Referent – kim jest i ile zarabia? Dowiedz się, na czym polega praca referenta

Referent to pracownik zajmujący się przede wszystkim dokumentacją. Jednak jest to stanowisko wielozadaniowe i zakres obowiązków referenta może być bardzo rozbudowany. Dowiedz się, jak wygląda jego praca, jak zostać referentem i ile można zarobić na tym stanowisku.

Referent to stanowisko, jakie często pojawia się wśród ofert pracy w organach administracji publicznej. To ze względu na charakter funkcjonowania wszelkich urzędów. Obecność referenta w tego typu miejscach jest kluczowa. Specjalista jest potrzebny w każdej organizacji, w której prowadzone są różnorodne sprawy w oparciu o szczegółową dokumentację. Środowiskiem jego pracy jest cała organizacja, choć zwykle posiada własne biuro. Przedstawiciel omawianego zawodu ma wiele obowiązków, przez co musi być elastyczny, zorganizowany i odporny na stres.

Referent – kto to?

To pracownik, który zajmuje się wieloma czynnościami biurowymi związanymi z działaniem firmy. Jego praca jest ściśle związana z wszelkimi formalnościami w zakresie papirologii. Choć przedstawiciel zawodu pracuje na stosunkowo niskim szczeblu kariery, to jego obecność w firmie jest niezbędna i doceniana w całej organizacji. Referenci pracują zarówno w instytucjach publicznych, urzędach, kancelariach, jak i w firmach prywatnych.

Do specjalisty należy wykonywanie prostych prac biurowych, od mniejszych w postaci przekazania korespondencji, po większe, jak np. sporządzanie dokumentów urzędowych. Referenci czasem pełnią także funkcję asystentów osób na wyższych stanowiskach, bezpośrednio odpowiedzialnych za prowadzenie spraw. Stanowią więc duże wsparcie w funkcjonowaniu całej organizacji, lecz koncentrują się na zadaniach “wykonawczych”, w których to nie decyzyjność ma znaczenie, a doprowadzenie prowadzonych spraw do końca, w zgodzie z procedurami.

Na czym polega praca referenta? Co robi?

Podstawą w pracy referenta jest obieg dokumentów, dlatego stale współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi i wieloma działami w firmie. Jednak nie chodzi wyłącznie o ich przekazywanie. Specjalista dba o dopełnienie formalności już od momentu powstania danej sprawy. Dlatego cały obieg dokumentacji ma swoje miejsce już od momentu rejestracji danej sprawy w systemie.

Częściowo praca referenta jest podobna do zawodu archiwisty, ponieważ zajmuje się nie tylko sporządzaniem dokumentów, treść udostępniana jest także przez niego składowana, znakowana i chroniona. Do jego codziennych zadań należy ogół czynności administracyjno-biurowych, takich jak:

• przekazywanie dokumentacji i korespondencji;
• pomoc w drobnych pracach poszczególnych działów;
• obsługa interesantów;
• prowadzenie toku sprawy;
• nadzór nad dokumentami i ich odpowiednim wykorzystywaniem;
• rejestracja spraw;
• sporządzanie projektów pism urzędowych i firmowych;
• prowadzenie terminarza spraw;
• kompletowanie akt spraw;
• archiwizacja dokumentacji;
• opracowywanie i przygotowanie do wysyłki korespondencji;
• organizacja zasobów biura;
• obsługa pracowników biura;
• raportowanie;
• ewidencja czasu pracy;
• naliczanie list płac;
• kontrola stanów magazynowych biura;
• udostępnianie dokumentacji interesantom;
• przekazywanie dokumentów klientom wewnętrznym;
• dbanie o prawidłowy przepływ informacji w firmie;
• udział w prowadzeniu postępowań;
• wydawanie decyzji administracyjnych;
• prowadzenie baz danych;
• czynności inwentaryzacyjne;
• przeprowadzanie koordynacji kontaktów między pracownikami, klientami, jak i firmami zewnętrznymi.

Jednak na ostateczne obowiązki referenta wpływ ma miejsce jego zatrudnienia i charakter organizacji. W niektórych firmach wymienione zadania mogą zostać rozdzielone na kilka niezależnych stanowisk, a w innych dodatkowo poszerzone o inne obszary działań. Przykładowo referent ds. księgowości zajmuje się weryfikacją dokumentów, rozliczaniem kont księgowych, czy delegacji i obsługą systemu księgowego.

Kompetencje referenta

W każdym zawodzie znaczenie mają kompetencje miękkie i twarde kandydata. Idealny kandydat na referenta powinien być:

• Zorganizowany,
• systematyczny,
• samodzielny,
• odpowiedzialny;
• komunikatywny;
• zdyscyplinowany;
• dokładny;
• rzetelny;
• staranny;
• odporny na stres.

Najistotniejsza jest samodzielność, ponieważ specjalista ma stanowić wsparcie dla innych pracowników i interesantów. Ważna jest również dokładność, ponieważ nawet najdrobniejszy błąd w dokumentacji może pociągnąć za sobą poważne skutki, za które odpowiedzialność ponosi właśnie pracownik na stanowisku referenta.

Ze względu na to, że przedstawiciel zawodu ma w swojej pracy kontakt z wieloma ludźmi – pracownikami i interesantami, powinien cechować się wysoką kulturą osobistą, nienaganną prezencją i nie mieć problemu z nawiązywaniem kontaktów międzyludzkich. Dobrzy, gdy referent zna się także na innych językach niż polski.

W pracy referenta przyda się również:

• Podstawowa umiejętność obsługi komputera;
• znajomość programów komputerowych do edycji tekstu (pakiet MS Office) i digitalizacji;
• znajomość przepisów prawa administracyjnego;
• umiejętność analitycznego myślenia;
• znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
• umiejętność pracy pod presją czasu;
• wiedza z podstaw ekonomii.

Ścieżka kariery referenta

Jak już wyżej wspomniano, omawiane stanowisko dotyczy niższego stopnia, zatem referent ma ograniczone możliwości wspinania się po szczeblach kariery. Może natomiast rozwijać się na własnym stanowisku, uzyskując wyższą rangę referenta. Jakie stopnie stanowiska wyróżniamy?

• Młodszy referent
• Referent
• Samodzielny referent
• Starszy referent

Oczywiście ścieżka kariery referenta jest uzależniona od jego miejsca pracy. Niektóre firmy mogą oferować rozbudowaną drogę rozwoju w przeciwieństwie do instytucji państwowych, w których obowiązuje ścisła hierarchia organizacyjna. Młodszy referent to stanowisko, jakie obejmują nowi kandydaci. Zwykle są to osoby świeżo po zakończeniu edukacji. Młodszy referent dopiero zdobywa wiedzę i doświadczenie od kolegów starszych stażem pracy. Referent jest już wdrożonym pracownikiem, który dobrze odnajduje się w swoich zadaniach, lecz wciąż potrzebuje momentami pomocy współpracowników.

Na stanowisku młodszego referenta wymaga się jedynie średniego wykształcenia. Nie jest konieczne wykształcenie zawodowe. Kolejny krok to stanowisko referenta, na którym wymaga się wykształcenia średniego i 1 roku stażu pracy. Większe wymagania dotyczą stanowiska samodzielnego referenta, od którego oprócz 1 roku doświadczenia wymaga się wykształcenia wyższego lub wykształcenia średniego i aż czterech lat doświadczenia. Natomiast, by zostać starszym referentem, wystarczy już wykształcenie średnie i dwa lata doświadczenia lub samo wykształcenie wyższe.

Jak zostać referentem?

Wymagania na stanowisko referenta nie są szczególnie wysokie. Najczęściej w ofertach pracy jako wystarczające wskazane jest jedynie średnie wykształcenie. Jednak warto zaznaczyć, że zakres wymagań jest uzależniony również od obszaru działań referenta. Wchodząc do Centralnej Bazy Ofert Pracy, możemy zaobserwować oferty pracy dla referenta w różnych obszarach, np. referent.

• ds. sprzedaży;
• ds. zaopatrzenia;
• ds. technicznych;
• ds. finansowych.

Zatem w zależności od konkretnego stanowiska wymagania wobec referenta mogą dotyczyć znajomości wiedzy z innej dziedziny.

Najlepsze predyspozycje do pracy na stanowisku referenta mają osoby, które ukończyły studia w obszarze administracji, czy ekonomii. Absolwenci przedmiotów humanistycznych również mają wysokie szanse na zatrudnienie jako referent. Jednak jak już wspomniano, na niższych stanowiskach referenta zwykle studia nie są wymagane, ale szanse na otrzymanie pracy podwyższa ukończenie technikum o profilu związanym z dokumentacją, czy rachunkowością np. na kierunku ekonomicznym.

Pierwsze doświadczenie w pracy referenta można zebrać już jako uczeń w czasie praktyk lub nieco później, np. w czasie studiów na stażu. Staż i praktyki to doskonały sposób na poznanie pracy referenta od podstaw, zrozumienie jego obowiązków i charakteru pracy. To także możliwość uzyskania odpowiedzi na pytanie: “Czy praca referenta jest dla mnie?”.

Kandydaci, którzy starają się o stanowisko referenta, muszą złożyć dokumenty aplikacyjne, takie jak CV, czy list motywacyjny. Więcej informacji na temat tego, jak napisać list motywacyjny pracownika biurowego (referenta) znajdziesz w artykule: List motywacyjny – pracownik biurowy.

W trakcie rekrutacji np. do urzędu skarbowego często przeprowadza się tzw. test wiedzy na stanowisko referenta. Może on obejmować pytania dotyczące zagadnień prawa, czy działania samej administracji.

Referent – zarobki. Ile zarabia referent?

Niestety mimo wielu różnorodnych obowiązków pracownik na tym stanowisku nie może liczyć na wysokie zarobki. Wpływ na to ma m.in. duża konkurencja. Wieloletni pracownicy nie są doceniani, ponieważ firmy mają możliwość na pozyskanie wielu stażystów i praktykantów, którzy gotowi są pracować nawet bez wynagrodzenia, by zdobyć doświadczenie.

Praca referenta zwykle jednak dotyczy stanowisk budżetowych, to stanowisko powszechne np. w samorządzie terytorialnym. Przykładowo praca w ZUS często wiąże się właśnie z zatrudnieniem na stanowisku referenta. Posada jest jednak stabilna i stanowi stałe źródło dochodów, dzięki czemu np. łatwiej o kredyt w banku.

Wynagrodzenie brutto i netto referenta

Dane portalu Wynagrodzenia.pl ukazują, że specjalista zatrudniony w administracji państwowej może liczyć na następujące zarobki:

• Połowa pracowników na stanowisku młodszego referenta: od 3 600 zł brutto (2 284 zł netto) do 4 630 zł brutto (3 487 zł netto) – mediana to 4 040 zł brutto, czyli 3 084 “na rękę”.
• Połowa pracowników na stanowisku referenta: od 3 650 zł brutto (2 818 zł netto) do 4 880 zł brutto (3 657 zł netto) – mediana to 4 140 zł brutto, czyli 3 152 “na rękę”.
• Połowa pracowników na stanowisku starszego referenta: od 3 690 zł brutto (2 846 zł netto) do 5 120 zł brutto (3 820 zł netto) – mediana to 4 110 zł brutto, czyli 3 131 “na rękę”.

Warto zaznaczyć, że część referentów może zarobić więcej lub mniej od deklarowanych granic. Na ostateczne zarobki (w szczególności referentów zatrudnionych w prywatnych firmach) wpływ ma rodzaj firmy, jej wielkość, województwo, staż pracy, doświadczenie, wykształcenie pracownika, czy opinia szefa danej jednostki.

Praca dla referenta – gdzie szukać?

Zawód referenta odbywa się w biurze, jednak choć jest to praca umysłowa, to czasem wymaga czynności fizycznych. Przedstawiciel zawodu pracuje na terenie całej organizacji, zatem często się przemieszcza. Czasem wykonując prace archiwalne, zajmuje się również przenoszeniem ciężkich stosów segregatorów pełnych dokumentacji.

Pracy na stanowisku referenta należy szukać we wszystkich organizacjach zajmujących się obsługą kancelaryjną, w firmach z branży rachunkowości – wszędzie tam, gdzie obecne są duże ilości dokumentacji. Oprócz firm prywatnych, biurach jednostek publicznych i archiwach referenta spotkać można w:

• sądzie;
• urzędzie,
• instytucjach publicznych,
• kancelariach prawnych,
• służbie celnej,
• gminie,
• Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Poszukując pracy na stanowisku referenta, warto zajrzeć do wcześniej wspomnianej Centralnej Bazy Ofert Pracy, Biuletynu Informacji Publicznej, czy na stronę ZUS w sekcji ‘Praca w ZUS”. Oczywiście ofert można również szukać na popularnych portalach z ofertami pracy w sektorze prywatnym.