Indywidualny rachunek podatkowy – czym jest i jak działa?

Indywidualny rachunek podatkowy służy do uiszczenia należności z tytułu wybranych podatków. Stanowi duże ułatwienie dla podatników i pracowników skarbówki. Sprawdź jakie należności podatkowe opłacisz za jego pomocą i jak wygenerować numer rachunku. 

System podatkowy w Polsce dla wielu jest skomplikowany. Dlatego zrozumienie pewnych kwestii wymaga szerokiego omówienia. Aby pojąć, czym jest indywidualny rachunek podatkowy, najpierw należy przywołać poprzednie przepisy podatkowe. Jeszcze przed 2020 rokiem podatnicy zobowiązani byli do odprowadzania podatku na konta urzędu skarbowego, których sama jednostka miała kilka. Skutkowało to licznymi pomyłkami w przelewach, co w konsekwencji mogło doprowadzić nawet do długów, jeśli w wyznaczonym terminie wymagana kwota nie wpłynęła na odpowiednio przypisane konto. Indywidualny rachunek podatkowy powstał, by zminimalizować ryzyko błędu. Nowe rozwiązanie wprowadziło ułatwienia zarówno podatnikom, jak i pracownikom urzędów.

Czym jest indywidualny mikrorachunek podatkowy?

Indywidualny rachunek podatkowy to opracowany przez Ministerstwo Finansów oraz Krajową Administrację Skarbową mikrorachunek, który jest przypisany do konkretnego podatnika. Jest to rodzaj numeru konta bankowego wygenerowanego w oparciu o numer PESEL lub numer NIP podatnika. Od 2020 roku to właśnie na ten numer, zamiast na kilka różnych należy przelewać kwoty podatków. Indywidualny rachunek podatkowy jest przypisywany danej osobie na zawsze, zatem zmiana miejsca zamieszkania na inne miasto nie zmienia numeru rachunku, nawet jeśli rozliczenie przenosi się na inny urząd skarbowy. Sam rachunek służy wyłącznie dokonywaniu wpłat (na PIT, CIT i VAT), zatem podatnik nie otrzyma na niego zwrotu.

Dla kogo indywidualny mikrorachunek podatkowy?

Mikrorachunek podatkowy jest dedykowany każdej osobie, która ma nadany numer NIP, czy PESEL. Rozwiązanie obejmuje zatem osoby fizyczne, przedsiębiorców i firmy. Z rachunku korzystają zarówno podatnicy, jak i płatnicy. Każda osoba, która odprowadza podatki, niezależnie od tego, czy i na jakiej umowie pracuje, a także płatnicy nieprowadzący działalności gospodarczej powinni mieć swój mikrorachunek.

Jakie podatki i opłaty wpłaca się na indywidualny mikrorachunek podatkowy?

Za pomocą indywidualnego rachunku podatkowego nie da się uregulować wszystkich wpłat. Jednak katalog tych, które są objęte rachunkiem, jest bardzo szeroki i obejmuje różne rodzaje PIT, CIT i VAT. Opłat można dokonywać z tytułu:

• Podatku dochodowego od osób fizycznych: PIT-28, PIT-28S, PIT-36, PIT-36L, PIT-36S, PIT-36LS, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-4R, PPL, PIT-7, PIT-8AR, PIT-CFC;
• Podatku od towarów i usług: VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-12, VAT-14, VAP-1, VAI, VAT-IM, VAT-In;
• Podatku dochodowego od osób prawnych: CIT-6AR, CIT-6R, CIT-8, CIT-8AB, CIT-8A, CIT-8B, CIT-9R, CIT-10Z, CIT-11R, CIT-14, CIT-CFC;

Na jaki rachunek płacić podatki inne niż PIT, CIT i VAT?

Jak widać, za indywidualnego rachunku podatkowego można opłacić wiele podatków, jednak istnieje grupa płatności, jakich nie dokonamy za jego pośrednictwem. Do takich należy podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), czy akcyza. Rachunek nie funkcjonuje również w razie rozliczenia na karcie podatkowej, VAT-14 i VAT w imporcie. Powyższe należy opłacać wciąż na starych zasadach, czyli na konkretny rachunek urzędu skarbowego. Opłaty dotyczące mandatów karnych należy uiścić na numer podany w bloczku mandatowym. Na stronie Ministerstwa Finansów w sekcji Krajowej Administracji Skarbowej znajduje się obowiązujący od 1 stycznia 2020 r. wykaz numerów rachunków bankowych urzędów skarbowych. W dokumencie znajdują się numery wraz ze szczegółowym objaśnieniem, jakich podatków dotyczy dany rachunek.

Numer indywidualnego mikrorachunku podatkowego – jak sprawdzić?

Do sprawdzenia numeru służy przygotowany przez resort finansów generator mikrorachunku podatkowego. Narzędzie znajduje się na stronie rządowej podatki.gov.pl. Oczywiście można także uzyskać numer bezpośrednio w dowolnym urzędzie skarbowym, jednak trwa to znacznie dłużej. Za pomocą generatora można w szybki i łatwy sposób utworzyć mikrorachunek. Osoby korzystające z bankowości elektronicznej w poszczególnych bankach mogą liczyć na bezpośrednie przekierowanie na stronę generatora. Narzędzie wymaga podania:

• numeru PESEL, w przypadku osób fizycznych, które:
• nie prowadzą działalności gospodarczej
• nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT.
• numeru NIP, jeśli:
• podatnik prowadzi działalność gospodarczą lub jest podatnikiem VAT,
• osoba jest płatnikiem podatków, składek na ubezpieczenie społeczne, czy ubezpieczenie zdrowotne.

Jak wygenerować indywidualny rachunek podatkowy?

W celu wygenerowania rachunku należy:

• Wejść na stronę generatora.
• Wpisać identyfikator podatkowy – prawidłowy PESEL albo NIP w prostokątnym polu.
• Nacisnąć przycisk “Generuj”.

Po wpisaniu informacji automatycznie generuje się indywidualny rachunek podatkowy. Warto go skopiować lub zapisać w dostępnym miejscu. Istotne jest podanie poprawnego identyfikatora podatkowego, tylko w ten sposób uzyskamy prawidłowy numer rachunku. Cała procedura trwa zaledwie kilka sekund i można ją wykonać w każdej chwili, gdyż generator jest dostępny przez całą dobę.

Tak wygenerowany mikrorachunek podatkowy jest nadany na stałe i nie zmienia się w razie nowego nazwiska, czy właściwości pod inny urząd skarbowy. Co ważne, rachunek nie zawiera historii wpłat. Transakcje, które zostały zaksięgowane, da się sprawdzić w Portalu Podatkowym.

W przypadku pozyskania numeru w dowolnym urzędzie skarbowym wystarczy spytać o rachunek w odpowiednim okienku placówki.

Jak wygląda mikrorachunek?

Strukturę numeru indywidualnego rachunku podatkowego określa art. 61b § 2 Ordynacji podatkowej. Mikrorachunek jest stworzony z 26 znaków w trzech modułach, na które składa się:

• suma kontrolna z dwóch cyfr,
• numer rozliczeniowy jednostki organizacyjnej banku z 11 cyfr w pozycji od 3 do 13,
• identyfikator podatkowy z 13 cyfr w pozycji od 14 do 26.

Przykładowy mikrorachunek prezentuje się następująco: LK10100071222YXXXXXXXXXXXX przy czym:

• LK to liczba kontrolna,
• Stała wartość 10100071 (numer rozliczeniowy w NBP),
• Stała wartość 222 (numer uzupełniający w NBP),
•  Y=1, w razie identyfikatora PESEL,
•  Y=2 w razie identyfikatora NIP,
• Ostatnie pozycje wypełniają zera.

Mikrorachunek a brak PESEL

PESEL i NIP to identyfikatory podatkowe, które ma każdy polski podatnik. Jednak może się zdarzyć, że podatek trzeba uregulować jeszcze przed jego nadaniem. Problem dotyczy także obcokrajowców. W takim przypadku należy wpłacić podatek na podatkowy rachunek urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania. Jego numer należy wybrać z wykazu Krajowej Administracji Cyfrowej. Co podać w przelewie zamiast NIP/PESEL? To może być numer paszportu, czy dowodu osobistego.

Indywidualny mikrorachunek podatkowy – czy jest obowiązkowy?

Od 1 stycznia 2020 roku wpłat podatków PIT, CIT i podatku VAT należy dokonywać za pomocą mikrorachunku podatkowego. Na starych zasadach można było opłacać podatki do 31 grudnia 2019 roku. Przykładowo w razie niedopłaty podatku, należy uregulować należność za pomocą indywidualnego rachunku podatkowego. Mikrorachunek jest więc niezbędny do załatwiania spraw podatkowych, zatem można uznać, że jest obowiązkowy.

Mikrorachunek a rozliczenie z małżonkiem

W przypadku podatnika rozliczającego się wspólnie z małżonkiem, należności podatkowe można regulować na własnego mikrorachunku podatkowego lub małżonka. Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Finansów lepiej jednak by należność ze wspólnego zeznania trafiła na swój indywidualny rachunek podatkowy partnera wskazanego jako pierwszy w zeznaniu podatkowym.

Mikrorachunek podatkowy a zaległości podatkowe

Jeśli podatnik nie posiada zaległości podatkowych w chwili wykonywania przelewu, zgodnie z art. 62 § 1 Ordynacji podatkowej ma prawo wyboru typu podatku, jaki opłaca. W sytuacji, gdy ten nie zostanie wskazany, to należność reguluje najstarsze ze zobowiązań. W przypadku gdy na rachunku występują zaległości, to wpłata zostanie zaliczona na ich poczet.

W pierwszej kolejności rozliczane są zaległości o najwcześniejszej dacie płatności wskazanego podatku, a w przypadku braku wskazania – zaległości o najwcześniejszym terminie ze wszystkich zaległości, jakie ma podatnik. W przypadku, gdy wpłata nie reguluje pełnej kwoty zaległości i odsetek za zwłokę w płatnościach, kwota jest proporcjonalnie zaliczana na zaległość i odsetki. Zatem w razie zaległości podatkowych mikrorachunek nie daje możliwość regulowania bieżących zobowiązań.

Zwrot podatku a indywidualny mikrorachunek podatkowy

Indywidualny mikrorachunek podatkowy funkcjonuje w celu dokonywania wpłat, a nie zwrotów. Zatem, jak najbardziej możemy za jego pomocą zapłacić zobowiązania z tytułu PIT, CIT i VAT, jednak zwrot z podatku przebiega zgodnie ze starymi zasadami. Zatem zwrotu z podatku dochodowego, czy od towarów i usług nie otrzymamy na mikrorachunek. Przedsiębiorca otrzyma zwrot na rachunek wskazany w CEIDG-1, NIP-8, czy rachunek VAT.

Jak wypełnić przelew na mikrorachunek?

Formularz przelewu podatkowego jest taki sam jak wcześniej. Zmiana polega na numerze rachunku, jaki należy wpisać. Poza tym istnieją problemy, na jakie często napotykają podatnicy. Krajowa Informacja Skarbowa rozwiewa wątpliwości:

• W razie przelewu z zagranicznego banku, gdy wymagany jest kod BIC, należy wpisać numer SWIFT: NBPLPLPW.
• Dopuszczalne jest dokonywanie przelewu elektronicznego z systemu księgowego.
• Przelewy zaliczek na podatek dochodowy za pracownika opłaca się na indywidualny rachunek pracodawcy.
• Wspólnicy spółek odprowadzają zaliczki na własne, indywidualne rachunki.
• VAT i inne zobowiązania podatkowe samej spółki, np. zaliczki od wynagrodzeń pracowników opłacane są na mikrorachunek spółki.

Jeśli podatnik dokona wpłaty na zły rachunek, powinien zgłosić to w urzędzie skarbowym i poświadczyć dokonanie przelewu. Jeśli podatnik sam nie wykryje błędu, to zostanie wezwany przez US.

Wpłacenie podatku za inną osobę

Art. 62b § 1 Ordynacji podatkowej upoważnia do opłacenia rachunku przez:

• małżonka podatnika,
• zstępnych,
• wstępnych,
• pasierba,
• rodzeństwo,
• ojczyma i macochę,
• obecnego właściciela przedmiotu hipoteki przymusowej, czy zastawu skarbowego w razie, gdy podatek został zabezpieczony przymusową hipoteką, czy zastawem skarbowym,
• osobę trzecią, jeśli kwota podatku nie przekracza 1000 zł. Jeśli podatek powyżej tej kwoty zostanie uregulowany przez osobę trzecią, to jest traktowany jak niezapłacony.

Korzyści z mikrorachunku podatkowego

Płatność wielu podatków na jeden dedykowany rachunek znacząco ułatwia regulowanie należności. Procedura znacznie zmniejsza ryzyko pomyłek. Uproszczony schemat to także oszczędność czasu. Nie trzeba planować wizyty w urzędzie skarbowym do zaksięgowania wpłaty i złożenia wyjaśnień. Stały rachunek nadany raz na całe życie redukuje formalności. Wcześniej w razie zmiany urzędu skarbowego trzeba było dokonywać wpłat na nowe numery bankowe. Mikrorachunek sprawił, że nie trzeba aktualizować swojej wiedzy, stale sprawdzając obowiązujących numerów rachunków urzędów skarbowych. Dzięki uproszczonej procedurze szybciej można uzyskać zaświadczenia (np. o braku zaległości podatkowych).

Należy pamiętać, że numer mikrorachunku podatkowego należy wygenerować z oficjalnej strony Ministerstwa Finansów. Rozwiązanie pobudziło kreatywność oszustów, którzy wyłudzają pieniądze, sugerując wpłatę na błędny numer rachunku. Nie należy więc korzystać z innych witryn, rozsyłanych za pośrednictwem wiadomości SMS, czy adresu e-mail. Samo wygenerowanie mikrorachunku jest bezpłatne i próba pobrania opłaty i straszenie komornikiem powinno wzbudzić nasze wątpliwości.