Jak rekrutować do pracy? O czym warto pamiętać?

Jak skutecznie rekrutować do pracy? Rekrutacja to złożony proces. Choć kandydaci do pracy widzą jedynie ogłoszenie, to po drugiej stronie stoi za nim szereg strategii, formalności i kwestii organizacyjnych. Warto wiedzieć, jak przystąpić do rekrutacji pracowników, aby znaleźć odpowiednich kandydatów, oszczędzając przy tym czas i pieniądze. Jak rekrutować do pracy? Sprawdź.

Rekrutacja pracowników niemal zawsze stanowi wyzwanie. W dużych firmach to zadanie często mocno angażuje przedsiębiorcę. W nieco większych funkcjonują działy HR, gdzie to specjaliści zajmują się wszystkimi elementami procesu rekrutacji. Tych jest niemało. Może się wydawać, że wystarczy stworzenie oferty pracy i umieszczenie jej w popularnym serwisie. Tymczasem pracodawcy często już w początkowej fazie, na etapie tworzenia opisu stanowiska napotykają pierwsze problemy. Jeśli planujesz zatrudnienie pracowników, powinieneś zapoznać się z kilkoma przygotowanymi przez nas wskazówkami.

Obierz odpowiednią strategię rekrutacji

Nie w każdej firmie rekrutacja musi przebiegać w ten sam sposób. Dlatego wyróżniamy różne strategie. Sposób pozyskiwania kandydatów, który sprawdza się w korporacji, niekoniecznie sprawdzi się w przypadku poszukiwania pracowników fizycznych. Strategia rekrutacyjna może obejmować kwestie związane z doprecyzowaniem wymagań wobec kandydatów, wyborem kanału, poprzez który do nich dotrzemy, czy sposoby zbierania ofert i selekcji kandydatów. Należy określić także ramy czasowe rekrutacji, liczbę jej etapów, oczekiwane dokumenty aplikacyjne, jakie kandydaci powinni dostarczyć (np. portfolio, CV, list motywacyjny, życiorys, referencje). Możemy wyróżnić także trzy główne techniki rekrutowania pracowników.

• Technika pasywna – ma miejsce, gdy kandydaci sami zgłaszają swoją kandydaturę. Dostarczają dokumenty aplikacyjne, pytają o dostępne miejsca pracy, składają podanie o pracę. Pracodawca zapoznaje się jedynie z ich kandydaturą i dokumentami aplikacyjnymi.
• Rekrutacja aktywna – mówimy o niej, gdy pracodawca poszukuje aktywnie pracowników na dostępne stanowiska pracy. Pracodawca może sam bezpośrednio prowadzić rekrutację i wszystkie elementy procesu z nią związane od publikacji ogłoszenia po wybór kandydata. Inna opcja to pośrednie pozyskiwanie kandydatów. Mamy z nim do czynienia, gdy pracodawca wykorzystuje przykładowo agencje pracy. Wówczas to specjaliści zajmują się poszukiwaniem kandydatów za wynagrodzeniem.

Zdefiniuj profil idealnego kandydata

Podstawową pigułkę informacji o stanowisku pracy stanowi oferta pracy. Jednak, zanim ją skonstruujesz, musisz najpierw ustalić, kogo dokładnie szukasz. Pora więc stworzyć profil idealnego kandydata. Jak? Trzeba w to zaangażować przyszłego bezpośredniego przełożonego nowego pracownika. To on wie najlepiej, jakich cech wymaga się od nowego członka zespołu. Kwestie, które wymagają doprecyzowania to:

• Doświadczenie – należy ustalić, czy potrzeba pracownika doświadczonego, który wniesie do firmy sprawdzone rozwiązania, czy może juniora, którego obecni pracownicy nauczą schematów pracy respektowanych w firmie.
• Edukacja – dla niektórych pracodawców duże znaczenie ma wiedza wyniesiona ze szkoły i studiów. Dla innych nie ma to żadnego znaczenia. Musisz ustalić, z którą stroną się utożsamiasz.
• Kompetencje zawodowe – wyróżniamy kompetencje twarde i miękkie. Twarde to w szczególności wiedza specjalistyczna w obrębie branży stanowiska pracy. Kompetencje miękkie to z kolei cechy kandydata, które ułatwiają mu wykonywanie zadań. Przykładowo doradca klienta powinien być osobą komunikatywna, zdolną do nawiązywania relacji. Z kolei logistyk powinien radzić sobie z pracą pod presją czasu.
• Dodatkowe uprawnienia – niektóre stanowiska pracy wymagają szczególnych uprawnień jak np. prawo jazdy konkretnej kategorii, orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych. Pracownicy fizyczni na magazynie mogą mieć np. uprawnienia na wózek widłowy. Musisz się zastanowić, czy twój nowy pracownik będzie potrzebował do wykonywania zadań jakichś szczególnych uprawnień. To znacznie zawęża zakres kandydatów.
• Umiejętności – nawet edukacja i doświadczenie nie są w stanie powiedzieć nam wszystkiego o umiejętnościach kandydata. Zastanów się, czy oczekujesz od swojego nowego pracownika jakichś konkretnych umiejętności, w postaci np. obsługi programu do HR, logistycznego, czy programu graficznego. Być może twój pracownik musi umieć używać określonych narzędzi? To moment, aby to ustalić.
• Osiągnięcia – jeśli poszukujesz ambitnych osób, nastawionych na osiąganie ustalonych celów, warto skupić swoją uwagę na kandydatach, którzy mają już na swoim koncie jakieś osiągnięcia, np. artykuły publikowane w czasopismach, wypracowanie rekordowego zysku dla firmy, stworzenie znanej reklamy, czy wygrana w konkursach.

Wybierz kanał komunikacji z kandydatami. Gdzie zamieścisz ofertę?

Jeśli już wiesz, jakiego kandydata poszukujesz, pora wybrać miejsce do komunikacji. Gdzie szukać kandydatów? Wybór jest całkiem spory. Największą popularnością cieszą się serwisy pracy. Wynika to z faktu, że kilka czołowych portali ma wysokie zasięgi. Dzięki temu pracodawca uzyskuje dostęp do wielu, bardzo różnorodnych kandydatów. Duży wybór oznacza większe szanse na znalezienie idealnego kandydata. Jeśli wybierzesz konkretny portal, sprawdź, jaki jest schemat opracowywania ofert pracy. Warto wiedzieć, czym sugerować się podczas kreowania własnej oferty. Oprócz serwisów pracy do wyboru masz także:

• Media społecznościowe – w mediach społecznościowych możesz dotrzeć szybko do kandydatów, którzy równie szybko gotowi są do podjęcia pracy. Na Facebooku znajdują się specjalne grupy dedykowane pracy w konkretnym regionie. Nie zawsze wymaga się pełnej oferty. Zwykle wystarczy opisać stanowisko, podać podstawowe informacje, a resztę ugadania się już z kandydatami, którzy się zgłoszą. To dobre miejsce do poszukiwania potencjalnych pracowników tymczasowych, czy stałych na stanowiska fizyczne i do pracy biurowej. Z kolei na LinkedInie znajdziemy wielu specjalistów różnych dziedzin oraz kadrę kierowniczą.
• Agencje pracy – agencje wciąż cieszą się dużą popularnością wśród pracodawców. W zależności od typu agencji zakres usług może obejmować poszukiwanie pracowników, jak i cały zakres formalności związanych z zatrudnieniem. Tak się dzieje, gdy pracodawca nawiązuje współpracę z agencją pracy tymczasowej, która wypożycza własnych pracowników do wykonywania pracy na rzecz innego podmiotu.
• Własna strona pracodawcy – pracodawca może stworzyć na swojej stronie zakładkę „Kariera”, czy „Praca”, „Dołącz do nas”, w której może opisać dokładnie firmową politykę personalną, atmosferę pracy, wartości, benefity, czy politykę wynagrodzeń. To także świetne miejsce do zamieszczania ofert pracy.
• Urząd pracy – pracodawcy często zapominają, że mają możliwość skorzystania z usług tak podstawowej organizacji na rynku pracy, jak PUP. Aby to zrobić, na stronie urzędu należy uzupełnić formularz zgłoszenia oferty pracy. Następnie urząd zasili swoją bazę o zgłoszoną ofertę i będzie ją rozpowszechniać.

Metody pomocne w procesie rekrutacji

• Firma – dobrym rozwiązaniem jest także rekrutacja wewnętrzna. To szansa dla pracowników, którzy chcieliby spróbować swoich sił na innym stanowisku. Pracodawca może wiec wybrać ze struktury firmy kogoś, kogo zna i wie, że ma kompetencje, które sprawdzą się na danym stanowisku.
• Direct search – jest to metoda, która obejmuje wyszukiwanie kandydatów do pracy w różnych miejscach. Osoby odpowiedzialne za proces rekrutacji szukają pracowników wśród osób, które w danym momencie nie poszukują pracy w sposób aktywny. Mogą do nich docierać np. na LinkedInie.
• Program poleceń – można także zaangażować już zatrudnione osoby do rekrutacji. Wiele dużych firm prowadzi własne programy poleceń, w ramach których zachęcają swoich pracowników do polecenia kandydatów do pracy. Firma oferuje za to nagrody, czy korzyści finansowe.

Jak skutecznie rekrutować pracowników? Opracuj ofertę pracy

Wiedząc, gdzie pojawi się oferta pracy w twojej firmie, możesz stworzyć ogłoszenie, które będzie odpowiednie do miejsca. Zamieszczając ogłoszenie w mediach społecznościowych, nie musisz pisać rozbudowanego ogłoszenia. Oczywiście mowa o social mediach niezwiązanych docelowo z rekrutacją pracowników. W przypadku LinkedIn mamy do czynienia z formularzami. Wymagane jest uzupełnienie opisu oferty pracy i określenie umiejętności wymaganych na stanowisku. Korzystną opcją jest dodanie pytań sprawdzających umiejętności pracowników.

Jeśli zdecydujesz się na opublikowanie oferty pracy w serwisach do tego przeznaczonych, powinieneś sprawdzić, jak wyglądają oferty innych firm na podobne stanowisko. Oczywiście nie należy kopiować oferty, może ona stanowić jednak pewien punkt odniesienia. Profesjonalne ogłoszenie powinno się składać z takich elementów, jak:

• krótki opis firmy;
• nazwa stanowiska;
• opis stanowiska;
• zakres obowiązków na danym stanowisku;
• ujęcie podstawowych wymagań wobec kandydata, jego umiejętności, doświadczeń kandydata, kwalifikacji, kompetencji;
• korzyści z pracy (np. benefity, wynagrodzenie, premie, możliwości rozwoju, brak dress-codu, owocowe dni);
• jasne warunki zatrudnienia (godziny pracy, praca zdalna/stacjonarna/hybrydowa, zmiany pracy, lokalizacja;
• proces rekrutacyjny – informacje na temat etapów rekrutacji, ewentualnej rozmowie kwalifikacyjnej, testach.

Do stworzenia oferty pracy warto wykorzystać wcześniej przygotowany profil idealnego kandydata.

Przeprowadź selekcję kandydatów do pracy

Po opublikowaniu ogłoszenia we właściwym miejscu trzeba się liczyć z dużym odzewem kandydatów. Do skrzynki spłynie wiele dokumentów aplikacyjnych. Trzeba je wszystkie przejrzeć, przeanalizować i przeprowadzić selekcję kandydatów. Konieczne jest więc opracowanie kryteriów, na podstawie których możliwe jest dokonanie oceny kandydatów. Pierwszym krokiem może być odrzucenie tych dokumentów, które wyglądają nieestetycznie. Oczywiście w przypadku dokumentów cyfrowych mowa tu nie o zabrudzeniach, lecz licznych błędach, niespójnej kompozycji, odstępach i brakach, np. w zakresie klauzuli CV. Jeśli w ogłoszeniu wskazałeś pewne obligatoryjne wymagania, możesz od razu odrzucić te aplikacje, które ich nie spełniają. Warto przeprowadzić kilka rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, którzy spełniają kryteria. To dobry sposób na bliższe poznanie kandydatów, sposobu, w jaki ujmują swoje myśli i zaproszenie na kolejny ważny etap w procesach rekrutacyjnych – spotkanie rekrutacyjne.

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Rozmowa kwalifikacyjna to bezpośrednie spotkanie z kandydatem, w czasie którego obie strony mogą zadawać sobie pytania, by rozwiać wszelkie wątpliwości związane ze współpracą. Osoby, które przeszły do tego etapu to najlepsi kandydaci, którzy mają szansę na zatrudnienie. Aby lepiej poznać potencjalnego pracownika, należy dobrze przygotować się do rozmowy. W szczególności trzeba dokładnie zapoznać się z jego CV i innymi dokumentami aplikacyjnymi przed spotkaniem. Warto określić pytania, które chcemy zadać pracownikowi w trakcie spotkania. Przydadzą się notatki. Gdy kandydat zjawi się do firmy, powinna czekać na niego osoba, która przywita go i zaprowadzi w odpowiednie miejsce. Osoba przeprowadzająca rekrutację powinna się przedstawić, powiedzieć, czym zajmuje się w firmie. Po krótkim wstępie pora na zadawanie pytań.

Pytania powinny dotyczyć doświadczenia kandydata, jego umiejętności, osiągnięć. Należy omijać kwestie związane z życiem prywatnym. Natomiast to dobry moment, by zbadać jego kompetencje zawodowe miękkie, np. komunikatywność, czy umiejętność rozwiązywania problemów. Osoba przeprowadzająca rekrutację powinna wsłuchiwać się uważnie w odpowiedzi kandydata. Niedopuszczalne jest ignorowanie go i przerywanie w połowie zdania. Kandydat także musi mieć czas na zadanie pytań. Zwykle są to pytania organizacyjne, czy związane z wynagrodzeniem i warunkami pracy. W trakcie rozmowy można przeprowadzić także testy rekrutacyjne, które będą stanowiły kolejne kryterium selekcji. Po rozmowie pora podziękować kandydatowi za przybycie.

Jak wybrać odpowiedniego kandydata?

Gdy proces rekrutacji dobiegnie końca, pora wyłonić nowych pracowników. Przeprowadzając selekcję kandydatów od momentu czytania CV, przez poznanie ich osobiście, aż do poznania wyników testów rekrutacyjnych rekruter ma wiele okazji do odrzucenia kandydatów, którzy nie wydają się odpowiedni. Najtrudniejszy etap czeka nas na końcu, gdy trzeba wybrać między kilkoma wybranymi kandydatami. O wyborze przesądzić mogą detale. Często jest tak, że kieruje nami intuicja, lecz nie zawsze się ona sprawdza. Warto zatem angażować w rekrutacje kilka osób i następnie wspólnie skonsultować wybór. Po wyborze pora na złożenie kandydatowi oferty. Najlepiej zrobić to telefoniczne. Pamiętaj, by przekazać informację zwrotną także tym kandydatom, którzy nie zostali wybrani.

Zatrudnienie pracownika – formalności

Po zakończonej rekrutacji pora na dopełnienie formalności. Na początek trzeba zawrzeć umowę. Zwykle będzie to umowa o pracę określająca rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar czasu pracy, datę rozpoczęcia oraz oczywiście wynagrodzenie. Umowa może zostać zawarta na okres próbny, na czas określony, czy nieokreślony. Pracownika trzeba także wysłać na badania lekarskie, zanim w ogóle zostanie dopuszczony do wykonywania pracy. To pracodawca wręcza pracownikowi skierowanie i wskazuje placówkę, w której ma wykonać badania. Kolejną ważną rzeczą jest zrealizowanie szkolenia BHP. Je także trzeba zrealizować przed dopuszczeniem pracownika do realizacji obowiązków. Pracownika trzeba także zgłosić w ciągu siedmiu dni do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pamiętaj o onboardingu

Jeśli zależy ci na tym, aby rotacja w firmie nie była duża, musisz zadbać o dobre wprowadzenie pracownika. Proces ten nazywa się onboardingiem. Umożliwia on szybkie wdrożenie pracownika, jego integrację z zespołem, przekazanie mu wartości firmowych i kultury organizacyjnej. Firma powinna mieć własny plan onboardingowy obejmujący punkty wdrożeniowe, takie jak zapoznanie z zespołem, wprowadzenie do obowiązków, przekazanie informacji na temat zasad firmy, zorganizowanie narzędzi pracy. Pracownik powinien zostać dobrze przywitany, poinstruowany organizacyjnie.

Jeśli dojeżdża samochodem, należy przekazać mu informację o tym, gdzie może zaparkować. Ważne informacje obejmują także podstawy na temat struktury firmy, jej działów. Pracownik powinien wiedzieć, z jakim problemem, gdzie powinien się zgłosić. Warto przygotować dla pracownika pakiet prezentacji i filmów wdrożeniowych, które będzie mógł obejrzeć na swoim sprzęcie w pierwsze dni zatrudnienia.

Najczęstsze pytania dotyczące rekrutacji pracowników

1. Jakie są główne strategie rekrutacji pracowników?
Strategie rekrutacji dzielą się na pasywną (kandydaci sami się zgłaszają) i aktywną (pracodawca aktywnie poszukuje kandydatów lub korzysta z agencji pracy).

2. Jak stworzyć profil idealnego kandydata?
Profil idealnego kandydata powinien uwzględniać doświadczenie, edukację, kompetencje, umiejętności, uprawnienia oraz osiągnięcia wymagane na danym stanowisku.

3. Gdzie najlepiej zamieszczać oferty pracy?
Oferty pracy można publikować na portalach pracy, w mediach społecznościowych, na stronie firmowej, przez agencje pracy lub w urzędzie pracy, w zależności od poszukiwanych kandydatów.

4. Jak przebiega proces selekcji kandydatów?
Selekcja polega na analizie dokumentów aplikacyjnych, rozmowach kwalifikacyjnych i ewentualnych testach, aby wybrać najlepiej dopasowaną osobę do zespołu.

5. O czym należy pamiętać po zatrudnieniu pracownika?
Po zatrudnieniu ważne jest dopełnienie formalności, przeprowadzenie badań lekarskich, szkolenia BHP oraz wdrożenie pracownika poprzez onboarding.