Automatyzacja – klucz do przyszłości biznesu? Rozmowa z Michałem Szymkowiakiem

Automatyzacja zyskuje na popularności, a pojęcie optymalizacji procesów coraz częściej pojawia się nie tylko w kontekście prowadzenia nowoczesnego biznesu, ale i redukcji nieefektywnych etatów. O tym, czym jest automatyzacja i w jaki sposób technologia no-code rewolucjonizuje rynek IT, oraz czy warto obawiać się, że roboty doprowadzą do masowych zwolnień wśród pracowników, rozmawiamy z Michałem Szymkowiakiem, specjalistą w dziedzinie automatyzacji, deweloperem no-code i właścicielem firmy Simplymation.pl.

Automatyzacja to bardzo szerokie pojęcie. Czym zajmuje się Pan w swojej codziennej pracy?

Moja codzienna praca łączy obowiązki analityka, konsultanta biznesowego, project managera i dewelopera no-code. Chcąc stworzyć dobrą automatyzację, musimy zawsze dostosować ją do potrzeb klienta i działania jego organizacji, a to wymaga łączenia zadań związanych z każdą z profesji, jakie wymieniłem. 

Czym jest automatyzacja?

Automatyzacja to proces, w którym zadania wykonywane przez ludzi, są przenoszone na maszyny, komputery czy roboty. Jej celem jest zwiększenie efektywności, szybkości i dokładności wykonywania powierzonych działań. Automatyzacją będą zarówno skomplikowane roboty przemysłowe, wykonujące zaprogramowane czynności, czy programy odpowiedzialne za różnego rodzaju operacje, jak i rozwiązania typu smart home, które sprawiają, na przykład, że w naszym domu panuje odpowiednia temperatura, a ulubiona muzyka i wskazane oświetlenie uruchamiają się wraz z naszym powrotem z pracy. Jak widać, definicja ta jest bardzo szeroka, dlatego uważam, że lepiej mówić o konkretnych korzyściach płynących z automatyzacji, a nie sposobach, w jaki są one osiągane. 

O jakich korzyściach mówimy?

W biznesie, gdzie pojęcie automatyzacji stało się modne w ostatnich miesiącach, pozwala ona pracownikom skupić się na bardziej złożonych i kreatywnych zadaniach, podczas gdy rutynowe i powtarzalne czynności są wykonywane przez maszyny. Przekłada się to na realne i mierzalne oszczędności finansowe. Nie możemy zapominać także o poprawie warunków pracy. Pracownicy wykonujący przede wszystkim satysfakcjonujące zadania, z pewnością będą bardziej zadowoleni ze swojej pracy. W konsekwencji, łatwiej zatrzymać ich na dłużej w zespole, a – jak wiadomo – rekrutacja to ogromny, często niedoszacowany koszt dla firmy. Automatyzacja to także szansa na częściowe rozwiązanie problemów związanych z deficytem pracowników. Wraz ze starzeniem się społeczeństwa, kurczy się liczba osób czynnych zawodowo. Powinniśmy więc wykorzystywać ich potencjał, a mozolne kopiowanie danych z arkusza kalkulacyjnego pozostawić maszynom. 

Automatyzacja rozwiązuje problem nieefektywnej pracy?

W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na często pomijany, a moim zdaniem kluczowy, fragment przytoczonej wcześniej definicji, mówiący o tym, że automatyzacja jest procesem. Nie możemy w sposób efektywny zautomatyzować chaosu, a tym właśnie są działania bez wyznaczonych procedur i spisanych procesów. Dlatego, aby myśleć o automatyzacji, musimy mieć uporządkowany sposób działania. Jeśli droga do osiągnięcia celu, czyli na przykład skompletowanie takiego samego zamówienia w naszym sklepie internetowym, różni się w zależności od zaangażowanego pracownika, to automatyzacja będzie bardzo nieefektywna, a wręcz może być rozpatrywana w kategorii przepalania budżetu. To sprawia, że bardzo ważne jest odpowiednie podejście do jej wdrażania.

Gdzie możemy szukać źródła tak dużego wzrostu popularności automatyzacji?

Jest kilka czynników, które, w mojej ocenie, wpływają na popularność automatyzacji w ostatnich latach i prawdziwy boom, jaki obserwujemy w ostatnich miesiącach. Pierwszym z nich jest rozwój technologii no-code i low-code, czyli w dużym uproszczeniu, technologii zastępujących pisanie programu interfejsem graficznym. Dzięki nim możemy dostarczać skuteczne rozwiązania nawet dziesięciokrotnie szybciej, niż w klasycznym modelu programowania. Chyba dla nikogo nie będzie zaskoczeniem, że w efekcie jest to również dużo tańsze. Rozwiązania te mają oczywiście swoje minusy, jednak w większości wady te są mocno przekoloryzowane, co wynika z niezrozumienia tego rodzaju technologii, a poniekąd i z lęku przed utratą pracy przez deweloperów. 

To drastyczna zmiana na rynku IT.

No-code nie jest rewolucją, tylko ewolucją programowania, którą obserwujemy właściwie od momentu stworzenia pierwszego komputera. Pamiętajmy, że jedną z pierwszych metod pisania programów, było tworzenie taśm perforowanych, potem pisanie w językach niskiego poziomu i tak dalej. Informatycy i programiści ciągle pracują nad poprawą efektywności i uproszczeniem procesu programowania, a technologie no-code i low-code już dziś są w stanie pomóc przy 90-95% nawet najbardziej skomplikowanych automatyzacji.

Co jeszcze sprawiło, że automatyzacja stała tak się popularna w ostatnim czasie?

Rozwój sztucznej inteligencji. Najbardziej znany model GPT, wykorzystywany przez popularny Chat GPT, w połączeniu z automatyzacjami może pomóc w naprawdę wielu czynnościach. Mam na myśli nie tylko tak oczywiste działania, jak wykorzystywanie GPT do tworzenia tekstów na potrzeby mediów społecznościowych. Dzięki sztucznej inteligencji pisanie kodu czy tworzenie dedykowanych rozwiązań no-code może zostać zastąpione jednym poleceniem do AI. Spróbujmy to zobrazować prostym przykładem: chcemy zautomatyzować proces wystawiania umów w naszej firmie, generując je masowo na podstawie danych ze wskazanej bazy. Żeby zapisać w umowie kwotę wynagrodzenia słownie, nie musimy myśleć o kodzie, tablicach i innych skomplikowanych rozwiązaniach – wystarczy nam prosty prompt do AI. Rozwój i popularyzacja integratorów takich jak Zapier, Make, IFTTT czy N8N, również spowodowały potężny rozkwit automatyzacji w biznesie. Technologie te pozwalają na tworzenie rozwiązań w modelu no-code, a także zapewniają infrastrukturę serwerową i propozycje gotowe do zaimplementowania.

Dlaczego postanowił Pan zająć się zawodowo właśnie technologią no-code?

Automatyzowanie mojej pracy zawsze było dla mnie czymś naturalnym. Już w swojej pierwszej pełnoetatowej pracy, część powtarzalnych zadań przerzucałem na Automatora, znanego pewnie tym bardziej zaawansowanym użytkownikom sprzętu sygnowanego logo z nadgryzionym jabłkiem. Wolałem skupiać się na procesach wymagających ruszenia głową, a to, co rutynowe, chciałem przekazywać dalej – najlepiej komputerowi. W tamtym czasie jednak, prawdziwe automatyzowanie pracy (dostosowane do procesu i konkretnej działalności) wymagało pisania indywidualnego kodu. W małych i średnich przedsiębiorstwach takie rozwiązania najczęściej przegrywały z ekonomią, ponieważ były po prostu nieopłacalne. Rewolucja no-code zbiegła się w czasie z moją pracą na stanowisku project managera w firmie z branży eCommerce. Dostępne stały się programy takie jak: Baselinker, Zapier, IFTTT, więc ograniczeniem w no-code powoli zaczynała być wyłącznie kreatywność, a tej nigdy mi nie brakowało. W związku z tym, na palcach jednej ręki policzyć mogę procesy, w które nie były włączone roboty. Przełomowym dla mnie momentem była zmiana aplikacji Workflows w SiriShortcuts – od tego wydarzenia API czy JSON przestały być dla mnie wyłącznie teoretycznymi hasłami i mogłem przenieść pracę zespołu, którym zarządzałem, na zupełnie inny poziom. 

Co to oznaczało w praktyce?

Automatyczne drukowanie etykiet magazynowych, obsługę zwrotów za pomocą prostej, no-codowej aplikacji, generowanie etykiet produktowych z telefonu – to tylko niektóre ułatwienia, jakie wtedy uruchomiłem. Jak już wspomniałem, praktycznie nie było takiego procesu, w który nie zaangażowałbym jakiegoś robota. Jednak im dłużej pracowałem w branży i poznawałem w niej ludzi, tym bardziej zaczynałem dostrzegać, że to, co dla mnie było naturalne i oczywiste, dla wielu osób brzmiało jak wyjęte ze scenariusza science fiction. Padały pytania: „Jak to? Klikasz i nie musisz spędzać kilku godzin na generowaniu tabel?”. Wtedy w mojej głowie zaczął kiełkować pomysł dzielenia się wiedzą, ale nadal brakowało mi odpowiednich narzędzi. Punktem zwrotnym było pojawienie się Make.com, wcześniej znanego jako Integromat. To platforma, która idealnie wypełniła lukę pomiędzy amatorskimi rozwiązaniami a pisaniem dedykowanego kodu. Szybko zakochałem się w technologiach no-code i low-code. Efektem tego było założenie przeze mnie firmy Simplymation.pl, gdzie wraz z moim zespołem pomagam firmom osiągać większą wydajność operacyjną i możemy w pełni skupiać się na dostarczaniu skrojonych na miarę rozwiązań, opartych na dokładnej analizie indywidualnych potrzeb.

Czy automatyzacja dotyka nas wszystkich? Gdzie możemy ją obserwować?

Zdecydowanie! Automatyzacja dotyka każdego z nas. Obserwujemy ją tak naprawdę wszędzie – od automatyki przemysłowej sterującej chociażby drzwiami w supermarkecie, przez automatyzacje, na których opierają swoje działanie kasy samoobsługowe, aż po oprogramowanie dla firm. Jeśli zamawiamy coś w polskim sklepie internetowym, jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że nasze zamówienie zostało w sposób automatyczny przetworzone przez, na przykład, programy Baselinker lub IdeaERP, które wygenerowały etykietę kurierską, poinstruowały pracownika skąd i w jakiej ilości pobrać towar, wystawiły dokument sprzedaży, czy wysłały e-mail z informacją o nadaniu przesyłki. Wszystko to wydarzyło się w tle, a pracownik nie musiał zaprzątać sobie tym głowy.

W jakich branżach najczęściej wykorzystuje się automatyzację?

W każdej branży możemy znaleźć elementy automatyzacji. W mojej ocenie, nie ma firmy czy działalności, w której nie da się czegoś zautomatyzować. Nawet jeśli nie mówimy o działalności stricte operacyjnej, to każdy właściciel biznesu jest przedsiębiorcą: musi wystawiać faktury, nadzorować płatności, nierzadko wysyłać ponaglenia do klientów, a wszystko to można zautomatyzować, w mniejszym lub większym stopniu uzupełniając pracę człowieka. Bazując na własnym doświadczeniu, mogę z całą pewnością stwierdzić, że najbardziej zautomatyzowaną branżą jest eCommerce. Na naszym rodzimym rynku wpływ na to ma zdecydowanie popularność jednego z programów do zarządzania sprzedażą. Program ten pozwala na takie ułożenie procesu, że pracownik wykonuje wyłącznie czynności, nazwijmy to, fizyczne. Pobiera produkt z magazynu, wkłada do kartonu, klika w przycisk lub skanuje kod informujący program o wielkości opakowania i nakleja etykietę. Całą resztę robi już program, który zarządza stanem magazynowym, nadaje przesyłkę, wysyła e-maile, przekazuje numery przesyłek do marketplace czy, przede wszystkim, nie dopuszcza do wysyłki nieopłaconego zamówienia.

Sięgnijmy po przykładowe branże. GoWork.pl jest platformą poświęconą tematyce rynku pracy, dlatego być może naszych czytelników zainteresuje, co Pana zdaniem można zautomatyzować w przypadku działów HR?

System rekrutacji. Możemy wykorzystać narzędzie, które w sposób automatyczny będzie tworzyć bazę danych kandydatów, wysyłać do nich ankiety wstępne, a na ich podstawie generować raporty dla osób zajmujących się rekrutacją. Wtedy jednym kliknięciem w panelu wysyłamy zaproszenie na rozmowę do interesujących nas kandydatów. Oczywiście zaproszenie zawiera listę dostępnych terminów, z których kandydaci wybierają dla siebie te najbardziej optymalne. System z kolei dba o to, aby przed rozmową wysłać przypomnienie, które – jeśli zostanie zignorowane – pozwoli ponownie skontaktować się z kandydatem lub anulować spotkanie. Możliwości automatyzacji sięgają dalej, ponieważ wybrana osoba może przejść cały proces automatycznego onboardingu. System wyśle formularz, na podstawie którego stworzymy teczkę personalną, przygotujemy szablony umów, przekażemy materiały szkoleniowe czy hasła dostępu. Jeśli tylko współpracujący z nami lekarz medycyny rodzinnej umożliwia zapis na badania wstępne e-mailem, możemy także i ten element zautomatyzować, oszczędzając tym samym czas naszych pracowników.

Czy znajdzie Pan jakieś przykłady automatyzacji dla firm zajmujących się na przykład sprzedażą?

Przykładem może być automatyczne tworzenie ofert. Jest to niesamowite ułatwienie dla działu handlowego. Zamiast ręcznego uzupełniania ofert, kopiowania danych z tabeli czy innych dokumentów, planujemy proces tak, aby jak najwięcej danych pozyskać z istniejących źródeł. Handlowiec uzupełnia tylko niezbędne pola w bazie danych i wyzwala automatyzację, która w kilka sekund stworzy plik PDF do akceptacji i wysłania do klienta. Zautomatyzować można też proces publikacji postów w mediach społecznościowych. Możemy poświęcić zaledwie kilka minut dziennie, aby zaplanować i udostępniać posty przez kilka, czy nawet kilkanaście dni. Dzięki sztucznej inteligencji nie musimy nawet pisać postów. Automatyzacja zrobi to za nas, prosząc wyłącznie o akceptację i wprowadzenie ewentualnej korekty.

Czy można w takim razie stwierdzić, że automatyzacja będzie prowadzić do redukcji etatów? Jeśli tak, w jakich branżach pracownicy mogą się obawiać, że ich stanowiska zostaną zastąpione przez zoptymalizowane procesy?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, a dyskusję na ten temat można porównać do tej, jaka toczy się wokół sztucznej inteligencji i jej wpływu na rynek pracy. Wszystko zależy od aktualnej sytuacji danej firmy i poziomu jej informatyzacji. W części z nich automatyzacje będą wyłącznie uzupełnieniem pracy i zmniejszą ewentualnie potrzeby rekrutacyjne. W innych, szczególnie tych, które jeszcze nie zaczęły procesu cyfrowej transformacji, automatyzacje mogą prowadzić do redukcji etatów. Ciężko wskazać konkretne stanowiska i branże. Jeśli już miałbym typować, to z pewnością będą to osoby wykonujące powtarzalne czynności, w których bardzo rzadko występują nietypowe zmienne. Przykładem takiego stanowiska mogą być fakturzyści czy osoby zajmujące się wprowadzaniem danych. Pamiętajmy jednak, że automatyzacje to także nowe stanowiska pracy – zarówno dla programistów, jak i specjalistów ds. automatyzacji, oraz dla specjalistów w dziedzinie procesów. Ten rynek z pewnością będzie się rozwijać bardzo dynamicznie w najbliższych latach.

No-code to także duża zmiana w branży IT. Czy programiści korzystający z tradycyjnych narzędzi programowania mogą obawiać się konkurencji ze strony deweloperów pracujących z technologią no-code?

No-code to idealna technologia do tworzenia automatyzacji, rozwiązań wewnętrznych w organizacjach, czy tak zwanych MVP, czyli produktów o minimalnej wartości użytkowej, pozwalających na analizę rynku przed poniesieniem znacznych nakładów finansowych. Nie jest to jeszcze pełnoprawny zamiennik klasycznych metod. Dlaczego? Powodów jest kilka. Z biznesowego punktu widzenia, kluczowy jest fakt braku dostępu do kodu źródłowego. Istnieją na rynku rozwiązania, które pozwalają na jego eksport, są to jednak pojedyncze przypadki, zwykle nie można po niego sięgnąć. Innym powodem są ograniczone możliwości skalowania oraz – w większości przypadków – uzależnienie się od konkretnego dostawcy usługi wykorzystywanej w danym rozwiązaniu no-code.

W takim razie jaka jest przewaga no-code?

Zdecydowanie jest nią czas potrzebny na wdrożenie gotowego rozwiązania, co bezpośrednio przekłada się na koszty. Programowanie no-code jest po prostu tańsze. W wielu przypadkach, szczególnie automatyzacji, odbywa się to bez jakiegokolwiek uszczerbku na jakości i bez konieczności godzenia się na kompromisy. Niezaprzeczalna zaletą no-code jest także łatwość wprowadzania zmian. To, co w klasycznych metodach wymaga kilku godzin poprawek, nierzadko debugowania i dodatkowych testów, tu często możliwe jest do rozwiązania w kilka minut.

Czy dzięki temu każdy może zostać programistą?

Low-code charakteryzuje się bardzo niskim progiem wejścia, dlatego każdy może sprawdzić swój potencjał w branży. Warto jednak mierzyć siły na zamiary i zastanowić się, czy nasze umiejętności i cele zawodowe są kompatybilne ze środowiskiem programowania no-code.

Czy ma Pan jakieś rady dla osób, które chciałyby zacząć swoją przygodę z programowaniem no-code?

Przede wszystkim, nie warto martwić się narzędziami, ponieważ są one ogólnodostępne i stosunkowo tanie. Na przykład abonament IFTTT, które moim zdaniem jest najlepszym miejscem do poznania automatyzacji, kosztuje obecnie 11 złotych miesięcznie. Niemniej, są to tylko narzędzia, a kluczową cechą, bez której może być nam naprawdę trudno na tym rynku, jest umiejętność dostrzegania rozwiązań i planowania sposobów ich wdrażania. Na pewno łatwiej będzie osobom, które określane są potocznie mianem “technicznych”. Wiele firm tworzących platformy no-code przedstawiało swoje rozwiązania jako szansę umożliwiającą każdemu pracownikowi tworzenie narzędzi dostosowanych do konkretnych potrzeb, co pomagałoby ułatwić codzienną pracę na różnych stanowiskach. Takie podejście się jednak całkowicie nie sprawdziło. Prędzej czy później, zaczyna być potrzebna wiedza dość mocno dotykająca klasycznej informatyki -zmienne, wyrażenia logiczne, technologie API, umiejętność pracy z JSON lub XML. Z tego względu, wiele osób może się szybko zniechęcić, jeśli nie mają zamiłowania do kwestii technicznych. To, co na pewno się przyda, to umiejętność logicznego myślenia, dostrzegania procesów i zdolność do analizowania sytuacji, a także wytrwałość. No-code to nadal stosunkowo nowa technologia, dlatego nie mamy dostępu do szerokiego zaplecza wiedzy i gotowych rozwiązań.

Jaka przyszłość czeka programowanie/kodowanie?

Technologie no-code będą zyskiwać coraz większy udział w rynku. W perspektywie najbliższych lat, raczej nie zastąpią całkowicie klasycznych metod programowania, jednak ich popularność z miesiąca na miesiąc będzie rosła. Największy wpływ na przyszłość, zarówno no-code, jak i klasycznego programowania, będzie mieć rozwój AI. Już teraz wiele rzeczy możemy przerzucić na sztuczną inteligencję. Im bardziej algorytmy sztucznej inteligencji będą się rozwijać, tym większą pomocą stanie się ona w programowaniu.

W jakim kierunku, Pana zdaniem, będzie się rozwijać automatyzacja?

Myślę, że rozwiązania automatyzacji będą stawać się coraz bardziej przystępne. Zarówno pod kątem technicznym – mam tu na myśli intuicyjne narzędzia, jak i cenowym – rosnące koszty pracy sprawiają, że automatyzacja, która już teraz jest świetną inwestycją, stanie się inwestycją o minimalnym ryzyku. Mam szczerą nadzieję, że wraz z rozwojem automatyzacji, twórcy oprogramowania będą chętniej rozwijać swoje interfejsy API. Obecnie wiele popularnych narzędzi oferuje bardzo ubogi dostęp do API, lub nie oferuje go wcale, co jest jednym z największych wyzwań dla twórców automatyzacji.

Rozmawiała: Marta Piętak