Niektórzy uwielbiają pracę na tzw. home office, gdyż czują się wypoczęci, pełni energii i pracują efektywnie. Innym natomiast z trudem przychodzi skupienie uwagi i realizacja codziennych zadań. Przygotowaliśmy garść łatwych do wdrożenia i praktycznych wskazówek, które pomogą zorganizować pracę zdalną i udowodnią, że może być tak samo wydajna, jak biurowa.

Właściwa organizacja pracy zdalnej to podstawa

Codziennie przychodzisz do biura, w którym dysponujesz stałym miejscem pracy. Masz swoje biurko, fotel, komputer i inne urządzenia. W domu też tego potrzebujesz. Oczywiście nie każdy może pozwolić sobie na oddzielny gabinet. Warto jednak zadbać o wyznaczenie odrębnego fragmentu przestrzeni, który kojarzyć się będzie przede wszystkim z pracą.

Organizując pracę zdalną w domu, lepiej unikaj miejsc, w których zwykle wypoczywasz – szczególnie łóżka. Praca przy biurku może i jest mniej wygodna, ale z pewnością będzie bardziej owocna. Istnieje szereg skutecznych metod na organizację pracy zdalnej, które pomogą Ci zwiększyć swoją produktywność.

Organizacja miejsca do pracy zdalnej – klucz do efektywności

Warto zacząć od postaw, a więc od miejsca, w którym mamy spędzać większość naszego dnia pracy. Jak powinno być ono urządzone?

Wybór miejsca do pracy

Kluczowym aspektem jest odpowiednie wydzielenie przestrzeni. Wybierz miejsce w domu, które zapewni spokój i ciszę, najlepiej oddzielone od codziennych domowych obowiązków. Prywatność jest niezwykle ważna, ponieważ zwiększa poziom koncentracji.

Ergonomia i wyposażenie

Przy pracy zdalnej spędzasz długie godziny przed komputerem, więc wygodne biurko i ergonomiczne krzesło są absolutną podstawą. Zadbaj o właściwą postawę ciała, a także o dodatkowe akcesoria, takie jak podkładki pod mysz i klawiaturę, które poprawią komfort pracy.

Jakość powietrza i odpowiednia temperatura

Zadbaj o odpowiednią cyrkulację powietrza, optymalną temperaturę w granicach 21°C oraz poziom wilgotności wynoszący 40-60%. Dzięki temu unikniesz zmęczenia i poprawisz swoją koncentrację. Dobrze, jeśli pomieszczenie ma otwierane okna lub wyposażone jest w urządzenia oczyszczające powietrze.

Oświetlenie dostosowane do pracy

Najlepsze efekty daje naturalne światło, ale w pochmurne dni lub przy pracy wieczorami niezbędna będzie lampka biurkowa o odpowiedniej barwie światła. Pamiętaj, że zbyt intensywne oświetlenie w pracy może męczyć oczy, a zbyt słabe powoduje obniżenie produktywności.

Niezbędne narzędzia i technologie

Dobrej jakości laptop, stabilne połączenie internetowe i oprogramowanie do zarządzania projektami to absolutne minimum. Warto także zaopatrzyć się w drukarkę, skaner czy telefon. Regularnie monitoruj jakość swojego łącza internetowego, ponieważ przerwy w dostępie do sieci mogą zakłócać pracę i spotkania online.

Organizacja odpowiedniej przestrzeni do pracy zdalnej to inwestycja w Twoją efektywność i komfort, co w dłuższej perspektywie przekłada się na lepsze wyniki pracy i zdrowie.

Sprawdź też: Jak powinno być wyposażone biuro pracy dla współczesnego freelancera?

O czym należy pamiętać, organizując pracę zdalną w domu?

Kiedy pracujemy w biurze, prywatny telefon zazwyczaj pozostawiamy wyciszony. Organizując pracę zdalną w domu, postępuj tak samo. Wyłącz dźwięki i trzymaj w bezpiecznej odległości wszystkie niepotrzebne urządzenia, by uniknąć sięgania po nie w czasie, kiedy powinieneś skupić się na obowiązkach. Domowników poinformuj, w jakich godzinach jesteś zajęty pracą i poproś o zmniejszenie częstotliwości kontaktu z Tobą do minimum. Jeśli jesteś rodzicem pracującym na home office, zagospodaruj czas także dziecku, by i ono nie odrywało Cię od obowiązków częściej, niż to konieczne.

Jeśli należysz do osób, które bardzo łatwo się rozpraszają i mają tendencję do zaglądania w telefon co jakiś czas, to warto zainteresować się specjalnymi aplikacjami. Pomagają one skutecznie skupić się na obowiązkach i zniechęcają do sięgania po komórkę, na przykład: 

  • Forest – Stay focused, gdzie zajmujemy się sadzeniem drzew. Zaczynamy od nasionka i sami wybieramy czas, jakiego potrzebuje na to, by wyrosło z niego drzewo — od 30 do 120 minut. W tym czasie nie możemy korzystać z telefonu. Każde wyłączenie aplikacji skutkuje uschnięciem drzewka.  
  • Brain Focus to aplikacja, w której wyznaczamy czas przeznaczony na naukę i późniejszą przerwę. Przykładowo po 30 minutach pracy mamy pięciominutową przerwę. Telefon daje nam sygnał, że chwila odpoczynku się skończyła, a my powinniśmy wrócić do swoich obowiązków. Aplikacja umożliwia podejrzenie w późniejszym czasie naszych statystyk.
  • Dla osób, które nie są przekonane co do skuteczności wyżej wspomnianych programów, sprawdzi się lepiej AppBlock. Pozwoli ona zablokować dostęp do konkretnych aplikacji w wyznaczonych terminach. Dzięki temu możemy ustawić, że np. od poniedziałku do piątku w godzinach biznesowych nie włączymy Instagrama czy Facebooka. Skorzystać z niej możemy także weekendowo, blokując skrzynkę służbową w czasie wolnych dni. 

Szukasz nowej pracy? Najlepsze oferty pracy w Warszawie znajdziesz na GoWork.pl

Organizacja pracy zdalnej: dołącz do zbiórki 

Integracja online podczas spotkania na poranną kawę to doskonały czas na dokonanie szybkiego przeglądu planów na dany dzień. Krótka rozmowa, podczas której każdy członek zespołu przeznaczy chwilę na omówienie ogólnych celów, jakie ma zamiar zrealizować w ciągu najbliższych 8 godzin, pozytywnie wpłynie na ich realizację.

Co ważne, zobowiązanie wypowiedziane na głos zwiększa motywację. Takie działania związane z organizacją pracy zdalnej warto wprowadzić już teraz. Będziesz dzięki temu czuł się zobowiązany do wykonania go w czasie, który sam ustaliłeś. 

Plan dnia jako najlepszy sposób na organizację czasu pracy zdalnej

Wstań wcześniej i przygotuj się do nadchodzących wyzwań – zjedz na spokojnie śniadanie i wypij kawę, nim przysiądziesz do laptopa. Chcąc zorganizować pracę zdalną, rozpisz dokładny harmonogram, w którym uwzględnisz wszystkie zadania na dany dzień, w tym przerwę obiadową. Organizując czas pracy zdalnej, pilnuj ram czasowych i odhaczaj to, co już zostało zrealizowane. W tym celu przyda Ci się tradycyjny notatnik lub dokument elektroniczny. Podczas przerwy, warto uruchomić minutnik, który poinformuje Cię, że czas upłynął. Pracuj zawsze w takich samych godzinach.

Działania związane z organizacją pracy zdalnej: dbanie o komfort fizyczny

Regularnie wstawaj od biurka, rozciągaj się i spaceruj, a w ten sposób zmniejszysz negatywne skutki długiego przebywania w tej samej pozycji. Wykonanie krótkich ćwiczeń wpłynie korzystne na twój organizm. Organizując pracę zdalną w domu, pamiętaj o wietrzeniu pomieszczenia, piciu dużej ilości wody oraz o regularnych posiłkach. Te podstawowe elementy pozytywnie wpływają na poziom koncentracji podczas pracy zdalnej w domu.

Skuteczna organizacja pracy zdalnej: dobra komunikacja z ludźmi

W szybkich sprawach zapewne wystarczy krótka wiadomość wysłana przez komunikator. Jeśli jednak dana kwestia wymaga dłuższej rozmowy, nie rozpisuj się i po prostu zadzwoń. Obecnie istnieje możliwość dołączania dowolnej liczby osób do połączeń głosowych i wideo. Takie rozwiązanie bywa znacznie szybsze i skuteczniejsze niż wymiana maili. 

Organizując pracę zdalną w domu, skorzystaj ze specjalistycznego oprogramowania

Na rynku istnieje szereg rozwiązań technologicznych, które znacząco ułatwiają organizowanie pracy zdalnej w domu – zarówno samodzielnie, jak i zespołowo. Nie trzeba przebywać w jednym pomieszczeniu, by przeprowadzić owocną burzę mózgów. Można to zrobić, pracując wspólnie na jednym dokumencie.

Nie jest konieczne również zapraszanie współpracowników do swojego stanowiska, by w czasie rzeczywistym pokazywać kolejne czynności. Wystarczy udostępnić swój pulpit, a każdy ruch Twojego kursora będzie widoczny. Wiele rzeczy można wspólnie wykonywać na odległość, dzięki specjalnym aplikacjom — na przykład:

  • HeySpace pozwala na tworzenie tablic, a na nich list zadań dostępnych dla pracowników. Dzięki temu są one nie tylko jasno wskazane, ale posiadają także klarowne informacje dotyczące czasu, w jakim pracownik musi je wykonać. 
  • TimeCamp to aplikacja pozwalająca monitorować, ile czasu poświęcasz na wykonanie konkretnych obowiązków. Sprawdzi się nie tylko w celu sprawdzenia swojej wydajności, ale także jako sposób na śledzenie zaangażowania pracowników. 
  • Asana jest programem do zarządzania projektami. Jest doskonałym rozwiązaniem w pracy zdalnej, bo umożliwia tworzenie tablicy zarówno dla konkretnych użytkowników, jak i do samodzielnej pracy. Osoba zakładająca projekt wybiera, dla kogo będzie on widoczny. Na tablicach tworzy się zadania, którym wyznacza się konkretne daty zakończenia. Istnieje także możliwość komentowania każdego z nich, co może okazać się przydatne dla kolejnych pracowników.
  • Calendly jest aplikacją, która pomaga zaplanować spotkania służbowe bez konieczności wysyłania maili do każdego pracownika osobno. To ty wskazujesz dogodny przedział czasowy, a osoby posiadające link dodają się z konkretną godziną do twojego kalendarza.

Dobra organizacja pracy zdalnej może sprawić, że będzie ona równie efektowna, co ta, którą wykonujesz w biurze. Doskonale znane środowisko, w którym na co dzień przebywasz, wcale nie musi obniżać twojej wydajności. Odpowiednie zagospodarowanie czasu i przestrzeni pozwoli na osiągnięcie tak samo dobrych, a może i nawet lepszych, wyników.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_58161080_zbli%C5%BCenie-miejsca-pracy-nowoczesnego-projektanta-z-pustym-laptopem-ramkami-do-zdj%C4%99%C4%87-powy%C5%BCej.html

Oceń artykuł
0/5 (0)