Zgubione świadectwo pracy – co teraz? Jakie są konsekwencje?

Szukaliście wszędzie, ale przepadło? Zgubione świadectwo pracy – z tego tekstu dowiecie się, co robić, gdy nie możecie znaleźć tego ważnego dokumentu i jak odzyskać zgubione świadectwo pracy. Kiedyś było to możliwe przez uzyskanie odpisu świadectwa pracy, lecz obecnie stosuje się inne procedury. Sprawdź jakie!

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_103987953_business-team-tensely-solving-problems-in-office-with-upset-man-foreground.html

Świadectwo pracy jest jednym z ważniejszych rodzajów dokumentacji osobowej prowadzonej przez pracodawcę. Należy go okazać w wielu sytuacjach – podczas zmiany pracy, rejestracji w urzędzie pracy czy ubiegania się o świadczenie emerytalne. Co zrobić w sytuacji, gdy świadectwo pracy zostanie zgubione? Odpowiedź na to pytanie opisujemy w poniższym artykule.

„Zgubiłem świadectwo pracy” – to częsty przypadek! Skąd wziąć świadectwo pracy?

Szukaliście wszędzie, ale nigdzie go nie ma – ani w teczce z dokumentami, ani w tej szufladzie, co zawsze… W końcu rozumiecie, że cokolwiek stało się z Waszym zgubionym świadectwem pracy, musicie wymyślić plan awaryjny.

„Zgubiłem świadectwo pracy” – co robić w takiej sytuacji? Choć świadectwo pracy to ważny dokument, poświadczający m.in. Wasz staż pracy (przyda się do rozliczania urlopu!) w poprzedniej firmie, jego zgubienie na szczęście będzie można jeszcze „odkręcić”.

Co standardowo zawiera w sobie świadectwo pracy? Znajdziemy w nim takie informacje, które dotyczą:

1) stanowiska;

2) wymiaru czasu pracy;

3) rodzaju wykonywanej pracy;

4) liczby dni urlopu wypoczynkowego, które wykorzystał pracownik;

5) okresu korzystania z urlopu bezpłatnego;

6) wykorzystania urlopu wychowawczego.

Umieszczone w świadectwie pracy dane są niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Należy pamiętać również o tym, że w utraconym świadectwie pracy znajduje się informacja o tym, w jaki sposób doszło do rozwiązania naszej poprzedniej umowy o pracę. To także cenna wiadomość dla naszego nowego, potencjalnego pracodawcy.

Zgubione świadectwo pracy – jak je odzyskać u byłego pracodawcy?

Zgubione świadectwo pracy to problem, który można rozwiązać. Jeśli nie wiecie, do kogo zwrócić się z  tym problemem, śpieszymy z pomocą. Istnieją różne możliwości w takiej sytuacji. Po duplikat zgubionego świadectwa pracy możecie zgłosić się do poprzedniego pracodawcy. Prawo nie określa, czy macie zrobić to w formie ustnej, czy pisemnej, tak samo, jak nie wyznacza konkretnego terminu, w którym były pracodawca ma nam wydać taki odpis.

Powinny się w nim znaleźć wszystkie te same informacje, które zostały zawarte w oryginalnym dokumencie, łącznie z datą jego powstania, podstawą prawną oraz danymi osoby, która sporządziła zgubione świadectwo pracy.

Kopia świadectwa pracy zamiast duplikatu świadectwa pracy

Kilka lat temu, bo do 2019 roku używano duplikatu świadectwa pracy. Miał on zawierać podstawowe informacje dotyczące wymiaru czasu pracy, czy dni urlopów – wypoczynkowego, bezpłatnego lub wychowawczego. Wydanie duplikatu świadectwa pracy odbywało się na podstawie złożonego wniosku. Aby pracodawca mógł więc wydać odpis świadectwa pracy, pracownik musiał więc przesłać stosowny wniosek zawierający dane osobowe, pesel, okres zatrudnienia czy adres do korespondencji.

Obecnie w przypadku, gdy nastąpi zniszczenie lub zgubienie świadectwa pracy, wydawana jest kopia świadectwa pracy. Ten proces regulowany jest przez przepisy Kodeksu pracy. Według art. 94¹²:

„Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”.

Oznacza to, że pracownik lub były pracownik, a także jego pełnomocnik, powinien złożyć do pracodawcy wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy i będzie ono wiążące, jeśli zastosuje się potwierdzenie zgodności kopii z oryginałem. W przypadku wersji elektronicznej zgodność ta powinna być okazana przez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy (ewentualnie osoby odpowiednio upoważnionej).

Zgubione świadectwo pracy przez pracodawcę – konsekwencje

Zgubienie przez pracodawcę świadectwa pracy pracownika jest poważnym naruszeniem ochrony danych osobowych i stanowi zagrożenie dla praw pracownika. Przypadek taki musi być traktowany jako naruszenie bezpieczeństwa danych, co zgodnie z przepisami RODO, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Jeśli świadectwo pracy zostanie zgubione, pracodawca ma obowiązek natychmiastowego poinformowania pracownika o zaistniałej sytuacji oraz zgłoszenia tego faktu do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Zgodnie z przepisami RODO, utrata, zniszczenie lub nieautoryzowany dostęp do danych osobowych stanowi naruszenie ochrony tych danych, co wymaga zgłoszenia do odpowiednich organów.

Z perspektywy prawnej, pracownik ma prawo dochodzić swoich praw w oparciu o przepisy RODO. Zgubienie świadectwa pracy, jako naruszenie ochrony danych osobowych, może skutkować roszczeniami odszkodowawczymi, jeśli pracownik poniesie szkodę majątkową z tego powodu. Co więcej, pracownik może złożyć skargę do UODO, który może nałożyć na pracodawcę karę administracyjną, jeżeli nie zgłosił on naruszenia lub nie podjął odpowiednich działań w celu naprawienia sytuacji.

Eksperci prawni podkreślają, że w zależności od okoliczności, zagubienie świadectwa pracy może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. W takim przypadku, pracodawca może ponieść dodatkowe konsekwencje prawne związane z nieprzestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Sprawdź też: Jak założyć bloga i zarabiać na tym?

Jak uzyskać świadectwo pracy z ZUS?

W niektórych przypadkach związanych z zagubionym świadectwem pracy najlepiej skontaktować się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, prowadzącym bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

Świadectwo pracy z ZUS-u

Firma, w której kiedyś pracowaliście, już nie istnieje? Skorzystaliście z nowych ofert pracy i przyszły pracodawca naciska na odzyskanie dokumentu? Jak odzyskać zgubione świadectwo pracy w takiej sytuacji? Tu pomóc może zgłoszenie się do ZUS-u.

Zarówno w oddziałach, jak i na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych znajdziecie bazę zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy. Przy każdym z nich znajdują się także informacje o tym, gdzie przechowywane są archiwalne dokumenty.

Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców są dostępne w ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych, którą znajdziecie na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Sprawdź także: Ochrona danych osobowych w pracy: zasady

W przypadku akt osobowych zaliczają się one do tzw. dokumentacji niearchiwalnej i posiadają ustalony przez pracodawcę okres przechowywania. Wraz z jego zakończeniem dokumenty zostają zniszczone. Odzyskanie zgubionego świadectwa pracy jest zależne od czasu, jaki upłynął od momentu ustania stosunku pracy.

Według informacji wskazanych przez archiwa państwowe, w przypadku dokumentacji osobowej i płacowej przechowywanie dotyczy okresu:

• 50 lat (dotyczy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku);

• 10 lat (dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku);

• 10 lat (dotyczy pracowników zatrudnionych od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku).

W kwestii dokumentacji zatrudnienia z lat 70. i 80. jej odnalezienie jest utrudnione. Wcześniej obowiązywał krótszy czas przechowywania dokumentacji płacowej. Według przepisów do 1991 roku dokumentacja płacowa, czyli listy płac czy karty wynagrodzeń, która była dokumentacją podstawową do naliczania emerytury lub renty, mogła zostać wybrakowana (zniszczona) po 12 latach od momentu jej wytworzenia.

Szukasz pracy w Toruniu? Koniecznie sprawdź nowe ogłoszenia w serwisie GoWork.pl!

Zgubione świadectwo pracy – o czym pamiętać?

Świadectwo pracy jest wydawane w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Pracownik powinien przypilnować, aby zostało mu ono przekazane i już wtedy odłożyć go w miejsce przechowywania osobistych dokumentów, by uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych ze zgubieniem świadectwa.

Jeśli jednak pracownik jest pewny, że zgubionego dokumentu nie znajdziecie w żadnym zakamarku domu, warto zgłosić się od razu do byłej firmy w celu wydania kopii lub do ZUS-u, aby jak najszybciej dowiedzieć się, jak odzyskać zgubione świadectwo pracy.

Zgubione świadectwo pracy – podsumowanie

Gdy zgubisz świadectwo pracy, kluczowe jest skontaktowanie się z byłym pracodawcą. Warto ubiegać się o wystawienie kopii świadectwa pracy, na którym musi widnieć data pierwotnego sporządzenia dokumentu. Powinieneś również dysponować dokumentem wystawionym przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność kopii z oryginałem, co ułatwi weryfikację Twoich kwalifikacji.

W przypadku trudności z kontaktowaniem się z pracodawcą, warto rozważyć wsparcie ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, aby zrealizować procedury odzyskania potrzebnych dokumentów.

Jak odzyskać zgubione świadectwo pracy?

Zgubione świadectwo pracy nie musi być powodem do paniki. Pracownik może wystąpić o duplikat do byłego pracodawcy, który ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Należy złożyć pisemny wniosek z podaniem okresu zatrudnienia oraz danych osobowych. Jeśli firma już nie istnieje, dokumentację można znaleźć w archiwum państwowym. Warto również sprawdzić w ZUS historię zatrudnienia, co może pomóc w udokumentowaniu ciągłości pracy.

Jakie są konsekwencje braku świadectwa pracy?

Brak świadectwa pracy może skomplikować proces rekrutacyjny oraz wpłynąć na obliczenie stażu pracy, co z kolei oddziałuje na wymiar urlopu oraz prawo do emerytury. Może również utrudnić udokumentowanie dochodów przy ubieganiu się o kredyt lub świadczenia socjalne. Dlatego tak ważne jest odzyskanie zgubionego świadectwa lub uzyskanie zaświadczenia z ZUS. Warto dbać o bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych.

Jak zabezpieczyć świadectwo pracy na przyszłość?

Aby uniknąć problemów związanych ze zgubionym świadectwem pracy, warto podjąć kilka prostych kroków. Po pierwsze, dobrze jest przechowywać dokumenty w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Skanowanie i zapisanie świadectwa pracy w chmurze lub na dysku komputera może uchronić przed jego utratą.

Dobrą praktyką jest również informowanie pracodawcy o ewentualnych błędach w świadectwie pracy od razu po jego otrzymaniu. Niepoprawne dane mogą później utrudnić wnioskowanie o emeryturę lub inne świadczenia. Warto także upewnić się, że po zakończeniu każdej umowy o pracę otrzymujemy wszystkie wymagane dokumenty, aby uniknąć konieczności ich odzyskiwania w przyszłości.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_91730743_stos-papieru-stos-niedoko%C5%84czonych-dokument%C3%B3w-na-biurku-zwi%C4%85zanych-z-funkcjami-biznesowymi-stos.html