Klauzula RODO – którą formułę umieścić w CV? Sprawdź

Klauzula RODO to formuła, którą kandydaci starający się o pracę umieszczają w swoim CV. Jest to niezwykle istotne, ponieważ bez klauzuli RODO w CV rekruter nie może zapoznać się z danymi kandydata. Kandydaci mają do wyboru kilka wariantów klauzuli. Dowiedz się, który wybrać.

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych implementuje do polskiego prawa zalecenia rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. To dokument, który chroni dane osobowe obywateli UE. Ogólne rozporządzenie weszło w życie w 2018 roku i od tamtego momentu wszystkie organizacje muszą ściśle pilnować przestrzegania przepisów RODO. Oznacza to m.in. konieczność wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych w firmach, które zajmują się kontrolą i przetwarzaniem danych, przeprowadzania obowiązkowej inwentaryzacji danych, zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych, czy obowiązek zgłaszania naruszeń. Firmy bowiem ponoszą bezpośrednią odpowiedzialność za złamanie przepisów RODO, co przekłada się na bardzo wysokie kary finansowe. Przepisy RODO maja znaczenie w wielu obszarach życia. Są dostrzegalne także w procesie rekrutacji. Kandydaci muszą więc pamiętać o umieszczeniu odpowiedniej klauzuli w swoim CV.

Do czego służy klauzula informacyjna RODO?

Przeglądając oferty pracy, z pewnością nieraz spotkałeś się z prośbą o umieszczenie w niej zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnej z RODO. Rekruterzy wolą uprzedzić kandydatów, ponieważ bez zamieszczonej zgody po prostu nie mogą zapoznać się z niektórymi danymi wskazanymi w CV. Kraje UE mają obowiązek dostosowania prawa wewnętrznego do regulacji unijnych. Konieczność zamieszczenia klauzuli RODO w CV to właśnie konsekwencja tej zasady.

Kandydaci do pracy muszą wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów rekrutacji. Choć może się to wydawać lekkim utrudnieniem, to warto jednak pamiętać, że przepisy mają chronić dane osobowe kandydata. Przykładowo kandydat może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych i żądać usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych. Wynika to z prawa do bycia zapomnianym.

CV to dokument, który składa się z określonych informacji dotyczących kandydata, jego danych osobowych, kariery, edukacji, kwalifikacji i zainteresowań. Kandydat musi więc udzielić zgody na przetwarzanie tych informacji firmie, która będzie analizować jego kandydaturę. Zgody udzielamy, właśnie załączając aktualną klauzulę RODO do CV. Bez tej klauzuli dokument jest niekompletny i prawdopodobnie zostanie odrzucony w rekrutacji.

Klauzula RODO do CV

W CV muszą się znaleźć wszystkie te elementy, które mogą wpłynąć na decyzję pracodawcy o zatrudnieniu lub zaproszeniu do dalszych etapów rekrutacji kandydata. Gotowy wzór CV zwykle podpowiada nam, jakie pozycje powinniśmy zamieścić w dokumencie. Każdy wzór zawiera również aktualną klauzulę RODO do CV. Jeśli jednak sami tworzymy swoje curriculum vitae, nie możemy zapomnieć o kilku elementach. Jak napisać CV? W dokumencie umieść: 

• imię i nazwisko;
• dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, czy adres e-mail;
• wykształcenie (tylko te pozycje, które mają znaczenie zawodowe – pomijamy szkołę podstawową, czy szkołę średnią, jeśli nie była profilowana);
• umiejętności;
• doświadczenie zawodowe, czyli pełny wykaz pracodawców. Warto wpisywać także te pozycje, które nie mają związku ze stanowiskiem, na które aplikujemy. To dla pracodawcy potwierdzenie, że jesteś osobą wszechstronnie uzdolnioną.

W CV warto wpisać także swoje zainteresowania związane ze stanowiskiem, czy ogólnie z branżą, w której działa firma. Jednak wszystkie powyższe elementy nie mają znaczenia, jeśli w CV zabraknie klauzuli RODO, czyli zgody na przetwarzanie danych osobowych. W przeciwnym razie rekruter albo zapozna się z tymi informacjami nielegalnie, albo wezwie cię do uzupełnienia CV.

Niezależnie od rozwiązania sprawy, warto pamiętać o jeszcze jednym aspekcie. Jeśli nie dołączysz klauzuli RODO, to Twoje CV będzie nieprofesjonalne. Rekruter może uznać, że jesteś osobą zapominalską, która nie przywiązuje uwagi do szczegółów. Nawet z dobrym CV i bogatym doświadczeniem możesz wypaść niekorzystnie na tle innych kandydatów, którzy będą pamiętali o klauzuli.

Stara klauzula do CV

Przez lata w Polsce obowiązywała informacja o przetwarzaniu danych osobowych sformułowana na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Jednak jest już ona nieważna. Wcześniejsza klauzula brzmiała następująco:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 roku o ochronie danych osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922).

Niestety niektórzy kandydaci wciąż wykorzystują nieaktualną klauzulę CV. Trzeba więc zachować czujność, nawet korzystając z darmowych wzorów CV dostępnych w sieci, ponieważ na starszych stronach mogą one zawierać jeszcze przestarzałą klauzulę. Teraz obowiązuje aktualna klauzula CV oparta o rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Jaka klauzula RODO do CV w 2025?

Wbrew pozorom nie jest tak, że do każdego CV musimy dodać dokładnie tę samą, jednolicie brzmiącą klauzulę RODO. Najważniejsze, aby formuła zezwalająca na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacji była zgodna z rozporządzeniem. Niektórzy pracodawcy proszą o skopiowanie własnego wzoru klauzuli RODO. Zwykle nawiązuje ona do nazwy firmy. Możemy jednak skopiować także standardową klauzulę z Internetu. Najważniejsze, aby zawierała ona zwrot Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych. Klauzula może być uniwersalna, jak i odnosić się wyłącznie do konkretnej rekrutacji w danej firmie. Poniżej znajduje się kilka propozycji klauzuli RODO, którą możesz wykorzystać w swoim CV.

Aktualna klauzula RODO – wzór

Pierwsza z możliwości obejmuje krótką klauzulę do CV, która nie odwołuje się do żadnych przepisów prawnych. Nawiązuje natomiast do nazwy firmy, do której aplikujemy.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [NAZWA FIRMY] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

Możemy także skorzystać z bardziej rozbudowanej opcji, w której powołujemy się na konkretne przepisy prawne.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Swoją klauzulę możesz personalizować. Nie ma jednego, jedynego właściwego wzoru. Jeśli jednak pracodawca prosi o umieszczenie konkretnej, podanej przez niego klauzuli, lepiej to zrobić. Dzięki temu będzie wiedział, że dokładnie zapoznałeś się z ofertą pracy, rozumiesz komunikaty i starasz się do nich dostosować. W jego oczach może to dobrze zwiastować w odniesieniu do przyszłej współpracy.

Klauzula RODO w wersji rozszerzonej

Powyższe klauzule do CV możemy wykorzystać, gdy chcemy wziąć udział tylko w tej konkretnej rekrutacji, do której się zgłaszamy. Jednak istnieje możliwość rozszerzenia swojej klauzuli CV o kolejne rekrutacje. Dzięki temu nawet jeśli nie zostaniemy wybrani na konkretne stanowisko, rekruter będzie mógł wziąć pod uwagę nasze CV także przy rekrutacjach dotyczących innych stanowisk w firmie. Możemy zatem dodać do klauzuli informację:

Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji przez firmę [NAZWA FIRMY].

Jeśli nie wyrazimy zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji, to po zakończeniu rekrutacji pracodawca musi usunąć dane osobowe kandydatów, których nie wybrał na stanowisko pracy.

Wybór odpowiedniej klauzuli RODO

Zamieszczenie klauzuli RODO w CV jest konieczne, ale nie oznacza to, że istnieje tylko jedna, narzucona z góry wersja tej zgody. Kandydaci mają pełną swobodę w wyborze treści klauzuli, pod warunkiem, że spełnia ona wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Może to być zarówno krótka, zwięzła formuła, jak i bardziej rozbudowane oświadczenie, zawierające odwołania do konkretnych przepisów prawa. Warto jednak pamiętać, że rekruterzy zwykle preferują proste, czytelne i zrozumiałe sformułowania, które nie budzą wątpliwości co do zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Najważniejsza zasada? Klauzula musi jednoznacznie wskazywać, że kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w procesie rekrutacji.

Klauzula RODO po angielsku

Jak już wyżej wskazano, obowiązek wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w zgodzie z przepisami dyrektywy europejskiej, dotyczy wszystkich krajów UE. Jeśli więc aplikujemy na ofertę pracy za granicą, prawdopodobnie będziemy potrzebowali klauzuli RODO w języku angielskim. Wzór klauzuli RODO CV po angielsku prezentuje się następująco:

I authorize the processing of personal data present in the CV pursuant to Legislative Decree 101/2018 and of the GDPR (EU Regulation 2016/679).

lub:

I hereby consent to my personal data being processed by ……………. for the purpose of considering my application for the vacancy advertised under reference number……………..

Angielską wersję klauzuli także możesz rozszerzyć o zgodę w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych:

I also consent to the processing of my personal data by …………………… for the purposes of any future recruitment processes.

Pamiętaj, że konieczność dodania klauzuli zgodnie z RODO obowiązuje cię na terenie krajów UE. Jeśli aplikujesz np. do firmy w Stanach Zjednoczonych, nie musisz umieszczać klauzuli po angielsku. Mimo że będziesz przygotowywać dokument w tym języku. 

Klauzula RODO do CV – gdzie umieścić?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest obowiązkowym elementem CV, ale w rzeczywistości nie stanowi żadnej wartości dla pracodawcy. Nie wpływa w żaden sposób na analizę predyspozycji kandydata do pracy (chyba że zapomni ją umieścić w dokumencie). Nie musi więc znajdować się w centralnym punkcie dokumentu. Najczęściej umieszczamy ją na samym dole curriculum vitae. Pamiętaj, że jeśli oprócz CV do dokumentów aplikacyjnych dołączysz także list motywacyjny, również na nim powinieneś zamieścić klauzulę RODO. Jednak nie jest to obowiązkowe, jeśli przekażesz również CV, na którym znajduje się klauzula.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by jednak dodać klauzulę „na wszelki wypadek”. Treść formułki umieszczamy w stopce dokumentów. Klauzula powinna być napisana mniejszą czcionką niż reszta treści, tak by nie dominować tego, co najważniejsze w CV. Dedykowana jest czcionka w rozmiarze od 6 do 8 punktów. Czcionka nie powinna być ozdobna, lecz prosta i czytelna, bezszeryfowa. Jeśli dokument jest wielostronicowy, najlepiej zamieścić CV na dole każdej ze stron. Jeśli korzystasz z kreatora CV, nie powinieneś mu ufać w stu procentach. Upewnij się przed wysłaniem dokumentu, że klauzula znajduje się na każdej stronie i że jest aktualna oraz zgodna z RODO.

Klauzula RODO – podsumowanie

Zamieszczenie klauzuli RODO chroni firmy przed nieuprawnionym przetwarzaniem danych osobowych i karami. Jednak ochrona danych jest przede wszystkim w interesie kandydata. To jego dane są chronione. Klauzula RODO zapewnia, że twoje dane będą używane tylko w celu rekrutacji i w odpowiednim zakresie. Rekruterzy nie analizują dokumentów bez klauzuli, ponieważ narażają się w ten sposób na pociągnięcie do odpowiedzialności. Często są to niestety wysokie kary finansowe. Wolą zatem przeczytać CV innego kandydata, unikając naruszeń prawa.