Podwyższone koszty uzyskania przychodu – co zyskuje pracownik? Ile można dostać?

Podwyższone koszty uzyskania przychodu pozwalają skorzystać z ulgi podatkowej podczas rozliczania PIT. Dojazd do pracy wiąże się z dodatkowymi wydatkami, które realnie zmniejszają pensję otrzymywaną każdego miesiąca. Jak wnioskować o podatkowy zwrot podwyższonych kosztów? Ile można dostać?

Każda osoba, która dojeżdża do pracy, może złożyć oświadczenie stwierdzające podwyższone koszty uzyskania przychodu. Korzyści dla pracownika to przede wszystkim ulga podatkowa, która może wynieść nawet kilka tysięcy złotych za rok pracy. Wysokość limitów została podniesiona w związku z ustawą z 30 sierpnia 2019 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz niektórych innych ustaw. Dzięki temu dojazd do pracy ma jeszcze mniejszy wpływ na sumę zarobków w danym roku rozliczeniowym. Warto pamiętać, że aby zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu w związku z zamieszkaniem z dala od pracy, trzeba złożyć stosowne oświadczenie. Nawet jeśli pracodawca zdaje sobie sprawę z oddalonego miejsca zamieszkania pracownika, a ten nie złożył wymaganego oświadczenia – nie musi stosować wyższej kwoty za dojazdy. Ile możesz zyskać i jak złożyć wniosek o koszty uzyskania przychodu?

Szukasz pracy? Sprawdź najnowsze oferty pracy w Łodzi na GoWork.pl

Podwyższone koszty uzyskania przychodu a podstawowe

Pracownik zatrudniony na umowie o pracę osiąga przygód objęty opodatkowaniem. Płatnik składek oblicza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych przy uwzględnieniu kosztów uzyskania przychodu. Koszty uzyskania przychodu stanowią niejako rekompensatę za dojazd do pracy. Wyróżniamy miesięczne koszty uzyskania przychodu podstawowe w wysokości 250 zł i koszty podwyższone w wysokości 300 zł miesięcznie. Znaczenie dla zastosowania którychś z powyższych ma miejsce zamieszkania pracownika. Kwestia zamieszkania jest tutaj najważniejsza, zatem prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu nie opieramy o miejsce zameldowania.

Koszty uzyskania przychodu stanowią wydatki, które pracownik ponosi, aby w ogóle móc zarabiać. W tym przypadku chodzi konkretnie o dojazd do pracy. Pomniejszenie dochodu o koszty uzyskania przychodu umożliwia zapłatę mniejszej wysokości podatku dochodowego. Od przychodu odejmuje się koszty uzyskania przychodu i w ten sposób otrzymujemy dochód. Kwestia kosztów uzyskania przychodu dotyczy także przedsiębiorców i innych grup, lecz tym, co wyróżnia koszty pracownicze, jest niezależność wysokości kosztów od poniesionych wydatków.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu – co to daje?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyszczególnia kilka przypadków, które świadczą o konieczności podwyższenia kosztów uzyskania przychodu. Od 1 października 2019 roku przyznaje się wyższe koszty za dojazdu osobom, które wykonują obowiązki z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Jeśli podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, może odliczyć koszty dojazdów do pracy na dwa sposoby. Podwyższone KUP można rozliczać za dojazdy do pracy w obrębie tej samej miejscowości oraz w przypadku, gdy pracownik mieszka poza granicami miasta, w którym znajduje się zakład pracy.

Warto wiedzieć, że podwyższone koszty uzyskania przychodu w czasie pandemii nie uległy zmianie. Nawet jeśli pracownik wykonywał swoją pracę z domu i nie musiał już dojeżdżać do pracy – wciąż mógł rozliczać wyższe koszty i otrzymać ulgę podatkową.

Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu w 2026?

W tym roku pracownicy dojeżdżający do pracy dostaną tyle, co w roku poprzednim. W związku ze zmianami wprowadzonymi w 2019 roku zatrudnieni otrzymają nawet 5400 złotych za cały rok. Ile można odliczyć?

• 250 złotych miesięcznie, a nie więcej niż 3000 zł za dany rok podatkowy, gdy pracownik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy.
• Nie więcej niż 4500 złotych za rok podatkowy, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego.
• 300 złotych miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 3600 złotych, jeśli pracownik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy, a jego stałe miejsce zamieszkania jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.
• Nie więcej niż 5400 złotych za dany rok podatkowy, jeśli pracownik stale przebywa poza miejscowością, w której wykonuje pracę, a uzyskuje przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy.

Czym różni się przychód a dochód? Przychód to zarobiona suma pieniędzy, która nie została jeszcze opodatkowana. Dochodem nazywamy kwotę, jaką otrzymuje pracownik po odliczeniu kosztów uzyskania przychodu.

Jakie koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie? Przykład

Jak interpretować kwestie zamieszkania? Przykładowo mamy dwóch pracowników, którzy pracują w tym samym zakładzie pracy w dużym mieście.

• Pracownik 1. Miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, lecz ze względu na odległość dojazd zajmuje mu nawet godzinę. Przysługują mu koszty uzyskania przychodów w wysokości 250 zł.
• Pracownik 2. Zatrudniony mieszka w innej miejscowości, niż znajduje się zakład pracy, lecz jest to bliska miejscowość, a dojazd zajmuje mu mniej niż pracownikowi, który mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy. Takiemu pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodów w wysokości 300 zł.

Koszty uzyskania przychodu – podwyższone wydatki na dojazd

Nie wszyscy wiedzą, że można rozliczać jeszcze wyższe koszty uzyskania przychodu. Podwyższone wydatki mają swoje limity, jednak w przypadku, gdy dojazd pracownika jest znacznie droższy – może ubiegać się o zwrot faktycznie poniesionych kosztów. Kiedy można dostać jeszcze wyższy zwrot?

1. Gdy pracownik dojeżdża do firmy komunikacją miejską, pociągami, promem, autobusami.
2. Koszty są wyższe od wskazanych zryczałtowanych rocznych kosztów uzyskania przychodów.
3. Jeśli poniesione koszty spełniają powyższe warunki i można je udokumentować, okazując okresowy bilet imienny. To na podstawie imiennego biletu rozlicza się podniesione koszty.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu wyższe niż w ustawie można rozliczyć, jeśli pracownik porusza się komunikacją wymienioną w pkt. 1. To znaczy, że akurat w tym przypadku nie można ubiegać się o wyższe koszty, jeśli osoba zatrudniona dojeżdża do pracy samochodem.

Ile podwyższonych kosztów uzyskania przychodu? Przeniesienie praw autorskich

Koszty uzyskania przychodów dotyczą także umów o przeniesienie praw autorskich. Wykazywane sa przerz zleceniodawcę w PIT-11. Koszty te od 2022 roku nie mogą przekroczyć 120 tysięcy zł rocznie. Zasady te stosuje się zgodnie z ustawą o podatku dochodowym do:

1) działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;

2) działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;

3) produkcji audialnej i audiowizualnej;

4) działalności publicystycznej;

5) działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;

6) działalności konserwatorskiej;

7) prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 opracowanie cudzego utworu ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1062 oraz z 2022 r. poz. 655), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;

8) działalności badawczo­‑rozwojowej, naukowej, naukowo­‑dydaktycznej, badawczej, badawczo­‑dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Mogą one wynosić:

• 50% uzyskanego przychodu za zapłatę twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, za licencję o przeniesienie prawa stosowania wynalazku, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,
• 50% uzyskanego przychodu, jednak koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe za korzystanie przez twórców z praw autorskich lub korzystanie z praw pokrewnych.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu – oświadczenie

Wiemy już, że warto ubiegać się o podwyższone koszty uzyskania przychodu. Korzyści dla pracownika to nawet kilka tysięcy złotych ulgi podatkowej. Kiedy podwyższone koszty uzyskania przychodu Ci przysługują? Najważniejszą kwestią jest złożenie odpowiedniego oświadczenia. Praca z dala od firmy nie sprawia, że zwrot podatkowy zostanie przyznany automatycznie. Pracodawca nie ma obowiązku traktować pracownika, jako ponoszącego wyższe koszty, jeśli zatrudniony o to nie wnioskował.

Jak często trzeba składać wniosek o podwyższone KUP? Oświadczenie zachowuje ważność do odwołania. To znaczy, że jeśli stan faktyczny nie uległ zmianie, wystarczy, że pracownik złoży oświadczenie tylko raz. Jeśli dojdzie do zmiany miejsca zamieszkania, osoba zatrudniona powinna powiadomić pracodawcę i skorygować wcześniejsze oświadczenie.

Jakie informacje należy umieścić w oświadczeniu?

Ważną kwestię stanowi fakt, że w zakres obowiązków pracodawcy nie wchodzi konieczność poinformowania pracownika o możliwości skorzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Pracownik musi zatem sam złożyć oświadczenie. W takim oświadczeniu musi się znaleźć informacja o miejscu zamieszkania pracownika oraz braku otrzymywania dodatków z tytułu miejsca zamieszkania, przede wszystkim dodatku za rozłąkę. Od 1 stycznia 2023 roku pracownik może także skorzystać z formularza PIT-2 opublikowanego przez Ministerstwo Finansów, aby potwierdzić zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika – wzór oświadczenia

Poniżej znajduje się przykładowy wzór oświadczenia o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu.

………………………………….
(miejscowość i data)

…………………………………
…………………………………
…………………………………
(dane pracownika, adres)

OŚWIADCZENIE

pracownika w celu stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Proszę płatnika składek ……………………………….……………………………….…………. o odliczenie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, ponieważ:

• zamieszkuję w ………………………………… czyli poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy;
• nie pobieram dodatku  za rozłąkę.

………………………………….
(podpis pracownika)

Podwyższone koszty uzyskania przychodu – darmowy wzór do wypełnienia

KUP a zeznanie podatkowe

Koszty uzyskania przychodu wpływają na wysokość podatku do zapłacenia. Pracodawca w PIT-11 wpisuje wartość kosztów uzyskania przychodu. Podczas rozliczenia tę wartość należy przenieść do pola w PIT-37 w sekcji D lub E w PIT-36. Jeśli pracodawca nie zastosował podwyższonych kosztów, a pracownik ma do nich prawo, to może osobiście wpisać je w zeznanie.

Kiedy nie można stosować kosztów?

Są sytuacje, w których pracodawca nie może stosować kosztów uzyskania przychodów. Kosztów nie uwzględnia się, gdy przez cały miesiąc pracownik przebywał na bezpłatnym urlopie. W czasie bezpłatnego urlopu pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia, więc nie osiąga jednocześnie przychodów podlegających opodatkowaniu. W sytuacji, gdy pracodawca nie wypłaca zasiłku, lecz robi to Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a pracownik otrzymał zasiłek chorobowy za cały miesiąc, to także kosztów uzyskania przychodu się nie stosuje. KUP nie ma zastosowania również wtedy, gdy pracownik przez cały miesiąc przebywał na zasiłku macierzyńskim, lub gdy otrzymuje wynagrodzenie za dodatkową pracę.

Jak udokumentować prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu?

Aby skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, warto zgromadzić odpowiednią dokumentację potwierdzającą miejsce zamieszkania podatnika oraz odległość od zakładu pracy. W przypadku kontroli podatkowej, urząd może poprosić o przedstawienie umowy najmu lub potwierdzenia meldunku, jeśli chodzi o czasowego zamieszkania podatnika położone poza miejscowością zakładu pracy. Pracownik powinien również zadbać o aktualizację oświadczenia w przypadku zmiany miejsca zamieszkania. Dla osób korzystających z rozliczenia na podstawie wysokości wydatków faktycznie poniesionych, niezbędne jest zachowanie imiennych biletów okresowych lub innych dowodów zakupu. Takie dokumenty stanowią podstawę do zastosowania wyższych kosztów w rozliczeniu rocznym.

Rozliczanie kosztów przy kilku źródłach przychodu

W sytuacji, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z kilku stosunków pracy, limity kosztów uzyskania przychodu sumują się, ale nie mogą przekroczyć ustawowych maksymalnych wartości. Każdy pracodawca uwzględnia w rozliczeniach miesięczne limity, natomiast podatnik powinien zadbać, by w rozliczeniu rocznym nie przekroczyć rocznego limitu przewidzianego przez ustawę. W przypadku przekroczenia tego limitu, nadwyżka nie będzie uwzględniona w kosztach uzyskania przychodu. Warto na bieżąco monitorować wysokości wydatków faktycznie poniesionych, szczególnie gdy dojazdy są rozliczane na podstawie biletów okresowych. Dzięki temu unikniesz nieprawidłowości podczas składania rocznego zeznania podatkowego.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu dla dojeżdżających do pracy

Podwyższone koszty uzyskania przychodu pozwalają pracownikom obniżyć podatek dochodowy poprzez rekompensatę dojazdów. Warto złożyć oświadczenie, by skorzystać z wyższych stawek w 2026 r.

• Jakie są pracownicze koszty uzyskania przychodów? Pracownicze koszty uzyskania przychodów wynoszą 250 zł miesięcznie w tej samej miejscowości lub 300 zł poza nią, niezależnie od faktycznych wydatków.​

• Kiedy przysługują koszty tytułu jednego stosunku służbowego? Przy jednym stosunku pracy limit roczny to 3000 zł (podstawowe) lub 3600 zł (podwyższone), po złożeniu oświadczenia o zamieszkaniu poza miejscowością zakładu.

• Czy oświadczenie jest wymagane? Tak, pracownik musi złożyć oświadczenie lub PIT-2, potwierdzające brak dodatku za rozłąkę i miejsce zamieszkania, ważne do odwołania.​

• Jakie limity przy kilku etatach? Przy wielu stosunkach pracy roczny limit to 4500 zł lub 5400 zł, z sumowaniem miesięcznych kwot i kontrolą w PIT-37.​

• Kiedy stosuje się zabezpieczenia źródła przychodów? Zabezpieczenia źródła przychodów, jak faktyczne bilety na komunikację publiczną, pozwalają odliczyć wyższe koszty po udokumentowaniu powyżej ryczałtu w zeznaniu rocznym.