Unijne dyrektywy o sygnalistach – kogo dotyczą? Przepisy

Zapisy dyrektywy o sygnalistach, która w 2019 roku została ogłoszona przez Parlament Europejski w nadchodzących miesiącach trafią na polski rynek pracy w nowej ustawie o sygnalistach. Zadaniem tej ustawy jest implementacja prawa unijnego do naszej legislacji. Na czym dokładnie polega dyrektywa o sygnalistach i kiedy wejdzie w życie?

Dyrektywa 2019/1937 oraz polska ustawa o ochronie sygnalistów wprowadzają szeroki zakres ochrony dla osób zgłaszających naruszenia prawa, nakładając jednocześnie szereg obowiązków na pracodawców, mających na celu zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów i promowanie kultury przejrzystości oraz zgodności z prawem w organizacjach. Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów jest krokiem w kierunku zapewnienia większej przejrzystości, odpowiedzialności oraz ochrony praw zarówno sygnalistów, jak i organizacji, w których pracują. Podejmowanie szczegółowych postępowań wyjaśniających zgłoszeń i ustalenie wspólnych minimalnych norm zapewniających trasparentność to tylko niektóre założenia dyrektywy. Jak działania te mają wyglądać w praktyce?

Sygnaliści: dyrektywa unijna – po co powstała?

Zapewnienie wysokiego poziomu ochrony sygnalistów

Dyrektywa ma na celu stworzenie jednolitych standardów ochrony dla osób zgłaszających naruszenia prawa Unii we wszystkich państwach członkowskich. Obejmuje to ochronę przed działaniami odwetowymi oraz zapewnienie odpowiednich mechanizmów zgłaszania.

Ułatwienie zgłaszania naruszeń

Firmy i organizacje są zobowiązane do ustanowienia bezpiecznych i poufnych wewnętrznych kanałów zgłaszania. Sygnaliści mają prawo zgłaszać naruszenia do odpowiednich organów publicznych. Mogą zgłaszać naruszenia anonimowo, a ich tożsamość jest chroniona.

Zachęcanie do zgłaszania naruszeń

Dyrektywa zapewnia ochronę przed zwolnieniem, degradacją, zastraszaniem i innymi formami represji. Przewiduje dostęp do doradztwa prawnego, wsparcia psychologicznego oraz możliwość korzystania z bezpłatnych porad prawnych.

Poprawa wykrywalności i prewencji naruszeń

Zapewnienie skutecznych mechanizmów zgłaszania naruszeń ma na celu wczesne wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości oraz naruszeń prawa w organizacjach i instytucjach. Natomiast zachęcenie do zgłaszania naruszeń ma przyczynić się do większej zgodności z prawem, poprawy etycznych standardów w organizacjach oraz ograniczenia nielegalnych i nieetycznych praktyk.

Ujednolicenie ochrony sygnalistów w Unii Europejskiej

Dyrektywa ma na celu ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów w różnych państwach członkowskich UE, co zapewnia spójność i przewidywalność w zakresie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. To ujednolicenie pomaga również w eliminowaniu „wysp” różnorodnych standardów, które mogłyby prowadzić do nierównego traktowania sygnalistów w różnych krajach.

Ochrona interesu publicznego

Dyrektywa podkreśla znaczenie sygnalistów w ochronie interesu publicznego. Poprzez ujawnianie naruszeń prawa, które mogą zagrażać zdrowiu, bezpieczeństwu, ochronie środowiska, integralności finansowej lub innym istotnym interesom społecznym, sygnaliści odgrywają kluczową rolę w społeczeństwie.

Promowanie kultury przejrzystości i odpowiedzialności

Ma na celu promowanie kultury przejrzystości, odpowiedzialności i uczciwości w organizacjach, zarówno publicznych, jak i prywatnych. Sygnaliści, mając zapewnioną ochronę, mogą przyczyniać się do budowania środowisk, w których nieprawidłowości są skutecznie identyfikowane i eliminowane.

Wdrożenie dyrektywy o sygnalistach – Polska po czasie przygotowała ustawę

Polska, podobnie jak kilka innych krajów członkowskich Unii Europejskiej, nie zdążyła wprowadzić Dyrektywy 2019/1937 o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii w terminie z różnych powodów. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Unii w sprawie ochrony osób zgłaszających jest skomplikowanym aktem prawnym, który wymagał znacznych zmian w krajowym prawodawstwie. Implementacja takich złożonych przepisów często wymaga dogłębnej analizy, konsultacji oraz dostosowania różnych sektorów prawa krajowego.

Czynnikiem, który wpłynął na przedłużenie tego procesu, jest także konieczność szerokich konsultacji społecznych i międzyresortowych, które są czasochłonne. Wymaga to uzgodnienia stanowisk różnych interesariuszy, w tym pracodawców, pracowników, organizacji pozarządowych i organów publicznych.

Jednocześnie znacząca była pandemia COVID-19, która znacząco przyczyniłą się do opóźnień legislacyjnych. Rządy wielu krajów, w tym Polski, musiały skoncentrować się na natychmiastowych działaniach związanych z zarządzaniem kryzysem zdrowotnym i ekonomicznym, co zatrzymało prace nad implementacją dyrektywy.

Warto też pamiętać, że implementacja dyrektywy nie była traktowana jako priorytet przez rząd, w porównaniu do innych pilnych kwestii legislacyjnych. W wielu przypadkach kwestie związane z ochroną sygnalistów i wdrożeniem przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Unii były postrzegane jako mniej pilne w kontekście politycznym, dlatego też dostosowanie tych zapisów do polskiego porządku prawnego przebiegało mniej dynamicznie.

Dyrektywa o sygnalistach – kiedy wchodzi?

W odpowiedzi na opóźnienia Polska oraz inne państwa członkowskie, które nie wdrożyły dyrektywy w terminie, musiały podjąć działania naprawcze, aby jak najszybciej dostosować swoje przepisy do wymogów unijnych. Komisja Europejska ma prawo wszczynać postępowania w sprawie uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego, co może skutkować sankcjami.

11 stycznia 2024 roku mogliśmy poznać nowy (kolejny) projekt ustawy, który w marcu ukazał się na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego.

Prace nad ustawą zostały powierzone Ministerstwu Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Jak wskazują autorzy nowej wersji ustawy, z uwagi na pilny charakter projektu w związku z upływem terminu wdrożenia dyrektywy 2019/1937, toczącym się przez TSUE postępowaniem przeciwko Polsce, a także przeprocedowaniem projektu przez większość etapów procedury legislacyjnej w poprzedniej kadencji, proponuje się zastosowanie tzw. trybu pilnego i przekazanie projektu bezpośrednio do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów – deloitte.com

Choć wdrożenie miało nastąpić w pierwszym kwartale 2024 roku, to jednak doszło do pewnych opóźnień, które kolejny raz wydłużyły proces o kilka miesięcy. W maju 2024 roku Sejm przyjął ustawę, która wejdzie w życie po 3 miesiącach od opublikowania w Dzienniku Ustaw oraz po 6 miesiącach od tego terminu w przypadku zgłoszeń zewnętrznych.

Dyrektywa o sygnalistach – kogo dotyczy?

Ustawa i dyrektywa o ochronie sygnalistów dotyczą wszystkich podmiotów publicznych oraz – prywatnych, które zatrudniają powyżej 50 pracowników, oraz podmiotów działających w obszarach o wysokim ryzyku, takich jak usługi finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz bezpieczeństwo transportu, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Nie oznacza to jednak, że firmy prywatne, które nie łapią się w limit zatrudnienia nie mogą wprowadzić zapisów ustawy – ich także dotyczy ochrona sygnalistów, jednak w tym wypadku jest to ich decyzja.

Warto wiedzieć, że zarówno podmioty sektora publicznego, jak i prywatnego powinny wdrożyć zapisy ustawy i objąć ochroną wszystkie osoby, które zdecydowały się podjąć dokonania zgłoszenia w grupach takich jak między innymi:

• pracownicy – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę,
• pracownicy na własny rachunek – samozatrudnieni, freelancerzy,
• wolontariusze i stażyści – osoby wykonujące pracę bez wynagrodzenia,
• akcjonariusze i członkowie organów zarządzających – osoby mające udział w zarządzaniu i nadzorze w organizacjach,
• dostawcy, kontrahenci i podwykonawcy – osoby i firmy współpracujące z organizacjami,
• byli pracownicy – osoby, które były zatrudnione, a obecnie nie są już związane z danym podmiotem,
• osoby w trakcie rekrutacji – kandydaci na stanowiska pracy.

Postanowienia dyrektywy o sygnalistach

Klasyfikacja naruszeń

Ochrona dotyczy zgłoszeń naruszeń prawa w takich dziedzinach jak zamówienia publiczne, usługi finansowe, bezpieczeństwo produktów, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych oraz inne kluczowe obszary.

Ustanowienie kanałów zgłaszania

Pracodawcy muszą stworzyć wewnętrzne kanały do zgłaszania naruszeń, które zapewnią poufność zgłoszeń i ochronę danych osobowych sygnalistów.

Procedury przyjmowania zgłoszeń

Pracodawcy są zobowiązani do ustanowienia wewnętrznych procedur przyjmowania i obsługi zgłoszeń naruszeń, określających m.in. odpowiedzialne osoby lub jednostki organizacyjne.

Ochrona przed represjami

Pracodawcy muszą zapewnić, że sygnaliści nie będą podlegać działaniom odwetowym, takim jak zwolnienie z pracy, degradacja, zastraszanie czy inne formy niekorzystnego traktowania.

Informowanie pracowników

Pracodawcy muszą informować swoich pracowników o dostępnych kanałach zgłaszania naruszeń, procedurach oraz przysługujących im prawach.

Rejestracja i raportowanie

Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania odpowiednich działań następczych i informowania sygnalistów o podjętych krokach.

Dyrektywa sygnalistów – zalety

• Zwiększenie bezpieczeństwa prawnego i ochrony sygnalistów – sygnaliści, którzy zgłaszają naruszenia prawa, są chronieni przed zwolnieniem, degradacją, zastraszaniem, czy innymi formami represji​​. Ustawa wymaga, aby tożsamość sygnalistów była chroniona, co zniechęca do podejmowania działań następczych i zachęca do zgłaszania naruszeń​​.
• Promowanie transparentności i etycznego zachowania w organizacjach – dzięki skutecznym mechanizmom zgłaszania, ustawa pomaga w ujawnianiu przypadków korupcji, nadużyć finansowych i innych nieprawidłowości, co wspiera budowanie kultury przejrzystości i uczciwości​.
• Poprawa zarządzania ryzykiem – organizacje mogą szybciej identyfikować i reagować na ryzyka związane z naruszeniami prawa, co prowadzi do lepszego zarządzania ryzykiem i zwiększenia stabilności operacyjnej.
• Zapewnienie zgodności z prawem – ustawa wspiera egzekwowanie przepisów prawa, w tym ochronę środowiska, bezpieczeństwo konsumentów, zdrowie publiczne, itp., co ma bezpośredni wpływ na poprawę jakości życia obywateli​.
• Zwiększenie zaufania do instytucji publicznych i prywatnych – skuteczna ochrona sygnalistów buduje zaufanie do instytucji, pokazując, że są one odpowiedzialne i gotowe do reagowania na zgłoszenia o nieprawidłowościach.
• Promowanie etyki i odpowiedzialności – zachęcanie do zgłaszania nieprawidłowości wpływa pozytywnie na kulturę organizacyjną, promując wartości etyczne i odpowiedzialne zachowanie w miejscu pracy.
• Wzrost zaangażowania pracowników – pracownicy, którzy widzą, że ich obawy są poważnie traktowane, są bardziej zaangażowani i lojalni wobec pracodawcy.
• Przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi – ochrona sygnalistów pomaga w ujawnianiu przypadków dyskryminacji, mobbingu i innych form naruszeń praw człowieka w miejscu pracy.
• Wsparcie dla ofiar naruszeń – sygnaliści mogą liczyć na wsparcie i ochronę prawną, co daje im pewność, że mogą podjąć się zgłoszenia naruszenia prawa bez obawy o swoje bezpieczeństwo czy karierę.
• Poprawa reputacji – firmy i instytucje, które wdrażają skuteczne mechanizmy ochrony sygnalistów, zyskują na reputacji jako transparentne i odpowiedzialne organizacje.
• Zmniejszenie ryzyka prawnego – proaktywne podejście do zgłaszania naruszeń i ich skuteczne rozwiązywanie może zapobiegać poważnym problemom prawnym i finansowym.

Dyrektywa sygnalistów – wady

• Złożoność administracyjna – wdrożenie odpowiednich procedur zgłaszania może być kosztowne i skomplikowane, zwłaszcza dla średnich przedsiębiorstw. Ustawa wprowadzi dodatkowe obowiązki administracyjne, które mogą być postrzegane jako uciążliwe, wymagające specjalistycznej wiedzy i zasobów do utrzymania systemów zgłaszania .
• Ryzyko nadużyć – istnieje ryzyko, że pracownicy mogą składać fałszywe lub złośliwe zgłoszenia z motywacji osobistych, co może prowadzić do nieuzasadnionych oskarżeń i napięć w miejscu pracy. Anonimowe zgłoszenia, choć chronią sygnalistów, mogą również prowadzić do sytuacji, w których trudno jest zweryfikować intencje zgłaszającego oraz prawdziwość zgłoszeń. Jednocześnie w przypadku nieprawdziwego ujawnienia publicznego trudno będzie wytłumaczyć opinii publicznej nieprawdziwość informacji i naprawić nadszarpnięty wizerunek.
• Wyzwania związane z ochroną danych – zarządzanie i przechowywanie danych osobowych sygnalistów oraz osób oskarżonych może być skomplikowane, zwłaszcza w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Organizacje muszą zapewnić, że informacje związane ze zgłoszeniami są odpowiednio chronione przed dostępem osób nieuprawnionych, co wymaga dodatkowych środków zabezpieczeń i technologii .
• Psychologiczne i społeczne aspekty zgłaszania – pomimo ochrony prawnej, sygnaliści mogą obawiać się nieformalnych działań odwetowych lub wykluczenia społecznego w miejscu pracy. W organizacjach, gdzie istnieje niska kultura zaufania lub gdzie zgłaszanie naruszeń jest piętnowane, wdrożenie ustawy może nie przynieść oczekiwanych rezultatów .