Na czym polega współpraca?

Współpraca to często używane słowo, którego znaczenie czujemy, choć niekoniecznie jesteśmy w stanie zdefiniować. Współpracy uczymy się już od najmłodszych lat. Szczególnie istotne znaczenie współpraca pełni w miejscu pracy, gdzie wszyscy członkowie zespołu pracują na wspólny sukces. Dowiedz się, na czym polega współpraca.

Umiejętność współpracy stanowi jedno z często wyszczególnionych wymagań wobec kandydatów w ofertach pracy. Nie jest to kryterium wymyślone tylko do zapełnienia oferty treścią, lecz jedna z istotnych kompetencji miękkich, podobnie jak umiejętność rozwiązywania problemów, czy pracy pod presją czasu. Współpraca ma znaczenie nie tylko w pracy zespołowej, lecz także na samodzielnych stanowiskach. Jednak, co tak naprawdę oznacza współpraca i na czym polega? To zależy od okoliczności.

Na czym polega współpraca?

Współpraca to słowo ściśle związane z samym pojęciem pracy. Codziennie współpracujemy z kimś nie tylko w obszarze zawodowym. Już dzieci w okresie przedszkolnym często pierwszy raz są pouczane, że muszą ze sobą współpracować, na przykład podczas zabawy w piaskownicy. O wiele częściej mają do czynienia z pojęciem współpracy w szkole podstawowej i średniej. W dorosłości przekonujemy się o tym, w jak wielu kontekstach słowo współpraca może mieć zastosowanie. Umiejętność współpracy jest niezbędna w życiu codziennym i zawodowym. To absolutny fundament funkcjonowania w społeczeństwie. Istnieje wiele definicji współpracy. 

Zwykle postrzegana jest jako zdolność lub proces, w którym to przynajmniej dwie osoby współdziałają ze sobą w określonym celu. Osoby, które współpracują ze sobą, koncentrują swoje siły na wspólnym wykonywaniu zadań i rozwiązywaniu problemów. Umiejętność współpracy stanowi jedną z kompetencji zawodowych miękkich i jest niezwykle istotna u kandydatów do pracy w zespole. W wyniku współpracy między członkami zespołu tworzą się wspólne więzi, wzrasta ich poczucie tożsamości z zespołem, co przyczynia się do efektywnej realizacji celów.

Znaczenie współpracy

Nawet najzdolniejszy pracownik cechujący się wysoką ambicją, nie jest w stanie zrobić wszystkiego w pojedynkę. Podobnie jest w życiu codziennym. Nawet najbardziej zaradne osoby potrzebują cudzej pomocy. Każda forma takiej pomocy oznacza pewnego rodzaju współpracę. Istnieje wiele obszarów życia, które wymagają współpracy. Przede wszystkim jest to oczywiście obszar zawodowy. Współpracy oczekuje się od uczniów i studentów w obszarze naukowym. Możemy także wymienić współpracę sportową. Przykład takiej wspólnej pracy stanowi każda gra zespołowa, czy np. sztafeta. Ale po co nam ta współpraca, skoro często jesteśmy w stanie zrobić coś sami?

• Współpracując z innymi, zwiększamy swoje szanse na realizacje celu. W końcu, co dwie głowy, to nie jedna.
• Współpraca to sposób na szybsze osiągnięcie celu. Współpracując, możemy podzielić zadania na kilka osób.
• Współpracując, mamy szansę na znalezienie lepszych rozwiązań. Przeprowadzając burzę mózgów, mamy do dyspozycji więcej kreatywnych pomysłów.
• Współpraca wpływa pozytywnie na tworzenie kultury organizacyjnej firmy.
• Pracownicy współpracujący ze sobą, którym udaje się osiągać cele, utożsamiają się z zespołem i firmą.
• Współpraca sprzyja budowaniu pozytywnych relacji między pracownikami. Zatrudnieni uczą się udzielać wsparcia, wzmacniają swoje zdolności zrozumienia i zaufanie.
• Współpracując, łatwiej jest rozwiązywać problemy.
• Pracownicy współpracujący są bardziej zmotywowani. Nie chcą zawieść innych członków zespołu – wspólnie pracują na sukces.
• Współpraca stanowi także świetną szkołę do nauki poprzez wymianę wiedzy i umiejętności. Pracownicy zespołu wspólnie uczą się od siebie nowych rzeczy, podnoszą swoje kwalifikacje.
• Współpracując, jesteśmy w stanie połączyć siły ludzi o różnych kompetencjach, dzięki czemu osiągamy lepsze rezultaty.

Jakie formy współpracy wyróżniamy?

Jedne z najpopularniejszych form współpracy obejmują:

• Współpracę międzyorganizacyjną – dotyczy sytuacji, w której dwa podmioty (firmy) łączą siły w celu osiągnięcia własnych korzyści. To mogą być na przykład firmy, które dzielą się komponentami, czy też organizacje pozarządowe zajmujące się wsparciem pewnej grupy osób, które chcą wzmocnić swoją działalność. Taka współpraca może być podjęta w celu np. ograniczenia kosztów, automatyzacji pewnych mechanizmów, czy podniesienia wydajności działań. Współpracować mogą ze sobą firmy regionalne, funkcjonujące na tym samym obszarze rynku, a nawet firmy z różnych zakątków świata.
• Współpraca z klientem – ta forma współpracy polega na odgadnięciu oczekiwań klienta względem realizowanej usługi. Zwykle taka współpraca wynika z umowy, w której to jedna strona decyduje się wykonać jakiś produkt, czy zrealizować usługę za wynagrodzeniem. Jednak, aby dopełnić starań w tym zakresie, musi być w stałym kontakcie z klientem. Cechy tego typu współpracy obejmują empatię, umiejętność budowania więzi z klientem, obopólną uczciwość i rzetelność oraz profesjonalizm. Osoba wykonująca zlecenie lub usługę musi w szczególności być zorientowana na klienta.
• Współpraca zespołowa – z tą formą współpracy do czynienia mamy w firmie, w pracy biurowej, terenowej, jak i fizycznej. Pracownicy zespołu zajmują się danym obszarem np. marketingiem, księgowością, programowaniem. Koncentrują swoje siły, dzielą się swoją wiedzą, wykorzystują swoje umiejętności, aby realizować jeden wspólny cel. Zwykle jest to realizacja projektu. Pracownicy mogą też skupiać się na realizowaniu celów rozbieżnych na rzecz osiągnięcia zadowalających wyników całego zespołu.

Jak wygląda współpraca w zespole?

Współpraca zespołowa wymaga odpowiednich fundamentów. Przede wszystkim w firmie musi funkcjonować dobry system komunikacji. Mowa nie tylko o wykorzystaniu odpowiednich komunikatorów, lecz w szczególności sposobie komunikowania się, procesie przepływu informacji z góry do poszczególnych działów itp. Członkowie zespołu muszą stale informować się o zmianach dotyczących celów, udzielać sobie informacji zwrotnej oraz dzielić się pomysłami w sprawie ewentualnych zmian. Kluczowy jest szacunek do współpracowników i otwartość na wysłuchanie innych. Trzeba brać pod uwagę fakt, że ktoś inny może zaproponować lepsze rozwiązanie i nie unosić się w takiej sytuacji honorem, lecz zaakceptować lepszy wybór. 

Działaniom każdego członka zespołu towarzyszy poczucie współodpowiedzialności za realizację celów. Członkowie powinni posiadać odpowiednie pokłady empatii, pozwalające na zrozumienie drugiej osoby, jej potrzeb i toku myślenia. Ważną cechą jest także cierpliwość. Każdy członek zespołu odpowiada za inny element projektu, dlatego niektóre kroki wymagają wyjaśnienia pewnych spraw członkom zespołu, którzy specjalizują się w innym obszarze. Ponadto niektóre zadania wymagają poświęcenia im większej ilości czasu. Wówczas pozostali pracownicy muszą czekać ze swoimi obowiązkami na finalizację zadań przez innego członka zespołu. 

Współpraca przejawia się w nieco innych sposób w zależności od tego, kogo dotyczy. Podczas gdy współpracownicy wspólnie realizują części jednego zadania, lider zespołu współpracuje z nim, omawiając postępy, przydzielając zadania, oferując wsparcie merytoryczne. To osoba, która pomaga odkryć talenty członków zespołu i maksymalnie je wykorzystać. 

Jak zbudować współpracujący zespół?

Zbudowanie zgranego zespołu, tak, by jego członkowie efektywnie współpracowali ze sobą, to wyzwanie, z którym mierzą się liderzy zespołów. To do niego należy zadanie zorganizowania pracy w taki sposób, by każdy ze współpracowników chciał angażować się we wspólny cel. Jednym ze sposobów na realizację założenia jest stworzenie przyjaznej atmosfery. Lider powinien komunikować się z zespołem, a nie zostawić go samemu sobie. W ramach tej komunikacji powinien nawiązywać do znaczenia zaufania, współpracy, wspólnej odpowiedzialności. 

• Spotkania zespołowe stanowią szansę do motywowania członków zespołu i budowania ich pozytywnego nastawienia oraz poczucia tożsamości z zespołem. Jest to niezbędne dla tworzenia silnego zespołu. 
• Siłą pracy zespołowej jest fakt, że grupa składa się z osób różnorodnych, które dysponują innymi umiejętnościami. Zespół różnorodny jest wydajniejszy, dlatego podczas rekrutacji warto przeanalizować dopasowanie kandydata do zespołu. Nie tylko pod kątem jego kwalifikacji, lecz widocznych cech charakteru. 
• Jeśli chcemy maksymalnie wykorzystać siłę zespołu, warto przeprowadzać tzw. burzę mózgów. To świetna szansa na odkrycie nowych pomysłów. 

• Do współpracy potrzebne są narzędzia umożliwiające współdzielenie się pracą. Oczywiście wybór narzędzi jest uzależniony od branży i rodzaju wykonywanych zadań. Przykład stanowi Google Workspace. Na jednym dokumencie zmiany jednocześnie mogą nanosić wszystkie osoby z uprawnieniami do dokumentu. 
• Zgrany zespół składa się z ludzi, którzy dobrze się znają. Sposobem na zniesienie barier między nimi są wszelkie spotkania integracyjne. 
• Aby zespół współpracował, należy mu nadać jasno zdefiniowany cel. Powinien on być mierzalny, tak, by członkowie zespołu mogli monitorować efekty swoich działań i cieszyć się ich rezultatem.

Praca zespołowa a znaczenie komunikacji

Fundamentem udanej współpracy jest niezawodny system komunikacji. Członków zespołu nie należy pozostawiać samych sobie. Samo zamknięcie osób w jednym pomieszczeniu nie wystarczy do pobudzenia komunikacji i zbudowania relacji. Należy zastosować odpowiednie mechanizmy do jej wzmocnienia. Spotkania zespołowe skłaniające wszystkich do dyskusji to dobry sposób na budowanie języka zespołowej komunikacji i pielęgnowanie go także wtedy, gdy akurat zespół nie pracuje nad wspólnym projektem. Podczas takich spotkań uczą się ze sobą kulturalnie dyskutować, wymieniać przemyśleniami i cenić często odmienne zdanie innych, a nawet dostrzegać w tym nowe możliwości. Kluczowe znaczenie dla bezpośredniej komunikacji pełnej szacunku ma utrzymywanie kontaktu wzrokowego, umiejętność słuchania i zadawania pytań.

Warto także określić pewne zasady komunikacji, np. kwestie tego, jakiego typu sprawy można omówić na komunikatorze, jakie e-mailowo, a które wymagają bezpośredniego spotkania. Elementem sposobu komunikacji jest także zastosowanie np. tablic informacyjnych, czy systemu wewnętrznego dla pracowników.

Jak nauczyć się współpracować?

To, w jakiś sposób współpracujemy, wiąże się z naszą zdolnością do utrzymywania relacji z innymi ludźmi. Współpracy jesteśmy uczeni już w szkołach podczas zadań grupowych. Uczniowie często narzekają na konieczność pracy zespołowej, ponieważ często kończy się to tak, że dwie osoby w grupie pracują, jedna wcale, a inne jedynie pomagają. To też jest etap w życiu, który pomaga nam radzić sobie z takimi sytuacjami. Współpraca może odbywać się w parach, jak i w grupach. W przypadku pracy zespołowej musimy połączyć siły wielu osób jednocześnie. Aby zespół miał szansę osiągnąć swój cel, członków grupy powinny łączyć więzi. Osoba, która chce być dobrym współpracownikiem, powinna:

• Skupić się na rozwoju swoich umiejętności komunikacyjnych.
• Pracować nad rozwojem empatii, umiejętnością słuchania i rozumienia perspektywy innych osób.
• Być otwarta na zmiany, cudze pomysły.
• Umieć zaufać innym oraz samej starać się być osobą godną zaufania.
• Być gotowa do współpracy, dzielenia się swoją wiedzą, oferowania wsparcia.

Dobrym sposobem na wzmocnienie zdolności komunikacji są kursy i szkolenia. Na rynku działają firmy szkoleniowe, które zajmują się prowadzeniem zajęć na całych zespołach. Prowadzą warsztaty, przygotowują materiały edukacyjne, które pomagają zrozumieć znaczenie współpracy, komunikacji, budowanie relacji. Przełożony może zorganizować takie szkolenie, ale i każdy z członków zespołu może samodzielnie zwiększyć swoje kompetencje miękkie w zakresie współpracy, pogłębiając wiedzę dostępną w sieci, jak i na płatnych kursach.

Czym różni się współpraca od współdziałania? 

Często, zamiast współpracy możemy usłyszeć o współdziałaniu. Jednak tak naprawdę można używać tych określeń jako synonimów. Współdziałanie ma nieco inny wydźwięk, ponieważ nie nawiązuje stricte do pracy. Współdziałać można w różnych celach, nie tylko zawodowych. Jednak i słowa współpraca używa się w kontekście np. zabawy, czy nauki, jak i w sytuacji organizacji spraw codziennych. Oba te pojęcia łączy konieczność wystąpienia współzależności między jedną i drugą stroną. Ta zależność może mieć związek z dzieleniem się kompetencjami, poświęceniem czasu na realizację pewnych etapów zadania, jak i wynika z powiązań finansowych, na przykład między organizacjami. I współpraca i współdziałanie polega na wspólnym oddziaływaniu sił dwóch czy więcej jednostek, podmiotów. Pojęcie współpracy dotyczy zatem tych samych obszarów, co współdziałania.

Co daje współpraca zespołowa?

Nie bez powodu powiedzenie co dwie głowy to nie jedna cieszy się taką popularnością. Rzeczywiście efektywna współpraca z innymi osobami zwiększa nasze możliwości, kreatywność, wydajność i motywację na rzecz realizacji wspólnego celu. Zalet współpracy zespołowej jest wiele, szczególnie gdy mówimy o współpracy w miejscu pracy. Tworzenie zespołów to sposób na powierzenie określonego obszaru działań firmy wyspecjalizowanej grupie osób. Dzięki temu określone działy mogą w pełni skupić się na swoich zadaniach i nie martwić o inne obszary. Przykładowo dział marketingu koncentruje się na tworzeniu kampanii, dotarciu do odbiorców, nawiązaniu z nimi dialogu, zwiększeniu sprzedaży. Natomiast dział sprzedaży nawiązuje relacje z klientami.

Współpraca między zespołami

W każdym dziale mogą pracować mniejsze zespoły. Np. dział marketingu może zawierać w sobie zespół ds. SEO i zespół ds. social mediów. Każdy zespół dążąc do osiągnięcia wspólnego celu, dokłada swoją cegiełkę do realizacji głównych celów firmy. Współpraca to także klucz do wzrostu zaangażowania pracowników. Każdy wie, że zależą od niego także efekty pracy innych osób. Pracownicy wspólnie odnoszą sukces i doświadczają satysfakcji ze współpracy. Umiejętność pracy w zespole jest więc bardzo cenną kompetencją, której warto poszukiwać u kandydatów aplikujących na ofertę pracy.

Jednak trzeba pamiętać, że choć ze współpracy wynika wiele zalet, jest ona procesem niełatwym, szczególnie na początku. Istnieją pewne zagrożenia dla współpracy.

Przeszkody współpracy

Jednym z wyzwań, przed którym stoi lider zespołu jest stworzenie takiej przestrzeni pracy, w której każdy członek zespołu znajdzie miejsce dla siebie. Ludzie są różni, mają indywidualne potrzeby. Zasady pracy zespołu powinny być na tyle uniwersalne, w każdy miał szansę się do niego dopasować. Dużym utrudnieniem jest także odpowiednie dopasowanie stylu komunikacji. Jeśli do niektórych pracowników nie docierają informacje, zespół nie jest w stanie nie pracować w pełni wydajnie. Aby osiągnąć efektywną współpracę, warto rozważyć wdrażanie narzędzi do zarządzania pracą, dzięki którym każdy pracownik będzie wiedział co i kiedy ma zrobić. Inni powinni otrzymywać powiadomienia dotyczące realizacji poszczególnych etapów zadań członków zespołu.

Współpraca wymaga także zdefiniowania trybu podejmowania decyzji. Pracownicy powinni chętnie dzielić się swoimi pomysłami i dyskutować, lecz ostateczne podjęcie decyzji musi należeć do lidera, lub kogoś, komu taka funkcja zostanie powierzona. Jeśli zbyt wiele osób będzie się upierać przy swojej racji, może to doprowadzić do konfliktu. Konflikty stanowią zjawisko, z którym zawsze trzeba się liczyć. We współpracującym zespole także występują. Nie da się ich w pełni uniknąć, lecz można nauczyć się odpowiednio zażądać konfliktem.