W biznesie, rekrutacji i negocjacjach często pojawia się potrzeba potwierdzenia woli współpracy przed podpisaniem ostatecznej umowy. Właśnie wtedy wykorzystuje się list intencyjny. To dokument, który pozwala stronom wstępnie określić zasady przyszłych działań, bez konieczności natychmiastowego zawierania wiążącej umowy.
Spis treści
Co to jest list intencyjny?
List intencyjny to pisemne oświadczenie jednej lub obu stron, w którym deklarują zamiar podjęcia współpracy, zawarcia umowy albo kontynuowania negocjacji w określonym kierunku.
Najczęściej stosuje się go wtedy, gdy strony są zainteresowane współpracą, ale potrzebują jeszcze czasu na doprecyzowanie warunków.
List intencyjny może dotyczyć m.in.:
- współpracy biznesowej,
- zatrudnienia pracownika,
- wspólnego projektu,
- inwestycji,
- przejęcia firmy,
- partnerstwa handlowego,
- negocjacji B2B.
Najprościej mówiąc, list intencyjny nie jest jeszcze umową, ale potwierdza, że strony chcą iść dalej.
Kiedy warto podpisać list intencyjny?
List intencyjny sprawdza się szczególnie wtedy, gdy rozmowy są zaawansowane, ale do podpisania finalnej umowy potrzebne są dalsze ustalenia. Warto go rozważyć, gdy:
- negocjacje są wieloetapowe,
- potrzebne jest due diligence,
- strony chcą potwierdzić kierunek rozmów,
- trzeba uzyskać zgodę zarządu lub inwestora,
- planowany projekt wymaga harmonogramu,
- strony chcą ustalić zasady poufności lub wyłączności.
Przykład:
Firma prowadzi rozmowy z nowym partnerem handlowym. Warunki współpracy są uzgodnione wstępnie, ale szczegóły wymagają dopracowania. List intencyjny porządkuje ustalenia i daje obu stronom jasny punkt odniesienia.
Czy list intencyjny ma moc prawną?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Teoretycznie nie. W większości przypadków list intencyjny nie zobowiązuje do zawarcia umowy i nie działa tak jak umowa przedwstępna.
Oznacza to, że co do zasady:
- żadna ze stron nie musi podpisać finalnej umowy,
- strony mogą zakończyć negocjacje,
- sam dokument nie gwarantuje współpracy.
Ale uwaga – wyjątki są możliwe
Niektóre zapisy listu intencyjnego mogą być wiążące, jeśli strony wyraźnie je przewidziały.
Najczęściej dotyczy to takich kwestii jak:
- poufność,
- zakaz ujawniania informacji,
- wyłączność negocjacji,
- podział kosztów analiz i audytów,
- terminy przekazania dokumentów,
- obowiązek działania w dobrej wierze.
Dlatego przed podpisaniem warto dokładnie przeczytać treść dokumentu.
List intencyjny a umowa przedwstępna – najważniejsze różnice
Choć oba dokumenty pojawiają się przed rozpoczęciem współpracy, ich znaczenie jest zupełnie inne.
List intencyjny
Ma charakter deklaratywny. Oznacza to, że strony sygnalizują chęć współpracy lub dalszych negocjacji, ale zazwyczaj nie tworzą jeszcze obowiązku podpisania umowy. Dokument ten służy głównie uporządkowaniu ustaleń i potwierdzeniu wspólnego kierunku działań.
Umowa przedwstępna
Ma charakter zobowiązujący. Strony ustalają w niej, że w przyszłości zawrą konkretną umowę. Jeśli jedna ze stron uchyla się od jej podpisania, druga może dochodzić swoich praw na zasadach wynikających z przepisów.
Umowa właściwa
To finalny, wiążący dokument regulujący współpracę. Określa prawa, obowiązki, zasady rozliczeń, terminy, odpowiedzialność stron i wszystkie kluczowe warunki realizacji ustaleń.
Najprościej mówiąc:
- List intencyjny – potwierdza zamiar współpracy.
- Umowa przedwstępna – zobowiązuje do zawarcia umowy w przyszłości.
- Umowa właściwa – uruchamia realną współpracę i skutki prawne.
Jeśli chcesz tylko potwierdzić intencje – wybierz list intencyjny.
Jeśli chcesz zobowiązać drugą stronę do podpisania umowy – potrzebna jest umowa przedwstępna.
Co powinien zawierać list intencyjny?
Nie ma jednego ustawowego wzoru, ale dobry list intencyjny powinien zawierać podstawowe elementy. Najczęściej są to:
- data i miejsce sporządzenia,
- dane stron,
- określenie celu dokumentu,
- opis planowanej współpracy,
- wstępne warunki ustaleń,
- terminy dalszych działań,
- zasady poufności (opcjonalnie),
- zapis o niewiążącym charakterze,
- podpisy stron.
Im bardziej precyzyjny dokument, tym mniejsze ryzyko nieporozumień.
Jak napisać list intencyjny?
Najlepiej prostym, jednoznacznym językiem. Bez zbędnych ogólników.
Schemat:
1. Wskaż strony
Kto zawiera dokument?
2. Określ cel
Czego dotyczy planowana współpraca?
3. Opisz ustalenia
Najważniejsze warunki, zakres działań, harmonogram.
4. Dodaj status prawny
Czy dokument jest niewiążący?
5. Podpisz dokument
Po jednym egzemplarzu dla każdej strony.
List intencyjny – wzór (współpraca)
Zapoznaj się z poniższym wzorem listu intencyjnego, lub pobierz go w formacie PDF.
Pobierz: wzór listu intencyjnego PDF
…………………………………
(miejsce, data)
List intencyjny
zawarty pomiędzy:
………………………………………..[Nazwa firmy], z siedzibą w ……………………………………….. [Adres firmy], wpisaną do ……………………………………….. [nazwa rejestru, np. KRS] pod numerem ……………………………………….. [numer rejestrowy], reprezentowaną przez ………………………………………..[Imię i nazwisko przedstawiciela, stanowisko], zwanym dalej „Pracodawcą”,
a
………………………………………..[Imię i nazwisko kandydata], zamieszkałym w ………………………………………..[Adres kandydata], legitymującym się dowodem osobistym nr ………………………………………..[numer dowodu], zwanym dalej „Kandydatem”.
§ 1. Cel listu intencyjnego
Niniejszy list intencyjny ma na celu wyrażenie woli stron zawarcia w przyszłości umowy o pracę na warunkach określonych poniżej. Dokument ten nie stanowi jednak umowy przyrzeczonej, a jedynie deklarację intencji obu stron co do przyszłego zatrudnienia.
§ 2. Warunki zatrudnienia
- Strony wyrażają zamiar zawarcia umowy o pracę na stanowisku [nazwa stanowiska].
- Termin rozpoczęcia pracy planowany jest na dzień [data rozpoczęcia].
- Strony wstępnie ustaliły następujące warunki zatrudnienia:
- Wynagrodzenie w wysokości [kwota brutto] PLN miesięcznie,
- System pracy: [np. pełny etat, praca hybrydowa, zdalna],
- Wskazaniem składników wynagrodzenia są: [np. pensja podstawowa, premie, dodatki],
- Okres próbny: [np. 3 miesiące].
§ 3. Charakter prawny
- Podpisanie listu intencyjnego nie tworzy żadnego stosunku zobowiązaniowego ani nie jest równoznaczne z podpisaniem umowy o pracę.
- Dokument ten nie wywołuje skutków prawnych, a jego celem jest jedynie potwierdzenie zamiaru stron do podjęcia dalszych rozmów.
- Pracodawca zastrzega sobie prawo do zmiany lub doprecyzowania warunków umowy na etapie podpisaniu umowy przedwstępnej lub finalnej umowy o pracę.
§ 4. Postanowienia końcowe
- Treść listu intencyjnego zależy od wcześniejszych ustaleń stron i może ulec zmianie w toku negocjacji.
- Wszelkie zmiany niniejszego dokumentu wymagają formy pisemnej w odrębnym piśmie.
- List intencyjny sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
…………………………………………..
[Podpis]
…………………………………………..
[Podpis]
List intencyjny a promesa – na czym polega różnica?
Wiele osób myli list intencyjny z promesą, jednak są to dwa różne dokumenty. Promesa to zobowiązanie do wykonania określonej czynności w przyszłości, np. zawarcia umowy czy przyjęcia do pracy. List intencyjny o współpracy, w przeciwieństwie do promesy, nie stanowi gwarancji realizacji przyszłego porozumienia.
Ma on raczej charakter deklaratywny i jest traktowany jako punkt wyjścia do dalszych rozmów. Różnica jest szczególnie istotna w kontekście zatrudnienia – list intencyjny zatrudnienia wyraża jedynie zamiar zatrudnienia pracownika, podczas gdy promesa pracy może wiązać się z konkretnym zobowiązaniem.
Teraz, gdy wiesz, jak sporządzić list intencyjny i kiedy warto go stosować, możesz pobrać wzór listu intencyjnego i dostosować go do własnych potrzeb.
