Home office – co to? Przepisy Kodeksu pracy

Home office to termin, który na stałe zakorzenił się na polskim rynku pracy w czasie pandemii. Wielu pracodawców w momencie przymusowej pracy zdalnej zauważyło, że ten system pracy rzeczywiście działa. Konieczne było więc uregulowanie tej kwestii. Dowiedz się, co to home office, na czym polega i jakie są przepisy dotyczące pracy z domu.

Home office – co to?

Jeszcze przed rokiem 2019 home office było raczej rzadkim zjawiskiem. Jednak pandemia koronawirusa spopularyzowała pracę zdalną, bo tym właśnie jest home office. To po prostu praca z domu, czy z dowolnego innego miejsca na świecie. W czasie pandemii wiele prac, które można wykonywać na odległość, zostało przeniesionych poza biura. Dla części firm było to rozwiązanie tymczasowe, ale wiele organizacji zdecydowało się pozostać przy tym modelu również po ustaniu ograniczeń.

Na czym polega praca zdalna?

Praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza siedzibą pracodawcy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Trzeba więc mieć dostęp do komputera, czy telefonu oraz oczywiście internetu i odpowiednich narzędzi. Pracownik może realizować swoje zadania z domu, przestrzeni coworkingowej, a nawet podczas pobytu w innym mieście lub kraju. Taki model szczególnie szybko przyjął się w branżach związanych z technologią, marketingiem czy finansami, a także w środowiskach korporacyjnych, gdzie wiele procesów można realizować całkowicie online. Jednak praca zdalna nie zawsze wygląda tak samo. Najczęściej spotykane są trzy modele organizacji pracy:

• Praca całkowicie zdalna – pracownik wykonuje wszystkie obowiązki zawodowe poza biurem i nie musi pojawiać się w siedzibie firmy.
• Praca hybrydowa – część tygodnia spędza się w biurze, a część w trybie home office.
• Praca zdalna okazjonalna – pracownik na co dzień wykonuje obowiązki w biurze, ale może korzystać z pracy zdalnej w określonych sytuacjach i wymiarze przewidzianym przez przepisy.

Praca zdalna nie jest zatem jednym, sztywnym modelem zatrudnienia. W zależności od charakteru stanowiska i polityki firmy może przybierać różne formy.

Home office – definicja

Spopularyzowanie pracy zdalnej było pierwszym krokiem do unormowania home office w Kodeksie pracy. Choć określenie „home office” na dobre zadomowiło się w języku pracowników i pracodawców, próżno szukać go w samych przepisach. Praca zdalna w Kodeksie pracy to oficjalne pojęcie, które obejmuje wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą firmy, w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Dokładny przepis znajdziemy w art. 67(18) (w rozdziale IIc Praca zdalna).

Zgodnie z tym przepisem:

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Przepisy dotyczące home office

Jeszcze do kwietnia 2023 kwestie pracy zdalnej regulowały inne przepisy. Konkretnie art. 67(1) Kodeksu pracy definiujący telepracę oraz tymczasowa ustawa covidowa z marca 2020 r. wprowadzona w wyniku pandemii. Pod koniec 2022 r. Sejm przyjął nowelizację Kodeksu pracy, która na stałe wprowadziła pracę zdalną, uchylając jednocześnie przepisy o telepracy i rozwiązania wprowadzone na czas pandemii.

Nowe przepisy o pracy zdalnej wprowadzone do Kodeksu pracy w 2023 roku uregulowały oprócz samej definicji szereg kluczowych kwestii dotyczących osób pracujących zdalnie.

• Pracodawca musi zapewnić narzędzia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania zadań zawodowych, a także pokryć koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz dostarczyć niezbędne szkolenia i pomoc techniczną.
• Osoby pracujące zdalnie nie mogą być traktowane gorzej niż pracownicy stacjonarny. Zabroniona jest dyskryminacja z powodu trybu pracy zdalnej, zwłaszcza w zakresie warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkoleń.
• Pracodawca może kontrolować pracę wykonywaną zdalnie w zakresie BHP i bezpieczeństwa informacji. Kontrola w miejscu pracy pracownika możliwa jest tylko po uzgodnieniu i z dbałością o prywatność.
• Dodatkowo wprowadzono pracę zdalną okazjonalną (do 24 dni w roku), wiążący wniosek pracowników o pracę zdalną (np. rodziców dzieci do 4. roku życia), oraz wymóg opracowania porozumienia lub regulaminu określającego zasady pokrywania kosztów, BHP i integracji pracowników zdalnych.

Home office – organizacja pracy zdalnej

O organizację miejsca pracy stacjonarnej dba pracodawca. Na początku współpracy wskazywane jest nam miejsce, w którym możemy wykonywać swoje obowiązki. Powinno być ergonomiczne i zgodne z zasadami BHP. Co w sytuacji, gdy praca wykonywana jest w domu? Wiele osób zakłada, że skoro pracuje poza biurem, to przepisy przestają mieć znaczenie. Tymczasem również podczas pracy zdalnej stanowisko powinno zapewniać bezpieczne warunki wykonywania obowiązków.

Czy to oznacza, że nie można mieć za plecami ulubionej poduszki i przykryć się kocem? Niekoniecznie. Przepisy nie określają koloru ścian, rodzaju fotela czy dodatków znajdujących się w pomieszczeniu. Ważne jest natomiast, aby domowe biuro pozwalało na komfortową pracę przy komputerze i nie stwarzało zagrożenia dla zdrowia. Ważne jest odpowiednie oświetlenie, stabilne biurko oraz miejsce umożliwiające zachowanie prawidłowej postawy podczas pracy.

Ostatecznie dobrze zorganizowane domowe biuro powinno łączyć wygodę z funkcjonalnością. W końcu praca zdalna ma ułatwiać wykonywanie obowiązków, a nie prowadzić do bólu pleców, przemęczenia wzroku czy problemów z koncentracją.

Obowiązki pracodawcy i pracownika na home office

Zalety pracy zdalnej są oczywiste. Przede wszystkim home office polega na wykonywaniu pracy w miejscu wskazanym przez pracownika, co daje oszczędność czasu na dojazdy i większą elastyczność. Jednak to nie czas na obowiązki domowe. Praca zdalna musi być zorganizowana tak, by była korzystna forma współpracy dla obu stron, z wyraźnym rozgraniczeniem między życiem zawodowym i życiem prywatnym.

• Warto również pamiętać, że możliwość pracy zdalnej nie zawsze oznacza możliwość wykonywania obowiązków z dowolnego miejsca. Choć wiele firm pozwala pracownikom opuszczać miejsce zamieszkania i pracować z innych lokalizacji, część pracodawców wymaga wcześniejszego uzgodnienia takiej zmiany. Ma to znaczenie dla organizacji pracy, bezpieczeństwa danych czy spełnienia wymogów BHP.
• Pracodawca ma obowiązek zapewnić narzędzia i urządzenia techniczne niezbędne do pracy, pokryć koszty energii i telekomunikacji, dostarczyć szkolenia BHP oraz umożliwić integrację z zespołem.
• Pracownik musi organizować stanowisko pracy zgodnie z zasadami ergonomii, utrzymać je w czystości i zdatności do pracy, a także złożyć oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych.

W pracy zdalnej ważne jest też zachowanie równowagi. Brak rozgraniczenia między pracą i domem może prowadzić do wypalenia zawodowego. Praca zdalna wymaga samodyscypliny, wyznaczania godzin pracy i przestrzegania ich, by nie przekładać obowiązków zawodowych na cały dzień i nie mieszać ich z czynnościami domowymi.