Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych i czy warto wdrożyć ją w swojej firmie? Tłumaczymy, dlaczego to przyszłość w biznesie i jak automatyzacja procesów w firmie pomaga zaoszczędzić czas pracowników i pieniądze.
Automatyzacja procesów biznesowych: definicja
Nowe technologie mają nam pomóc nie tylko w codziennym życiu, ale i pracy. Rolą nowoczesnych systemów informatycznych w firmach jest nie tylko zwiększanie tempa pracy i eliminacja zbędnych czynności. To także sposób na usprawnienie organizacji pracy i kierowanie jej przepływem, co ma wpływ na uproszczenie wykonywania poszczególnych zadań.
Automatyzacja procesów biznesowych jest więc ograniczeniem lub zastąpieniem ludzkiej pracy poprzez oddelegowanie części zadań maszynom, czy programom do tego przeznaczonym. Wdrożenie automatyzacji w firmie pomaga nie tylko odciążyć członków zespołu z bardziej mechanicznych, rutynowych działań, ale i zmniejszyć ryzyko popełniania błędów i zwiększyć wydajność firmy.
SPRAWDŹ TEŻ: Sztuczna inteligencja w rekrutacji – na czym to polega?
Jakie korzyści daje automatyzacja procesów w firmie?
Choć jeszcze niedawno obawialiśmy się, że roboty odbiorą nam pracę, do niczego takiego nie doszło. Postępująca robotyzacja np. branży przemysłowej czy masowe wdrażanie automatyzacji procesów w firmach to jedynie kolejny etap na drodze do cyfryzacji przedsiębiorstw i wprowadzenia ich w nową erę.
Jakie korzyści czerpią z nich przedsiębiorstwa? Do niezaprzeczalnych zalet takiego rozwiązania należy oszczędność czasu pracowników. Automatyzacja procesów sprawia, że prostsze zadania, które muszą być wykonywane systematycznie i w automatyczny sposób, przestają zabierać czas wykfalifikowanych członków zespołu. Mogą go oni poświęcić na pozostałe, wymagające większej wiedzy i kompetencji projekty.
POLECAMY TEŻ: Rośnie “zatrudnienie” robotów w przetwórstwie przemysłowym! Raport GUS
Zwiększenie wydajności i jakości pracy naszej firmy zaowocuje także wzrostem generowanych przez nią przychodów. Dzieje się to dzięki redukcji kosztów, a także bezpośredniemu przełożeniu na zwiększenie wyników sprzedażowych przedsiębiorstwa.
Nowoczesne firmy, które wdrożyły środki optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych, lepiej wypadają również w oczach klientów i kontrahentów. Nasi partnerzy biznesowi z pewnością docenią efektywność działań naszej firmy, a także jej przyszłościowe podejście.
Poza pozyskaniem nowych klientów i korzystnych wyników, automatyzacja daje nam także dodatkowy bonus, w postaci stania się konkurencyjnym pracodawcą na rynku. Specjaliści chętniej aplikują do firm, które idą z duchem czasu i w których mogą liczyć na naukę obsługi nowych narzędzi informatycznych i technologicznych.
Szukasz pracy w Radomiu? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!
Jak wdrożyć automatyzację w firmie?
Jak sami widzicie, automatyzacja procesów biznesowych w firmie może przynieść wiele długofalowych korzyści dla Waszego przedsiębiorstwa! Jak wdrożyć ją w naszym miejscu pracy i zacząć z niej korzystać?
Od czego zacząć?
Pierwszym krokiem na drodze do optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych w firmie będzie znalezienie firmy wyspecjalizowanej w dostarczaniu tego typu rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw.
Firmy te oferują nowoczesne i sprawdzone platformy do zarządzania procesami biznesowymi klasy BPM (Business Process Management), służącymi do kontroli i usprawniania procesów zachodzących w naszym przedsiębiorstwie.
Wdrażanie automatyzacji procesów krok po kroku
Kiedy już znajdziecie dostawcę platformy, którą jesteście najbardziej zainteresowani, czas na rozpoczęcie współpracy przy jej wdrażaniu. Powinno to nastąpić w czterech etapach:
- przygotowanie do projektu;
- analiza;
- konfiguracja platformy;
- testy platformy i uruchomienie.
Wszystkie te etapy powinny zostać uwzględnione w całości, niezależnie od zakresu, jaki ma obejmować automatyzacja procesów w naszej firmie. Najpierw więc nasz partner biznesowy powinien dokładnie zbadać i zweryfikować nasze potrzeby w tym względzie. To tu ustalamy, w jakim celu i na jakich zasadach zostanie zaplanowanie wdrożenie nowej platformy.
Przygotowanie do projektu i analiza
Należy poddać analizie sposób funkcjonowania naszej firmy, wraz z jej celami biznesowymi, pozycją na rynku oraz kulturą pracy. Ważnym aspektem będzie tu zwłaszcza ujednolicenie stosowanego na platformie słownictwa branżowego. Warto wiedzieć, czy wszyscy pracownicy używają tu tych samych pojęć!
Automatyzacja procesów biznesowych: testy platformy
Bardzo ważne są testy platformy BPM. Poza przeprowadzeniem tych typowo technicznych, uwzględnia się również testy psychologiczne. Mają one za zadanie sprawdzić, na ile wdrażana automatyzacja procesów realnie pomaga pracownikom, a także czy spełnia ich potrzeby użytkowe. W tym celu należy ustalić liczbę testów, które ocenią funkcjonalność nowego rozwiązania według ustalonego harmonogramu. To pozwoli dostosować platformę do indywidualnych potrzeb naszej firmy!
Wdrożenie platformy do automatyzacji i szkolenia pracowników
Efektem końcowym poprzednich etapów przygotowań do wdrożenia nowej platformy powinno być narzędzie idealnie dopasowane do wymagań naszej firmy. Aby jednak pracownicy mogli z niego korzystać zgodnie z założeniami, niezbędne będzie przeprowadzenie szkolenia. Podczas jego trwania pracownicy – użytkownicy powinni mieć możliwość zapoznania się z funkcjami automatyzacji procesów w firmie i nauczyć się obsługiwać nową platformę. Szczególny nacisk powinniśmy więc położyć na praktyczną część szkolenia!
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: Profesjonalna organizacja szkoleń krok po kroku
Automatyzacja procesów biznesowych – jak zachęcić pracowników do korzystania z nowych narzędzi?
Samo wdrożenie automatyzacji procesów w firmie nie wystarczy. Trzeba jeszcze zachęcić pracowników do korzystania z nowo wdrożonej platformy. Jeśli zadbacie o praktyczne, obejmujące wszystkich członków załogi szkolenie z nowych funkcjonalności i rozwiązań, sprawa powinna być dużo prostsza.
Bywa, że pracownicy z obawą podchodzą do nowych technologii i możliwości, jakie stwarza. Dlatego ważne jest uświadomienie im, jak duże korzyści może czerpać z takich rozwiązań firma, a także to, że nie jest to sposób na redukcję etatów czy „zastąpienie” ludzkich członków zespołu programem.
Warto ustalić zakres czasu, np. w postaci miesiąca, na stopniowe „zaprzyjaźnienie” się z nowym systemem, po czym zacząć obowiązkowo wymagać korzystania z nowego narzędzia. Optymalizacja i automatyzacja procesów biznesowych pomaga i firmie, i pracownikom – muszą jednak mieć czas na to, aby samodzielnie się o tym przekonać.
