Wakat, to inaczej wolne miejsce w firmie. Może powstać z kilku powodów. Spróbujmy pokusić się o krótką charakterystykę zagadnienia wakatu oraz jego znaczenia w strukturze organizacyjnej danego przedsiębiorstwa.
Wakaty powstają w każdej firmie i są nieodłącznym elementem prowadzenia przedsiębiorstwa. Uznaje się, że powstanie wakatu jest z reguły niekorzystne dla firmy, ponieważ grozi to zachwianiem procesów i rozłożeniem obowiązków między resztę pracowników. Dlatego ważne jest, aby wakaty powstawały pod ścisłą kontrolą pracodawcy i były związane z rozwojem działalności firmy. Czym dokładnie jest wakat w strukturze organizacyjnej? I jak sprawić, żeby kandydaci do pracy sami pukali do drzwi firmy?
Spis treści
Czym jest wakat?
Wakat, pochodzi od angielskiego słowa „vacancy” i oznacza wolne miejsce pracy. Nieobsadzone stanowisko. Wakaty powstają z wielu przyczyn, jednak najlepiej jeśli pracodawca ma pełną kontrolę nad powstawaniem nowych wakatów. Można wtedy zadbać o to, aby stanowisko, na którym aktualnie nie ma pracownika, nie wpływało aż tak bardzo na funkcjonowanie firmy. Jednak warto nadmienić, że zbyt długo nieobsadzone stanowisko, staje się przyczyną obciążania dodatkowymi obowiązkami reszty pracowników, co skutkuje znacznym spadkiem motywacji oraz wydajności.
Definicja wakatu
Definicja wakatu, jak to zwykle bywa, jest krótka i dosadna. Jednak co ciekawe samo słowo „wakat” kryje pod sobą jeszcze dwa dodatkowe znaczenia, które nie mają nic wspólnego z rynkiem pracy. Według Słownika Języka Polskiego PWN wakat to:
„1. «nieobsadzone stanowisko, wolna posada»
2. «niezadrukowana stronica w książce»
3. «forma drukująca kolumny, zawierająca sam justunek i tworząca w druku stronę niezadrukowaną»”
Tak więc najbardziej powszechną definicją wakatu, jest wolna posada. Jednak w języku wydawniczym, branżowym oznacza również stronę niezadrukowaną. Czy można więc filozoficznie stwierdzić, że nowy pracownik obsadzający wakat jest niczym czysta, niezadrukowana stronica w książce pt. Sprawnie funkcjonująca firma?
Przyczyny powstawaniu wakatów
Przyczyn powstawania wakatu w przedsiębiorstwie jest kilka i niestety nie wszystkie są zależne od pracodawcy. Wolne stanowiska pojawiają się w każdej firmie i w każdym czasie. Tak naprawdę nie ma sprawdzonego sposobu na uchronienie się przed wakatami. Jest to nieodłączna część związana z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Jednak należy zauważyć, że istnieje też pozytywna strona powstawania wakatów. Ma ona związek z rozwojem firmy i zapotrzebowaniem nowych pracowników, a nawet tworzenie nowych stanowisk. Zapewne z taką przyczyną powstania wakatu chciałby mieć styczność każdy pracodawca.
Oto kilka najczęstszych przyczyn powstawania wakatów:
- rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy lub pracownika,
- zwolnienie dyscyplinarne pracownika,
- utworzenie nowego stanowiska, ze względu na rozwój firmy,
- rozbudowanie przedsiębiorstwa.
Jak stworzyć atrakcyjny wakat?
Gdy w firmie powstał już nowy wakat, należy go jak najszybciej obsadzić. Konieczne jest wtedy rozpoczęcie rekrutacji zewnętrznej, ponieważ rekrutacja wewnętrzna nie przyniesie oczekiwanych skutków, czyli powiększenia zespołu.
Często dochodzi do sytuacji, gdy po pojawieniu się wakatu w firmie, pracodawca zauważa, że zadania, które wykonywał nieobecny pracownik, można spróbować rozdzielić między pozostałych pracowników lub zatrudnić kogoś w niepełnym wymiarze godzin. Taka decyzja musi zostać poparta wnikliwymi analizami, ponieważ wakaty, które nie doczekały się swojego zatrudnienia, mogą prowadzić, w dłuższej perspektywie, do destabilizacji działalności przedsiębiorstwa.
Do stworzenia atrakcyjnego wakatu potrzeba kilku składowych, takich jak:
- godziwe wynagrodzenie,
- jasno określone obowiązki zgodne z opisem stanowiska,
- dodatkowe benefity pracownicze,
- rozbudowany system premiowy,
- umowa o pracę.
Jak wyróżnić wakat w ogłoszeniu?
O obecnych czasach, gdy bezrobocie jest niskie, trudno znaleźć pracownika. Trudno również znaleźć dobrego pracownika. Portale z ogłoszeniami o pracę pękają w szwach, dlatego łatwo zgubić się w tym gąszczu ofert. Ważne jest, aby wyróżnić informacje o naborze na wakat w naszej firmie, na tle innych ofert. Jest to także dobry sposób na budowanie firmowego employer brandingu , który w obecnych czasach jest tak samo ważny jak wizerunek firmy na rynku. Dlatego warto zwrócić uwagę na formę ogłoszenia. Powinno być napisane jasno, konkretnie i na temat. Sprecyzowanie wymagań, jakie stawiamy potencjalnym pracownikom oraz określenie, co możemy zaoferować jako pracodawca, pozwala zaoszczędzić czas nie tylko nam, ale również kandydatom. Oto kilka podstawowych zasad, które pomogą wyróżnić wakat wśród innych ogłoszeń:
- sprecyzowany opis zadań i obowiązków, które obowiązują na danym stanowisku,
- lista konkretnych umiejętności, których oczekujemy od pracownika na tym stanowisku,
- forma zatrudnienia – największym powodzeniem cieszą się oferty, w których pracodawca ma do zaoferowania umowę o pracę,
- data od kiedy rozpoczyna się zatrudnienie,
- wynagrodzenie podane w wartości netto – to najbardziej interesuje osoby poszukujące pracy. Zazwyczaj kandydaci przyjmują kryterium zarobków jako główną zaletę lub wadę danej oferty.
Zawierając te podstawowe informacje w ogłoszeniu rekrutacji na wakat w firmie, można zaoszczędzić dużo czasu. A jak wiadomo czas, to pieniądz, dlatego sprecyzowanie wymagań, oczekiwań i wynagrodzenia jest niezwykle ważne. Pomaga to znacznie przyspieszyć proces obsadzania wakatu i zmniejsza szansę na zatrudnienie, kogoś, kto nie będzie pasował do profilu firmy.
Wakat a employer branding
W znacznym przyspieszeniu obsadzania wolnych stanowisk znacząco pomaga dobrze prowadzony employer branding. Prowadząc działania z zakresu empolyer brandingu można w pewnym momencie stać się tzw. pracodawcą z wyboru. Oznacza to, że to nie firma szuka pracowników, tylko pracownicy szukają firmy.
Podchodząc z szacunkiem do obecnych i przyszłych pracowników można wypracować wizerunek najlepszego pracodawcy na rynku pracy. Dodatkowo oferując godziwe wynagrodzenie, benefity i premie pracownicze oraz budując dobrą atmosferę w szeregach przedsiębiorstwa, można zauważyć, że kandydaci sami oczekują na wolny wakat w firmie.
Aby employer branding sprawdził się w praktyce, pracodawca musi aktywnie promować firmę na targach pracy, uczelniach wyższych oraz branżowych eventach. Ponadto budowanie wizerunku przyjaznej pracownikom firmy poprzez serwisy społecznościowe oraz aktywność na forach i portalach pracowniczych przekłada się na wzrost zainteresowania wakatami.
Jak efektywnie zarządzać wakatem w firmie?
Efektywne zarządzanie wakatem zaczyna się od przejrzystego planowania zadań i odpowiedzialności związanych z danym stanowiskiem. Pracodawca powinien dokładnie określić, które procesy mogą zostać czasowo przekazane innym pracownikom, aby uniknąć spowolnienia działalności. Kluczowe jest także przygotowanie planu awaryjnego, który minimalizuje ryzyko przestojów w przypadku dłuższego pozostawania wakatu nieobsadzonego. Regularna analiza zasobów kadrowych pozwala na szybsze identyfikowanie i reagowanie na potencjalne braki w zespole.
Wpływ wakatu na kulturę organizacyjną
Wakat może wpłynąć na atmosferę w zespole, szczególnie jeśli obowiązki nieobsadzonego stanowiska są rozdzielane pomiędzy innych pracowników. Aby zapobiec spadkowi motywacji, warto jasno komunikować cele rekrutacyjne i doceniać dodatkowy wysiłek zespołu. Wprowadzenie regularnych spotkań z pracownikami, aby omówić ich potrzeby i wyzwania, może pomóc utrzymać morale. Wspieranie kultury współpracy i otwartej komunikacji sprzyja budowaniu pozytywnego wizerunku firmy, nawet w trudniejszych momentach.
Czy automatyzacja procesów może zastąpić obsadzenie wakatu?
Nowoczesne technologie mogą wspierać firmy w zarządzaniu wakatami, szczególnie w przypadku powtarzalnych zadań. Wdrożenie narzędzi automatyzujących procesy, takich jak CRM czy systemy zarządzania projektami, może tymczasowo odciążyć zespół. Jednak automatyzacja nie zastąpi kreatywności i zaangażowania, jakie wnosi nowy pracownik. Dlatego warto traktować ją jako wsparcie, a nie alternatywę dla skutecznego procesu rekrutacyjnego.
