Wielu pracodawców zastanawia się co zrobić, aby zwiększyć produktywność zespołu poprzez zwiększenie efektywności poszczególnych członków zespołu. To zadanie może tylko z pozoru wydawać się proste, jednak w rzeczywistości trudno nie tylko podnieść efektywność, ale także utrzymać ją na pewnym poziomie. Czym w ogóle jest produktywność zespołu i jak dążyć do podniesienia efektywności zespołu?
Współczesne techniki zarządzania znacznie różnią się od tego, co jeszcze kilka lat temu królowało w polskim rynku pracy. Choć do zachodnich standardów jeszcze niektórym polskim pracodawcom daleko, to jednak rodzimy rynek coraz częściej pochyla się nad sprawnym i nowoczesnym modelem zarządzania, którego celem jest zbadanie potencjału jednostki i wykorzystanie go do stworzenia efektywnego zespołu. Rolą pracodawcy jest natomiast stworzenie środowiska przyjaznego, które pozwoli pracownikom wspiąć się na wyżyny swojej efektywności. Jednak jakie metody pozwalają na podniesienie efektywności zespołu? Jak zmotywować pracowników i zachęcić ich do pracy zespołowej i indywidualnej? I tak naprawdę czym w ogóle jest ta efektywność pracy?
Spis treści
Co to jest efektywność zespołu?
Efektywność zespołu to przede wszystkim szeroko rozumiana ilość pracy, którą zespół może wykonać w danym czasie. Na produkcji efektywność można łatwo zmierzyć ilością wyprodukowanych towarów, natomiast w innych branżach jest to nieco trudniejsze i wymaga przeprowadzenia analiz, takich jak ilość obsłużonych klientów, zawartych transakcji, ilość nowych klientów, czy ilość powrotów do konkretnych usług albo towarów. Według raportu Anatomia pracy aż 60% czasu pracy upływa wykwalifikowanym pracownikom na czynnościach okołozadaniowych, natomiast tylko 27% to czas poświęcony na wykonywanie konkretnych zadań.
Aby zwiększać produktywność, należy wyeliminować punkty, w których dochodzi do tarcia i pozbyć się czynników, które odciągają zespół od konkretnych zadań. Nie oznacza to jednak, że pracownik powinien pracować nieprzerwanie przez 8 godzin dziennie. Taki model pracy powoduje, że efektywność spada, ponieważ nikt nie jest w stanie utrzymać takiego samego zaangażowania i skupienia przez cały czas trwania pracy. Tak naprawdę zwiększenie efektywności polega na tym, aby w jak najkrótszym czasie zrobić jak najwięcej, a pozostały czas spędzić na odpoczynku i regeneracji sił. Warto bowiem pamiętać, że efektywność tylko wtedy może funkcjonować według swoich założeń, jeśli pracownik ma silną motywację do tego, aby wykonywać swoje obowiązki jak najlepiej. Może być to więc motywacja finansowa lub motywacja zwiększenia długości odpoczynku. To właśnie dlatego, niektóre firmy zdecydowały się na wypróbowanie modelu czterodniowego modelu pracy.
Od czego zależy efektywność zespołu?
Na efektywność zespołu składa się wiele różnych czynników. W większości przypadków jest zależna od kompetencji pracowników, ich zaangażowania, zmotywowania oraz umiejętności pracy grupowej. Jeśli każdy członek zespołu otrzymuje zadania, które są dostosowane do jego umiejętności i wiedzy, a także do poziomu jego kompetencji będzie on w stanie wykonywać je sprawnie i w większości przypadków bezbłędnie. Jednak jeśli zlecasz pracownikowi coś powyżej jego kompetencji, to będzie on zmuszony poświęcić więcej czasu na przygotowanie się do tego zadania, niż na samo jego wykonanie.
Efektywne zespoły działają sprawnie i szybko, dlatego że poszczególni pracownicy uzupełniają się i dzięki temu są w stanie stworzyć skuteczne projekty. Jako główne aspekty, które wpływają na efektywność zespołu, możemy zatem wyróżnić:
- motywacje finansowe,
- motywacje pozapłacowe np. skrócony czas pracy,
- zorganizowana współpraca,
- zgodność wartości pracowników z wartościami firmy,
- związanie z misją firmy,
- klarowny model zarządzania i profesjonalna postać przełożonego.
Nie oszukujmy się, że najlepszą motywacją są dla większości pracowników pieniądze, dlatego też jako jeden z niezawodnych sposobów sprawdza się ustanowienie premii lub jasna polityka awansów i podwyżek. Dzięki temu każdy pracownik może sam ustalać swoje cele finansowe i dążyć do nich w oparciu o klarowne wytyczne. Jednak istnieje także grupa pracowników, która ponad finansowe benefity przekłada ogólną atmosferę pracy i nowoczesny sposób zarządzania. Chcą oni chodzić do pracy z uśmiechem i z zadowoleniem wykonywać swoje obowiązki, co jest dla nich ważniejsze niż same premie i finansowe dodatki. Wynika to często z usposobienia i nieco odmiennych priorytetów. Rolą pracodawcy lub team lidera jest wychwycenie elementów, które są ważne dla poszczególnych zespołów i odpowiednie ich wyważenie.
Jak zwiększyć efektywność zespołu?
Istnieje wiele sposobów na to, aby zwiększyć efektywność zespołu. Wiele zależy jednak od branży, kultury organizacyjnej i realnych potrzeb zespołu. Jeśli zależy Ci, aby pracownicy na produkcji zwiększyli swoje normy, to rozważ motywację finansową, ponieważ praca na produkcji wiąże się z rutynowością i wieloma wyzwaniami fizycznymi, dlatego dodatkowe premia za wyniki może okazać się skutecznym sposobem na zwiększenie efektywności. Natomiast w przypadku prac biurowych lub zdalnych może sprawdzić się ciekawy weekendowy wyjazd integracyjny na koszt pracodawcy, jeśli zespół osiągnie ustalone wspólnie limity.
Poszukując rozwiązania, które pomoże Ci stworzyć efektywny zespół, musisz skupić się na tym, czego Ty jako manager, kierownik, czy pracodawca oczekujesz i zweryfikować, czy oczekiwania te nie są zbyt wysokie. Stawienie nierealnych celów nie służy procesowi tworzenie efektywnych zespołów, a co więcej może prowadzić do spadku motywacji pracowników. W końcu „po co się starać, jak i tak nie jesteśmy w stanie osiągnąć progów wyznaczonych na miesięczne premie”. Oczywiście cele mogą być ambitne, jednak musisz sprawić, że będą one osiągalne. Co jeszcze może pomóc zwiększyć efektywność?
Analiza czasochłonności
W tym wypadku musisz sprawdzić, ile czasu zajmują pracownikom poszczególne projekty realizowane na ich stanowiskach pracy. Zdarza się bowiem, że niektóry są w stanie wyrobić się w ciągu kilku godzin, gdy innym członkom zespołu zajmuje to znacznie więcej czasu. Sprawdź, z czego wynika taka dysproporcja. Uważaj jednak, aby nie dokładać pracy tym, który wyrabiają się szybciej. Raczej zastanów się, co zrobić, aby inne osoby również mogły pracować w takim tempie. Może konieczne są dodatkowe szkolenia, ponieważ nie wszyscy radzą sobie z wewnątrzzakładowym systemem i stąd wynikają takie dysproporcje czasowe? Analiza czasochłonności zadań pozwoli Ci dokładnie rozplanować i podzielić pracę, a także zminimalizować tarcia, które pojawiają się w związku z problemami, z którymi zmagają się poszczególni członkowie zespołu.
Rezygnacja z nieproduktywnych spotkań
Nieproduktywne spotkania nie tylko wytrącają pracowników z rytmu pracy, ale także zabierają cenny czas, który mogliby oni poświęcić np. na odpoczynek lub dokończenie zadań. Warto zastanowić się, czy konieczne jest organizowanie kolejnego w tym tygodniu spotkania, na którym będziecie omawiać miesięczne wyniki firmowe. W końcu od poniedziałku pewnie niewiele się zmieniło. Oczywiście nie chodzi o to, aby zupełnie zrezygnować ze spotkań, ponieważ są one ważną częścią profesjonalnej komunikacji. Jednak jak się okazuje, z ponad połowy spotkań można zrezygnować, ponieważ nie wnoszą one nić nowego do codziennej pracy członków zespołu. Jeśli masz do przekazania jedną krótką wiadomość, może lepiej zdecyduj się, aby wysłać ją w zbiorczym mailu, zamiast wołać cały zespół na pięciominutowe spotkanie. Dodatkowo zadbaj o to, aby zwiększyć efektywność spotkań. Przygotuj sobie listę rzeczy, które chcesz poruszyć, przeanalizuj model prowadzenia spotkania i po prostu zrób to szybko i sprawnie. Skup się na tym co najważniejsze, pozwól zadawać pytania, a na koniec podsumuj to, co udało Wam się ustalić.
Wyznaczenie priorytetów
Wielu pracowników narzeka, że „w naszej współpracy wszystko jest priorytetem”. Niestety nie jest to dobry pomysł, aby wszystkie sprawy stawiać na równi. O ile kontakt z klientem i załatwianie spraw bieżących to zadania priorytetowe, o tyle wykonywanie raportów wewnętrznych po raz 3 w tym miesiącu już do takich nie należy. Przedyskutuj zatem jakie macie cele zespołu oraz jakie priorytety dźwigają poszczególni pracownicy. Stwórz przestrzeń w Twojej firmie, w której najważniejsze zadania będą realizowane na początku, a Ty, jako pracodawca lub manager, nie będziesz wymagał w tym samym czasie wykonania innych, pobocznych spraw. W końcu nie ma nic bardziej rozpraszającego i denerwującego niż oderwany od realiów pracy szef, który wpada w środku dnia do biura i prosi o zrobienie analizy zużycia papieru do drukarki, jeśli pracownik jest akurat w środku załatwiania ważnej sprawy z klientem.
Wykorzystaj mocne strony poszczególnych członków zespołu
Efektywny pracownik potrafi dobrze zarządzać czasem i osiąga oczekiwane rezultaty szybciej niż inni. Czy to jednak oznacza, że jest on bardziej wykwalifikowany lub bardziej zmotywowany? W wielu przypadkach potrafi on po prostu wykorzystać swoje mocne strony w zadaniach, które powierzył mu przełożony. Jeśli zależy Ci na realizacji celów, musisz więc wziąć pod uwagę mocne strony każdego pracownika. Oczywiście ważny jest też podział odpowiedzialności, ponieważ nie może być tak, że najlepszy pracownik dźwiga na sobie całą odpowiedzialność za wyniki działu. Co zrobisz, jak pójdzie na urlop lub postanowi zmienić pracę? Zespół i poszczególni jego członkowie musi podejmować realizację zadań w taki sposób, aby były wykorzystane mocne strony każdego pracownika, przy jednoczesnym utrzymaniu równowagi i podziału odpowiedzialności.
Dbaj o komunikację
Inwestując w pracę zespołową, ważna jest też komunikacja, która stanowi podstawę dobrze działającego i efektywnego zespołu. Pracownicy czują, że sa zostawieni sami sobie, co powoduje u nich spadek motywacji. Jeśli przełożony się nimi nie interesuje, to w sumie po co mają się starać. Zrobią więc wymagane minimum. Ważna jest zatem komunikacja zarówno pionowa jak i pozioma, czyli między współpracownikami/. Nawet jeśli mieliby wspólnie narzekać na managera, to jednak jest to ważny element nie tylko integracyjny, ale także wpływający na przepły informacji. Dzięki temu zespół będzie spóbował rozwiązywać pomniejsze problemy wspólnie, między sobą, zamiast za każdym razem zgłaszać się do Ciebie. Takie rozwiązanie powoduje, że w pewnym momencie członkowie zespołu w pierwszej kolejności próbują działać i starają się pracować mądrzej. Ważne jednak, abyś jako manager lub pracodawca zaznaczył, że poważne problemy takie jak niezgodności zamówień lub problemy z klientem powinny znaleźc się także u Ciebie na biurku.
Planuj pracę
Planowanie pracy jeszcze przed jej rozpoczęciem, to chyba jeden z wazniejszych elementów efektywnego zarządzania. Staraj się planować zadania dla całej firmy, nawet na kilka miesiecy do przodu. Nie chodzi jednak, aby sztywno trzymać się tego planu i popadać w panikę jak zadania, które miały być wykonane w poniedziałek przeniosły się na czwartek. Niektóre z punktów pewnie wypadną, a inne okażą się całkowitą pomyłką. Jednak jeśli chcesz mieć efektywny zespół, musisz wyznaczać mu cele. Dzięki temu pracownicy też mogą zaplanować sobie swoją pracę i rozłożyć siły w czasie. Jeśli dasz im znać, że do końa miesiąca musi być wykonane to, to i to, to jest to dla nich jasny sygnał, że muszą rozłożyć to w czasie, tak aby wyrobić się z wyznaczonym deadlinem.
