Office manager – zakres obowiązków, zarobki, wymagania

Office manager, to osoba odpowiedzialna za sprawne działanie biura. Wszystkie sprawy biurowe załatwiane są właśnie przez office managera, czyli kierownika biura. Jak wygląda zakres obowiązków na tym stanowisku? Ile można zarobić i jak zostać office managerem?

office manager

Stanowisko office managera, jest ciężkie do scharakteryzowania. Codzienne zajęcia są zazwyczaj zależne od działalności firmy, jednak główne obowiązki są w większości podobne. Kierownik biura musi skoordynować pracę wszystkich sektorów biurowych i dbać o komfort zarówno pracowników, jak i szefostwa. Office manager zalicza się także do grona pracowników biurowych, jednak w hierarchii firmy plasuje się trochę wyżej. To właśnie on rozdziela zadania dla pozostałych pracowników wsparcia biura. To stanowisko dla ludzi otwartych i odnajdujących się w ciągłych zmianach. W zawodzie office managera nie ma miejsca na nudę. Posiadasz łatwość w nawiązywaniu kontaktów, a przy tym jesteś zorganizowany? Może praca jako office manager jest dla Ciebie! Chcesz dowiedzieć się na czym dokładnie polega praca i zakres obowiązków office manager?

Zakres obowiązków – office manager

Zakres obowiązków nowoczesnego office managera jest ściśle związany z branżą oraz wielkością firmy. Kierowanie kilkuosobowym zespołem znacznie różni się od kierowania biurem, w którym pracuje kilkaset osób. Mimo wszystko główne założenia tego stanowiska to przede wszystkim skoordynowanie i usprawnienie pracy biura oraz wsparcie kadry kierowniczej w sprawnym zarządzaniu powierzchnią biurową. Zajmuje się także zaopatrzeniem biura. Osoba zatrudniona na tym stanowisku odpowiedzialna jest za organizowanie i przygotowywanie całego logistycznego plany pracy biura.

Poniżej przedstawiamy zakres obowiązków office managera:

  • sprawowanie nadzoru w zakresie prac administracyjno-biurowych – stanowisko kierownika biura, to przede wszystkim nadzór nad innymi pracownikami biurowymi,
  • planowanie, nadzorowanie i obsługa spotkań służbowych,
  • zaopatrzenie biura we wszystkie potrzebne elementy, które umożliwią komfortową pracę reszcie pracowników,
  • w przypadku delegacji organizacja podróży służbowych dla każdego poziomu biura (rezerwacja biletów, hoteli),
  • planowanie i koordynacja korespondencji wychodzącej i przychodzącej,
  • porządkowanie dokumentacji,
  • praca w recepcji,
  • onboarding nowych pracowników (wprowadzenie nowych pracowników),
  • rozdzielaniu poszczególnych zadań między pracowników administracyjno-biurowych,
  • wsparcie szefostwa w kwestiach administracyjnych,
  • negocjowanie i współpraca z dostawcami oraz kontrahentami sprzętu, oraz wyposażenia biura (korzystne umowy na dzierżawę),
  • przygotowywanie i analizy zamówieńm i dostaw według zapotrzebowania i budżetu firmy,
  • obsługa urządzeń biurowych,
  • sporządzanie raportów i protokołów,
  • dbałość o wszystkie czynności, które usprawniają pracę biura.

Zakres obowiązków office managera tak naprawdę opiera się przede wszystkim na tym, na co aktualnie jest zapotrzebowanie w biurze. Odpowiada on za organizację pracy, zarządzanie powierzchnią biurową i planowanie . Pod ten zakres obowiązków, office manager może podciągnąć wiele poszczególnych zadań.

Office manager – wymagania

Do pracy biurowej na stanowisku office managera przyda się wykształcenie wyższe z zarządzania, ekonomii, administracji lub specjalistyczne związane z branżą, w której działa firma. Zakres obowiązków obejmuje często kontakty z kontrahentami i klientami, dlatego osoba oddelegowana do pełnienia obowiązków office managera powinna doskonale poruszać się w tematach związanych z każdą dziedziną zarządzania biurem oraz jego działalności. Dodatkowo kierownik biura jest postrzegany jako swoista wizytówka firmy, dlatego ważne jest, aby office manager był osobą reprezentatywną i umiejącą się odnaleźć w każdym środowisku.

Oto kilka wymogów formalnych, które powinien spełnić kandydat na kierownika biura:

  • wykształcenie wyższe podyktowane działalnością firmy bądź obejmujące zakres zarządzania i administracji,
  • perfekcyjna obsługa programu power point,
  • doświadczenie w pracy biurowej,
  • obsługa programów wspomagających kierowanie biurem, takich jak system SAP,
  • pakiet office w „małym palcu”

W pracy office managera niezwykle ważne są także kompetencje miękkie:

  • umiejętność pracy pod presją czasu,
  • łatwość w nawiązywaniu kontaktów,
  • odporność na stres,
  • dobra organizacja pracy,
  • ustalanie priorytetów,
  • przywiązanie do obowiązków,
  • wysoka kultura osobista,
  • inteligencja emocjonalna,
  • charyzma,
  • umiejętność logicznego myślenia,
  • ukierunkowanie na potrzeby innych w odniesieniu do kosztów firmowych.

Praca office manager — wady i zalety

Office manager, to samodzielne stanowisko, które wymaga ściśle określonych umiejętności interpersonalnych. Zakres obowiązków jest dość różnorodny, choć oparty na jednakowym filarze. Doświadczenie, które powinien posiadać office manager, to z pewnością ogromna pomoc w wypełnianiu codziennych zadań. Decydując się na przystąpienie do rekrutacji na stanowisku kierownika biura, należy mieć na względzie, że zawód ten ma swoje plusy i minusy. Rozpatrzenie tej kwestii, pomoże Ci w podjęciu decyzji, czy to praca dla Ciebie.

Office manager – wady

Poniżej przedstawiamy kilka podstawowych wad pracy na stanowisku office managera. Z pewnością nasilenie minusów pracy ściśle wiąże się z nastawieniem szefostwa do pracowników oraz z atmosferą panującą w firmie. Warto, przed udziałem w rozmowie kwalifikacyjnej zasięgnąć opinii o potencjalnym pracodawcy np. z forum internetowego, na którym inni pracownicy podejmują dyskusję o danym pracodawcy. Taki research często może uchronić nas przed podjęciem pracy w miejscu niestosującym zasad etyki pracy.

Kierownik biura – odpowiedzialne stanowisko

Zakres obowiązków office managera opiera się na zarządzaniu sporą grupą ludzi. Odpowiedzialność spoczywająca na barkach kierowników biur jest ogromna. Skoordynowanie kilku czynności naraz wiąże się z ogromnym stresem, brak umiejętności pracy pod presją czasu może doprowadzić do błędu, który zdestabilizuje działanie całej firmy. Niedopatrzenie związane z datą dostarczenia sprzętu biurowego może doprowadzić do zatrzymania pracy w biurze oraz strat finansowych.

Przesyt informacyjny

Office manager, to osoba, która bierze na siebie ciężar zgromadzenia i przetworzenia wszystkich informacji w biurze. Konflikty współpracowników, brak narzędzi biurowych, przekazanie zespołowi wiadomości od szefa i wysłanie ważnej korespondencji do klienta może spaść na kierownika biura w jednym momencie.

Niestandardowe obowiązki

Czuwanie nad pracą biura, często wiąże się z wypełnianiem niestandardowych obowiązków. Sprawy, których nie da się przydzielić do żadnego działu w firmie, spoczywają na barkach kierowników biur. Jeśli nagle szef zażąda wprowadzenia owocowych czwartków i piątkowych gier planszowych, to musi się tym zająć, nie kto inny jak office manager.

Office manager – zalety

Praca na stanowisku kierownik biura ma też swoje zalety i jest ich całkiem sporo. W pracy office managera z pewnością odnajdą się osoby, które są zadaniowcami, uwielbiają kontakt z ludźmi i świetnie odnajdują się w podejmowaniu niecodziennych wyzwań. Wielu office managerów zapewnia, że uwielbia swoje obowiązki, które ciągle ulegają modyfikacjom.

Brak nudy

Brak nudy, to z pewnością duży plus przemawiający za podjęciem pracy na tym stanowisku. Codziennie czekają na Ciebie nowe wyzwania, które muszą być wykonane na cito. Dla osób, które są w ciągłym ruchu i nie przepadają za ciągłym siedzeniem przed komputerem wybór pracy jako office manager, wydaje się idealny.

Kontakt z ludźmi

To ważna zaleta, którą należy potraktować poważnie. Kierownik biura, tak naprawdę pracuje z ludźmi. Dziennie prowadzi kilkadziesiąt rozmów face to face oraz odbiera setki telefonów. Jeśli, ktoś jest komunikatywny i potrafi nawiązać nić porozumienia z każdym członkiem zespołu, to z pewnością świetnie odnajdzie się w tej pracy.

Realny wpływ na pracę biura

Wszystkie obowiązki spoczywające na office managerze mają realny wpływ na pracę biura. Efekty Twoich starań są widoczne gołym okiem, dlatego praca office managera przynosi ogromną satysfakcję. Dodatkowo świadomość, że swoimi działaniami udało się pomóc innym pracownikom, działa jak dodatkowy zastrzyk motywacji.

Rozwój zawodowy

Praca kierownika biura oferuje rozwój na wielu płaszczyznach. Z racji tego, że obowiązki są tak różnorodne i opierają się na tak wielu aspektach działania firmy, to dochodzi do naturalnego rozwoju zarówno kompetencji miękkich jak i zawodowych. Do tego dochodzą szeregi szkoleń oraz kursów, które znacząco podnoszą kompetencje zawodowe.

Ile zarabia office manager?

Ile zarabia kierownik biura? Zarobki na stanowisku office managera są różne. Pod uwagę bierze się wykształcenie, staż pracy oraz wielkość firmy. Należy także zwrócić uwagę, na miejsce, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Im większe miasto i większa firma, tym wyższe wynagrodzenie. Mediana zarobków na stanowisku kierownika biura wynosi około 5 tysięcy brutto. Natomiast średnia zarobków to już 11 tysięcy brutto. Zważywszy na to, że stanowisko office managera ma zadatki na awans na dyrektora administracyjnego lub asystenta CEO, to pensja również może znacząco wzrosnąć.

Office manager (kierownik biura) – praca

Oferty pracy dla office managera, można odszukać na każdym większym serwisie specjalizującym się wystawieniem ogłoszeń. Warto skorzystać z pomocy Google i wyszukać interesujące nas miasto oraz posadę. Zwróć uwagę na oferty z oznaczeniem „super oferta”. Taka „super oferta” wiąże się zazwyczaj z dużą potrzebą pracodawcy na wypełnienie wakatu, a co za tym idzie, okres oczekiwania i cały proces rekrutacyjny może pójść znacznie sprawniej,

Dodatkowo warto próbować swoich sił w rekrutacjach wewnętrznych. Na stanowisko office managera najczęściej firma zatrudnia osobę, która ma już pewne doświadczenie oraz która zna doskonale kulturę i dynamikę pracy.

 

CV: office manager

Starając się o posadę office managera, priorytetem jest dopracowanie CV. Jednym z wymogów koniecznych jest doskonała znajomość pakietu office. Dlatego CV kandydata powinno być laurką wystawioną jego umiejętnościom. Postarajmy się więc, aby CV było profesjonalne a zawarte w nim informacje przekazany w ciekawy sposób. Można wypróbować niekonwencjonalny układ strony, bądź wykorzystać ikonki. Ważne jednak, aby zabiegi „upiększające” nie utrudniały czytelności naszego CV.

Oceń artykuł
0/5 (0)