Dofinansowanie do okularów w pracy – kiedy refundacja przysługuje?

Refundacja okularów przez pracodawcę ma choć częściowo pokryć koszty narzędzia niezbędnego do pracy. Bez okularów pracownicy, w szczególności biurowi nie są w stanie wykonywać swojego zawodu. Wielogodzinne przesiadywanie przed ekranem komputera niszczy wzrok i wysusza powierzchnię oka. Kiedy refundacja okularów przysługuje pracownikowi? Ile wynosi dofinansowanie?

Okulary finansowane przez pracodawcę stanowią pewien standard w większości firm oferujących pracę biurową. Wielogodzinne wykonywanie obowiązków przed monitorem ekranowym jest bardzo szkodliwe dla naszego wzroku. Tabelki w Excelu, pisanie tekstów, raportów płacowych i przeglądanie dokumentów sprawiają, że przez wiele godzin wpatrujemy się w jedno miejsce, kompletnie zapominając o mruganiu. Nawet osoba o sokolim wzroku po kilku latach pracy z komputerem może znacznie i nieodwracalnie pogorszyć jakość widzenia. Dlatego tak ważne jest zadbanie o okulary do komputera. Warto wiedzieć, że bardzo często przysługuje nam dofinansowanie do okularów korekcyjnych przez zakład pracy.

Refundacja okularów przez pracodawcę

Niektórzy uważają, że każda praca męczy. Inni nie wyobrażają sobie życia bez swojej pracy, ponieważ jest ona jednocześnie ich pasją. Niezależnie od tego, w jakim zawodzie pracujemy, czy czujemy zmęczenie psychiczne na myśl o pracy, czy nie, musimy pamiętać o swoim zdrowiu. Wbrew pozorom, nie tylko praca fizyczna ma negatywny wpływ na nasze zdrowie. Jednak praca biurowa i fizyczna wywierają inny wpływ na organizm. Podczas gdy w pracy fizycznej mierzymy się z ciężarami, długim staniem, przybieraniem dyskomfortowych pozycji, tak w pracy biurowej nadwyrężamy głównie wzrok i kręgosłup. W pracy fizycznej męczy nadmiar ruchu, w biurowej natomiast jego brak. 

Dyskomfort przy biurku może zredukować dobrze dobrany fotel i ergonomiczne stanowisko pracy. Natomiast jedynym ratunkiem dla oczu jest ich regularne nawilżanie i okulary z filtrem. To na pracodawcy ciąży odpowiedzialność zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz objęcia profilaktyczną opieką zdrowotną pracownika. W końcu problemy ze zdrowiem są konsekwencją wykonywanych w pracy obowiązków. Tym samym, jeśli podczas badań medycyny pracy okaże się, że pracownik powinien stosować w pracy okulary, pracodawca musi pomóc mu, choć częściowo w pokryciu kosztów ich zakupu.

Dofinansowanie do okularów dla pracownika – kiedy przysługuje?

Aby pracownik otrzymał dofinansowanie na okulary do pracy przy komputerze, musi spełnić kilka podstawowych warunków. Pierwszym z nich jest zaświadczenie lekarskie, które można otrzymać podczas badań medycyny pracy (okresowych, wstępnych lub kontrolnych). Drugim warunkiem, jest wykonywanie pracy przy komputerze przez określoną ilość godzin w ciągu dnia (ponad cztery godziny z ustawowych ośmiu). Dlatego też na skierowaniu na badania lekarskie medycyny pracy należy zaznaczyć, że pracownik pracuje przy komputerze przez minimum 4 godziny dziennie (w ciągu jednego dnia pracy). Jest to niezbędne do oceny lekarza, czy pracownik potrzebuje okularów. 

Dofinansowanie do okularów dla pracownika należy się więc głównie w przypadku osób pracujących w branży IT, marketingu, czy w administracji. Co więcej, refundacja przysługuje także w przypadku innych ekranów. Wskazanie stanowi praca z laptopem, czy notebookiem. Lekarz, stwierdzając potrzebę pracy przy komputerze w okularach, wręcza pracownikowi zaświadczenie, które następnie należy dostarczyć pracodawcy. Firmy często oczekują także faktury za zakup okularów.

Dofinansowanie do okularów: podstawa prawna

Wyróżniamy dwa akty prawne, które narzucają na pracodawcę obowiązek dofinansowania do zakupu okularów. Pierwszym dokumentem jest oczywiście Kodeks pracy, a konkretnie art. 237.

237(6) Kodeksu pracy

„Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”

Refundacja okularów przez pracodawcę – rozporządzenie

Kolejnym aktem jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przepis dotyczący okularów korekcyjnych ujęto w § 8. ust. 2.

„Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego”.

Od 17 listopada 2023. nastąpiła zmiana, która uprawnia pracownika do uzyskania refundacji nie tylko na okulary, lecz również na soczewki kontaktowe. Ponadto z Rozporządzenia dowiadujemy się także, jakiego rodzaju monitor ekranowy traktowany jest jako obligujący do zapewnienia okularów korekcyjnych.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) monitorze ekranowym – należy przez to rozumieć urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu,

Okulary do pracy a koszty uzyskania przychodu

Wiele osób zastanawia się, czy zakup okularów do pracy przy komputerze można uznać za koszty uzyskania przychodu w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Według artykułu 22. ustęp 1. ustawy o PIT:

(…) kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Zapłata za okulary korekcyjne to według organów podatkowych wydatek o charakterze osobistym. Wykrycie wady wzroku i konieczność zakupu okularów do komputera jest działaniem potrzebnym do wykonywania pracy, ale też niezbędnym do funkcjonowania w życiu prywatnym. Zakup okularów korekcyjnych w oczach podmiotów finansowych nie wpływa bezpośrednio na osiąganie przychodów lub zabezpieczenie ich źródeł. Dlatego można uznać, że zakupu okularów do komputera nie można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Pracodawca może natomiast wpisać wydatek na okulary dla pracownika do kosztów uzyskania przychodu ze względu na zabezpieczenie źródła przychodu.

Ile wynosi dofinansowanie do okularów?

Posiadanie orzeczenia lekarskiego i spełnienie wymogów dotyczących godzin pracy przed komputerem oznacza, że pracownik składający wniosek o dofinansowanie musi je otrzymać. Nie oznacza to jednak, że cała kwota, jaką wyda na okulary do pracy przy komputerze, wróci na jego konto w banku.

Pracodawca powinien ponosić podstawowe koszty związane z zakupem. To znaczy, że nie należy się spodziewać pełnego zwrotu za drogie i markowe okulary ze specjalnie wykonanymi szkłami. Prawo pracy nie określa jednoznacznie maksymalnej wysokości dofinansowania, dlatego najprawdopodobniej znajdziemy ją w regulaminie pracy. W zależności od firmy pracownik może otrzymać np. 100, 150, 200 zł, czy nawet 450 zł zwrotu.

Regulamin pracy powinien określać zasady przyznawania refundacji okularów. W niektórych zakładach pracodawcy refundują tylko szkła, a w innych całe okulary. Zbyt niska refundacja może stanowić podstawę do roszczeń na gruncie prawnym, jeśli pracownik przez brak okularów dozna uszczerbku na zdrowiu. Pracodawca powinien także odgórnie wyznaczyć termin, w jakim następuje zwrot środków po dokonaniu zakupu u optyka.

Dofinansowanie do okularów – co ile lat można otrzymać?

Częstotliwość wymiany okularów przeznaczonych do pracy przy komputerze powinna być wymieniona w wewnętrznym regulaminie pracy firmy. Zwykle w zakładach pracy zatrudnieni mają możliwość ubiegania się o dofinansowanie do okularów do pracy co 4 lata. Jednak czasami zdarza się, że obciążony pracą przy komputerze wzrok pogarsza się dużo szybciej niż zazwyczaj.

W takim wypadku należy poinformować swojego pracodawcę o zaistniałej sytuacji. Kiedy przytrafi się coś takiego, pracownik powinien dostać skierowanie na badania lekarskie profilaktycznie u lekarza medycyny pracy. Jeżeli lekarz przepisze pracownikowi zaświadczenie wskazujące na konieczność stosowania okularów korekcyjnych, może ubiegać się o ponowne i przedterminowe dofinansowanie do okularów w pracy.

Termin zwrotu środków za zakup okularów

Pracodawca sam ustala zarówno zakres refundacji, jak i termin, w jakim koszty zakupu lub ich część mają zostać zwrócone. Żadne przepisy nie regulują ram czasowych dokonania zwrotu. Najlepiej regulacji w tym zakresie szukać w regulaminie zakładowym. W regulaminie pracy powinny znaleźć się także informacje na temat terminu dostarczenia przez pracownika dowodu nabycia okularów.

Jak otrzymać dofinansowanie zakupu okularów?

Ubiegając się o refundację, w pierwszej kolejności należy ocenić, czy rzeczywiście ona przysługuje. To już zależy od konieczności stosowania okularów korekcyjnych. Ocena należy do lekarza. Już w trakcie przyjmowania się do pracy, podczas wykonywania badań medycyny pracy lekarz bada wzrok i sprawdza, czy pracownik potrzebuje okularów do pracy. Taka ocena może nastąpić także w przypadku badań okresowych czy po chorobie trwającej 30 dni. Dlatego, jeśli podczas przyjmowania się do pracy, pracownik ma zdrowy wzrok, to nie zamyka mu w przyszłości drogi do ubiegania się o refundację okularów. Pracodawca zwykle wymaga dostarczenia faktury za zakup okularów. Najlepiej skontaktować się w tej sprawie bezpośrednio z pracodawcą lub działem HR w firmie, gdyż procedura ubiegania się o refundację w każdym zakładzie pracy może przebiegać inaczej. 

Dofinansowanie okularów a umowa zlecenie

Pracownicy często wykonują swoje obowiązki w ramach umowy zlecenie i choć pełnią dokładnie te same zadania, co osoby zatrudnione na umowie o pracę, to nie przysługuje im refundacja. Wynika to z faktu, że umowa zlecenie, ani umowa o dzieło, czy B2B nie podlegają przepisom Kodeksu pracy, a to właśnie ten dokument narzuca na pracodawcę obowiązek refundacji.

Może się jednak zdarzyć, że umowa zlecenie będzie spełniać wszystkie warunki zaistnienia stosunku pracy. Wówczas niezależnie od tego, jaką nazwę nosi, może zostać potraktowana jako umowa o pracę. W takim przypadku zleceniobiorcy przysługują wszelkie uprawnienia pracownicze, w tym korzystanie ze środków ochrony indywidualnej. 

Stosunek pracy cechuje zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie. Pracodawca natomiast wypłaca mu za to wynagrodzenie. 

Zapewnienie okularów wykonawcom umów cywilnoprawnych jest jedynie dobrą praktyką, wynikającą z woli “pracodawcy”. Wykonawca nie może wymagać od niego refundacji. 

Co, gdy pracodawca nie chce refundować kosztów zakupu okularów? 

Jak już wyżej wspomniano, zapewnienie okularów na stanowiskach pracy przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych i stacjonarnych jest obowiązkiem pracodawcy. W związku z tym, jeśli pracodawca będzie się uchylał od tego obowiązku, zostanie pociągnięty do odpowiedzialności. Jest to jedno z wykroczeń związanych z BHP, za które grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. 

Art.  283.  [Katalog wykroczeń związanych z BHP]

§  1.  Kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Dofinansowanie do okularów w pracy a podatek

Refundacja okularów korekcyjnych nie jest opodatkowana ze względu na fakt, że jest to element realizacji przepisów BHP. Przepisu potwierdzającego zwolnienie z podatku należy szukać w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych.

Wolne od podatku dochodowego są

11) świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw;

Jednak warunek w tym przypadku stanowi konieczność wskazania na potrzebę stosowania okularów korekcyjnych przez lekarza medycyny pracy. Do zwolnienia z podatku nie uprawnia samodzielny zakup okularów przez pracownika i późniejsze żądanie refundacji niezależnie od decyzji lekarza medycyny pracy.

Dofinansowanie do okularów z NFZ oraz brak ustawowych limitów i częstotliwości

W Polsce, oprócz refundacji okularów przez pracodawcę, istnieje możliwość uzyskania dofinansowania do okularów korekcyjnych także z Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ), jednak procedura i podstawy prawne są inne niż w przypadku pracowniczym. Kwoty dofinansowania z NFZ mogą sięgać nawet 700 zł na okulary i 1000 zł na soczewki kontaktowe, ale zależą od indywidualnych wskazań lekarskich oraz obowiązujących limitów refundacji. Warto podkreślić, że w polskim prawie nie ma określonej minimalnej kwoty dofinansowania do okularów przez pracodawcę – wysokość refundacji ustalana jest wewnętrznie przez firmę, najczęściej w regulaminie pracy. Również częstotliwość przyznawania refundacji nie jest regulowana ustawowo i zależy od decyzji pracodawcy oraz zapisów w regulaminie. Pracownik, który chce skorzystać z obu form wsparcia, powinien zapoznać się z odrębnymi procedurami i wymaganiami dla refundacji pracowniczej oraz NFZ.

Kiedy przysługuje dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych? Szybkie odpowiedzi

Dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych przysługuje pracownikom na umowie o pracę, którzy spędzają co najmniej 4 godziny dziennie przed monitorem ekranowym i mają zaświadczenie lekarskie z badań medycyny pracy.

Jaka jest podstawa prawna refundacji?

Obowiązek wynika z art. 237⁶ Kodeksu pracy oraz § 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie BHP przy monitorach ekranowych.

Ile wynosi zwrot kosztów zakupu okularów?

Wysokość zwrotu kosztów zakupu okularów nie jest ustawowo określona i zależy od regulaminu pracy firmy, np. 200-450 zł na okulary lub szkła.

W przypadku pracy na umowie zlecenie czy przysługuje?

W przypadku pracy na umowie zlecenie refundacja nie przysługuje, bo nie podlega Kodeksowi pracy, chyba że umowa zostanie requalifikowana na stosunek pracy.

Co grozi pracodawcy za odmowę?

Odmowa refundacji to wykroczenie BHP z art. 283 Kodeksu pracy, karane grzywną od 1000 do 30 000 zł.