Kontrola sanepidu – jak wygląda? Co sprawdza sanepid i jakie kary może nałożyć?

Kontrola sanepidu to sytuacja, która może się przydarzyć każdemu przedsiębiorcy. Inspektorzy dokładnie sprawdzą, czy warunki w firmie nie stwarzają zagrożenia dla zdrowia pracowników i klientów. Kogo może spotkać kontrola sanepidu? Czy urzędnicy zapowiadają kontrole? Sprawdź!

Kontrola sanepidu (właściwie Państwowej Inspekcji Sanitarnej) ma na celu wykrycie zaniedbań mogących stworzyć zagrożenie dla zdrowia klientów i pracowników przedsiębiorstwa. Każdy, kto planuje założenie własnej działalności gospodarczej, powinien zdawać sobie sprawę z tego, że jego zakład mogą odwiedzić przedstawiciele różnych urzędów. Przyjmuje się, że kontrola sanepidu występuje głównie w lokalach gastronomicznych i gabinetach lekarskich. Czy tak jest naprawdę? Jak wygląda kontrola sanepidu? Co grozi przedsiębiorcy, który dopuścił się zaniedbań?

Kontrola sanepidu – przepisy i uprawnienia inspektorów

Zgodnie z ustawą z 14 marca 1985 roku, Państwowa Inspekcja Sanitarna została powołana do realizacji zadań z zakresu zdrowia publicznego. Kontrola sanepidu może spotkać każdego przedsiębiorcę, który powinien respektować uprawnienia inspektorów i ułatwić im wykonanie zadania. Osoby przeprowadzające inspekcję powinny móc uzyskać dostęp do wszelkiej dokumentacji, wszystkich pomieszczeń i informacji. Odmowa udzielenia wstępu inspektorom może skutkować wezwaniem funkcjonariuszy policji. Jakie uprawnienia mają kontrolerzy?

1. Prawo do przesłuchiwania świadków i żądania pisemnych lub ustnych informacji dla wyczerpującego wyjaśnienia okoliczności sprawy.
2. Prawo wstępu do wszystkich pomieszczeń znajdujących się na terenie kontrolowanej firmy.
3. Dostęp do wszelkiej dokumentacji pozwalającej na sprawne przeprowadzenie kontroli sanepidu.
4. Możliwość pobierania próbek w celu wykonania badań laboratoryjnych.

Co sprawdza sanepid?

Sanepid sprawdza: 

• przestrzeganie wymagań higienicznych i zdrowotnych dotyczących higieny środowiska, wody przeznaczonej do spożycia; 

• higienę powietrza czy innych elementów środowiska, w którym przebywają ludzie; 
• należyte utrzymanie stanu higienicznego zakładu pracy; 
• warunki produkcji, przechowywania żywności i jej sprzedaży, kwestie warunków żywienia zbiorowego. 

Inspektor może wejść do wszystkich pomieszczeń w zakładzie pracy. Ma prawo do przeglądu urządzeń w zakładzie. Może żądać pisemnych lub ustnych informacji, wzywać na przesłuchania osoby, żądać okazania dokumentów kontrolowanego zakładu. W trakcie wizyty w ramach urzędowych kontroli żywności inspektor ma prawo wstępu do pomieszczeń zakładu o każdej porze, przeglądania ksiąg i innych dokumentów zakładu, badania receptur i procesów technologicznych.

Jak wygląda kontrola sanepidu?

Kontrola sanepidu jest wynikiem uprawnień związanych z przestrzeganiem przepisów dotyczących higieny pracy, bezpieczeństwa środków kosmetycznych, żywienia i przechowywania żywności, higieny środowiska i warunków sanitarnych w pomieszczeniach, w których udziela się usług zdrowotnych. W zależności od występujących okoliczności kontrola sanepidu w firmie może przebiegać w różny sposób:

• przeprowadzenie kontroli ogólnej, która przebiega zgodnie z ustalonym wcześniej planem;
• wykonanie kontroli tematycznej, skupiającej się na określonej grupie produktów lub usług;
• przeprowadzenie kontroli próbek żywności, które zostaną sprawdzone w laboratorium;
• jak najszybsze przeprowadzenie interwencyjnej kontroli sanepidu, zachodzącej w związku z otrzymaniem zawiadomienia o nieprawidłowościach w zakładzie pracy;
• wykonanie kontroli sprawdzającej, mającej weryfikować usunięcie nieprawidłowości wynikających z wyników poprzedniej wizyty inspektorów.

Kontrola sanepidu – dokumenty, które mogą zostać zbadane

Przedsiębiorca jest zobowiązany do udostępnienia kontrolerowi wymaganych dokumentów, danych i informacji. Dobrze więc przygotować się rzetelnie do kontroli i zebrać dokumenty, o które może poprosić kontroler. Wśród nich są np. książeczki sanepidowskie zatrudnionych pracowników (orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych), dokumentacja przestrzeni zakładu pracy, dokumentacja szkoleń BHP pracowników, dokumenty dotyczące uprawnień pracowników, czy dane monitorowania stanu urządzeń.

Kontrola sanepidu – kogo sprawdza Państwowa Inspekcja Sanitarna?

Sanepid przeprowadza kontrole zgodnie z ustalonym planem kontroli na dany rok. Realizuje kontrole sanitarne, kompleksowe, kontrole tematyczne, jak i interwencyjne w razie zaistnienia wyjątkowych sytuacji (np. zanieczyszczonych produktów). Nawet jeśli przedsiębiorca nie prowadzi działalności związanej ściśle z kontrolami sanepidu, musi liczyć się z faktem, że może zostać skontrolowany pod kątem przestrzegania przepisów w sprawie higieny pracy.

Jednak szczegółowa kontrola sanepidu najczęściej spotyka przedsiębiorców zajmujących się usługami medycznymi, gastronomią, transportem i usługami kosmetycznymi. To przede wszystkim właściciele restauracji, pubów, gabinetów kosmetycznych, gabinetów medycznych, hoteli, firm transportowych i placówek edukacyjnych. Kontroli mogą się spodziewać np. fryzjerki, przedsiębiorcy prowadzący salony tatuażu, gabinety lekarskie, firmy transportowe, czy placówki wychowawczo edukacyjne.

Mimo że Państwowa Inspekcja Sanitarna ma pewne preferencje, warto wiedzieć, że właściwie każde przedsiębiorstwo może stać się przedmiotem kontroli sanepidu. Bez względu na to, czy zastanawiasz się, jak otworzyć przedszkole, czy warsztat samochodowy – musisz postępować zgodnie z zaleceniami sanitarnymi na wypadek odwiedzin inspektorów.

Szukasz pracy? Praca w Sosnowcu czeka, aż ją odkryjesz!

Kontrola sanepidu – czy musi być zapowiedziana?

Czy sanepid uprzedza o kontroli? W obiegowej opinii panuje przekonanie, że sanepid zawsze informuje o kontrolach z wyprzedzeniem. I faktycznie, w świetle prawa urzędnicy mają obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli, która musi zostać rozpoczęta między siódmym a trzydziestym dniem od doręczenia zawiadomienia. Jeśli kontrola sanepidu nie rozpocznie się przed 30. dniem od doręczenia korespondencji – cała procedura będzie musiała zostać powtórzona. Tę kwestię reguluje to art. 79 ust. 4 u.s.d.g.:

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Kontrola może się odbyć przed upływem siedmiu dni od doręczenia zawiadomienia na zgodę lub wniosek przedsiębiorcy. W zawiadomieniu powinno się znaleźć: 

• oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę;
• data i miejsce wystawienia zawiadomienia;
• oznaczenie przedsiębiorcy, którego zakład zostanie poddany kontroli; 
• zakres przedmiotowy kontroli;
• imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Wcześniejsze zawiadomienie nie jest konieczne w sytuacji urzędowych kontroli żywności.

Ważne! Istnieje kilka przypadków, gdy niezapowiedziana kontrola sanepidu będzie jak najbardziej legalna. Kiedy?

Kontrola sanepidu po donosie

Z zasady sanepid zapowiada swoją wizytę z kilkudniowym wyprzedzeniem. Jednak w praktyce inspektorzy mogą zapukać do drzwi przedsiębiorstwa bez zapowiedzi. Przepisy dopuszczają niezapowiedziane wizyty sanepidu, gdy urząd otrzyma niepokojące zawiadomienie o możliwych zaniedbaniach w danym zakładzie pracy. Jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie o zagrożenie dla życia, zdrowia lub popełnieniu przestępstwa – inspektorzy mają obowiązek przeprowadzenia inspekcji w ciągu 2 dni po donosie.

Urzędnik nie może poinformować o tym, kto dokonał zgłoszenia. To mogą być np. osoby w jakimś stopniu związane z firmą. Przykładowo byli pracownicy, wynajmujący lokal, czy przedstawiciele konkurencji.

Kontrola pod nieobecność przedsiębiorcy

Osoba odpowiedzialna za zapewnienie działalności w zgodzie z przepisami sanitarnymi powinna być obecna w trakcie kontroli Inspekcji, ponieważ jej zadaniem jest ułatwienie przeprowadzenia kontroli. Jeśli nie ma możliwości uczestniczenia przedsiębiorcy, wówczas należy wyznaczyć pracownika, który będzie go zastępował. Niezależnie od tego, czy właściciel firmy będzie na miejscu, czy nie – kontrola i tak się odbędzie. Jeśli nikt nie przyjmie inspektorów, wówczas Sanepid może poprosić policję o interwencję i przeprowadzić kontrolę w jej obecności. Inspektorzy mogą się także kontaktować z przedsiębiorcą telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, by zdobyć dostęp do potrzebnych dokumentów.

Kontrola w lokalu gastronomicznym

Rodzaj działalności, w której kładzie się szczególny nacisk na respektowanie przepisów sanitarnych, stanowią wszelkie lokale gastronomiczne. W przypadku urzędowych kontroli żywności kontrole sanepidu mogą być przeprowadzone bez wcześniejszego zawiadomienia. Sanepid nie musi także zapowiadać rutynowej kontroli dotyczącej m.in. bezpieczeństwa danego lokalu gastronomicznego. Kontroler sprawdza, jak zapobiega się chorobom zakaźnym i dba w lokalu o higienę i bezpieczeństwo żywności i wody. Sprawdzane są warunki magazynowania i przechowywania żywności, produktów chemicznych, respektowanie zasad dezynfekcji, mycia rąk, czystość pomieszczeń, a także parametry wody. Może także nieodpłatnie pobrać próbki badań.

Protokół kontroli wewnętrznej a książeczka kontroli sanitarnej

Przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia książki kontroli, w której prowadzi adnotację w sprawie odbytych kontroli. Zgodnie z art. 57 Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca prowadzi i przechowuje w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Taka książka musi być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. Po realizacji kontroli państwowej inspekcji sanitarnej zgodnie z art. 31. Ustawy z dnia 14 marca 1985 roku o Państwowej Inspekcji Sanitarnej do książki kontroli wprowadza się zalecenia:

1.  Zalecenia pokontrolne oraz inne dane wynikające z czynności kontrolnych są wpisywane przez upoważnionych pracowników właściwego państwowego inspektora sanitarnego do książki kontroli prowadzonej na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

Książka kontroli zawiera wpisy obejmujące: 

• oznaczenie organu kontroli;
• oznaczenie upoważnienia do kontroli;
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
• datę podjęcia i zakończenia kontroli. 

Informacje, które są zawarte w książce kontroli prowadzonej w postaci elektronicznej, powinny mieć potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca okazuje książeczkę w razie szczęścia kontroli osobie, która ją przeprowadza. Chyba że nie jest to możliwe ze względu na jej udostępnienie innemu organowi kontroli. Wówczas musi ją dostarczyć w ciągu trzech dni roboczych od dnia zwrotu przez inny organ.

Kontrola sanepidu – jakie kary mogą nałożyć inspektorzy?

Kontroler ma do dyspozycji różne środki administracyjne. Może zawiadomić podmiot nadzorujący przedsiębiorcę, nałożyć mandat, nakazać działania, np. zakupu środków dezynfekcyjnych, czy remontu pomieszczenia, zdecydować nawet o zamknięciu przedsiębiorstwa lub stanowiska pracy. Jeśli inspektor uzna, że przepisy zostały naruszone, koszty wykonania badań laboratoryjnych, czy innych czynności Państwowej Inspekcji Sanitarnej podjętych w związku z kontrolą podnosi przedsiębiorca.

Kontrola sanepidu w firmie nie należy do najprzyjemniejszych sytuacji. Cała sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy inspektorzy znajdują nieprawidłowości wymagające nałożenia kary. Co przedstawiciele Państwowej Inspekcji Sanitarnej mogą zrobić w tej sytuacji?

• Nałożyć na przedsiębiorcę mandat w wysokości 100-500 złotych za każde przewinienie.
• Wydać decyzję o zakończeniu lub podjęciu konkretnych działań poprawiających bezpieczeństwo.
• W przypadku zagrożenia podjąć decyzję o zamknięciu przedsiębiorstwa lub danego stanowiska pracy.

Jeśli kontrola sanepidu wykryje nieprawidłowości i wyda dyspozycję o podjęciu działań naprawczych – najprawdopodobniej dojdzie do ponownej wizyty sprawdzającej.

Protokół kontroli wewnętrznej sanepidu

Inspektorzy Państwowej Inspekcji Sanitarnej sporządzają specjalny protokół, szczegółowo opisujący przeprowadzoną kontrolę i jej wyniki. Taki dokument musi zawierać dane kontrolowanego podmiotu, szczegółowe informacje o wykonanych czynnościach i podsumowanie złożone z oceny stanu sanitarnego, wraz z nałożonymi karami oraz zaleceniami.

W protokole opisuje się przebieg kontroli sanepidu i zalecenia, w tym: 

• dane podmiotu poddanego kontroli – nazwa, adres, dane osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie wymagań sanepidu; 
• informacje na temat kontroli takie jak data, zakres, dokumenty poddane kontroli, informacje o pobranych próbkach;
• wyniki kontroli, ocena sytuacji w zakładzie, stanu sanitarno-epidemiologicznego, stanu technicznego, wskazane nieprawidłowości, uwagi. 

Zarówno w trakcie sporządzania protokołu, jak i w ciągu 7 dni od daty jego doręczenia – przedsiębiorca ma prawo zgłosić zastrzeżenia dotyczące jego treści. Właścicielowi przysługuje prawo do odwołania się od wyników kontroli w ciągu 14 dni od daty doręczenia decyzji lub jej ogłoszenia. Odwołanie należy wnosić do organu administracji publicznej wyższego stopnia.

Może Cię zainteresować: Firma sprzątająca – czy się opłaca?

Jak się przygotować do kontroli sanepidu?

Jeśli sanepid zdecyduje się skontrolować zakład pracy, to nie da się jej uniknąć. Najlepiej więc odpowiednio się do tego przygotować. Przede wszystkim warto zebrać wszystkie dokumenty, które mogą zostać poddane kontroli. Kiedy już dojdzie do kontroli, należy współpracować z inspektorem i udzielić mu dostępu do miejsc, rzeczy, danych, czy substancji, które chce zbadać. Warto sprawdzić, czy orzeczenia lekarskie pracowników są aktualne. Dobrze także zadbać o czystość lokalu, sprawdzić stan urządzeń sanitarno-higienicznych. Należy także przeanalizować przestrzeganie przepisów BHP, systemy wentylacji i jakość powietrza.

Kontrola sanepidu: w jakich godzinach jest przeprowadzana?

Kontrole sanepidu zwykle są zapowiedziane i odbywają się w godzinach pracy zakładu. W przypadku, gdy inspektor dokonuje urzędowych kontroli żywności, zawiadomienie nie jest potrzebne, a wizyta sanepidu może się odbyć praktycznie o każdej porze dnia i nocy.

Odwołanie od decyzji sanitarnej

Postępowanie kontrolne wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej. Przedsiębiorca może wnieść odwołanie od wydanej decyzji do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Dla Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego będzie to Wojewódzki Inspektor Sanitarny. Czas na odwołanie od decyzji wynosi 14 dni od daty doręczenia decyzji lub daty jej ustnego ogłoszenia. Natomiast po wydaniu decyzji przez organ drugiej instancji przedsiębiorca może wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w ciągu 30 dni od daty doręczenia decyzji, za pośrednictwem inspektora sanitarnego.