Jak napisać neutralną opinię o pracowniku?

Napisanie neutralnej opinii o pracowniku jest właściwe w sytuacji, gdy nie wyróżniał się on szczególnie w kontekście pozytywnym, ani negatywnym. Zwykle ma zastosowanie, gdy pracownik po prostu “robił swoje”. Jeśli chcemy być fair w stosunku do jego przyszłego pracodawcy, zamiast używać wyszukanych określeń na temat jego pracy, warto rozważyć sporządzenie opinii neutralnej. Jak napisać taką opinię i kiedy jest potrzebna? 

Zwykle tworzenie opinii o pracowniku kojarzy się z czymś pozytywnym. W końcu zakończenie współpracy nie stanowi powodu do tego, by robić mu “pod górkę”. Skoro już wystosuje prośbę o referencje, warto napisać parę miłych słów na jego temat, by łatwiej było mu znaleźć pracę. Nieco inaczej sytuacja wygląda, gdy pracownik rzeczywiście sprawi członkom organizacji jakąś przykrość, nie wywiąże się ze swoich obowiązków, czy też dopuści się pewnych naruszeń. Wówczas, zamiast pisać negatywną opinię, raczej w ogóle się tego nie podejmujemy. Jeśli jednak chcemy zapewnić rzetelny obraz współpracy z pracownikiem, a nie wyróżniał się on jakoś szczególnie swoją pracą, można napisać neutralną opinię o pracowniku. 

Neutralna opinia o pracowniku

Opinia może występować w formie dokumentu. Czasem były pracodawca Jest proszony o udzielenie opinii o pracowniku w ramach rozmowy telefonicznej, czy też poprzez e-mail. Pracodawca może wystawić opinię na prośbę pracownika, jego przyszłych pracodawców, jak i stworzyć ją z własnej inicjatywy po zakończonej współpracy. Referencje mogą pomóc pracownikowi w rozwoju kariery w nowym miejscu pracy. Oczywiście pod warunkiem, że są pozytywne. Zwykle, jeśli pracownik nie miał na swoim koncie ciężkich przewinień w miejscu pracy, pracodawcy ze zwykłej ludzkiej życzliwości starają się pisać lub mówić o pracowniku w samych superlatywach. W końcu ich już to nic nie kosztuje, a mogą komuś pomóc. Jednak warto pamiętać, że po drugiej stronie tego procesu znajduje się przyszły pracodawca, który bierze pod uwagę opinie przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.

Jaka powinna być opinia o pracowniku?

Aby opinia o pracowniku rzeczywiście miała wartość, musi być rzetelna. Tylko wtedy będzie pomocna. Wbrew pozorom nie tylko dla nowego pracodawcy, który po prostu pozna zgodną z faktami rzeczywistość, lecz także dla pracownika. W przypadku neutralnej opinii dajemy mu możliwość wykazania się w nowym środowisku. Jeśli opinia będzie przesadnie chwalić pracownika, to nowy pracodawca będzie miał względem niego wysokie oczekiwania, które niekoniecznie będzie w stanie spełnić.

Warto wiedzieć, że opinia o pracowniku może być przydatna nie tylko w drodze rekrutacji. Niekiedy jest także potrzebna w sądzie do rozstrzygnięcia sporów z zakresu prawa rodzinnego, czy prawa pracy. Wtedy trzeba mieć na uwadze, że od takiej opinii naprawdę wiele zależy, a celowe pozytywne lub negatywne nacechowanie może zaszkodzić. 

Opinia o pracowniku a referencje

Sporządzanie opinii, czy referencji nie jest obowiązkiem pracodawcy. Może on to zrobić jednak na prośbę byłego pracownika, czy osoby, które rozważa jego zatrudnienie. Oba dokumenty są przydatne, ponieważ są w stanie powiedzieć znacznie więcej o pracowników, niż dobre CV, czy list motywacyjny. Pracownik może oczywiście nieco inaczej postrzegać własne zasługi w firmie. Dlatego w opinii czy referencjach ważna jest tutaj perspektywa trzeciej osoby, która ocenia pracownika na tle innych. Może przeanalizować jego szczególne cechy, dokonania, czy kompetencje, które mogą być przydatne również w następnej pracy.

Jednak tworząc list referencyjny, musimy mieć na uwadze, że ma on charakter pochlebny. Dlatego, jeśli nie jesteśmy w stanie zarekomendować komuś naszego byłego pracownika, lepiej odmówić stworzenia takiego dokumentu. Tym bardziej że Kodeks pracy w żaden sposób nie zobowiązuje pracodawcy do wydania takiego dokumentu na prośbę pracownika. Wystawienie opinii to jego dobra wola. Może zatem odmówić wystawienia referencji, czy opinii. Jednak trzeba się liczyć z tym, że odmowa może utrudnić pracownikowi znalezienie nowej oraz negatywnie wpłynąć na employer branding firmy. Z kolei opinia o pracowniku, to dokument, który może mieć charakter pozytywny, negatywny, jak i neutralny.

Jak napisać neutralną opinię o pracowniku?

Opinia o pracowniku to dokument formalny, zatem najlepiej, aby miał formę pisemną. Spotykaną praktyką jest sugerowanie pracownikowi, aby sam stworzył opinię o sobie, którą następnie pracodawca zdecyduje się podpisać. Jest to nieprofesjonalne podejście i lepiej unikać tego typu praktyk. Wpływają one negatywnie na wiarygodność pracodawcy. Można natomiast skonsultować się z pracownikiem i ocenić te aspekty jego pracy, na których zależy mu w związku z nowym zatrudnieniem.

W sieci dostępnych jest wiele gotowych wzorów referencji, lecz znalezienie ich nie zajmuje wiele czasu. Łatwo zatem odkryć, że nie dotyczą one wcale tej konkretnej osoby. Najlepiej, aby opinia o pracowniku zmieściła się na jednej stronie kartki A4. Nie ma sensu rozpisywać się na kilka stron, ponieważ nie ma to być życiorys pracownika, lecz zwięzła ocena współpracy. Jeśli chcemy napisać neutralną opinię, musimy zawrzeć w niej wszystkie potrzebne elementy, lecz w stonowany sposób.

Czego nie pisać w opinii o pracowniku?

Unikamy określeń nad wyraz pozytywnych jak np.:

• Pracownik doskonale radził sobie z zadaniami na stanowisku. 
• Zatrudniony najlepiej ze wszystkich pracowników wypełniał raporty.
• Pracownik świetnie obsługiwał programy graficzne. 

Nie używamy też negatywnych, jak:

• Pracownik nie wywiązywał się ze swoich obowiązków. 
• Pracownik nie spełniał oczekiwań przełożonego. 
• Pracownik wykazywał się brakiem zaangażowania w powierzone obowiązki.

Opinia o pracowniku – elementy

Profesjonalnie napisana opinia o pracowniku powinna zawierać poniżej wymienione elementy.

• Data i miejsce w prawym górnym rogu dokumentu.
• W lewym górnym rogu powinny się znaleźć dane osoby wystawiającej opinię. Należy zawrzeć imię, nazwę firmy oraz pełnione w niej stanowisko pracy.
• Dokument należy także odpowiednio zatytułować: Opinia o pracowniku.
• Dane pracownika – imię i nazwisko oraz nazwę stanowiska pracownika, którego dotyczy opinia.
• W dokumencie należy także zaznaczyć okres współpracy.
• W opinii należy napisać, czym dokładnie pracownik zajmował się na danym stanowisku (opis obowiązków pracownika).
• Informacja o osiągnięciach pracownika w strukturach firmy -sytuacjach, w których wykazał się danymi cechami.
• Ocena kompetencji zawodowych pracownika (miękkich i twardych).
• Ocena sposobu/jakości pracy ocenianego.
• Podsumowanie opinii o pracowniku.
• Odręczny podpis osoby wystawiającej ocenę.

Kiedy opinia powinna być neutralna?

Są tacy pracownicy, których kojarzy praktycznie każdy członek organizacji. Chętnie przejmują inicjatywy w zadaniach, angażują się nie tylko w projekty, ale i pielęgnowanie kultury organizacyjnej firmy. Ich obejmuje zwykle pozytywna opinia. Inni z kolei kończą swoją współpracę z firmą w napiętej atmosferze ze względu na błędy w zadaniach, nieporozumienie, negatywne podejście, czy brak dyscypliny (spóźnianie się, odmowa wykonywania poleceń itp.). Spora część pracowników jednak nie wyróżnia się szczególnie na tle innych. Są te osoby, które po prostu wykonują swoje obowiązki. Robią to w takim stopniu, w jakim się tego od nich oczekuje. Nie unikają pracy, ale nie starają się także pozytywnie wyróżnić.

Po prostu są wydajnymi pracownikami. W związku z tym pracodawca ma nieco mniej treści do zawarcia w opinii o pracowniku. Nie może się odnieść do sytuacji, w których pracownik wykazał się jakąś szczególną umiejętnością, czy kompetencjami. Nie ma także zasobów do tego, by go konstruktywnie skrytykować. To jednak nie oznacza, że nie można o tym pracowniku napisać niczego. W końcu ten kiedyś wziął udział w rekrutacji, wykazał się kompetencjami, które pozwoliły mu zdobyć pracę, a następnie utrzymać się w niej przez jakiś czas. Zatem ogólny wniosek z neutralnej opinii powinien świadczyć o tym, że pracownik wywiązywał się ze swoich obowiązków prawidłowo.

Czy neutralna opinia o pracowniku jest niekorzystna?

Fakt, że pracownik nie starał się jakoś szczególnie odznaczyć dla firmy, wcale nie ma negatywnego charakteru. Wielu pracodawców poszukuje właśnie tego typu rzetelnych pracowników, którzy robią dokładnie to, czego się od nich oczekuje. Inna sprawa, że pracownik neutralny w jednej firmie, wcale nie musi być taki w kolejnej. Być może, pracując w danym miejscu, nie czuł potrzeby wykazywania się, ponieważ nie wiązał z nim przyszłości, lub też pracował w takim obszarze, który wcale go jakoś szczególnie nie interesował. Być może zmieniając pracę, chce zmienić również swoje nastawienie.

Jak napisać opinię o neutralnym charakterze? Wskazówki

Neutralność wcale nie musi oznaczać obojętności, braku ambicji, czy zaangażowania. Dlatego w neutralnej opinii także warto zawrzeć pozytywne aspekty pracy. Można również nawiązać do pewnych mankamentów. W neutralnym podejściu obie strony się równoważą. Można np. napisać, że pracownik jest osobą, która należycie wykonuje swoje obowiązki, choć zdarzają mu się drobne błędy, które szybko naprawia.

Neutralność wymaga obiektywnego podejścia. Jeśli nie nawiązałeś z pracownikiem szczególnej relacji, nie darzysz go sympatią, nie pozwól, aby wpłynęło to na twoją opinię o nim. Osobiste obiekcje nie powinny być przedmiotem oceny.

Przykładowa opinia pracodawcy – nawiązywanie do konkretnych sytuacji

W neutralnej opinii także warto nawiązywać do konkretnych sytuacji potwierdzających wykorzystanie przez pracownika jego szczególnych kompetencji. Nie muszą to być wcale jakieś wyjątkowe sytuacje. Kompetencje pracownika przejawiają się także w jego codziennych obowiązkach.

Przykład: Pracownik na stanowisku specjalisty ds. obsługi klienta wykazywał kompetencje interpersonalne pomagające mu w nawiązywaniu relacji z klientem. Efektywnie ustalał szczegóły projektów, co pomogło w wykonywaniu ich w zakładanym terminie.

Ocena pracownika – wywiązywanie się z obowiązków

W neutralnej opinii warto rozwiać wątpliwości nowego pracodawcy dotyczące takich podstaw jak punktualność, wykonywanie zadań służbowych, dyspozycyjność, poprawna komunikacja z zespołem. Są to takie aspekty, których pracodawcy mają prawo oczekiwać od pracownika. Przychodzenie do pracy, czy uczestnictwo w życiu organizacji wcale nie jest czymś szczególnym i wymagającym pochwały, lecz niektórzy pracownicy mają z tym problem. Podkreślenie, że oceniany pracownik odpowiedzialnie podchodzi do współpracy działa na jego korzyść.

Podsumowanie współpracy – neutralna opinia o pracowniku

Na końcu opinii o pracowniku powinno znaleźć się podsumowanie. W referencjach zwykle ma ono pozytywny wydźwięk. W neutralnej opinii warto podsumować i zrównoważyć pozytywne i negatywne aspekty współpracy lub po prostu napisać, że współpraca z pracownikiem przebiegała pomyślnie.

Przykład: Pracownik dysponuje odpowiednimi kompetencjami miękkimi do pracy z klientem. Ma także zadowalającą wiedzę branżową. Ewentualne braki szybko nadrabiał we własnym zakresie. Udawało mu się zachować stabilne wyniki pracy.

Wystawienie pozytywnej opinii jako narzędzie budowania wizerunku firmy

Wystawienie pozytywnej opinii pracownikowi to nie tylko wyraz uznania dla jego umiejętności pracownika, ale także ważny element budowania wizerunku firmy na rynku pracy. Pracodawca, który docenia zaangażowanie i umiejętność pracy zespołowej, zwiększa szanse na przyciągnięcie wartościowych kandydatów w procesie rekrutacji. Warto, aby w opinii znalazły się konkretne przykłady realizacji zadań oraz zakres obowiązków pracownika, co podnosi jej wiarygodność. Podpis osoby wystawiającej opinię oraz nazwisko pracownika są kluczowe dla formalności i przejrzystości dokumentu. Dzięki temu pozytywna opinia staje się cennym narzędziem zarówno dla byłego pracownika, jak i dla przyszłych pracodawców.

Przygotowanie opinii negatywnej – jak robić to zgodnie z zasadami?

Każdy pracodawca ma prawo wystawić negatywną opinię, jednak należy to robić w sposób rzetelny i zgodny z prawdą. W treści warto skupić się na obiektywnym opisie sytuacji, odnosząc się do zakresu obowiązków pracownika oraz jego faktycznych umiejętności pracownika. Wskazane jest unikanie ocen subiektywnych, a zamiast tego przytaczać konkretne przykłady zachowań lub braków w umiejętność pracy. Wystawienie negatywnej opinii powinno być zakończone podpisem osoby wystawiającej opinię, co potwierdza autentyczność dokumentu. Przemyślane i zgodne z prawem sformułowanie opinii chroni zarówno interesy firmy, jak i prawa pracownika na rynku pracy.

Czytaj także: Czym jest restrukturyzacja i ile to kosztuje?

Jak rozmawiać z pracownikiem o treści opinii?

Choć to pracodawca ponosi odpowiedzialność za treść opinii, warto wcześniej krótko porozmawiać z pracownikiem o tym, do jakich celów będzie ją wykorzystywał i na jakich aspektach pracy szczególnie mu zależy. Taka rozmowa nie oznacza oddania mu pióra do ręki, lecz pomaga dobrać neutralne, ale użyteczne informacje, np. podkreślić te obowiązki, które są zbieżne z profilem nowego stanowiska. Dobrym rozwiązaniem jest zaproponowanie pracownikowi wglądu w gotowy dokument jeszcze przed jego przekazaniem dalej, aby upewnić się, że nie pojawiły się niejasności co do faktów (np. okresów zatrudnienia czy nazwy stanowiska). Warto też wyjaśnić pracownikowi, że zbyt „cukierkowe” referencje mogą zadziałać na jego niekorzyść, jeśli nowy pracodawca zderzy je z przeciętnymi wynikami. Neutralna, rzeczowa opinia bywa bardziej wiarygodna. Taka otwarta, spokojna komunikacja ogranicza ryzyko nieporozumień i pomaga zachować dobrą relację, nawet jeśli współpraca już się zakończyła.

Neutralna opinia o pracowniku – przykład

Warszawa, 10 maja 2024 r.

Jan Kowalski

Dyrektor Zarządzający

One Services Sp. z o.o.

OPINIA O PRACOWNIKU

Niniejszym potwierdzam, że Pan Piotr Nowak był zatrudniony w firmie One Services Sp. z o.o. w okresie od 1 marca 2022 roku do 30 kwietnia 2024 roku na stanowisku Specjalisty ds. Obsługi Klienta.

Do głównych obowiązków Pana Piotra Nowaka należało:

• bieżąca obsługa zgłoszeń mailowych oraz telefonicznych klientów firmy,
• wprowadzanie i weryfikacja danych w systemie CRM,
• przygotowywanie cotygodniowych raportów z realizacji zgłoszeń,
• współpraca z działem technicznym w celu rozwiązywania problemów klientów.

W trakcie dwuletniej współpracy Pan Piotr Nowak poprawnie i terminowo wywiązywał się ze swoich obowiązków. Wykazywał się dobrą znajomością procedur firmowych oraz odpowiednią wiedzą branżową. Powierzone zadania, takie jak prowadzenie dokumentacji i sporządzanie raportów, wykonywał w sposób staranny. W sytuacji wystąpienia sporadycznych błędów sprawnie podejmował działania korygujące.

Pan Piotr Nowak prezentował odpowiednie kompetencje interpersonalne w kontaktach z klientami i współpracownikami, cechując się dyspozycyjnością oraz punktualnością. Zachowywał dobrą kulturę osobistą i przestrzegał zasad obowiązujących w organizacji.

Współpraca z Panem Piotrem Nowakiem przebiegała pomyślnie. Pan Piotr dysponuje stabilnymi kompetencjami na stanowisku ds. obsługi klienta i wywiązywał się z ustalonego zakresu obowiązków zgodnie z oczekiwaniami firmy.

(podpis odręczny)

Jan Kowalski

Dyrektor Zarządzający

Opinia byłego pracodawcy – podsumowanie

Pamiętaj, że napisanie opinii neutralnej nie jest niczym złym. Nie ma sensu specjalnie wychwalać pracownika, który po prostu dobrze wykonywał swoje obowiązki. Pisząc opinie bądź szczery, ponieważ masz w ten sposób wpływ na zatrudnienie pracownika przez inną firmę i przyczyniasz się do ewentualnych konsekwencji tej decyzji. Jeśli byłeś dostatecznie zadowolony ze współpracy, napisz taką opinię, która nie utrudni pracownikowi rozwoju, lecz jednocześnie nie będzie deklasowała innych kandydatów o zbliżonych kompetencjach.