Świadectwo pracy – co powinieneś o nim wiedzieć?

Świadectwo pracy to dokument wydawany pracownikowi w momencie wygaśnięcia lub rozwiązania jego umowy o pracę. Poniżej przygotowaliśmy dla ciebie kompendium wiedzy na temat świadectwa pracy. O czym musisz wiedzieć? Zapraszamy do lektury!

Świadectwo pracy to podstawa informująca o tym, że pracowałeś wcześniej na podstawie umowy o pracę. Wydanie świadectwa pracy umożliwia potwierdzenie doświadczenia zawodowego, a także wyliczenie dni urlopowych w nowej pracy. Co trzeba zrobić w celu otrzymania świadectwa pracy? Czy jeśli ustał stosunek pracy automatycznie, możliwe jest wydanie świadectwa pracy? Kiedy konieczne jest sprostowanie świadectwa pracy? Kiedy i jak pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy?

Świadectwo pracy: co to jest?

Świadectwo pracy to dokument, który zawiera wszystkie informacje na temat okresu lub okresów zatrudnienia. Według art. 97 § Kodeksu pracy pracodawca wydaje świadectwo pracy pracownikowi tuż po rozwiązaniu lub wygaśnięciu jego stosunku pracy, jeśli tylko nie planuje on nawiązania z nim dalszej współpracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego.

Świadectwo pracy: Kodeks pracy

Czy pracodawca ma prawo wskazać w świadectwie przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika? Powoływanie się na art. 52 pkt 1 k.p. w świadectwie pracy budzi spore kontrowersje. Skąd się one biorą? Z między innymi faktu, że pracodawca nie może wskazywać w świadectwie pracy informacji dotyczącej powodu rozwiązania umowy, wpisując np. „pracownik został przyłapany na kradzieży”.

Natomiast w powyższym przypadku, pracodawca ma prawo powołać się na art. 30 par 1 pkt 3 k.p. w świadectwie pracy, a także określić, że umowę z winy pracownika rozwiązał pracodawca.

Natomiast co z art. 92 par 1 k.p. w świadectwie pracy? Jest to przepis, który informuje o prawie do wynagrodzenia w czasie niezdolności do pracy, czyli zasiłku chorobowym. Czy pracodawca powinien wpisywać taką informację w świadectwo pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy? Pracodawca powinien wskazać w dokumencie liczbę dni niezdolności pracownika do pracy, za które otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 par 1 k.p.

Termin wystawienia świadectwa pracy

Kiedy powinno nastąpić wystawienie pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę świadectwa pracy? Wydanie świadectwa pracy to obowiązek pracodawcy. Ma na to czas do ostatniego dnia trwania umowy. Jeśli nie może tego zrobić w czasie trwania stosunku pracy, bo nie pozwalają mu na to różne okoliczności, przysługuje mu możliwość wysłania dokumentu pocztą lub drogą mailową w przeciągu 7 dni od dnia, w którym upływa termin stosunku pracy.

Warto zaznaczyć, że niewydanie pracownikowi w terminie świadectwa pracy to wykroczenie przeciwko prawom pracownika obwarowane karą grzywny. W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

Świadectwo pracy a kontynuacja zatrudnienia u tego samego pracodawcy

Jeśli pracodawca zamierza nawiązać dalszą współpracę ze swoim pracownikiem na podstawie kolejnej umowy o pracę, świadectwo pracy wydawane jest tylko i wyłącznie na żądanie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Dokument może zawierać potwierdzenie z wszystkich okresów poprzedniego zatrudnienia, za które pracownik nie otrzymał świadectwa pracy w przeciągu 7 dni od złożenia przez niego wniosku.

Błędy w świadectwie pracy: sprostowanie świadectwa pracy

Co w razie wydania niewłaściwego świadectwa pracy? Pracownikowi przysługuje prawo do wysłania wniosku z żądaniem sprostowania świadectwa pracy pracy w ciągu 14 dni od chwili jego doręczenia. Jeśli pracodawca nie odniesie się do tego wniosku, pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania  świadectwa pracy poprawionego do 14 dni od otrzymania odmownej decyzji sprostowania dokumentu.

Świadectwo pracy a emerytura

Pamiętaj, że osiągnięcie wieku emerytalnego nie jest jednoznaczne z przejściem na emeryturę. Pracownik po 60. lub 65. roku życia nadal może pracować i dorabiać do swojego świadczenia emerytalnego.

Natomiast czy pracownikowi, który zdecydował się przejść na emeryturę i rozwiązać umowę o pracę potrzebne jest świadectwo pracy? Emeryci, którzy chcą zachować prawo do emerytury i otrzymywać świadczenie z ZUS, muszą zanieść do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych świadectwo pracy lub zaświadczenie potwierdzające rozwiązanie stosunku pracy z danym pracodawcą. Zakład nie uwzględnia innych dokumentów, np. wypowiedzenia umowy o pracę.

Jak wygląda świadectwo pracy? Zasady wydania świadectwa pracy

Zastanawiasz się, jak wypełnić świadectwo pracy? Nie musisz się o to martwić. Wypełnianiem dokumentu zajmuje się pracodawca. Ty musisz jedynie dopilnować otrzymania świadectwa pracy na czas. Przykład świadectwa pracy do własnego podglądu możesz znaleźć w wyszukiwarce Google, wpisując hasło np. „świadectwo pracy pdf”. Pamiętaj jednak, że u każdego pracodawców taki dokument wygląda nieco inaczej. Natomiast znajduje się tam kilka punktów wspólnych, takich jak informacje, które muszą być w nim zawarte.

W dokumencie przede wszystkim nie może zabraknąć informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych łącznie z informacjami czy pracownikowi przysługuje odszkodowanie związane ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę lub wymiaru czasu pracy pracownika.

Treść świadectwa pracy

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy, w świadectwie muszą być zawarte informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych takie jak:

• Okres lub okresy zatrudnienia.
• Stanowisko pracy.
• Informacja o rodzaju wykonywanej pracy.
• Wymiaru etatu, czasu pracy.
• Przyczyny rozwiązania stosunku pracy lub okoliczności wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
• Okres urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
• Okres wykorzystania urlopu dodatkowego lub innego świadczenia pracy przewidzianego przepisami prawa pracy.
• Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za dni, w których nie zachował prawa do wynagrodzenia w roku kalendarzowym, w którym zakończył swój stosunek pracy (Według Art. 92 Kodeksu pracy).
• Okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
• Wykorzystanie urlopu ojcowskiego i podstawy prawnej udzielenia urlopu ojcowskiego.
• Okres wykorzystania urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia.
• Wskazanie wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej udzielenia urlopu wychowawczego.
• Wykorzystanie urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia.
• Okresu wykonywania pracy tymczasowej oraz podmiotu, dla którego była realizowana (tylko w sytuacji, kiedy miała miejsce).
• Okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy według Art. 186 [8] § 1 pkt. 2 Kodeksu Pracy.
• Zwolnienia od pracy wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy zgodnie z Art. 188 Kodeksu Pracy.
• Okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej formy zastępczej.
• Okresu, w którym pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
• Okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniając przy ustalaniu prawa do renty lub emerytury.
• Zajęcia wynagrodzenia za wykonaną pracę w myśli przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.
• Należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojone przez pracodawcę do ostatniego dnia trwania umowy z różnych powodów, na przykład z powodu braku środków finansowych.
• Danych dotyczących wysokości składników wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – tylko na żądanie pracownika.

Dodatkowe informacje w świadectwie pracy

Pamiętaj! Zgodnie z art. 94 [6] Kodeksu pracy, obowiązującym od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma również obowiązek zawrzeć informacje w świadectwie pracy takie jak:

1. Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
2. Możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
3. Zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Świadectwo pracy a umowa zlecenie

W przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca nie ma prawa do otrzymania świadectwa pracy, ponieważ umowa zlecenia jest regulowana przez Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy, który nakłada obowiązek wydania świadectwa wyłącznie w przypadku stosunku pracy. Zleceniobiorca może jednak wnioskować o wydanie zaświadczenia potwierdzającego realizację zlecenia, choć zleceniodawca nie jest prawnie zobowiązany do jego wystawienia. W razie braku zaświadczenia, zleceniobiorca może wykorzystać umowę zlecenia i rachunki jako dowody swojej pracy.

Czy można otrzymać duplikat świadectwa pracy?

Zgodnie z art. 94[12] Kodeksu pracy, pracodawca na wniosek pracownika (obecnego lub byłego) jest zobowiązany wydać kopię dokumentacji pracowniczej, w tym świadectwa pracy. Kopia ta powinna być potwierdzona za zgodność z dokumentacją pracowniczą. Ważne jest, że kopia świadectwa pracy nie jest duplikatem ani odpisem – to właśnie kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem pełni rolę zastępczego dokumentu.

Od września 2019 roku obowiązuje przepis, według którego pracodawca ma 30 dni na wydanie takiej kopii od momentu złożenia wniosku. Wniosek ten może być złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Warto zatem pamiętać, że choć nie ma formalnie czegoś takiego jak „duplikat” świadectwa pracy, można uzyskać jego potwierdzoną kopię, która spełnia tę samą funkcję co oryginał.

Zmiany w świadectwie pracy

Od 23 maja 2023 roku wprowadzono nowe przepisy dotyczące świadectwa pracy. Zmiany te wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku. Nowy wzór świadectwa pracy zawiera dodatkowe informacje, takie jak liczba dni pracy zdalnej, wykorzystanie urlopu opiekuńczego oraz zwolnienia z pracy z powodu siły wyższej. Pracownik ma prawo wnioskować o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania. W przypadku odmowy, może zwrócić się do sądu pracy. Pracodawcy są zobowiązani do przestrzegania nowych regulacji dotyczących wystawiania świadectwa pracy.

Świadectwo pracy a rekrutacja u nowego pracodawcy

Podczas zmiany miejsca zatrudnienia świadectwo pracy odgrywa kluczową rolę nie tylko przy ustalaniu dni urlopowych, ale także w trakcie procesu rekrutacyjnego. Pracodawcy często zwracają uwagę na historię zatrudnienia i zakres zajmowanych stanowisk, aby ocenić doświadczenie kandydata. Posiadanie kompletnej i rzetelnej dokumentacji zwiększa wiarygodność oraz szanse na uzyskanie nowego etatu. Dlatego warto zadbać o to, by dokument zawierał wszystkie wymagane dane i był wolny od błędów. Brak świadectwa pracy lub nieścisłości mogą spowodować utrudnienia przy podpisaniu umowy poprzez konieczność wyjaśnień lub dodatkowych formalności.

Świadectwo pracy a sprawy urzędowe i ZUS

Świadectwo pracy nie ogranicza się wyłącznie do celów zawodowych, lecz ma także duże znaczenie w kontaktach z instytucjami publicznymi. Dokument może być niezbędny przy ustalaniu prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego, takich jak renta czy zasiłek macierzyński. Urzędy i ZUS mogą wymagać okazania go jako dowodu zatrudnienia i okresów składkowych. Dlatego tak istotne jest terminowe wystawienie pracownikowi świadectwa pracy, by nie narażać go na opóźnienia w przyznaniu świadczeń. Pracownik, który planuje emeryturę lub korzystanie z zasiłków, powinien szczególnie pilnować otrzymania i przechowywania tego dokumentu.