Sekretarka – zakres obowiązków i przydatne umiejętności. Dowiedz się, jak nią zostać

Sekretarka jest niezbędna w korporacji, jak i firmie prowadzącej kontakty z klientami. Stanowi także nieocenioną pomoc organizacyjną dla jednej osoby, działu lub całego przedsiębiorstwa. Myślisz o pracy na tym stanowisku? Dowiedz się, ile zarabia sekretarka i jak nią zostać.

Sekretarka przy biurku

Każdy pracownik firmy przydzielone ma określone zadania. W większych organizacjach niekiedy pracownicy poszczególnych działów nawet o sobie nie wiedzą. Jednak istnieje taka osoba, z którą w kontakty wchodzą niemal wszyscy zatrudnieni. Tą osobą jest sekretarka. Jej obecność w firmie jest fundamentem zapewnienia prawidłowego przepływu informacji. Jest ekspertem w sprawach administracyjnych i dba o organizację firmy. Sprawdźmy, jakie dokładnie są obowiązki sekretarki i jaka jest jej rola w firmie.

Zakres obowiązków sekretarki

Sekretarka zwykle wykonuje swoje obowiązki w biurze. Jednak jej środowiskiem pracy bywa także np. recepcja. W firmie jej stanowisko znajduje się najczęściej przed wejściem do działu, biura, czy osoby będącej na wysokim szczeblu w firmie. Stąd też bierze się reprezentacyjna forma pracy sekretarki. Zawód ten często kojarzony jest z parzeniem kawy i choć do obowiązków sekretarki rzeczywiście często należy przygotowywanie poczęstunku, zwykle wynika to z konieczności przyjmowania klientów w reprezentatywny sposób. Sekretarka ma jednak wiele więcej bardziej rozbudowanych zajęć. Co dokładnie robi sekretarka? Przy sporządzaniu notatek, wykonywaniu zadań zleconych, czy umawianiu spotkań do jej zadań głównych należą:

  • obsługa korespondencji firmowej,
  • przyjmowanie interesantów,
  • kontakt telefoniczny z klientami i kontrahentami,
  • pisanie przemówień,
  • negocjacje umów,
  • prowadzenie firmowego kalendarza,
  • dbanie o dostępność do administracyjnych przyborów w firmie,
  • sporządzanie firmowej dokumentacji,
  • archiwizacja dokumentów.

Wszystkie czynności sekretarki skupiają się wokół zarządzania biurem. Wielozadaniowość i różny charakter prac sprawiają, że sekretarka zwykle nie jest rozliczana ze swojej pracy w sposób taki jak osoby na innych stanowiskach. To sekretarki mają dbać o to, by firma jako całość prosperowała w należyty sposób, w zgodzie z ustalonym harmonogramem, zatem w swoim zawodzie muszą wykazywać pewną autonomię działań. Oczywiście praca: sekretarka i obowiązki na tym stanowisku w różnych firmach potrafią przyjmować inny charakter.

Ile zarabia sekretarka?

To, ile zarabia sekretarka, jest uzależnione od jej doświadczenia, wielkości firmy, stażu pracy, miasta, w jakim znajduje się firma, a także samego zakresu obowiązków, który w każdej firmie może przyjmować inną formę. Zgodnie z danymi portalu Wynagrodzenia.pl mediana zarobków sekretarek wynosi 3 720 zł brutto. Najniższe zarobki w branży, które dotyczą 25% procent zatrudnionych, spadają poniżej 3 tys. zł brutto. Połowa sekretarek zarabia jednak między tą kwotą a 4300 zł brutto. Zdecydowana większość sekretarek to kobiety, jednak mężczyźni również mogą zarabiać na tym stanowisku.

Należy pamiętać, że niestety w niektórych firmach dzień pracy sekretarki nie kończy się wraz z upływem 8 godzin. Sekretarka niekiedy musi być stale “pod telefonem” i w razie konieczności odpowiednio zareagować. Dlatego w czasie rozmów kwalifikacyjnych o pracę sekretarki lepiej zapytać o styl pracy w firmie i oczekiwania względem kandydatki, by następnie zastanowić się, czy zarobki zrekompensują wymagane zaangażowanie.

Przydatne umiejętności na stanowisku sekretarki

Praca sekretarki ma charakter organizacyjny, zatem osoba na tym stanowisku nie musi być specjalistą w branży, w jakiej działa firma. Wyjątek stanowi tutaj zatrudnienie w placówkach pożytku publicznego, takich jak przychodnie, urzędy czy szkoły. Te miejsca wymagają od większości zatrudnionych podstaw np. w obszarze praw, znajomości zasad pierwszej pomocy, czy pedagogicznego podejścia do dzieci. W pozostałych przypadkach sekretarka powinna przede wszystkim potrafić obsługiwać komputer i programy do edycji tekstu. Jest to niezbędna umiejętność ze względu na stały kontakt sekretarki z dokumentacją.

Z tego samego powodu asystentka biura musi radzić sobie także z obsługą kserokopiarki, drukarki czy skanera. W międzynarodowym środowisku pracy sekretarka powinna władać językiem angielskim w stopniu biegłym. Znajomość jakiegokolwiek innego języka również stanowi atut w tym zawodzie. Osoba na stanowisku sekretarki powinna także mieć prawo jazdy, ponieważ zwykle dba o asortyment biura i musi przewozić np. ryzy papieru. Ze względu na obsługę dokumentów musi także znać zasady poprawnej pisowni. Dokument napisany z błędami mógłby negatywnie wpłynąć na reputację firmy.

Jak zostać sekretarką?

W teorii by zostać zatrudnioną na stanowisku sekretarki nie trzeba mieć studiów wyższych. Wystarczy samo wykształcenie średnie. Dobrze by było uzyskane na profilu związanym z rachunkowością, czy administracją. Jednak obecna powszechność studiów sprawia, że konkurencja na rynku pracy jest wysoka również wśród osób wysoko wykształconych. Istnieje spora szansa na to, że pracodawca, mając do wyboru osobę po studiach, rozważy jej kandydaturę w pierwszej kolejności. Jednak dobrą alternatywą dla studiów są wszelkie kursy i szkolenia, które oprócz samej teorii przekazują kandydatom również praktyczną wiedzę.

W przypadku studiów najcenniejsze na stanowisku sekretarki są te z prawa, ekonomii, filologii, zarządzania, czy administracji. Natomiast odpowiednio dobrany kurs potrafi przekazać przyszłej sekretarce ogrom wiedzy i umiejętności cennych dla pracodawcy. Kurs na sekretarkę obejmuje takie zagadnienia, jak redakcja dokumentów, obsługa klientów, czy kreowanie wizerunku firmy. Na kursie poznasz także zasady BHP, czy savoir-vivre. Szkolenia na sekretarkę odbywają się stacjonarnie, jak i online. Ich cena zwykle zaczyna się od ok. 200 zł i sięga nie więcej niż kilkaset złotych. Czas trwania kursu zwykle obejmuje kilkadziesiąt godzin.

Wirtualna sekretarka – jak wygląda jej praca?

Wirtualna, czy inaczej zdalna sekretarka to jedna z odsłon omawianego zawodu. Obowiązki na tym stanowisku są takie same jak w przypadku stacjonarnego zatrudnienia. Różnice występują jedynie w takich aspektach, jak np. uzupełnianie asortymentu biura i przyjmowanie gości. Komunikacja wirtualnej sekretarki z pracodawcą i współpracownikami zwykle odbywa się w ramach wideokonferencji, przez e-maili, komunikatory firmowe, czy telefonicznie.

Na stanowisko zdalnej sekretarki zazwyczaj zatrudniają małe firmy lub takie, w których przeważa praca online (zdalna). Wirtualna sekretarka to idealna opcja dla osób, które z jakiegoś powodu nie mogą sobie pozwolić na pracę stacjonarną. Takie stanowisko w szczególności korzystne jest dla mam, osób niepełnosprawnych, czy studentów.

Oferty pracy — sekretarka

Oferty pracy na stanowisko sekretarki zwykle dotyczą pracy w takich miejscach jak kancelarie, gabinety, korporacje, czy salony urody. Propozycji pracy jest więc wiele, jednak łączy się to także z konkurencją na rynku. Duże szanse na zdobycie posady mają osoby, które w przeszłości brały udział w stażach i już znają środowisko pracy sekretarki.

W przypadku osoby, która nie ma żadnego doświadczenia próg wejścia w branżę i tak jest niższy niż w innych zawodach, które wymagają specjalistycznego wykształcenia, czy umiejętności takich jak programowanie, czy szycie. Większości czynności wymaganych na stanowisku pracy sekretarki można się nauczyć samodzielnie w toku edukacji. Nawet jeśli firma oczekuje znajomości języka, zwykle wystarczy zaprezentować swoje umiejętności, a nie certyfikat.

Ofert pracy na stanowisko sekretarki występuje dużo na stronach internetowych z ogłoszeniami o pracę. Praca w Katowicach, Warszawie, czy Poznaniu zwykle jest bardziej obfita w propozycje pracy dla sekretarek, niż w małych miastach. Najwięcej propozycji zatrudnienia jest w tych regionach, gdzie swoje siedziby mają znane firmy i jest wysoko rozwinięty sektor usług. Pracy warto szukać także na portalach społecznościowych. W grupach poświęconych znalezieniu pracy, prezesi mniejszych firm, lub rekruterki poszukują kandydatów poprzez posty.

Stworzenie dobrego profilu w Linkedinie i przedstawienie swojej osoby jako żywo zainteresowanej branżą także pomoże w zdobyciu posady. Łowcy talentów często przeglądają profile osób z nadzieją na znalezienie idealnego pracownika. Sposobem na znalezienie posady jest także współpraca z agencją zatrudnienia. Dobre oferty można spotkać również w urzędach pracy. W ostateczności warto samodzielnie wstąpić do firmy i złożyć swoje CV z nadzieją na odzew.

Jak napisać CV i list motywacyjny sekretarki?

Sekretarka ze względu na swój reprezentacyjny charakter zwykle w toku rekrutacji oceniana jest surowiej od innych kandydatów. Musi się przede wszystkim wykazać dobrą aparycją i reprezentacyjną postawą. Dlatego w czasie rekrutacji należy pamiętać o takich elementach jak schludny ubiór, ułożenie włosów, wysoka kultura osobista i uśmiech.

Podczas gdy programista musi udowodnić znajomość poszczególnych zagadnień, tak sekretarka po prostu musi dobrze wypaść, zostać odebrana w sposób pozytywny. Jednak postawa i komunikatywność są badane już w późniejszym etapie rekrutacji. Aby w ogóle wziąć w niej udział, najpierw trzeba przybliżyć swoją sylwetkę za pomocą CV i często także listu motywacyjnego.

CV i list motywacyjny sekretarki – wskazówki

Osoby, które chcą zostać sekretarką, muszą wiedzieć jak napisać dobre CV. Oprócz estetycznej szaty graficznej w dokumencie dotyczącym stanowiska sekretarki pożądane są informacje takie jak znajomość języków wraz z zaznaczeniem stopnia, informacja o znajomości programów do edycji typu Microsoft Office, czy digitalizacji. Warto poszukać w swoim życiorysie wszelkich doświadczeń, jakie mogą być przydatne w zawodzie.

Nawet sekretarka bez doświadczenia w wielu przypadkach miała już w swoim życiu kontakt z drukarką, pakietem do edycji tekstu, skanerem, czy kontakt z klientem. Atutem kandydatki może być np. praca w call center. Wiele czynności pożądanych na stanowisku sekretarki można uzyskać już w szkole. Warto zatem zapoznać się z wymaganiami konkretnego ogłoszenia i postarać się na nie odpowiedzieć.

List motywacyjny sekretarski powinien skupiać się na jej umiejętnościach miękkich. Kandydatka musi napisać, co ją skłoniło do wzięcia udziału w rekrutacji w konkretnej firmie. Warto wówczas wskazać na zalety przedsiębiorstwa, jego pozycję, czy zasłyszane informacje na temat stabilności zatrudnienia.

Pracodawcy w szczególności cenią sobie potrzebę rozwoju, wykazania się i wizję pozostania z firmą na dłużej. List motywacyjny to także miejsce na bliższe przedstawienie swojej osoby. Warto napisać o własnych atutach, w szczególności o cechach osobowości i zaznaczyć jak mogą się przysłużyć przyszłemu pracodawcy. Jakie cechy są istotne?

Cechy idealnej sekretarki

Dobra sekretarka w swoim liście motywacyjnym powinna wskazać te cechy charakteru, które są najbardziej pożądane w zawodzie. Mowa przede wszystkim o doskonałej organizacji, pozytywnym nastawieniu, umiejętności pracy pod presją czasu. Inne ważne cechy to:

  • komunikatywność niezbędna do budowania relacji z klientem,
  • punktualność, która jest kluczowa w zarządzaniu biurem,
  • wielozadaniowość, bo właśnie na niej polega zawód sekretarki,
  • rzetelność w wykonywaniu swoich obowiązków,
  • wysoka kultura osobista będąca podstawą należytej reprezentacji interesów firmy.

W pracy sekretarski ważna jest także dobra pamięć, gdyż na tym stanowisku przeoczenie detali może poskutkować całkowitą dezorganizacją. Jak już wcześniej wspomniano, poza doświadczeniem i umiejętnościami kandydatki ważna jest aparycja. Jeśli przyszła sekretarka potrafi dobrze operować słowem, wzbudza zaufanie i bije od niej profesjonalizm, to znajdzie zatrudnienie, nawet jeśli szuka dopiero swojej pierwszej pracy.

Oceń artykuł
1/5 (1)