, a co najważniejsze – zdobędziesz uznanie swoich pracowników i staniesz się dla nich liderem, a nie tylko szefem.
Umiejętności mediacyjne
Umiejętności negocjacyjne to często pomijany aspekt, który jest bardzo istotny dla stanowisk kierowniczych. W pewnym sensie manager to pośrednik pomiędzy pracodawcą a pracownikami, dlatego też często musi negocjować z dwiema stronami w taki sposób, aby każdy czuł się usatysfakcjonowany. Jednocześnie powinien mieć na względzie dobro firmy i dobro podwładnych. Zespół powinien czuć, że szef zawsze stanie po ich stronie i będzie starał się o jak najlepsze opcje dla swoich pracowników. Chodzi tutaj także o wywalczenie podwyżek lub innych benefitów pracowniczych.
Umiejętność słuchania
Bardzo ważna jest umiejętność słuchania. Osoba, której trudno skupić się na tym, co inni chcą jej przekazać, nie odnajdzie się bowiem na stanowisku kierowniczym. Pracownicy często komunikują swoje potrzeby w subtelny sposób, ponieważ czują dystans pomiędzy stanowiskami. Dobrze jest, więc gdy osoba zarządzająca potrafi wysłuchać i wyłapać momenty, w których zatrudnieni komunikują swój punkt widzenia. Umiejętność słuchania oznacza także, że kierownik powinien być otwarty na pomysły swoich pracowników, którzy często proponują usprawnienia lub rozwiązania, które ułatwią i przyspieszą pracę. Warto czasami wsłuchać się w te głowy, bo w końcu kto wie lepiej, jak zmienić pewne procesy, nić osoby, które w tych procesach biorą udział?
Umiejętność podejmowania szybkich i trudnych decyzji
Dobry szef musi także wiedzieć jak i kiedy podjąć właściwą decyzję. To trudne zadanie, ponieważ o tym, czy decyzja ta była dobra, dowiemy się ostatecznie, dopiero gdy będzie już za późno na odwrót. To duże obciążenie, ponieważ często to właśnie od decyzji kierownika zależy, czy pracownicy otrzymają dodatkowe premie lub czy dział w ogóle się utrzyma. Co więcej, brak decyzyjności czy unikanie decyzji jest znacznie gorsze niż podejmowanie błędnych kroków. Kierowanie grupą ludzi wiąże się także z dużym stresem, który towarzyszy szefowi praktycznie codziennie. Osoba na kierowniczym stanowisku nie może jednak poddać się przytłaczającym uczuciom i musi zachować racjonalne podejście – tylko tak może skutecznie podejmować kroki i ustalać priorytety. Dobry kierownik ma w sobie pewnego rodzaju lekkość i swobodę w podejmowaniu decyzji i braniu na siebie odpowiedzialności, co nie oznacza, że jest to dla niego łatwe.
Komunikatywność
W pakiecie do podjętych obowiązków szef musi także dołożyć swoje umiejętności komunikacyjne. Niestety bez tego nie da się zarządzać pracownikami. Brak wytycznych, brak informacji o zmianach lub o terminach to katastrofa dla organizacji pracy. Szef, który nie podejmuje rozmów i nie prowadzi grupy w sposób klarowny i zrozumiały dla wszystkich jej członków powoduje liczne nieporozumienia i niedomówienia, które przekładają się na błędy, źle wykonane zadania, brak sprawdzonych informacji i chaos. Zjawisko to jest bardzo niebezpieczne w momencie, gdy dotyczy działów wystawionych na kontakt z klientami. W takim momencie brak komunikatywności ze strony kierownika może doprowadzić do zszargania wizerunku firmy.
Umiejętność zarządzania czasem swoim i pracowników
Aby stworzyć zgrany zespół kierownik, musi zarządzać czasem poszczególnych pracowników i odpowiedni rozdzielać zadania. Jednocześnie musi także myśleć o swoim planie dnia, tygodnia czy miesiąca. Planowanie i organizacja pracy to ważny element, ponieważ wprowadza systematyczność i buduje w pracownikach poczucie stabilności i bezpieczeństwa zawodowego. Gdy każdy wie, co ma robić, to automatycznie poświęca swój czas na wykonywanie obowiązków, a nie na szukanie informacji o tym kiedy i jak ma to zrobić. Te wytyczne powinien w odpowiednim czasie dostarczyć kierownik. Jednocześnie bardzo ważne jest pamiętanie o terminach poszczególnych projektów, i organizowanie pracy tak, aby nie zostawić wszystkiego na ostatni moment.
Pracowitość
Szef powinien być także pracowity. Ostatecznie to on jest osobą, która pierwszy przychodzi do pracy, i która ostatnia z niej wychodzi. Dlaczego to tak ważne? Wiąże się to bowiem z wizerunkiem nie tylko kierownika, ale także całej organizacji. Jeśli osoby zarządzające nie są zaangażowane w swoje obowiązki i nie wykazują się pracowitością, to między członkami zespołu powstaje napięcie i niechęć do szefa, który zaczyna być postrzegany jako osoba leniwa i wykorzystująca władzę, aby przerzucać swoje obowiązki na innych. Wiele osób zaczyna także podważać ich kompetencje, ponieważ skoro manager lub kierownik nie wypełnia swoich obowiązków, to może nie wie, jak to zrobić? Taka sytuacja bardzo negatywnie działa na zaangażowanie zespołu.
Empatia i asertywność
Aby być dobrym kierownikiem, konieczne jest także etyczne zachowanie oraz umiejętne balansowanie pomiędzy empatią a asertywnością. To trudna sztuka, która tak naprawdę wymaga lat praktyki i zazwyczaj można ją wyrobić tylko poprzez doświadczenie. W skrócie chodzi o to, aby kierownik potrafił wysłuchać i znaleźć rozwiązania dla pracownika, który boryka się np. z chorobą małżonki (skrócenie czasu pracy lub możliwość dorobienia), a jednocześnie nie dał się wciągnąć i nabrać na kolejną nieobecność w pracy spowodowaną zepsutym samochodem lub spóźnionym autobusem. Warto bowiem pamiętać, że zgrany i efektywny zespół to mieszanka koleżeńskiej znajomości opartej na empatii i szacunku oraz biznesowej asertywności, która stawia granice i potrafi zatrzymać szkodliwe procesy.
