Pracownik administracyjno-biurowy, to osoba potrzebna w każdym rodzaju firmy. Pracowników biurowych możemy odnaleźć nawet w zakładzie stolarskim, bądź w piekarni. Zazwyczaj ich obowiązki polegają na robieniu tego, czego nikt inny robić nie chce, czyli papierkowej roboty. Jednak jaki jest dokładnie zakres obowiązków na tym stanowisku? Ile można zarobić?
Papierologia jest dużym utrudnieniem w prowadzeniu działalności. Oczywiście jest potrzebna i trzyma wszystko w ryzach (również tych papierowych). Jednak nie da się zaprzeczyć, że pracy biurowej przy takich dokumentach jest sporo. Często także administracja biurowa ociera się o absurd, a każde działanie, które nie zostało potwierdzone stosownym dokumentem, zostaje uznane za nieistniejące. Dlatego pracownicy administracyjno-biurowi są niezwykle ważnym elementem usprawniającym działanie przedsiębiorstwa. Pełnią rolę symbolicznych przewodów elektrycznych między poszczególnymi działami firmy oraz klientami. Czym dokładnie zajmuje się pracownik administracyjno-biurowy?
Spis treści
Czym zajmuje się pracownik administracyjno-biurowy?
Konkretne zadania pracownika biurowego są zależne od rodzaju przedsiębiorstwa, w którym został on zatrudniony. Jednak mimo tego, że obowiązki zmieniają się za drzwiami każdej firmy, to jednak ogólny zarys czynności zawodowych są dla każdego pracownika administracyjno-biurowego bardzo podobne. Wspiera on kadrę kierowniczą oraz pozostałe działy firmy we wszystkich sprawach związanych z dokumentacją (takie jak np. archiwizacja dokumentów firmowych).
Można śmiało stwierdzić, że praca na tym stanowisku, to walka o koordynowanie codziennej pracy biura. Osoba zatrudniona do wykonywania tych zadań, ma szereg obowiązków, które usprawniają funkcjonowanie firmy. W pewnym sensie, pracownik administracji biurowej, pełni rolę asystenta, sekretarki, team leadera, specjalisty customer service i księgowego. Oczywiście nie zastąpi on tych wszystkich osób, jednak posiada podstawową wiedzę z każdego działu firmy i wykonuje podstawowe zadania (np. wyliczanie wymiaru urlopu). Dzięki temu potrafi zatroszczyć się o wszystkie aspekty skutecznej komunikacji między poszczególnymi punktami składowymi przedsiębiorstwa.
Pracownik administracyjno-biurowy – zakres obowiązków
Zakres obowiązków w administracji biurowej w każdej firmie opiera się na podobnym gruncie. W skrócie, wszystko co związane z dokumentami, które na pierwszy rzut oka nie pasują do żadnego działu, po przejściu przez biurko osoby na stanowisku administracyjno-biurowym już pasują.
Oto podstawowe obowiązki pracownika biurowego:
- nadzór nad obiegiem dokumentów,
- sporządzanie oficjalnych pism biurowych (zasady korespondencji),
- obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- archiwizacja dokumentów firmowych oraz archiwizacja pism (rejestr pism),
- wstępne prowadzenie korespondencji z klientami,
- obsługa interesantów,
- sporządzanie raportów,
- dbałość o każdy szczegół dostarczanej dokumentacji (w tym kontrola),
- organizacja spotkań oraz wyjazdów służbowych,
- obsługa urządzeń biurowych,
- przygotowywanie ofert ogólnych,
- odbieranie i przekierowywanie połączeń telefonicznych,
- sporządzanie dokumentacji,
- dbanie o organizację pracy oraz właściwą atmosferę.
Zdarza się, że osoby na tym stanowisku wykonują także podstawowe zadania z zakresu kadr, takie jak wyliczanie wymiaru urlopu lub pilnowanie, aby zgadzały się wszystkie wnioski i druki.
Ile zarabia pracownik administracyjno-biurowy?
To ile zarabia pracownik administracyjno-biurowy w dużej mierze zależy od branży, w jakiej działa oraz wielkości firmy. Duże przedsiębiorstwo budowlane zagwarantuje lepsze warunki finansowe niż mały zakład przemysłowy. Dodatkowo należy zauważyć, że na większości stanowisk biurowych nie ma wymogu wykształcenia wyższego. Większe znaczenie ma doświadczenie oraz kompetencje miękkie, choć zdarzają się branże, w których ukończenie studiów na kierunku związanym z działalnością firmy, jest warunkiem nadrzędnym.
Pracownik administracyjno-biurowy: zarobki
Wynagrodzenia pracowników administracyjno-biurowych w Polsce różnią się w zależności od wielu czynników, takich jak doświadczenie, wykształcenie, wielkość firmy czy region zatrudnienia. Według danych z Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń z stycznia 2025 roku, mediana miesięcznego wynagrodzenia całkowitego na stanowisku pracownika administracyjno-biurowego wynosi 5 810 PLN brutto. Co drugi pracownik na tym stanowisku otrzymuje pensję od 5 100 PLN do 6 880 PLN, podczas gdy 25% najgorzej wynagradzanych zarabia poniżej 5 100 PLN, a 25% najlepiej opłacanych otrzymuje powyżej 6 880 PLN brutto.
Warto zauważyć, że wynagrodzenia mogą się różnić w zależności od województwa. Na przykład, w województwie dolnośląskim mediana wynagrodzeń wynosi 6 600 PLN brutto, co stanowi o 9% więcej niż średnia krajowa. Ponadto, doświadczenie zawodowe wpływa na wysokość pensji; młodsi specjaliści zarabiają średnio 5 500 PLN brutto, podczas gdy starsi specjaliści mogą liczyć na wynagrodzenie rzędu 6 550 PLN brutto. Dodatkowe benefity, takie jak możliwość pracy zdalnej, ubezpieczenie na życie czy imprezy integracyjne, również mogą wpływać na atrakcyjność stanowiska.
Pracownik administracyjno-biurowy – wykształcenie
Jak wspominaliśmy wcześniej, część pracodawców nie wymaga wykształcenia, stawia na umiejętności interpersonalne i dokładność. Można to zaobserwować w małych i średnich przedsiębiorstwach, których działalność ciężko jednoznacznie określić bądź jest związana z wszelkiego rodzaju rzemiosłem. Często w takich firmach poszukują kogoś, kto zajmie się administracją dokumentacji, jednak wolą sami przyuczyć takiego pracownika do nowych obowiązków.
Inaczej rzecz wygląda w dużych firmach, urzędach, administracji samorządowej oraz rządowej, firmach międzynarodowych, organizacjach pozarządowych oraz wszelakich przedsiębiorstwach trudniących się wyspecjalizowaną produkcją bądź sprzedażą. Wtedy pracownicy biurowi muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe. Znamienne są także kursy związane z działalnością firmy oraz inne szkolenia podnoszące kwalifikacje, takie jak kurs pracownik administracyjno-biurowy wzbogacony podstawami kadr (np. listy płac i karty zarobkowe oraz urlopy wypoczynkowe). Dobrym pomysłem może być także kurs online.
Pracodawcy wymagają czasami od kandydatów ukończenia studiów wyższych, znajomości konkretnych dokumentów umiejętności ich weryfikowania. Oprócz tego ważne są odpowiednie zasady korespondencji, czy specjalistyczna organizacja pracy. Kierunek studiów, który umożliwia podjęcie zatrudnienia w takich firmach to zazwyczaj administracja na wydziale prawa i administracji.
Wymagania dla pracownika administracyjno-biurowego
Aby objąć stanowisko w biurze, należy posiadać kilka istotnych cech. Często są to umiejętności miękkie, których nie da się nauczyć, trzeba się z nimi urodzić. Oto kilka podstawowych cech, które powinien posiadać specjalista w dziedzinie pracy biurowej:
- skrupulatność,
- odporność na stres,
- umiejętność pracy pod presją czasu,
- podzielność uwagi,
- wysoki poziom skupienia,
- kultura osobista,
- dobra organizacja pracy,
- umiejętność szybkiego i logicznego myślenia.
Pracownik administracyjno-biurowy: zatrudnienie
Najczęściej spotykaną formą umowy oferowanej pracownikom biurowym jest umowa zlecenie. Warto jednak zauważyć, że jeśli umowa zlecenie wymienia wysokość zarobków, miejsce, czas pracy oraz zakres obowiązków nosi ona znamiona umowy o pracę niezależnie od tytułu, jakim został opatrzony dokument.
Obecnie w wielu firmach prowadzona jest również praca zdalna dla pracowników administracyjno-biurowych. Zależne jest to jednak od dokładnego zakresu obowiązków, ponieważ w przypadku odbierania i wysyłania poczty lub innych prac typowo biurowych konieczna jest obecność zatrudnionego w biurze. Praca zdalna lub praca hybrydowa nie jest więc możliwa na każdym stanowisku, a oferty pracy jasno powinny wskazywać miejsce pracy.
Pracownik administracyjno-biurowy – kod zawodu
Kod zawodu został stworzony, aby uporządkować klasyfikację zawodów obecnych w danej chwili na rynku. Jest on na bieżąco aktualizowany, ponieważ ciągle pojawiają się nowe stanowiska (szczególnie w dobie cyfryzacji). Dzięki temu można badać aktualne tendencje oraz stan rynku pracy, dostosowywać edukację zawodową do potrzeb społeczeństwa oraz wspierać powrót do pracy osób bezrobotnych. To także nieoceniona pomoc dla urzędów pracy, które mają możliwość systemowego zarządzania ofertami.
Kod zawodu administracji biurowej:
- 41 – Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni.
- 411 Pracownicy obsługi biurowej.
- 4110 Pracownicy obsługi biurowej.
- 411002 Pracownik do spraw ewidencji ludności.
- 411003 Pracownik kancelaryjny.
- 411004 Technik prac biurowych.
- 411090 Pozostali pracownicy obsługi biurowej.
- 412 Sekretarki (ogólne).
- 4120 Sekretarki (ogólne).
- 412001 Sekretarka.
- 413 Operatorzy urządzeń biurowych.
- 4131 Maszynistki i operatorzy edytorów tekstu.
- 413101 Maszynistka.
- 413102 Operator aplikacji komputerowych.
- 413103 Operator edytorów tekstu.
- 413190 Pozostałe maszynistki i operatorzy edytorów tekstu.
- 4132 Operatorzy wprowadzania danych.
- 413201 Operator wprowadzania danych.
Pracownik biurowy – gdzie szukać ofert pracy?
Szukając pracy w administracji biurowej, warto skorzystać z portali zbierających oferty pracy. Zarówno dla pracodawców, jak i kandydatów znacznie ułatwia to proces rekrutacji. Jasno wypisany zakres obowiązków obejmujących dane stanowisko, pomaga zainteresowanym znaleźć pasującą do nich ofertę. Czasami, można załapać się na rekrutację, na interesujące nas stanowisko pracy w biurze, już podczas studiów. Ofert pracy administracyjno-biurowej można także szukać bezpośrednio na stronach internetowych interesujących nas firm lub urzędów.
CV pracownika administracyjno-biurowego
Przygotowanie CV pracownika administracyjno-biurowego musi mieć ścisły związek z ofertą pracy. Warto w nim zawrzeć wykaz swoich kwalifikacji oraz wykształcenia. Ponadto należy się skupić na zaznaczeniu swojego doświadczenia w podobnej pracy, gdyż właśnie tego poszukuje większość pracodawców. Ważnym elementem jest również dobrze napisany list motywacyjny. Można w nim opisać zakres obowiązków na poprzednim stanowisku oraz zaznaczyć poszukiwane przez pracodawcę cechy. Należy jednak pamiętać, że list motywacyjny nie powinien opisywać nas w samych superlatywach – nie ma przecież ludzi idealnych. Uwypuklenie mocnych cech i przebicie wad w zalety to wystarczający zabieg.
Jakie umiejętności są kluczowe dla pracownika administracyjno-biurowego?
Pracownik administracyjno-biurowy powinien wyróżniać się znakomitą organizacją pracy, ponieważ codziennie musi zarządzać dokumentacją i dbać o sprawny przepływ informacji. Znajomość programów biurowych, takich jak Microsoft Excel, Word czy systemy do zarządzania dokumentacją, to podstawa w tej pracy.
Bardzo ważne są także zdolności komunikacyjne, ponieważ stanowisko wymaga kontaktu zarówno z klientami, jak i współpracownikami. Dokładność i skrupulatność pozwalają uniknąć błędów w dokumentach, co jest kluczowe w pracy administracyjnej. Umiejętność zarządzania czasem pracy oraz radzenia sobie z wieloma zadaniami jednocześnie to cechy, które pomagają skutecznie realizować obowiązki biurowe.
Jakie są możliwości awansu w administracji biurowej?
Choć stanowisko pracownika administracyjno-biurowego jest często uważane za pozycję początkową, daje wiele możliwości rozwoju i awansu. Osoby zdobywające doświadczenie mogą awansować na specjalistów ds. administracji, kierowników biura czy office managerów. Kluczowym elementem w rozwoju kariery jest poszerzanie kwalifikacji poprzez kursy z zakresu zarządzania biurem, prawa pracy czy księgowości.
Dobra znajomość języków obcych może otworzyć drzwi do pracy w międzynarodowych korporacjach na wyższych stanowiskach administracyjnych. Regularne podnoszenie kompetencji oraz aktywne zaangażowanie w życie firmy mogą znacząco przyspieszyć ścieżkę awansu zawodowego.
