Co to Lean management i czy warto zastosować tę metodę w swoim przedsiębiorstwie? W tym tekście wytłumaczymy Wam zasady Lean Management i opowiemy, dlaczego to dobra metodologia zarządzania w dowolnym biznesie! Czym jest Lean Management? Na czym polega ta koncepcja zarządzania? Jakie są przykłady Lean Management? Wyjaśniamy!
Definicja Lean Management
Lean Management to strategia zarządzania firmą opierająca się na dostarczaniu klientom produktów lub usług, jakich oczekują w jak najprostszy sposób, z zachowaniem szacunku dla osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Oficjalna definicja Lean Management opiera się na elementach takich jak:
określenie i tworzenie wartości dla klienta;
ciągłe doskonalenie procesu produkcji poprzez eliminację tzw. marnotrawstw;
„system ssący” – opieranie produkcji na zapotrzebowaniu na rynku;
lepsze wykorzystanie zasobów;
szacunek dla pracowników, wyrażany poprzez postawę przywództwa kadry zarządzającej;
dążenie do doskonałości.
Koncepcja Lean Management w praktyce
Lean Management to codzienna, staranna obserwacja działań firmy i ciągłe pytanie siebie, co jeszcze można zmienić w produkowanych usługach lub towarach, aby jeszcze lepiej zadowolić klienta. Celem jest oczywiście dostarczenie produktu w jak najkrótszym czasie, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości standardów produkcji. Lean Management w dużej mierze opiera się bowiem na idei ciągłego doskonalenia firmy, a także zespołu.
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: Kultura organizacji
Kierownicy w duchu filozofii Lean są zachęcani do ciągłej pomocy członkom zespołu w stawaniu się profesjonalistami w swojej dziedzinie. Razem z ich wiedzą i doświadczeniem firma też rośnie w siłę! Oszczędzanie zasobów i eliminacja zbędnych elementów także mają w tym pomóc.
Podstawowe zasady Lean Management
Rozpowszechnienie ideologii Lean Management na różne branże ze względu na sukces produkcyjny Toyoty (opisany niżej) sprawił, że Lean Management Institute określił 5 podstawowych zasad Lean Management. Jest to:
- Wartość (ile klient jest skłonny zapłacić za produkt oraz określenie tego, co nie przynosi wartości produktowi końcowemu);
- Mapowanie strumienia wartości (identyfikacja czynności od początku do samego momentu dostarczenia do klienta; ten krok pokazuje, gdzie generowane są zyski lub które etapy nie dodają wartości);
- Ciągły przepływ pracy (zapewnianie płynności pracy grupowej, ograniczenie przerw i przeszkód);
- System ssący (produkcja działa tylko przy zapotrzebowaniu np. zamówieniu produktów);
- Ciągłe doskonalenie (zachęcenie pracowników do zaangażowania w ciągłe doskonalenie procesów).
Wprowadzenie powyższych zasad Lean ułatwia wdrożenie planu, który ma usprawnić pracę na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa. Ograniczenie procesów, które nie przynoszą wartości produktowi końcowemu, stabilny przepływ pracy, ograniczenie marnotrawstwa, czy maksymalne wykorzystanie materiałów to skuteczny plan ciągłego doskonalenia w działaniu firmy. Ma to również ogromne znacznie z punktu widzenia klienta. Założenia Lean gwarantują tutaj wysoką jakość produktu końcowego.
Lean Management i metoda szczupłego zarządzania
Koncepcja szczupłego zarządzania to efekt Lean Management w praktyce. Wprowadzona pod koniec lat 80. XX wieku w fabryce Toyoty filozofia zarządzania szybko zrewolucjonizowała sposób jej działania. „System Produkcyjny Toyoty”, jak najpierw nazwano go roboczo, sprawiał, że produkowane auta nie tylko opuszczały taśmę produkcyjną szybciej, ale i generowały mniejsze koszty oraz pochłaniały mniej zasobów.
M.in. dlatego za rolę narzędzi Lean Management (Lean Manufacturing), uznaje się redukcję kosztów. System eliminacji tzw. marnotrawstw pozwala na znaczne cięcia niemal w każdym dziale. Nie chodzi jednak tylko o bezmyślne „obcinanie budżetu” i oczekiwanie tych samych efektów, a m.in. wprowadzanie nowych, zoptymalizowanych procedur. Trzymanie się ich oszczędza czas pracowników, którzy jednocześnie według filozofii Lean Management nadal do tego ciągle się szkolą. Dzięki temu ze wszystkim zdążają na czas! Regularne audyty, prowadzone przez przełożonych mają za zadanie sprawdzić, kto z nich jeszcze i jakiej pomocy w rozwoju potrzebuje tak, aby firma wciąż dysponowała najlepszym zespołem.
Jak podkreślają eksperci, system zarządzania Lean Manufacturing (Lean Production) nie powinien kojarzyć nam się tylko z „nożyczkami” budżetowymi, pozwalającymi firmie więcej zarobić w tym samym czasie. Filarem koncepcji Lean Management jest rola szefa jako przywódcy, który z szacunkiem i uznaniem traktuje pracowników, zaskarbiając sobie przy okazji ich lojalność i entuzjazm do dalszego rozwoju w strukturach firmy. Koncepcja Lean to ciągłe doskonalenie zarówno lidera, jak i całej grupy.
Szukasz pracy w Lublinie? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!
Lean Management a Toyota Production System
Gdy opisywana zostaje koncepcja Lean Management, nie sposób wspomnieć o jego powiązaniu z ważną ideą, jaką jest Toyota Production System (system produkcyjny Toyoty). Dom Toyoty, na podstawie którego opracowana jest metodologia Lean Manufacturing, opiera się na dostawach dokładnie na czas (Just In Time) oraz jakości produktu końcowego (Jiodka). W dalszych procesach wykorzystywano kolejne metody, które miały w efekcie dostarczać najlepszą jakość w odpowiednim czasie, jednocześnie przy poniesieniu najniższych kosztów. W tym wszystkim ważne było również zapewnienie bezpieczeństwa i wysokie morale pamiętając, że w koncepcji Domu Toytoty najważniejsi są ludzie i ich praca zespołowa.
Lean Managament: narzędzia
Aby realizować Lean Management w praktyce, potrzebne będą węższe elementy, składające się na tę metodologię. Jak wspominaliśmy na początku tekstu, Lean Management opiera się na kilku zasadach. Oto, dzięki czemu wdrażamy je w życie! Do głównych narzędzi Lean Management zaliczamy:
5S – narzędzie pozwalające na stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy;
VSM – narzędzie, którego celem jest mapowanie przepływu materiałów i informacji w procesie produkcyjnym i dostarczenia klientowi danego produktu lub grupy produktów wysokiej jakości w jak najkrótszym czasie;
TPM – narzędzie, którego celem jest zapewnienie pełnej sprawności technicznej i dostępności maszyn w firmie;
SMED – narzędzie, którego celem jest maksymalne skrócenie procesów na hali produkcyjnej – tak, aby bez marnotrawstwa czasu dostosować prędkość produkcji do aktualnego zapotrzebowania;
Kanban – narzędzie służące podtrzymaniu „systemu ssącego”, stanowiące sygnał konieczny do rozpoczęcia procesu produkcji;
Six Sigma – metodologia, która dzięki wykorzystaniu danych statystycznych koncentruje się na redukcji kosztów przy jednoczesnym zachowaniu jakości;
Praca standaryzowana – system pracy oparty na procedurach, oszczędzających czas i zasoby.
Powyższe narzędzia Lean Management pozwalają nie tylko usprawnić pracę osób zatrudnionych, ale sam system pracy w sobie. Ciągłe poszukiwania słabszych elementów firmy, ewentualnych błędów, niedociągnięć i przeszacowań czasowych w procesie pozwala stale go doskonalić. A także unikać marnotrawstw!
Marnotrawstwo – jakie są podstawowe rodzaje?
Eliminowanie marnotrawstwa przynosi wiele korzyści. Jednak aby je skutecznie wykluczyć, należy poznać, czym dokładnie jest. Podstawowe rodzaje to:
nadprodukcja,
zbędny ruch (pracownika),
oczekiwanie,
zbędny transport,
nadmierne zapasy,
wady produktu lub procesu jego produkcji,
nadmierne przetwarzanie.
Lean Management w praktyce, czyli jakie korzyści czerpie z tego firma
Książki na temat metodologii zarządzania Lean Management zawsze ostrzegają przed ograniczaniem roli tej filozofii tylko do redukcji kosztów i zbędnych etatów w firmie. Szkolenia Lean Management uczą, że to o wiele więcej! Jakie korzyści daje firmie wdrożenie Lean Management w procesie produkcji? Wymienimy kilka z nich:
ograniczenie kosztów działalności,
zwiększenie elastyczności firmy w odpowiadaniu na aktualny popyt na jej usługi na rynku,
zwiększenie produktywności,
poprawa jakości usług oraz produktów firmy,
zmniejszenie zapasów i poprawa obrotu nimi,
skrócenie czasu realizacji zamówień klientów,
skrócenie procesu opracowywania i produkcji nowych usług oraz towarów,
poprawa tzw. „cash flow” w firmie, czyli przepływu gotówki i zasobów,
przyśpieszenie rozwoju zawodowego pracowników firmy,
poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy, zmniejszenie ilości wypadków na hali produkcyjnej,
ograniczenie negatywnego wpływu firmy na środowisko.
Jak wdrażać Lean Management w firmie?
Jeśli istnieje rzeczywiste zapotrzebowanie na wprowadzenie systemu rozwiązywania problemów, który wymaga ograniczenia procesów marnotrawstwa, zadbania o terminowość dostaw i wprowadzenia trwałej zmiany kultury organizacyjnej, niezbędna jest diagnoza przedsiębiorstwa. Dzięki niej w firmach produkcyjnych innych branżach można wprowadzić koncepcję zarządzania Lean, która idealnie odzwierciedla problemy i może je skutecznie wyeliminować.
Analiza przedsiębiorstwa pozwala zebrać niezbędne do wdrażania Lean dane. Od czego zacząć ten proces?
- W pierwszym etapie analizowane są potrzeby branży, sytuacja na konkretnym rynku oraz przygotowywana ogólna charakterystyka firmy z planowanymi zmianami.
- Drugi krok dotyczy obserwacji i pomiarów procesów. Tutaj za pomocą odpowiednich narzędzi można zebrać dane (pomiar czasu, analiza pracy pracownika lub maszyny, a także obserwacje wobec realnego ruchu produktów czy materiałów).
- W kolejnym etapie identyfikowane są straty i opracowuje się potencjał, którego celem jest poprawa jakości wytwarzanych produktów i usprawnienie poszczególnych procesów. Najważniejsze jest tu wskazanie problemów z organizacją, przepływem informacji, eliminacja zbędnych czynności oraz zidentyfikowanie wąskiego gardła (które przykładowo można usunąć wizualizując przepływ pracy).
- Czwarty krok związany jest z analizą pod kątem optymalizacji procesów. Ważne są tu straty w procesach, sposoby organizacji pracy oraz przepływ informacji i materiałów.
- Kolejnym, ostatnim już etapem analizy firmy, którą umożliwia metodologia Lean, jest określenie profilu przedsiębiorstwa – jego mocnych i słabych stron. Wyznacza się tutaj najistotniejsze problemy i sposoby ich rozwiązywania. Na szczególną uwagę zasługują tutaj rekomendacje drobnych, szybkich zmian, które w sumie dają widoczny efekt. Stawiając diagnozę, można też określić potencjalne zyski z wprowadzenia założeń Lean Production.
W wyniku wieloletniego rozwoju i wprowadzeniu podstawowych zasad Lean Management można skutecznie poprawić jakość świadczonych usług. Inteligentniejszy proces dostarczania produktu końcowego pozwala ograniczyć koszty przy jednoczesnym zwiększeniu zysków.
Lean management – przykład
Jak widać, zakres możliwości stosowania narzędzi Lean Management jest dosyć szeroki. Zadaniem przełożonych jest wybór, które z nich są najbardziej potrzebne firmie. Przykład, który najlepiej to ilustruje, to właśnie produkcja. Firmy, które wytwarzają konkretny produkt, taki jak samochód, od którego wszystko się zaczęło, mogą skorzystać szczególnie na wprowadzeniu zasad Lean Management w planowaniu produkcji i pozostałych procesach.
Czy aktualne zapotrzebowanie na rynku na samochody wymaga zwiększenia, czy zmniejszenia produkcji? Jak to wpływa z kolei na liczbę niezbędnych etatów w firmie? Z jakich dziedzin specjalistów najbardziej potrzebuje firma? To jedne z pytań, jakie stawiają przed kierownikami firmy narzędzia Lean Management. Po udzieleniu na nie odpowiedzi zyskujemy znacznie jaśniejszy obraz tego, jak powinna wyglądać delegacja obowiązków w danej firmie i co jeszcze można zrobić, aby przyśpieszyć lub uelastycznić proces produkcji.
Jeśli szukacie więc metody na to, jak zwiększyć produktywność swojej firmy przy ciągłym doskonaleniu jakości Waszych usług oraz produktów, nie szukajcie dalej. Lean Management już tu jest i najlepiej odpowie na Wasze potrzeby!
