Urlop na żądanie to przywilej osób zatrudnionych na etat, które mogą kilka razy w roku zgłosić swoją nieobecność przed rozpoczęciem pracy. Czy możliwa jest odmowa pracodawcy? Oraz czy Kodeks pracy reguluje zasady urlopu na żądanie?
Zwykle pracodawca oczekuje od zatrudnionych zadeklarowania urlopu z dużym wyprzedzeniem na firmowym planie urlopów. W jednym zakładzie nieobecność określa się z góry na cały rok, w innym dwa tygodnie przed oczekiwanym wolnym. W życiu zdarzają się jednak różne nieprzewidywalne sytuacje, na które nie zawsze można wykorzystać urlop okolicznościowy. Dlatego też pracownik ma prawo do tzw. urlopu na żądanie, o którym informuje w dzień nieobecności. Czy w takim wypadku pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu na żądanie?
Spis treści
Urlop na żądanie: zasady
Kiedy przysługuje urlop na żądanie? Każda osoba zatrudniona na umowę o pracę ma prawo do urlopu na żądanie. Zasady zgłaszania nagłej nieobecności, kwestie wynagrodzenia czy przysługujących dni, opisane są w artykule 167 Kodeksu pracy:
„Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”.
Urlop na żądanie możesz więc zgłosić w tym samym dniu, w którym potrzebujesz wolnego. Najczęstszą praktyką jest żądanie udzielenia urlopu najpóźniej z samego rana w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Jest to główna rzecz odróżniająca urlop na żądanie od urlopu wypoczynkowego, który jest objęty planem urlopowym i wymaga wcześniejszego poinformowania pracodawcy.
Niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na rok następny. Jeśli więc nie chcesz go stracić, musisz skorzystać z niego w danym roku rozliczeniowym.
Ile dni nam przysługuje?
Powyżej wspomniany artykuł 167 Kodeksu pracy o urlopie na żądanie jasno wyjaśnia, ile razy można wziąć urlop na żądanie. W ciągu jednego roku kalendarzowego należą się 4 dni wolnego na żądanie z rzędu lub dwa dni po dwa razy, trzy dni razem jeden dzień osobno lub cztery dni osobno. Co ważne, nie można przekroczyć sumy dni urlopu wypoczynkowego na żądanie w ciągu roku, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi się współpracuje.
Warto pamiętać, że 4 dni wolnego na żądanie pracownika przysługują każdemu bez względu na wymiar jego urlopu wypoczynkowego. Tak więc, mając 20 dni urlopu wypoczynkowego, przysługuje Ci urlop na żądanie w takim samym wymiarze jak osobie posiadającej 26 dni wolnego gwarantowanego przez Kodeks pracy.
Urlop na żądanie: Powody
Chęci skorzystania z urlopu na żądanie mogą być różne. Często wynikają z nagłej sytuacji rodzinnej lub zdrowotnej, przez którą pracownik nie jest w stanie stawić się w pracy. Powodem urlopu na żądanie jest też ogólne przemęczenie i potrzeba regeneracji organizmu.
Ważne jest, aby powód rzeczywiście był istotny. Prawo do urlopu na żądanie nie powinno być przez pracownika wykorzystywane jako próba ukarania pracodawcy swoją nieobecnością. Do głównych powodów możemy zaliczyć:
- choroba pracownika
- choroba dziecka
- nagłe przypadki rodzinne
- śmierć bliskiej osoby (jeśli nie korzystasz z urlopu okolicznościowego)
- nagłą potrzebę załatwienia spraw urzędowych
- przypadki losowe takie jak stłuczka samochodowa, kradzież samochodu, brak możliwości dotarcia do pracy z przyczyn niezależnych lub lekki uszczerbek na zdrowiu np. skręcenie nogi.
Urlop na żądanie a wypoczynek
Kodeks pracy wyróżnia kilka rodzajów urlopów. Znajdziemy w nim przepisy odnoszące się do urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, wychowawczego, a także urlopy okolicznościowe. Ciężko jednak doszukać się przepisów regulujących urlop o nazwie na żądanie, gdyż w rzeczywistości jest on częścią urlopu wypoczynkowego, tylko nadawanym na innych warunkach. Zatem, jeśli pracownikowi przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, to wykorzystanie dni urlopu na żądanie pomniejsza ten wymiar.
Przy wyliczaniu dni urlopowych bierze się pod uwagę staż pracy. Jednak to czy przysługuje Ci 20 lub 26 dni urlopu nie ma wpływu na zmianę ilości dni urlopu na żądanie. Warto zaznaczyć, że urlop wypoczynkowy nie zwiększa się o te 4 dni — wchodzą one w jego skład.
Czy pracownik musi podać powód urlopu na żądanie?
W Kodeksie pracy nie ma żadnych zapisów regulujących formę poinformowania pracodawcy o chęci skorzystania z urlopu na żądanie. Pracownik nie ma obowiązku uzasadniać nagłego urlopu, a pracodawca nie ma prawa się o niego dopytywać. Z kolei, jeśli pracownik ma dobre relacje ze swoim szefem, może to zrobić. Podanie powodu nieobecności pracownika w pracy wpłynie na lepsze zrozumienie sytuacji, szczególnie wtedy, gdy obecność zatrudnionego w miejscu pracy jest dla pracodawcy niezbędna.
Zważywszy na fakt, że nieobecność pracownika zgłaszana jest zazwyczaj w dniu rozpoczęcia urlopu, jest to dla pracodawcy sytuacja kryzysowa. Szczególnie w przypadkach, gdy stanowisko zajmowane przez pracownika jest niezbędne do optymalnego podziału obowiązków w danym zakładzie pracy. Dlatego warto w takiej sytuacji poinformować pracodawcę i podać powód takiego urlopu. Dzięki temu unikniemy nieporozumień i skorzystamy z przysługujących nam przepisów prawa pracy na zasadach wzajemnego poszanowania.
Urlop na żądanie – wynagrodzenie
Z przepisów prawa pracy wynika, że za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę należy się 100 procent podstawy wymiaru wynagrodzenia. To znaczy, że jeśli jest on zmuszony zgłosić swoją nagłą nieobecność w pracy, należy mu się płatny urlop na żądanie w wysokości 100 procent pensji z uwzględnieniem innych świadczeń ze stosunku pracy. Z kolei istnieją elementy, które nie są wliczane do wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Należą do nich na przykład nagrody jubileuszowe, premie, ekwiwalent pieniężny, odszkodowania czy wynagrodzenie za czas gotowości do pracy lub przestoju w pracy niezawinionego przez pracownika.
Urlop na żądanie na okresie próbnym
Pracownik, który został zatrudniony na okres próbny na podstawie umowy o pracę, nabywa takie same prawa i obowiązki co pracownik z umową na czas określony lub nieokreślony. To znaczy, że urlop na żądanie w pierwszym miesiącu pracy teoretycznie się należy. Warto jednak zwrócić uwagę na pewien szczegół. Pracownik na okresie próbnym, który rozpoczął swoją pierwszą pracę w życiu, nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie) dopiero z upływem pierwszego miesiąca pracy. Jednak okres próbny może trwać nawet trzy miesiące. W związku z tym w kolejnych miesiącach ma już pełne prawo do nagłego urlopu.
Urlop na żądanie na wypowiedzeniu
Prawo do urlopu na żądanie to przywilej pracowniczy, który należy się aż do ostatniego dnia stosunku pracy. To znaczy, że pracownik może z niego skorzystać nawet podczas jego okresu wypowiedzenia w dowolnym wymiarze. Czyli tyle, ile dni pozostało mu z czterech możliwych dni nieprzewidzianego urlopu w ciągu jednego roku kalendarzowego.
Warto zwrócić uwagę, że niewykorzystany urlop na żądanie przepada, natomiast urlop wypoczynkowy, wraz z rozwiązaniem stosunku pracy może zostać zamieniony na ekwiwalent pieniężny. Często odbywa się to poprzez złożenie wniosku lub porozumienie zawarte między pracodawcą a pracownikiem.
Urlop na żądanie – zgłoszenie
Przepisy zawarte w Kodeksie pracy nie wyjaśniają, jak i kiedy wziąć urlop natychmiastowy oraz co powiedzieć przy zgłaszaniu nieobecności. Sam musisz wiedzieć, co zrobić, aby nikomu się nie narazić. Nie musisz składać żadnego pisemnego wniosku o urlop na żądanie. Jest to długotrwały i całkiem niepotrzebny proces. Jeśli masz dobre stosunki ze swoim pracodawcą, napisz do niego wiadomość e-mail lub SMS-a z informacją o konieczności skorzystania z urlopu na żądanie. Możesz również do niego zadzwonić. Jednak pamiętaj, aby zawsze robić to najpóźniej rano przed rozpoczęciem pracy. W innym przypadku zachowasz się niestosownie i mogą wyniknąć z tego niemiłe konsekwencje. Poza tym pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop – ma do tego prawo w niektórych przypadkach.
Mimo że urlop na żądanie powinniśmy zgłaszać jeszcze przed rozpoczęciem pracy, to warto zapoznać się z wewnętrznym regulaminem firmy. Zdarza się, że pojawiają się tam zapisy dotyczące określonej formy zgłaszania wolnego, a nawet dopuszczające poinformowanie pracodawcy np. do godziny po rozpoczęciu dnia pracy.
Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
Zgodnie z przepisami prawa pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na żądanie. Odmowa takiego urlopu występuje jedynie w nielicznych sytuacjach, w których podjęcie innej decyzji jest niemożliwe. Najczęściej występuje wtedy, kiedy nagła nieobecność pracownika kolidowałaby z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Według artykułu 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy pracownik powinien dbać o dobro firmy, chronić jej mienie i zachować w tajemnicy informacje niejawne, które mogłyby narazić pracodawcę na szkodę.
Dodatkowo potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2008 roku:
W ocenie Sądu Najwyższego, nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 167(2)k.p. pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 167(2)k.p. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.
Dlatego, gdy pracownik chce wziąć urlop na żądanie, przy czym jego nieobecność zagraża działaniu firmy, pracodawca może powołać się na wcześniej wspomniany przepis prawa praca i odmówić urlopu na żądanie. Pójście na urlop w razie braku zgody pracodawcy może skutkować nieusprawiedliwioną nieobecnością i zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Pracownik nie może więc rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody.
