Ustawa o sygnalistach – kogo dotyczy?

Ustawa o sygnalistach w ostatnim czasie wzbudza wiele emocji. Wszystko za sprawą nowych zasad, jakie wprowadza wobec osób zgłaszających naruszenia. Wymusza również na pracodawcach pewne obowiązki. Co zmieni projekt ustawy o sygnalistach?

Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości zachodzące w organizacji. Sygnaliści nie zgłaszają nieprawidłowości dlatego, że przykładowo nie odczuwają sympatii do kierownika działu, lecz kierując się dobrem interesu publicznego. Mają dobre intencje, działają w dobrej wierze, a nie na rzecz utrudnienia komuś życia. To może być osoba w jakikolwiek sposób związana z firmą, niekoniecznie pracownik, a na przykład klient, czy kontrahent. Funkcja sygnalisty wywodzi się od angielskiego słowa whistleblower, co oznacza informatora. Sygnalista informuje o łamaniu prawa w firmie, czy innych nadużyciach etycznych. Jednak nie każdy chętnie jest w stanie zgłosić naruszenie, ponieważ zawsze istnieje ryzyko odwetu. Projekt ustawy o sygnalistach ma wprowadzić regulację, które nie tylko ułatwią dokonanie zgłoszeń, lecz także obejmą sygnalistów ochroną.

Projekt ustawy o sygnalistach –  co to?

Już dłuższy czas temu – 23 października 2019 roku Parlament Europejski i Rada Europy przyjęły dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (UE) 2019/1937. Przepisy Unii Europejskiej mają oczywiście wpływ na prawo w państwach członkowskich. Tak dzieje się również w tym wypadku. Wskazana dyrektywa musi zostać wdrożona do polskiego prawa. W Polsce do implementacji przepisów ma dojść właśnie w drodze ustawy o sygnalistach. Początkowo dyrektywa miała funkcjonować już od 17 grudnia 2021 roku. Wiele państw jednak do tej pory nie wprowadziło nowych przepisów w tej sprawie – także Polska. Znamy już jednak kilkukrotnie zmieniony projekt ustawy o sygnalistach. Przede wszystkim ustawa ma chronić sygnalistów, którzy zdecydują się na zgłoszenie nieprawidłowości.

Projekt ustawy o sygnalistach – ochrona

Ustawa o sygnalistach ma tak jak dyrektywa wprowadzić rozwiązania na rzecz ochrony sygnalistów. Ma to zapobiec działaniom odwetowym na między innymi pracownikach, którzy obawiają się wypowiedzenia stosunku pracy, czy obniżenia wynagrodzenia za akt odwagi poinformowania o naruszeniach prawa. Strach może hamować dobre intencje, ponieważ postrzeganie sygnalistów bywa różne. Mogą oni stać się obiektem stygmatyzacji, doznać mobbingu, dyskryminacji. Nowe przepisy mają wprowadzić możliwość obrony przed zastosowaniem odwetu przez pracodawcę. Ważne jest, by sygnalista udowodnił, że kierował się uzasadnionymi przyczynami, zgłaszając nieprawidłowość.

Za działania odwetowe może grozić wedle ustawy kara grzywny, kara ograniczenia wolności, lub jej pozbawienia. W przypadku wielokrotnych działań odwetowych nawet do trzech lat. Jednak warto dodać, że kara może odjąć również sygnalistę, jeśli dokona on zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji. Ochrona sygnalistów ma dotyczyć również zapewnienia im anonimowości. Dzięki poufności danych nie będą w takim stopniu narażeni na stygmatyzację i ocenianie przez inne osoby. Jednak według najnowszej aktualizacji ciężar dowodu udowodnienia, że działania podjęte przez pracodawcę względem sygnalisty nie są odwetem – spoczywa na pracodawcy.

Ustawa o sygnalistach – o co chodzi? Co zmienia projekt?

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów został ostatecznie dopracowany. Znamy już nadchodzące regulacje. Przede wszystkim obejmują one w sposób dokonywania zgłoszeń, ochronę sygnalistów oraz kwestie tego, kogo przepisy mają obejmować. Poniżej wymieniono główne założenia projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia.

• Wyznaczenie osoby od weryfikacji zgłoszeń;
• Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania;
• Wszczęcie postępowania wyjaśniającego w sprawie naruszeń;
• Informowanie sygnalisty o postępach oraz zakresie podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniem w ciągu maksymalnie trzech miesięcy;
• Udzielanie informacji na temat możliwości dokonywania zgłoszeń;
• Przygotowanie i wdrożenie regulaminu zgłoszeń – na drodze konsultacji z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. O regulaminie zgłoszeń wewnętrznych muszą pamiętać pracodawcy, którzy zatrudniają przynajmniej 50 pracowników – limity to nie obowiązują pracodawców działających w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części 1b i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach. Dokument ma obowiązywać po dwóch tygodniach od jego ogłoszenia i powinien zapewniać bezstronność weryfikacji zgłoszeń;
• Utworzenie kanałów zgłoszeń;
• Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Ustawa o sygnalistach – kanały zgłoszeń

Projekt ustawy o sygnalistach zakłada również wprowadzenie trzech kanałów zgłaszania naruszeń prawa.

• Zgłoszenie wewnętrzne – ma miejsce, kiedy sygnalista zgłasza ruszenie prawa zgodnie z regulaminem wewnętrznym organizacji, kierując się dedykowanym kanałem zgłoszeń. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien obejmować informacje na temat numeru sprawy, przedmiotu naruszenia, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego i zakończenia sprawy oraz informacje o działaniach następczych, jakie podjęto w drodze zgłoszenia.
• Zgłoszenie zewnętrzne – jest kierowane przez pracownika do organu publicznego lub organu centralnego. Zgodnie z projektem ustawy o sygnalistach ma to być Rzecznik Praw Obywatelskich.
• Ujawnienie publiczne – najbardziej kontrowersyjny kanał zgłaszania naruszeń, ponieważ wiąże się z ich upublicznieniem w mediach, czy kanałach społecznościowych. Przekazanie informacji do wiadomości publicznej to ostateczność, w przypadku, gdy pozostałe dwa zgłoszenia nie zaowocowały podjęciem działań następczych.

Pracodawca powinien opracować środki techniczne pozwalające na czytelne i zapewniające anonimowość zgłoszenie. Może mieć ono formę ustną, czy pisemną lub też odbyć się za pośrednictwem narzędzi internetowych.

Jakie naruszenia można zgłaszać?

Zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów zgodnie z ustawą mogą dotyczyć naruszeń prawa Unii oraz prawa krajowego w zakresie:

• Zamówień publicznych;
• Usług, produktów i rynków finansowych;
• Zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• Bezpieczeństwa transportu;
• Ochrony środowiska;
• Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• Bezpieczeństwa żywności i pasz;
• Zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• Zdrowia publicznego;
• Ochrony konsumentów;
• Ochrony prywatności i danych osobowych;
• Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• Interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej i Unii Europejskiej;
• Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Ustawa o sygnalistach a RODO

Od osoby, która zdecyduje się poinformować o naruszeniu prawa, organizacja nie będzie musiała pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jednak personaliów sygnalisty nie wolno ujawniać. Mimo to będą one znane osobie przetwarzającej zgłoszenie.

Za ujawnienie uznaje się przesłanie, rozpowszechnienie lub innego rodzaju udostępnienie danych. Dane otrzymane w związku ze zgłoszeniem można przetwarzać tylko w zakresie niezbędnym do jego przyjęcia lub podjęcia działań następczych.

Ustawa o sygnalistach – kogo dotyczy?

Procedury zgłoszeń wewnętrznych muszą zostać wdrożone przez firmy zatrudniające co najmniej 50 osób. Wyjątek dotyczy firm prowadzących działalność usługową, w zakresie produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska – muszą wdrożyć zasady niezależnie od tego, ile osób zatrudniają. Małe firmy zgodnie z projektem będą miały dobrowolność we wprowadzeniu procedur.

Ustawa o sygnalistach. Kiedy wchodzi w życie?

Kraje Unii Europejskiej muszą wdrożyć przepisy dyrektywy. Termin na to upłynął 17 grudnia 2021 roku. Większość państw jednak nie zdążyła do tego czasu wprowadzić nowych przepisów. Państwa zostały przez Komisję Europejską wezwane do usunięcia uchybień w tej sprawie. W Polsce projekt ustawy o ochronie sygnalistów był przez dłuższy czas na etapie legislacji. W czerwcu jednak ustawa została uchwalona i opublikowana w Dzienniku Ustaw. W życie wejdzie 25 września 2024 r.

Kary za brak dostosowania przepisów

Zgodnie z projektem ustawy o sygnalistach brak ustanowienia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, jak i wyżej wskazane działania odwetowe, czy też naruszenie poufności tożsamości osoby zgłaszającej może się wiązać z karą grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności do trzech lat. Warto zatem już wcześniej zastanowić się nad rozpoczęciem wdrażania procedur przyjmowania zgłoszeń, ponieważ czas dwóch miesięcy od momentu ogłoszenia ustawy może się okazać niewystarczający.

Rola RPO i terminy wdrożenia procedur sygnalistów

Ustawa nakłada obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych od 25 września 2024 r. dla pracodawców powyżej 50 etatów, a dla sektora przeciwdziałania praniu pieniędzy – niezależnie od wielkości. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) od 25 grudnia 2024 r. poprzez dedykowaną platformę, co ułatwia temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Pierwszy rok – praktyka i kary do pozbawienia wolności

W pierwszym roku obowiązywania (2025) skupiono się na wdrożeniu procedur zgłoszeń wewnętrznych, z naciskiem na obowiązek podjęcia działań następczych po zgłoszeniu (max. 3 miesiące). Brak masowych kar, ale za odwet lub brak regulaminu grozi grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do 3 lat.​

Wdrożenie: szkolenia i konsultacje z przedstawicielami

Obowiązek wdrożenia procedur wymaga konsultacji z zakładowymi związkami lub przedstawicielami osób świadczących pracę. Zalecane szkolenia i narzędzia (np. gowhistle.com) ułatwiają wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych, w tym anonimowość i obowiązek podjęcia działań następczych.