Świadectwo pracy jest niezwykle ważną dokumentacją pracowniczą, która zdarza się, że zostaje zagubiona czy utracona. W ciągu ostatnich lat modyfikacje prawne zmieniły duplikat świadectwa pracy na kopię świadectwa pracy. Opisujemy, czym charakteryzuje się ta procedura i jak wygląda obecnie wydawanie kopii świadectwa pracy.

Newsletter dla pracodawców

Zapisz się i otrzymuj treści stworzone z myślą o pracodawcach!

Administratorem danych jest GoWork.pl Serwis Pracy sp. z o.o. Dane osobowe przetwarzane są w celu wysyłki powiadomień na temat wskazanej firmy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – zgoda). Zgoda może być w dowolnym momencie wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Więcej informacji na temat przetwarzania danych znajduje się w Regulaminie.

Świadectwo pracy należące do jednego z najważniejszych elementów dokumentacji pracowniczej jest ważne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Zatrudniony na jego podstawie uzyskuje różne prawa, z kolei firma ma wobec takich formalności określone obowiązki. Co w przypadku, gdy pracownik zgubił świadectwo pracy? Jak wygląda wniosek o wydanie kopii?

Szukasz najlepszej oferty pracy? Znajdziesz ją na GoWork.pl!

Świadectwo pracy – kiedy będziesz go potrzebować?

Świadectwo pracy jest wydawane po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę. Co zawiera? Można w nim znaleźć ważne dane, takie jak:

  • stanowisko;

  • okres zatrudnienia;

  • rodzaj wykonywanej pracy;

  • prawne uzasadnienie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;

  • wymiar czasu pracy;

  • liczba dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Praca Kroksztyn – najlepsze ogłoszenia tylko na GoWork.pl!

Świadectwo pracy to ważny dokument, którego będzie potrzebować nowy pracodawca. Zawarte w nim dane są niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych czy uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Na jego podstawie wyliczona zostanie chociażby liczba Waszych dni urlopowych.

W świadectwie pracy znajduje się również informacja o tym, w jaki sposób została rozwiązana poprzednia umowa o pracę. Świadectwo pracy bywa niezbędne również podczas formalności związanych z zasiłkiem dla bezrobotnych oraz przejściem na emeryturę.

Przeczytaj ciekawy artykuł: Jak udokumentować staż pracy bez świadectwa pracy? Brak dokumentu — co robić?

Wydawanie świadectwa pracy – jak wygląda?

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca musi wydać pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy. Obowiązek ten wynika z art. 97 Kodeksu pracy i obejmuje wszystkie przypadki rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, o ile nie planowane jest ponowne zatrudnienie pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy.

Kiedy i w jakiej formie pracownik otrzymuje świadectwo pracy?

1) Najczęściej świadectwo pracy wydawane jest osobiście – pracownik odbiera je bezpośrednio od pracodawcy w ostatnim dniu zatrudnienia.

2) Jeśli pracownik upoważni inną osobę do odbioru, świadectwo może zostać wręczone przedstawicielowi na podstawie pisemnego lub elektronicznego upoważnienia.

3) W sytuacji, gdy osobiste wręczenie nie jest możliwe, pracodawca ma obowiązek dostarczenia dokumentu w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Może to zrobić za pośrednictwem:

  • poczty (np. listem poleconym),

  • kuriera,

  • innego uzgodnionego sposobu doręczenia.

Jeśli pracodawca w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zawrze z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę, nie ma obowiązku natychmiastowego wystawienia świadectwa pracy. W takim przypadku pracownik może jednak w dowolnym momencie złożyć wniosek (w formie papierowej lub elektronicznej) o jego wydanie.

Praca Tarnowskie Góry – najlepsze ogłoszenia tylko na GoWork.pl!

Pracownik może zażądać:

1) świadectwa pracy dotyczącego ostatniego okresu zatrudnienia,

2) świadectwa obejmującego wszystkie wcześniejsze okresy zatrudnienia, za które dokument ten nie został jeszcze wydany.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, np. zwrotu służbowego sprzętu czy podpisania dokumentów. Jest to bezwzględny obowiązek pracodawcy, który musi być przestrzegany zgodnie z przepisami prawa pracy.

Czy świadectwo pracy można zastąpić innym dokumentem?

Świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem potwierdzającym staż pracy, jednak w sytuacji, gdy jego wydanie jest niemożliwe, można udokumentować okres zatrudnienia innymi dokumentami. Istnieje kilka alternatyw, które mogą posłużyć jako dowód na przepracowany czas w danej firmie.

Do najczęściej wykorzystywanych dokumentów zastępujących świadectwo pracy należą:

1) Umowy o pracę: Dokumenty te zawierają informacje o okresie zatrudnienia oraz warunkach pracy, co pozwala na odtworzenie stażu pracy.

2) Pisma kierowane przez pracodawcę: Wszelkie oficjalne korespondencje, które były wystosowane przez pracodawcę w trakcie zatrudnienia, mogą również stanowić dowód na odbycie pracy w danej firmie.

3) Legitymacja ubezpieczeniowa: Zawierająca wpisy dotyczące okresów zatrudnienia, stanowi ważny dokument, który może zastąpić świadectwo pracy, zwłaszcza w kwestiach dotyczących składek na ubezpieczenie społeczne.

4) Legitymacja służbowa: Często wykorzystywana w firmach, szczególnie w sektorze publicznym lub służbach mundurowych, jako dowód na zatrudnienie i staż pracy.

Co się dzieje, gdy pracownik nie otrzymuje świadectwa pracy? Pracownik ma prawo do otrzymania świadectwa pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli z jakiegoś powodu nie otrzymuje ani oryginału, ani kopii dokumentu, może dochodzić swoich praw, a pracodawca jest zobowiązany do wydania takiego świadectwa. W razie problemów, pracownik może domagać się go na drodze sądowej, gdyż jest to jego podstawowe prawo.

Zobacz też: Nowe świadectwa pracy – efekt nowelizacji Kodeksu pracy

Kopia świadectwa pracy - jak ją otrzymać

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_114978102_mieszanka-na-biurko-na-drewnianym-stole-biurowym.html

Jak wyglądał duplikat świadectwa pracy?

Do 2019 roku w razie zgubionego świadectwa pracy stosowano duplikat świadectwa pracy. Wniosek pracownika o wydanie duplikatu świadectwa pracy zawierał podstawowe informacje, takie jak data, imię i nazwisko wraz z numerem pesel, okres zatrudnienia i adres, na jaki chcemy otrzymać duplikat świadectwa pracy.

Z perspektywy pracodawcy, aby wydać odpis świadectwa pracy, nie trzeba było podejmować skomplikowanych formalności. W takim przypadku należało zaznajomić się z dokumentacją pracowniczą i dotrzeć do oryginalnego dokumentu.

Duplikat świadectwa pracy powinien zawierać wtedy wymiar czasu pracy, liczbę dni urlopu wypoczynkowego, które wykorzystał pracownik, okres korzystania z urlopu bezpłatnego oraz wykorzystanie urlopu wychowawczego.

Chcąc wystawić duplikat świadectwa pracy, ważne było, by na dokumencie podana była data wystawienia oryginału dokumentu, jak i dzień sporządzenia duplikatu świadectwa pracy. Ponadto osoba, która podpisywała duplikat świadectwa pracy najlepiej, gdy podpisywała również oryginał.

Zdarzały się także sytuacje, gdy firma zawiesiła już swoją działalność i nie mogła wystawić duplikatu świadectwa pracy dla danego pracownika. Wtedy wniosek kierowano do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w którym można było ubiegać się o wydanie kopii dokumentu.

Można tam bowiem znaleźć bazę zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy. Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej czy płacowej pracodawców znajdują się w ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych ze strony Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Szukasz pracy w Gdyni? Sprawdź oferty na GoWork.pl!

Kopia zamiast duplikatu świadectwa pacy

Obecnie nie przygotowuje się odpisu czy duplikatu świadectwa pracy. Do 6 września 2019 roku obowiązywał przepis, który mówił, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca powinien wydać pracownikowi odpis świadectwa pracy. Został on uchylony rozporządzeniem MRPiPS z dnia 30 sierpnia 2019 roku zmieniającym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy Dz. U. 2019 r. poz. 1709.

Wydanie pierwszej kopii dokumentacji – terminy, koszty i dobre praktyki

Wydanie pierwszej kopii dokumentacji pracowniczej (w tym kopii świadectwa pracy) co do zasady jest bezpłatne, o ile wniosek składa uprawniona osoba i dotyczy pierwszego wydania kopii danego dokumentu. Pracodawca ma 30 dni od otrzymania poprawnie złożonego wniosku (papierowego lub elektronicznego) na przygotowanie i doręczenie kopii. Wniosek powinien zawierać: dane pracownika, okres zatrudnienia, wskazanie dokumentu (np. świadectwa pracy z konkretnej daty), formę doręczenia oraz adres korespondencyjny lub e-mail do odbioru. W praktyce warto dopisać również numer telefonu do kontaktu – przyspiesza to ewentualne wyjaśnienia.
Jeżeli pracownik potrzebuje kolejną kopię dokumentacji pracowniczej (np. utracił wcześniej otrzymaną kopię albo potrzebuje dodatkowych egzemplarzy do różnych instytucji), pracodawca może pobrać uzasadnioną opłatę odpowiadającą kosztom administracyjnym (skanowanie, druk, potwierdzenie zgodności, wysyłka). Dobrym zwyczajem jest poinformowanie wnioskodawcy z góry o wysokości i sposobie uiszczenia opłaty.
W kwestii doręczenia możliwe są trzy bezpieczne ścieżki:

  • odbiór osobisty za pokwitowaniem,

  • przesyłka pocztowa/kurier z potwierdzeniem nadania,

  • przekaz elektroniczny (jeśli wnioskodawca wybrał taką formę i pracodawca dysponuje kwalifikowanym podpisem/pieczęcią).
    Warto też pamiętać, że kopia musi być opatrzona potwierdzeniem zgodności z oryginałem – w wersji papierowej tradycyjną formułą i podpisem osoby upoważnionej, a w wersji elektronicznej kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią. W razie wątpliwości formalnych (np. co do umocowania pełnomocnika) pracodawca powinien niezwłocznie poprosić o uzupełnienie braków, aby nie naruszyć 30-dniowego terminu. Dobrą praktyką po stronie wnioskodawcy jest jednoczesne wskazanie, czy potrzebna jest pojedyncza kopia, czy kilka egzemplarzy – pozwala to uniknąć ponownych wniosków i dodatkowych kosztów.

Kopia w powszechnie stosowanej formie elektronicznej – wymogi, bezpieczeństwo i zgodność z RODO

Coraz częściej wnioskujący wybierają kopię w powszechnie stosowanej formie elektronicznej (np. PDF). To rozwiązanie wygodne i szybkie, ale wymaga dochowania specyficznych standardów. Po pierwsze, elektroniczne odwzorowanie (skan/plik) musi być wiernym odzwierciedleniem oryginału. Po drugie, na potrzeby dowodowe oraz zgodności z przepisami konieczne jest opatrzenie kopii kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (lub osoby upoważnionej). Tylko wtedy elektroniczna kopia uzyskuje status „zgodnej z oryginałem”.
Istotnym elementem jest również sposób przekazania. Najlepiej użyć bezpiecznego kanału transmisji (szyfrowanej platformy, bezpiecznej skrzynki ePUAP lub firmowego systemu do udostępniania plików z kontrolą dostępu). Wysyłka zwykłą pocztą e-mail może być dopuszczalna wyłącznie przy dodatkowych zabezpieczeniach (np. hasło przekazane innym kanałem).
W tle pozostaje obowiązek minimalizacji danych i zasada ograniczenia celu wynikająca z RODO: kopia ma zawierać tylko to, o co wnosi uprawniona osoba. Jeśli prosimy o część akt, nie należy udostępniać zbędnych dokumentów. Pracodawca powinien prowadzić rejestr udostępnień – kto, kiedy i w jakim zakresie otrzymał kopię – co ułatwia wykazanie rozliczalności.
Po stronie wnioskodawcy warto od razu wskazać pożądany format pliku, adres e-mail do odbioru oraz ewentualne wymagania instytucji (np. konieczność kwalifikowanego podpisu na każdej stronie). Po stronie pracodawcy – stosowanie standardu PDF/A i jasnej klauzuli „poświadczono za zgodność z oryginałem” w stopce dokumentu. Taki komplet praktyk znacznie ogranicza ryzyko formalnych zwrotów i przyspiesza postępowania urzędowe.

Zabezpieczenie dokumentacji osobowej i dalsze przechowywanie dokumentacji – gdzie szukać kopii po latach?

Prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji osobowej to nie tylko obowiązek prawny, ale i realna ochrona interesów pracownika oraz pracodawcy. Akta osobowe i wybrane dokumenty (jak świadectwa pracy) podlegają określonym okresom retencji – standardowo wynoszącym 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (chyba że szczególne przepisy nakazują inaczej). Po upływie tego czasu pracodawca może nie dysponować już dokumentacją, dlatego tak ważne jest rozważne planowanie dalszego przechowywania dokumentacji i rzetelne informowanie pracowników o terminach.
W razie likwidacji lub przekształceń przedsiębiorstwa dokumentacja może trafić do profesjonalnego przechowawcy akt. Informacji, gdzie znajdują się te zbiory, warto szukać w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez właściwe instytucje archiwalne (np. rejestry przechowawców akt osobowych i płacowych). Dzięki temu były pracownik zyskuje drogę dotarcia do swoich dokumentów – także wiele lat po zakończeniu zatrudnienia.
Po stronie pracodawcy kluczowe jest wdrożenie polityki ochrony danych: kontrola dostępu, szyfrowanie nośników, kopie zapasowe, procedury na wypadek incydentów oraz regularne szkolenia osób upoważnionych do przetwarzania akt. W przypadku cyfrowych repozytoriów – audyt uprawnień i logowanie operacji (kto i kiedy przeglądał/udostępniał).
Pracownik, który po latach potrzebuje kopii, powinien:

  • w pierwszej kolejności złożyć wniosek do byłego pracodawcy;

  • jeśli firma nie istnieje – ustalić przechowawcę akt i zwrócić się bezpośrednio do niego;

  • przygotować dokumenty potwierdzające tożsamość i zakres żądania (konkretny okres pracy, rodzaj dokumentu).
    Świadome korzystanie z tych ścieżek oraz właściwe zabezpieczenie dokumentacji osobowej po stronie organizacji skracają czas oczekiwania i ograniczają ryzyko odmów z przyczyn formalnych.

Kto może wnioskować o wydanie kopii świadectwa pracy?

W sytuacji, gdy świadectwo pracy zostanie zniszczone lub zgubione, potrzebny jest wniosek, by uzyskać kopię świadectwa pracy. Co ważne, nie zawsze trzeba składać go osobiście. Wniosek może złożyć pełnomocnik, a więc upoważniona przez pracownika osoba.

W sytuacji, gdy zdarzy się śmierć zatrudnionego, pismo może złożyć małżonek, rodzice (również macocha lub ojczym), dzieci, rodzeństwo i wnuki. W tym przypadku oprócz formularza wymagany jest akt zgonu i dokument potwierdzający więzi rodzinne ze zmarłym pracownikiem.

Kopia świadectwa pracy - wniosek

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_59853041_miejsce-na-podpis-na-wa%C5%BCnym-dokumencie.html

Zgubione świadectwo pracy – kopia świadectwa pracy

Proces wydawania kopii świadectwa pracy jest regulowany prawnie. Jeśli chodzi o wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej, Art. 94(12). Kodeksu pracy wskazuje, że:

„Art. 94¹².  [Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej]

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”.

Biorąc pod uwagę te zapisy oraz art. 18 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej (świadectwa pracy) na wniosek pracownika, byłego pracownika lub osób uprawnionych w przypadku jego śmierci, który został złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Jeśli dokumentacja pracownicza jest przechowywana w formie papierowej, pracodawca wydaje kopię (w całości lub części) dokumentacji pracowniczej w formie papierowej z podpisem pracodawcy albo osoby, która jest upoważniona przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z oryginałem dokumentacji pracowniczej. Wydanie dokumentacji pracowniczej w formie kopii świadectwa pracy musi być potwierdzone poprzez zgodność kopii z oryginałem.

Istnieje również możliwość, aby wydać akta osobowe w formie elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, które będzie wygenerowane w formacie PDF. Tutaj wymaga się, aby nastąpiła zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą potwierdzona kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy czy osoby przez niego upoważnionej.

Może Cię zainteresować: Podpis elektroniczny – jak działa? Jak go uzyskać? Cena

Czy wydanie kopii dokumentacji pracowniczej jest płatne?

Biorąc pod uwagę zapisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku, pracodawca nie powinien pobierać opłat za wydanie kopii dokumentacji pracowniczej. Jest to możliwe w sytuacji, gdy wniosek dotyczy pierwszej kopii. Aby wydać kopię świadectwa pracy po raz kolejny, trzeba liczyć się z kosztami administracyjnymi, a więc możliwą dodatkową opłatą.

Przeczytaj również: Sprostowanie świadectwa pracy – jak poprawić błąd w dokumencie?

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej – wniosek

Jak wskazują zapisy prawne, pracownik, który zgubił świadectwo pracy, może je odzyskać. Wniosek o kopię świadectwa pracy powinien być złożony w formie pisemnej lub elektronicznej. Dokument ten powinien zawierać informacje podobne jak w przypadku odpisu świadectwa pracy. Jest to:

1) data i miejsce tworzenia dokumentu;

2) dane osobowe pracownika i pracodawcy;

3) okres zatrudnienia;

4) podpis pracownika;

5) adres do wysyłki kopii.

We wniosku nie trzeba podawać powodów, dla których pracownik stara się o wydanie kopii świadectwa pracy. Po jego złożeniu pracodawca od momentu otrzymania wniosku ma 30 dni, aby wydać taki dokument opatrzony zgodnością kopii z oryginałem.

Warto wziąć pod uwagę fakt, że świadectwo pracy należy do dokumentacji niearchiwalnej, w związku z tym jest przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego. Po dłuższym czasie od zatrudnienia może okazać się, że pracodawca nie dysponuje już takim dokumentem.

Jeśli pracownik ma więc okazję do wydania kopii świadectwa pracy, najlepiej od razu o kilka wersji, by w razie potrzeby mieć to ważne pismo do własnej dyspozycji.

Co grozi pracodawcy za zgubienie świadectwa pracy?

Zagubienie świadectwa pracy przez pracodawcę nie tylko komplikuje życie pracownika, ale stanowi również naruszenie przepisów ochrony danych osobowych, zgodnie z art. 4 pkt 12 RODO. Świadectwo pracy zawiera bowiem informacje, które podlegają ochronie na mocy RODO. W takiej sytuacji pracownik może dochodzić swoich praw na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

Zgubienie świadectwa pracy stanowi naruszenie ochrony danych osobowych, co daje pracownikowi możliwość wystąpienia z roszczeniem o zadośćuczynienie za krzywdę lub odszkodowanie, jeśli zagubienie dokumentu wyrządziło mu szkodę majątkową, np. uniemożliwiło podjęcie nowej pracy lub wpłynęło na inne kwestie finansowe.

Jednym z rozwiązań dostępnych dla pracownika jest także złożenie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). W wyniku takiej skargi organ może nałożyć na pracodawcę administracyjną karę pieniężną za naruszenie przepisów RODO, co może stanowić dodatkową konsekwencję dla firmy, która nie dba o odpowiednie przechowywanie dokumentów pracowniczych.

Co zrobić w przypadku zmiany właściciela firmy?

W przypadku zmiany właściciela firmy lub jej restrukturyzacji obowiązki dotyczące przechowywania i wydawania świadectw pracy przechodzą na nowego właściciela. Pracownicy, którzy zgubili swoje świadectwa pracy lub nie otrzymali ich od poprzedniego pracodawcy, mogą zwrócić się z wnioskiem o duplikat do nowego właściciela.

Nowy właściciel przedsiębiorstwa przejmuje obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą i jest zobowiązany do przechowywania akt osobowych oraz wystawiania świadectw pracy.

Co zrobić w przypadku upadłości lub likwidacji firmy?

Kiedy firma ogłasza upadłość lub jest likwidowana, odpowiedzialność za przechowywanie i wydanie dokumentacji pracowniczej zostaje przekazana właściwemu organowi. Podmiotem w tym przypadku może być archiwum państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, czy podmiot komercyjny, czyli prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentów. Na stronie ZUS można znaleźć wyszukiwarki takich podmiotów odpowiedzialnych za przechowywanie takich dokumentów.

Źródło zdjęcia głównego: https://pl.123rf.com/photo_138086460_binders-with-papers-waiting-to-be-processed-with-businessman-or-bookkeeper-back-in-blur-accounting.html