Wezwanie do zapłaty jest sposobem na przypomnienie wierzycielowi o konieczności uiszczenia swoich zobowiązań. Wezwanie do zapłaty samo w sobie nie stanowi gwarancji na zwrot środków, jednak może nakłonić wierzyciela do polubownego spłacenia długu. Dowiedz się, jak napisać wezwanie do zapłaty lub pobierz gotowy wzór.
Prowadząc własną działalność gospodarczą, stale zawieramy różne rodzaje umów i dokonujemy transakcji. Nawet jeśli sami działamy uczciwie, to kontrahenci nie zawsze wywiązują się z warunków współpracy. Zdarza się, że sami napotykają problemy i nie są w stanie uiścić swoich zobowiązań. Wówczas nie traktują po równo swoich wierzycieli, spłacają niektóre zobowiązania, pomijając inne. Wezwanie do zapłaty (przedsądowe wezwanie do zapłaty lub ostateczne wezwanie do zapłaty) może się okazać skutecznym sposobem na ściągnięcie długów. Wysłany dokument uzmysłowi dłużnikowi, że pamiętamy o zobowiązaniach i nie zamierzamy z nich zrezygnować. Wezwanie do zapłaty to dokument, który stosuje się w różnych przypadkach, nie tylko w razie prowadzenia firmy, lecz na przykład, gdy dług dotyczy należności z tytułu wynajmu mieszkania, czy uregulowania wynagrodzenia za pracę.
Spis treści
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Istnieją różne rodzaje wezwania do zapłaty. Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest jednym z nich. Cały proces odzyskiwania należności rozpoczynamy jedynie od zawiadomienia o minionym terminie płatności. Następnie sporządzamy właśnie przedsądowe wezwanie do zapłaty. Dopiero na końcu wysyłamy ostateczne wezwanie do zapłaty. Do tego punktu mamy do czynienia z jedną z możliwości polubownego porozumienia. Później wezwanie przedsądowe nabiera poważniejszego charakteru, ponieważ jest sporządzane w przypadku skierowania sprawy na drogę postepowania sądowego.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty, z którego wynika obowiązek zapłaty należności jest także obowiązkowym krokiem przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Wynika to z nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie w 2016 roku. Według jej zapisów przed złożeniem pozwu, konieczne jest podjęcie próby polubowanego rozwiązania konfliktu.
Decydując się na wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty, dajemy znak wierzycielowi, że jest to jego ostatania szansa na załatwienie sprawy polubowanie. Obowiązek zapłaty, który nie został dopilnowany może doprowadzić do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest więc rodzajem wyciągniętej ręki w stronę dłużnika, szczególnie jeśli wcześniej strony podjęły próbę mediacji i doszły do wspólnych ustaleń. Wysłanie przedsądowego wezwania w wyznaczonym terminie jest podsumowaniem kompromisu wypracowanego podczas mediacji.
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Zwykle w pierwszej kolejności wierzyciel kontaktuje się z dłużnikiem telefonicznie lub mailowo. W rozmowie dłużnik może przystać na warunki, lecz ostatecznie niekoniecznie doprowadzi to do dopełnienia tych warunków. W takiej sytuacji wierzyciel może skierować sprawę do sądu, jednak zanim rozpocznie żmudny proces dochodzenia swoich należności, może wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty (przedsądowe wezwanie do zapłaty, a następnie ostateczne wezwanie do zapłaty). Jest to jedna z metod miękkiej windykacji. Co to oznacza? To termin używany w polubownym postępowaniu windykacyjnym. Zakłada wspólne wypracowanie warunków spłaty długu przez obie strony konfliktu. Dlatego za pomocą przedsądowego wezwania do zapłaty można oszczędzić nerwów i sobie i dłużnikom.
Wezwanie do zapłaty to pismo, które wierzyciel wysyła do osoby będącej dłużnikiem. Dokument ma stanowić dla dłużnika ostrzeżenia i wskazać na konsekwencje, z jakimi będzie musiał się liczyć, jeśli nie spłaci swoich zobowiązań w wyznaczonym terminie. Należności, jakich można dochodzić za pomocą wezwania do zapłaty, jest wiele, a wszystkie prowadzą do uregulowania zadłużenia. Zwykle mamy do czynienia z wezwaniem w przypadku braku opłacenia faktury na czas. Wtedy mówimy o przekroczeniu terminu płatności. Wezwanie do zapłaty zwykle wychodzi z inicjatywy wierzyciela, jednak np. w razie postępowania gospodarczego dokument ten jest obowiązkowy, gdyż do pozwu należy załączyć kopie. W dokumencie tym należy wskazać sposób uregulowania należności wraz z informacją o ewentualnych sankcjach w przypadku niewywiązania się z ustaleń.
Wezwanie do zapłaty – o czym informuje dłużnika?
Należy pamiętać, że dłużnik, często też jest przedsiębiorcą lub posiada także wielu innych wierzycieli. Z tego powodu wezwanie do zapłaty może się okazać dla niego korzystne także informacyjnie. Jeśli nie zdaje sobie sprawy z tego, że zapomniał zapłacić jakieś faktury w określonym terminie, to wezwanie do zapłaty stanowi poinformowanie dłużnika o fakcie istnienia zadłużenia oraz okolicznościach powodujacych powstanie zobowiązania. Dzięki wezwaniu poznaje również warunki uregulowania płatności, na przykład ustalenie dodatkowych dni do spłaty. Wezwanie daje mu także wiedzę o tym, z jakimi sankcjami może się liczyć, jeśli zignoruje ten dług.
Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Przedsiębiorca sam może napisać wezwanie do zapłaty, nie musi się kierować żadnym z góry narzucony wzorem. Jednak styl wezwania do zapłaty powinien być oficjalny i wskazywać na stanowczość swoich działań. Tylko wtedy ma szansę okazać się skuteczne. Sporządzając wezwanie do zapłaty, warto pamiętać o takich elementach jak:
- data i miejsce sporządzenia wezwania,
- dane wierzyciela, takie jak imię i nazwisko, adres, czy NIP (dane wierzyciela są obowiązkowe),
- dane dłużnika (dane dłużnika to imię, nazwisko, adres, czasami PESEL),
- informacja o stosunku prawnym, który upoważnia wierzyciela do dochodzenia roszczeń,
- wysokość długu, wraz z ewentualnymi odsetkami,
- wyznaczony ostateczny termin spłaty zobowiązania,
- numer rachunku bankowego do uiszczenia zaległości,
- numer faktury, lub dokumentu, który potwierdza należność,
- sposób płatności, jeśli uiszczenie ma się odbyć nie na numer konta,
- podpis osoby, która sporządziła pismo, np. windykatora z firmy windykacyjnej, do której trafiła sprawa długu,
- wskazanie konsekwencji, jakie będą miały miejsce w razie zignorowania płatności.
Należy jednak mieć na uwadze, że konsekwencje muszą być zgodne z prawem. W przypadku stosunku prawnego należy wskazać na okoliczność, która daje prawo dochodzenia do roszczeń, np. umowa o pracę. Jeśli chodzi o termin zwrotu należności, zwykle jest o 7 lub 14 dni od momentu doręczenia wezwania. W przypadku nawiązania do konsekwencji warto zapoznać dłużnika ze skierowaniem sprawy do sądu, a nawet obciążeniem kosztami procesowymi. Aby wywrzeć na dłużniku większe wrażenie, można wyszczególnić najważniejsze informacje w treści wezwania, na przykład pogrubić słowa dotyczące konsekwencji, czy termin spłaty długu.
Wezwanie do zapłaty – wzór
Pobierz wzór wezwania do zapłaty (PDF) lub napisz dokument samodzielnie, wykorzystując powyższe wskazówki.
…………………………….…..
(miejscowość, data)
……………………………………………
(nazwa firmy lub imię i nazwisko Wierzyciela)
……………………………………………
……………………………………………
(adres)
…………………………………………
(nazwa firmy lub imię i nazwisko Dłużnika)
…………………………………………
…………………………………………
(adres)
WEZWANIE DO ZAPŁATY
Wobec nieuregulowania przez Państwa płatności wynikającej z ……………………………….
………………………………………………………………………………………………………… .
(stosunek, z którego wynika obowiązek zapłaty), której termin uregulowania upłynął dnia…………..…wzywam do zapłaty zobowiązania w wysokości …………………………….. . Czas na uregulowanie wskazanej kwoty mija po upływie …………….. dni ………..… od dnia otrzymania wezwania.
Kwotę zobowiązania należy uiścić na rachunek bankowy o numerze: …………………………………………………………………………………………………….……
W razie zignorowania wezwania lub nieuregulowania należności we wskazanym terminie sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego.
Z poważaniem
………………………
(podpis)
Kiedy i ile razy wysłać wezwanie do zapłaty?
Im dłużej zwleka się z dochodzeniem swoich roszczeń, tym mniejsza szansa na odzyskanie pieniędzy. Chociaż wezwania do zapłaty nie ma z góry ustalonego terminu, w jakim należy je sporządzić, to lepiej nie odkładać tej kwestii na ostatnią chwilę. Kilka dni opóźnienia jeszcze nie stanowi żelaznej podstawy do wysłania wyzwania, choć wierzyciel ma do tego prawo. Zanim wstąpi na drogę sądową, może wysłać dowolną liczbę wezwań. Jednak jeśli dłużnik zignoruje niejedno przedsądowe wezwanie do zapłaty, a kilka – stanowi to komunikat, że dalsze wysyłanie wezwań nie ma sensu, bo prawdopodobnie i tak je zignoruje. Skoro w momencie, gdy termin spłaty długu minie, wierzyciel od razu możne sporządzić wezwanie, to lepiej nie zwlekać z tym zbyt długo, gdyż dług może ulec przedawnieniu, które zamyka wierzycielowi drogę do uzyskania prawomocnego nakazu zapłaty i skierowania sprawy do komornika.
Sporządzone wezwanie powinno zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Jeśli należy Ci się uregulowanie zaległości, pismo upominawcze wzywające do spłaty długu możesz także dostarczyć kurierem.
Rodzaje wezwań do zapłaty
Przyjrzyjmy się bliżej wyżej wymienionym rodzajom wezwań do zapłaty.
- Pierwsze wezwanie do zapłaty, czyli przypomnienie jest dokumentem, który trafia do dłużnika. Ma mu przypomnieć o długu. Na piśmie jeszcze nie informujemy o konsekwencjach związanych z zaniechaniem spłaty zadłużenia. Można jednak nawiązać do sankcji.
- Przedsądowe wezwanie – na ten dokument dłużnik powinien już zareagować. Jeśli nie nawiąże porozumienia z wierzycielem i zignoruje pismo, prawdopodobnie wierzyciel skieruje sprawę dalej.
- Sądowe wezwanie – dokument wysyłany w celu odzyskania należności wzywa dłużnika do uregulowania zobowiązań. Jeśli ten zignoruje wezwanie sądowe, to powinien spodziewać się uruchomienia egzekucji komorniczej. Zgodnie z art. 187 Kodeksu postępowania cywilnego, w pozwie sądowym należy wskazać informację o tym, że strony podjęły próbę mediacji. Dlatego wezwanie przedsądowe warto zastosować, nawet jeśli z góry zakładamy, że sprawę skierujemy do sądu.
Zignorowanie wezwania do zapłaty – konsekwencje
Jeśli dłużnik nie ureguluje swojego zobowiązania, może się liczyć z wpisem do rejestru dłużników BIG (Biuro Informacji Gospodarczej). Jeśli informacje o zadłużeniu będą jawne, to banki mogą nie udzielić kredytu, utrudnione może być nawiązanie umowy z firmą telekomunikacyjną, czy innymi przedsiębiorstwami. Może wystąpić problem ze współpracą z firmami leasingowymi czy ubezpieczeniowymi. Inne konsekwencje to skierowanie sprawy do sądu, odsetki, brak dalszej realizacji usług, wypowiedzenie umowy kredytu i wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
Istnieje jeszcze przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty, które wierzyciel może przesłać po uzyskaniu nakazu zapłaty. Jest to dla dłużnika szansa na uniknięcie postępowania egzekucyjnego, a także związanych z nim kosztów.
Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?
Samo wezwanie do zapłaty nie zawsze daje gwarancję odbioru należności. Istnieją sytuacje, w których pismo jest nieważne, jak na przykład przedawnienie należności. Kto kodeks cywilny określa w terminy przedawnienia, na które mogą być różne w zależności od sytuacji. Przykładowo przedawnienie faktury sprzedażowej wynosi 2 lata. Po tym czasie dłużnik ma prawo do odmowy uregulowania należności. Wierzyciel nie ma wtedy możliwości także wszczęcia egzekucji. Aby sytuacja była jasna, gdy przedawnienie jeszcze nie miało miejsca, warto upewnić się, że dłużnik otrzymał wezwanie do zapłaty. W tym celu należy wysłać dokument listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Należy zachować dowód wysyłki. Musimy mieć pewność, że dłużnik zapoznał się z wezwaniem, gdyż jest to wymagane ustawowo w dalszych krokach, np. przy sprawie sądowej lub wpisaniu osoby na listę dłużników.
Formy wezwań do zapłaty
Pismo wzywające do uregulowania należności zazwyczaj wysyłane jest pocztą. Jednak wezwania można dokonać telefonicznie w czasie rozmowy lub w wiadomości SMS. Często można się spotkać z wezwaniem do zapłaty wysłanym e-mailem. Jednak to forma pisemna stanowi rzetelne wezwanie do zapłaty, które nie tylko ma silną wartość dowodową, lecz wzbudza większy respekt u dłużnika, który mając w dłoni fizycznie wezwanie, może się bardziej poczuć zobowiązany do zapłaty.
Niezależnie od formy warto zadbac o to, aby sporządzenie wezwania zawierało elementy takie jak miejsce sporządzenia, datę, dane wierzyciela, dane dłużnika, treść związana z próbą odzyskania wierzytelności, informacje dotyczące przedsądowego i ostatecznego wezwania, wezwanie dłużnika do uregulowania zadłużenia, w celu uniknięcia sądowego wezwania i wkroczenia na drogę sądową.
Wezwanie do zapłaty – sprzeciw
Jeśli wierzyciel lub firma windykacyjna popełni błąd, dług uległ przedawnieniu, oraz gdy należności wystąpiły z powodu umieszczenia w umowie niedozwolonej klauzuli, dłużnik ma prawo do sprzeciwu od nakazu zapłaty. Taki dokument trzeba sporządzić na piśmie, również wtedy, gdy mamy do domniemany dłużnik uzyskuje bezpodstawne wezwanie do zapłaty od nierzetelnego kontrahenta.
