Ekwiwalent za urlop: jak go obliczyć i kiedy przysługuje?

Ekwiwalent za urlop to zwrot pieniędzy za godziny, które przepracowałeś, a mogłeś w tym czasie wypoczywać na plaży. Sprawdź, jak wyliczyć ekwiwalent za urlop w 2021 roku. Prezentujemy aktualny współczynnik i przykład obliczenia wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Ekwiwalent za urlop to prawny mechanizm zapobiegający nadużyciom ze strony pracodawców. Każdy zatrudniony na podstawie stosunku pracy, ma prawo do nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze przynajmniej 14 dni. Pracodawca nie może pozbawić nas do niego prawa, ale my też nie mamy możliwości podjąć decyzji o rezygnacji. Urlop wypoczynkowy jest naszym obowiązkiem, a ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje nam tylko w kilku przypadkach. Ile wynosi ekwiwalent za urlop wypoczynkowy i jak go obliczyć? Kiedy możemy mówić o obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego? Co w przypadku zatrudnienia na niepełnym etacie?

Ekwiwalent za urlop – co to jest?

Ekwiwalent za urlop to nic innego jak zwrot pieniędzy za niewykorzystany urlop z powodu zakończenia stosunku pracy. Co oznacza, że jeśli otrzymałeś wypowiedzenie i do tej pory nie udało Ci się wziąć całego urlopu, otrzymasz zwrot za każdy wolny dzień pozostający do wykorzystania. Jako pracownik zatrudniony na umowę o pracę, nie możesz zrezygnować z przysługujących dni urlopowych. Albo wykorzystasz całą pulę, albo otrzymasz za nią zwrot pieniędzy. Są jednak wyjątki.

Ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie oblicza się za urlopy okolicznościowe i szkoleniowe, które przepadają, jeśli pracownik nie zdecyduje się z nich skorzystać.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – podstawy prawne

Najważniejszym przepisem, który opisuje prawa do ekwiwalentu pieniężnego za urlop, jest artykuł 171. Kodeksu pracy. W treści tego artykułu znajdziemy garść informacji o możliwości jego wykorzystania, a także ewentualnym uniknięciu jego wypłaty. Zgodnie z treścią Kodeksu pracy:

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Z powyższego wynika, że wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop może nastąpić tylko z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Podczas okresu wypowiedzenia, pracownik może nie mieć fizycznej możliwości wykorzystania całego zaległego urlopu. Dlatego umożliwiono mu odbiór tego przywileju w formie pieniężnej.

Kolejny punkt artykułu 171. K.p. mówi o uniknięciu obowiązku wypłaty ekwiwalentu:

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Warto zwrócić uwagę na to, że powyższy przepis mówi o kontynuowaniu umowy z tym samym pracodawcą. Nie można przenieść niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego do innej firmy, a umowa o ewentualnym wykorzystaniu urlopu w innym terminie, powinna być efektem zgody pracownika i pracodawcy.

Ekwiwalent za urlop – kiedy możesz otrzymać zwrot?

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu otrzymasz zapłatę bez względu na to, z jakiego powodu stosunek pracy został zakończony. Nieważne, czy umowa została zerwana za porozumieniem stron, czy nastąpiło zwolnienie dyscyplinarne. Ekwiwalent za urlop w przypadku śmierci osoby uprawnionej, otrzymuje małżonek zmarłego albo inne osoby, którym należy się z tego tytułu renta.

Jeśli chodzi termin otrzymania ekwiwalentu pieniężnego, to jest to najczęściej ostatni dzień obowiązywania umowy (stosunku pracy). Dlaczego? Aby była pewność, że pracownik otrzymał pieniądze.

Kiedy nie przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Pracownik nie otrzyma zwrotu pieniędzy za niewykorzystane dni z urlopu wypoczynkowego w sytuacji, w której od razu po wygaśnięciu poprzedniej umowy podpisał następną, z tym samym pracodawcą. Wtedy uznaje się, że stosunek pracy nie ustał, a więc zatrudniony może wykorzystać pozostałe dni wolne po podpisaniu nowej umowy.

Jeśli jednak definitywnie kończysz umowę ze swoim obecnym pracodawcą, masz kilka dni niewykorzystanego urlopu, a twój pracodawca nie wypłacił ci ekwiwalentu za urlop, zgłoś sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca otrzyma wtedy oficjalne wezwanie do zapłaty, a ty będziesz miał/miała szansę na odzyskanie niewypłaconego ekwiwalentu za urlop.

Czy można wybrać ekwiwalent zamiast urlopu wypoczynkowego?

W Kodeksie pracy znajdziemy przepisy, które stanowią, że pracownik nabywa prawo do nieprzerwanego i płatnego urlopu. Nie warto kojarzyć tego wyłącznie z przywilejem, ponieważ jeżeli pracownik nabył prawo do urlopu, ma obowiązek z niego skorzystać w naturze. Co to znaczy?

Ekwiwalent pieniężny za liczbę godzin niewykorzystanego urlopu to ostateczność. Możemy otrzymać wypłatę za urlop zaległy w dniu rozwiązania stosunku pracy, jednak nie może być to nasz świadomy wybór. Pracownik nie może zrezygnować z wypoczynku w ciągu roku kalendarzowego i wybrać dodatkowej wypłaty za niewykorzystane dni wolne.

Ekwiwalent pieniężny nie może też zostać wybrany przez pracodawcę. Jeżeli pracownik nabył prawo do urlopu i złożył wypowiedzenie, szef może wysłać go na przymusowy urlop w trakcie okresu wypowiedzenia. Dopiero wtedy, gdy to się nie uda, może wypłacić mu wynagrodzenie z tytułu niewykorzystanych dni wolnych.

Ekwiwalent za urlop a porozumienie trójstronne

W porozumieniu trójstronnym występują trzy strony porozumienia: ówczesny pracodawca, przyszły pracodawca i pracownik. Takie porozumienie rozszerza zakres wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w poprzedniej firmie. Co ważne, porozumienie trójstronne bazuje jedynie na orzecznictwie. To znaczy, że przepisy z Kodeksu pracy nie regulują możliwości przeniesienia takich dni wolnych do nowego pracodawcy.

Dlatego na przykład podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy mogą wyniknąć z tego nieprzyjemne konsekwencje. Inspekcja ma prawo w każdej chwili podważyć zawarte wcześniej porozumienie.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?

Aby obliczyć kwotę należnego zwrotu, musisz znać współczynnik za dany rok. Następnym krokiem jest podzielenie twojego wynagrodzenia przez uzyskany współczynnik. Dzięki temu otrzymasz wysokość zapłaty za jeden dzień pracy. Wynagrodzenie dzienne trzeba więc podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w ciągu jednego dnia (zazwyczaj osiem). Tak poznasz ekwiwalent za jedną godzinę pracy.

Uzyskany ekwiwalent za godzinę pracy mnożysz przez liczbę godzin urlopu pozostałego do wykorzystania. Dzięki tym obliczeniom dowiesz się, jaki należy ci się ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Ekwiwalent za urlop – jaki jest współczynnik za 2021 rok?

Aby obliczyć współczynnik ekwiwalentu za urlop, należy od wszystkich dni w danym roku kalendarzowym odjąć dni wolne od pracy, a następnie wynik podzielić przez dwanaście miesięcy. W roku 2021 współczynnik ekwiwalentu to 21,00. Jak to obliczyć?

Od 365 dni w roku należy odjąć 52 niedziele, 52 soboty i 9 dni świątecznych. Uzyskane 252 dni trzeba podzielić na dwanaście miesięcy. Dzięki prostym obliczeniom uzyskujemy liczbę 21, czyli współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop na 2021 rok.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop? Przykładowe wyliczenia

Sprawdźmy, jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, jeżeli pracownikowi zostało 7 dni urlopu i zarabia 3500 złotych brutto.

1. Współczynnik za rok 2021 to 21,00.
2. 3500 złotych brutto dzielimy przez 21 – co daje 166,67 zł.
3. Wynagrodzenie dzienne 166,67 podziel przez 8 godzin – 20,83 zł.
4. 7 dni pracy pomnożone przez 8 godzin każdego dnia to 56 godzin.
5. Ostatnim krokiem jest mnożenie ekwiwalentu godzinowego 20,83 × 56 godzin

Zgodnie z powyższym przykładem wyliczenia ekwiwalentu za urlop pracownik zatrudniony na umowę o pracę na całym etacie i zarabiający 3500 złotych brutto otrzyma: 1166 złotych i 48 groszy brutto za siedem dni niewykorzystanego urlopu.