PIT-11: co to za druk? Rozliczenie, objaśnienie, jak wypełnić

PIT-11 to formularz, który pracodawca przekazuje swoim pracownikom w związku z rocznym rozliczeniem podatku dochodowego. Dokument służy do sporządzenia takich dokumentów jak PIT-36, czy PIT-37. Płatnika i podatnika obowiązują ścisłe terminy związane z przekazaniem dokumentów. Czy PIT-11 trzeba rozliczyć? Jak czytać PIT-11?

Każdego roku dokonujemy rozliczenia rocznego z urzędem skarbowym. Osoby pracujące i osiągające przychody zobligowane są do uiszczenia podatku dochodowego w odpowiedniej stawce. W przypadku pracowników, czy zleceniobiorców, zaliczki na podatek dochodowy uiszcza płatnik, czyli pracodawca lub zleceniodawca. To nie oznacza jednak, że pracownik może w pełni zignorować kwestie podatkowe. Ciąży na nim obowiązek rozliczenia z urzędem, na podstawie którego może zostać zobligowany do dopłaty podatku, lub też otrzymać zwrot nadpłaty podatku. Informację potrzebną do dokonania rozliczenia stanowi właśnie druk PIT-11. Wypełniony dokument przekazywany jest pracownikowi w konkretnym terminie. Kto składa PIT-11 w urzędzie skarbowym? Jak rozliczyć dokument?

Co to jest PIT-11? Objaśnienie

PIT-11 to podstawowa informacja o przychodach podatnika, dochodach, kosztach i zaliczkach pobranych na podatek dochodowy od osób fizycznych. Płatnik składek wskazuje na wysokość pobranych zaliczek na podatek i wysokość wynagrodzenia, jakie zostało wypłacone pracownikowi w danym roku. Jest to dokument podstawowy, niezbędny do dalszych kroków związanych ze sporządzeniem zeznań rocznych, takich jak PIT-37, czy PIT-36. 

Często podatnicy, którzy otrzymają PIT-11, nie wiedzą, co dalej zrobić z dokumentem. Druk stanowi pierwszy krok do pełnego rozliczenia. To na jego podstawie ustalamy, jaka jest wysokość ewentualnego zwrotu podatku. Najczęściej w dokumencie PIT-11 wykazywane są dochody opodatkowane według skali podatkowej o stawce 12% lub 32%. Dane ujęte w dokumencie wykorzystywane są do sporządzenia zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-37, a PIT-11 jest informacją o pobranych zaliczkach, a nie należnych.

PIT-11 – dla kogo? 

PIT-11 muszą złożyć pracodawcy, zleceniodawcy i inni płatnicy podatku dochodowego, czyli osoby zajmujące się uiszczaniem zaliczek na rzecz podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia pracowników. Zadaniem płatnika jest przekazanie formularza pracownikowi i do urzędu skarbowego. Złożenie PIT-11 to obowiązek zarówno osoby fizycznej, jak i spółek. 

W PIT-11 ujęte są przychody, koszty, dochody oraz zaliczki z takich źródeł przychodów jak:

• praca; 
• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej; 
• należności za pracę przypadającą tymczasowo aresztowanym; 
• świadczenia Wypłacone z Funduszu Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych; 
• działalność wykonywana osobiście lub społecznie; 
• prawa autorskie; 
• umowa o dzieło: 
• umowa zlecenie; 
• należności wynikające z umowy aktywizacyjnej. 

PIT-11 przygotowuje się także na rzecz osób, które korzystają z ulgi dla młodych, czy ulgi 4+, powracających imigrantów podatkowych i pracujących seniorów. 

Więc podsumowując, obowiązek sporządzenia PIT-11 dotyczy głównie zakładów pracy, ale i organów rentowych, osób zatrudniających, osób fizycznych prowadzących działalność i jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej, dokonujących świadczeń z tytułu praw majątkowych. 

Warto w tym momencie wyjaśnić pojęcie płatnika. Jest to podmiot zobowiązany do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Płatnikiem dla pracownika etatowego jest pracodawca. Płatnikiem nie jest natomiast podatnik, który sam we własnym imieniu odprowadza składki. Nie wypełnia on PIT-11.

PIT-11 do 26 roku życia – PIT-11 zerowy

PIT-11 ma charakter informacyjny, dlatego płatnik (pracodawca) może sporządzić dokument także dla pracowników poniżej 26 roku życia, którzy wciąż korzystają z ulgi dla młodych. 

Gdy podatnik nie osiągnął dochodu objętego opodatkowaniem, wówczas płatnik wystawia tzw. pit zerowy. Jednak nie musi tego robić, skoro nie pobierał zaliczek na podatek dochodowy. Takie rozwiązanie często jest stosowane przez pracodawców. Może się okazać pomocne w przypadku kontroli. Jednak zerowego PIT-a nie sporządza się w przypadku umów cywilnoprawnych w razie wynagrodzenia o wartości nieprzekraczającej 200 zł. 

Kiedy PIT-11 dla zwolnionego pracownika?

Pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę w trakcie roku, może wystąpić o wydanie PIT-11. Bez wniosku i tak otrzyma dokument, lecz dopiero na początku kolejnego roku – w zwykłym terminie. Jeśli pracownik złoży wniosek, płatnik powinien przekazać informację w ciągu 14 dni od momentu wnioskowania. 

Natomiast w razie zakończenia prowadzenia działalności przez płatnika, gdy dochodzi do zwolnień w związku z likwidacją działalności, PIT-11 należy wystawić w terminie do dnia likwidacji działalności.

PIT-11 dla obywatela Ukrainy

Obywatelowi Ukrainy także można wystawić druk PIT-11. Wówczas ma on możliwość rozliczenia się z polskim urzędem skarbowym. Druk można wystawić tym obywatelom Ukrainy, którzy są polskimi rezydentami podatkowymi oraz niezależnie do rezydencji osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. 

Obywatel Ukrainy jest polskim rezydentem podatkowym, jeśli:

• posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych;
• przebywa na terenie Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. 

W przypadku zatrudnienia Ukraińca nierezydenta na umowie zlecenie, pracodawca wystawia druk IFT-1/IFT-1R.

PIT-11 za zmarłego pracownika

Śmierć pracownika to sytuacja, która wiąże się z wieloma obowiązkami pracodawcy. Musi on wystawić świadectwo pracy, wyrejestrować go z ubezpieczeń, a także wystawić druki PIT-11. W przypadku śmierci pracownika pracodawca przekazuje PIT-11 do urzędu skarbowego oraz osobom uprawnionym. Powinni oni przedstawić dowód pokrewieństwa z pracownikiem.

PIT-11 przekazuje się osobom, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. W dokumencie obejmuje się należności wypłacone w trakcie trwania stosunku pracy. Nie uwzględnia się natomiast zwolnionej z opodatkowania odprawy pośmiertnej.

Skąd wziąć PIT-11? Jak pobrać z urzędu skarbowego?

Wystawienie PIT-11 to obowiązek płatnika. Musi to zrobić z własnej inicjatywy. Pracownik nie musi więc składać żadnego wniosku, aby otrzymać dokument. PIT-11 można także pobrać ze strony rządowej Twój e-PIT w zakładce „Dokumenty źródłowe”.

Aby otrzymać dostęp do druku, należy zalogować się, podając numer PESEL i dane z zeznań podatkowych. Chcąc uzyskać szersze informacje, należy zalogować się do e-Urzędu Skarbowego, korzystając z aplikacji mObywatel, czy z serwisu Login.gov.pl przy pomocy profilu zaufanego lub e-dowodu.  

Jak uzyskać duplikat PIT-11 z ZUS? 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wysyła deklaracje podatnikom, którzy pobierali świadczenia z ubezpieczeń społecznych. Wysyła deklaracje PIT-40A, PIT-11A i PIT-11. PIT-11 trafia do osób, które pobierały świadczenie należne po osobie zmarłej lub alimenty potrącone ze świadczenia wypłacanego przez ZUS dla osób alimentowanych na podstawie wyroku sądu lub ugody.

Deklaracje PIT są udostępniane w Portalu Usług Elektronicznych (PUE) w zakładce „świadczeniobiorca – formularze PIT”. W uzasadnionych okolicznościach ZUS może wydać świadczeniobiorcy duplikat deklaracji PIT, zanim dotrze pocztą. Duplikaty wydają wszystkie placówki.

Jak czytać PIT-11 i sprawdzić, ile zwrotu podatku dostanę? 

Wzór PIT-11 (INFORMACJA O PRZYCHODACH Z INNYCH ŹRÓDEŁ ORAZ O DOCHODACH I POBRANYCH ZALICZKACH NA PODATEK DOCHODOWY) znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Jest to 4-stronicowy dokument, z czego na 4 stronie znajduje się szczegółowe objaśnienie. Dokument składa się w sumie z ponad 120 rubryk. Każda z nich jest dokładnie podpisana. 

Wiele osób poszukuje w otrzymanym od pracodawcy dokumencie informacji na temat wysokości zwrotu podatku. Tymczasem w dokumencie nie wyszczególniono rubryki informującej o zwrocie. Dopiero na formularzu PIT-36 lub PIT-37 sporządzonym na bazie PIT-11 widnieje należyta kwota podatku z odprowadzonymi zaliczkami.

Jednak zdarzają się sytuacje, w których już na podstawie PIT-11 jesteśmy w stanie oszacować zwrot. Tak się dzieje w przypadku, gdy pracodawca nie rozlicza w roku kwoty zmniejszającej podatek. Maksymalna wysokość zwrotu z tego tytułu wynosi wówczas 3600 zł. Jednak kwotę można podwyższyć, wykorzystując ulgi.

Czy urząd skarbowy sam rozliczy PIT-11?

Płatnik składek przygotowuje dwa jednobrzmiące egzemplarze formularza PIT-11. Jeden trafia do urzędu skarbowego, a drugi do podatnika. Urząd skarbowy zajmuje się na tej podstawie przygotowaniem i udostępnieniem wypełnionego formularza PIT. Do zadań pracownika należy jedynie zaakceptowanie przygotowanego formularza przez Internet. 

Jednak warto PIT-11 rozliczyć samodzielnie, gdyż wówczas możliwe jest zastosowanie przysługujących pracownikowi ulg podatkowych. Nie wszystkie ulgi naliczane są automatycznie w zeznaniu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.

Czy PIT-11 trzeba rozliczać?

PIT-11 to informacja, która służy do rozliczenia podatku dochodowego. Bez tej informacji pracownik musiałby samodzielnie obliczyć przychody, koszty, dochody, zaliczki. Faktycznie więc pracownik nie rozlicza PIT-11, a weryfikuje informacje w nim zawarte i wykorzystuje do rozliczenia.

Jako pracownik możesz przy rozliczeniu skorzystać z rozliczenia przez Internet, przy pomocy usługi Twój e-PIT, czy innych podobnych. Takie rozliczenie jest szybkie, proste i nie wymaga wychodzenia z domu. Jednak warto pamiętać, że nie jest to automatyczna usługa rozliczania, nie uwzględnia części ulg, kosztów, czy źródeł przychodu (należy je wprowadzić samodzielnie).

Jak rozliczyć PIT-11?

Informacje wyszczególnione na formularzu PIT-11 należy przenieść do deklaracji PIT-37 lub PIT-36. Kwoty rozdziela się między osobne okienka. Po wpisaniu kwot kosztów uzyskania przychodów i pobranych zaliczek, kwoty sumuje się w celu ustalenia łącznej wartości dochodu. To właśnie od dochodu odlicza się podatek dochodowy. W PIT-11 znajdują się jedynie podstawowe informacje, niezbędne do rozliczenia. 

Korzystanie z ulg wymaga natomiast dodatkowych danych i dokumentów potwierdzających prawo do konkretnych odliczeń podatkowych. W deklaracji PIT ujmujemy także inne informacje, które nie znalazły się w PIT-11: wynagrodzenie uzyskane za granicą, czy kwoty wypracowane z umów najmu. W przypadku małżeństw każdy z małżonków wpisuje do deklaracji podatkowej osobno swoje przychody i koszty podatkowe ze swoich PIT-ów 11.

Rozliczenie PIT-11: przeniesienie danych na PIT-37

Najczęściej podatnicy składają deklaracje PIT-36 i PIT-37. To właśnie do tych formularzy przenosimy dane wskazane w PIT-11. Formularz ten jest pomocny już na samym początku etapu rozliczania. Minimalizujemy ryzyko pomyłki, przenosząc choćby swoje dane personalne. Przepisujemy także np. dane wskazanego urzędu skarbowego (chyba że urząd zmieniono w trakcie roku).

Jak rozliczyć dwa PIT-y 11?

Wszystkie otrzymane formularze PIT-11 należy zachować. W deklaracji rocznej sumuje się wszystkie kwoty, uzyskane z różnych źródeł. W przypadku otrzymania kilku PIT-ów 11 i tak wypełniamy tylko jedną deklarację roczną na ich podstawie. Kwoty wskazane w tych samych polach w kilku PIT-ach po prostu sumujemy i przenosimy do danego pola w PIT rocznym – kwotę już zsumowaną.

Jak wypełnić PIT-11?

W roku 2024 pora rozliczyć PIT za 2023 r. Służy do tego wersja 29 PIT-11. Sprawdź, jakie dane twój płatnik składek wypełnia w deklaracji PIT-11. Poniżej znajduje się ogólny opis pól.

• Pole nr 1 – służy do wpisania identyfikatora podatkowego. Jest to numer NIP aktualny na dzień składania informacji. NIP wystawiającego PIT-11. 
• Pole nr 4 – w tym miejscu wpisuje się rok, za który deklaracja jest składana.
• Pole nr 5 – to miejsce na numer informacji, czyli deklaracji niestanowiącej korekty, wystawionej za ten sam rok. 
• Pole nr 6 – w tym miejscu należy wskazać organ skarbowy, do którego informacja PIT-11 ma zostać wysłana. 
• Pole nr 7 – oznaczenie celu złożenia informacji. Może to być korekta lub złożenie informacji (po raz pierwszy).
• Pole nr 8 – służy do wskazania statusu prawnego płatnika. Określamy, czy jest on osobą fizyczną, czy nie. 
• Pola nr 11-27 – w tych polach wskazywane są dane identyfikacyjne i adres zamieszkania podatnika, czyli osoby, której informacja PIT-11 dotyczy. 
• Pole nr 28 – jest to oświadczenie płatnika wskazujące na koszty uzyskania przychodów
• Pole nr 29 – płatnik wypełnia, jeśli rozlicza przychody ze stosunku służbowego, pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy. Pole wypełnia się z polem 34.
• Pole nr 30 i 35 – wypełnia się łącznie w celu wykazania kosztów uzyskania przychodów z tytułu wynagrodzeń ze stosunku służbowego, pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy. 
• Pole nr 31 – wskazuje się w nim wartość dochodu, stanowiąca różnicę między polami (29 + 34) – (30+35).
• Pole nr 32 – wskazuje się w nim kwoty dochodu zwolnione z opodatkowania.
• Pole nr 33 – wskazuje się w nim wartość pobranych zaliczek na rzecz podatku dochodowego od osób fizycznych w ciągu roku.
• Pole nr 36 – to miejsce na wskazanie kwoty wynagrodzenia z umowy o pracę, stosunku służbowego lub pracy nakładczej wypłacanego osobom do ukończenia 26 r.ż.
• Pole nr 37 i 42 służy do wskazania kosztów uzyskania przychodów z tytułu przychodów w pozycji 36 i 41. 
• Pole nr 43 – to miejsce na wynagrodzenia z umowy o pracę, stosunku służbowego lub pracy nakładczej wypłacane osobom po ukończeniu 60. roku życia w przypadku kobiety i 65. roku życia w przypadku mężczyzny.
• Pole nr 44 – wskazuje się w nim koszty uzyskania przychodów oraz sumy zaliczek na podatek pobranych przez płatnika. W kolejnych polach uzupełniony zostaje dochód z należności z tytułów wymienionych w wierszu 1 oraz koszty związane z m.in. z prawami autorskimi.
• Pole nr 50 – wskazuje na otrzymanie emerytury lub renty od płatnika z zagranicy. W kolejnym polu przepisuje się kwotę. 
• Pole nr 52 – kwota emerytur i rent zwolnionych z opodatkowania w związku z brzmieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.
• Pole nr 53 – wskazuje zaliczkę na podatek z tytułu zagranicznych emerytur i rent. 
• Pola nr 54 – 57 dotyczą przychodów uzyskiwanych z tytułu działalności. 
• Pola nr 58 – 69 obejmują przychody z umowy zlecenia dla kwoty należności powyżej 200 zł brutto. 
• Pola nr 70-74 – dotyczą przychodów i kosztów uzyskania przychodów z praw autorskich i pochodnych. 
• Pola nr 75-80 – wykazuje się w nich wynagrodzenia z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich. 
• W polach nr 81-89 wykazuje się wynagrodzenia z tytułu zasiłków macierzyńskich.
• W polach 90-94 wykazuje się przychody z innych źródeł, np. wypłacone po śmierci członka rodziny. 
• Pole nr 95 – składki pobierane od wynagrodzeń opodatkowanych z pewnymi wyjątkami. 
• W polach nr 95 i 97 wyróżniamy składki osób do ukończenia 26 r.ż. oraz pracujących seniorów.
• Pola 98 -105 to miejsca na kwoty przychodów, wypłacanych przez podmiot niebędący płatnikiem zaliczek.
• Pole nr 106 – wpisuje się w nim kwotę stypendium. 
• Pole nr 107 – kwoty nieujęte w deklaracji PIT, np. otrzymywane z zagranicy renty inwalidzkie z tytułu inwalidztwa wojennego.
• Pole nr 108 – kwoty, których nie należy ująć deklaracji rocznej, np. pochodzące od rządów państw obcych. 
• Pole nr 109 – to miejsce na wynagrodzenie dla osób spełniających konkretne warunki, m.in. wieku, pochodzenia wynagrodzenia. Jest to suma kwot z dalszych pozycji.
• Pole nr 114 – to miejsce na wynagrodzenie dla osób spełniających konkretne warunki, m.in. wykorzystania ulg, pochodzenia wynagrodzenia.  
• Pole nr 121 – to miejsce na określenie złożenia informacji o  wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich.
• Pole nr 122 – wskazuje na składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane przez płatnika do wysokości 9% podstawy jej wymiaru. 
• Pole nr 123 –  wysokość składek członkowskich na rzecz związków zawodowych.
• Pola nr 124 i 125 służą do wskazania danych płatnika. 

Jak wysłać PIT-11 do US?

PIT-11 płatnik wysyła do urzędu w formie elektronicznej. Egzemplarz skierowany do pracownika może zostać przekazany w formie papierowej lub elektronicznej. Płatnik może wybrać preferowaną formę. Pod dokumentem przekazanym w formie elektronicznej w zależności od rodzaju płatnika powinien znaleźć się e-podpis lub zestaw danych autoryzujących. Pracownikowi PIT-11 można wysłać na adres e-mail, czy w profilu elektronicznym.

Terminy PIT-11 – do kiedy za 2023?

Egzemplarz druku PIT-11 płatnik musi dostarczyć w formie elektronicznej do urzędu skarbowego właściwego dla pracownika do końca styczna roku następującego po roku, którego dotyczy. Natomiast podatnikowi egzemplarz musi dostarczyć do końca lutego. W roku 2024 za rok 2023 będą to następujące terminy:

• do 31.01.2024 r. (środa) – e-deklaracja do urzędu skarbowego;
• do 29.02.2024 r. (czwartek) – e-deklaracje lub wydrukowana dla podatnika.

Brak PIT-11 od pracodawcy

Jeśli nie otrzymasz PIT-11 od pracodawcy ani nie jesteś w stanie się z nim skontaktować, musisz samodzielnie ustalić wysokość wynagrodzeń, zsumować je z całego okresu oraz ustalić przysługujące ci koszty uzyskania przychodów, oraz zaliczki, które pracodawca powinien zapłacić do US i ZUS. Wraz z deklaracją złóż w urzędzie także pismo wyjaśniające, wskazujące na brak realizacji obowiązku przez płatnika.

Czy jest potrzebne potwierdzenie odbioru PIT-11 przez pracownika?

Pracodawca nie musi wymagać potwierdzenia odbioru PIT-11 przez pracownika. Nie mówi o takim obowiązku art. 39 ust. 1 ustawy PIT. Brak takiej konieczności potwierdza także orzecznictwo. Musi jedynie przesłać dokument pracownikowi. Aczkolwiek pomocne może okazać się jakiekolwiek potwierdzenie, choćby w postaci zwrotnej informacji za pośrednictwem poczty e-mail. 

Błędny PIT-11 od pracodawcy

Jeśli na otrzymanym dokumencie zauważysz błąd, poinformuj o tym zakład pracy. Wówczas konieczne będzie dokonanie korekty PIT-11. Błędy w PIT-11 obciążają płatnika składek, czyli pracodawcę. Podatnik samodzielnie nie może skorygować informacji PIT-11. Korekta PIT-11 jest konieczna np. w razie pomyłek w kwotach przychodu, czy pobranych zaliczek. Sporządzenie korekty trzeba odpowiednio uzasadnić.