Praca zdalna i telepraca to pojęcia, które w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy mają odmienne znaczenie i niosą za sobą różne konsekwencje dla pracownika oraz pracodawcy. Zmiany w prawie pracy w ostatnich latach sprawiły, że telepraca została wyparta przez nowocześniejszą formę świadczenia pracy – pracę zdalną. Warto wiedzieć, czym różnią się te rozwiązania w rozumieniu przepisów, aby świadomie wybrać najlepszą opcję dla siebie lub swojej firmy.
Spis treści
Czym jest telepraca według Kodeksu pracy?
Telepraca, zanim została zastąpiona przez pracę zdalną, była jasno zdefiniowana w Kodeksie pracy. Polegała na regularnym wykonywaniu pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, takich jak komputer, telefon czy fax. Pracownik przekazywał pracodawcy wyniki pracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, co pozwalało na utrzymanie stałego kontaktu mimo fizycznej nieobecności w biurze. Telepraca wymagała obopólnej zgody – zarówno pracownik, jak i pracodawca musieli zaakceptować tę formę świadczenia pracy. Co ważne, odmowa przejścia na telepracę lub rezygnacja z niej nie mogła być podstawą do rozwiązania stosunku pracy, co gwarantowało pracownikowi poczucie bezpieczeństwa i stabilności zatrudnienia.
Nowelizacja (ustawa z 1 grudnia 2022 r.) wprowadziła art. 67¹⁸–67³⁴ Kodeksu pracy, zastępując telepracę pojęciem pracy zdalnej, obowiązującym od 7 kwietnia 2023.
Praca zdalna – nowoczesna alternatywa
Praca zdalna została wprowadzona do Kodeksu pracy w odpowiedzi na nowe realia rynku pracy i rozwój technologii. Zgodnie z art. 67(18) Kodeksu pracy, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Umożliwia to ogromną elastyczność – miejsce świadczenia pracy nie jest już ograniczone do konkretnego regionu czy miasta. Praca zdalna może być uzgodniona zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia. Warto podkreślić, że w sytuacjach kryzysowych, takich jak pandemia czy klęski żywiołowe, pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej bez konieczności uzgadniania tego z pracownikiem.
Kluczowe różnice między telepracą a pracą zdalną
Najważniejsze różnice pomiędzy telepracą a pracą zdalną dotyczą zakresu elastyczności, zasad wdrażania oraz obowiązków pracodawcy.
- Telepraca była formą stałą, wymagającą regularności i określonych procedur, natomiast praca zdalna daje większą swobodę zarówno w zakresie miejsca, jak i czasu wykonywania pracy.
- W telepracy konieczne było dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do pracy, ubezpieczyć sprzęt, zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. Praca zdalna natomiast przewiduje, że pracownik może korzystać z własnego sprzętu, a szczegóły rozliczeń ustalane są indywidualnie.
- W telepracy istniały ścisłe regulacje dotyczące ochrony informacji i procedur ochrony danych osobowych, natomiast w pracy zdalnej procedury te są bardziej elastyczne i dopasowywane do specyfiki danego pracodawcy.
Przykłady wykonywania pracy w obu formach
Telepraca była szczególnie popularna w zawodach wymagających ciągłego dostępu do systemów informatycznych, takich jak programiści, analitycy danych czy księgowi. Pracownik świadczył pracę z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, przekazując wyniki pracy za pomocą e-maila lub dedykowanych platform. Praca zdalna zyskała na znaczeniu podczas pandemii COVID-19, kiedy to nawet nauczyciele, urzędnicy czy doradcy mogli realizować swoje obowiązki z domu. W obu przypadkach kluczowe było pośrednictwo środków komunikacji elektronicznej, jednak praca zdalna pozwoliła na jeszcze większą różnorodność – od pracy hybrydowej po całkowicie zdalną, z dowolnego miejsca na świecie.
Obowiązki i prawa pracodawcy oraz pracownika
W przypadku telepracy, pracodawca musiał dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy, ubezpieczyć sprzęt oraz pokryć koszty związane z instalacją, serwisem i eksploatacją urządzeń. Ponadto, pracodawca zobowiązany był zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. W pracy zdalnej zakres obowiązków jest nieco inny – pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie pracy. Pracownik, wykonując pracę zdalną, musi dbać o higienę pracy i przestrzegać procedur ochrony danych osobowych. Kontrola przestrzegania wymogów odbywa się zazwyczaj z pomocą środków komunikacji elektronicznej, a kontrola wykonywania pracy może być przeprowadzona w miejscu pracy zdalnej, po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem.
Bezpieczeństwo, higiena pracy i ochrona danych
Zarówno w telepracy, jak i w pracy zdalnej, ogromne znaczenie mają procedury ochrony danych osobowych oraz zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. W przypadku telepracy, przepisy nakładały na pracodawcę obowiązek określenia zasad ochrony przekazywanych danych, organizowania niezbędnych instruktaży i szkoleń w tym zakresie oraz zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa w zakresie obsługi sprzętu. W pracy zdalnej procedury ochrony danych osobowych muszą być jasno określone przez pracodawcę i przekazane pracownikowi, który zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Pracodawca powinien także zapewnić niezbędne szkolenia z zakresu BHP oraz kontrolować przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa, jednak część tych obowiązków spoczywa na pracowniku, który musi dbać o odpowiednie warunki pracy w swoim miejscu zamieszkania.
Wdrażanie i zakończenie pracy zdalnej lub telepracy
Wprowadzenie telepracy w zakładzie pracy wymagało określenia warunków stosowania tej formy zatrudnienia, najczęściej w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie, a także konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi przez załogę lub zakładowymi organizacjami związkowymi. Przejście na telepracę mogło nastąpić na wniosek pracownika złożony przed lub w trakcie zatrudnienia, a każda ze stron mogła wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w tej formie.
W pracy zdalnej uzgodnienia dotyczące jej wdrożenia są bardziej elastyczne – mogą być zawarte przy podpisywaniu umowy lub w trakcie zatrudnienia, a w sytuacjach kryzysowych pracodawca działa z pomocą środków komunikacji elektronicznej, wydając polecenie pracy zdalnej bez konieczności uzgadniania tego z pracownikiem. Dzięki temu możliwe jest szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb organizacji.
